Comment la GED facilite l'archivage des documents ?

La GED (aussi écrit Geide) - Gestion Électronique des documents - est un espace collaboratif de partage de données et documents dématérialisés, accessible via un identifiant et un mot de passe, par vos collaborateurs et salariés. Comment conserver vos documents administratifs sur une GED ?

Dématérialiser et archiver les documents administratifs d'une entreprise sur une GED

Les documents des ressources humaines, les bulletins de paie, les factures, les contrats de travail et les contrats fournisseurs, sont autant de documents sensibles pour une entreprise. Le stockage de ce volume conséquent de documents administratifs et leur conservation permettent de garantir l'intégrité des données qu'ils renferment.

La gestion électronique des documents est une solution de conservation pérenne et hautement sécurisée des données. La mise en place d'un système de gestion GED, repose dans un premier temps, sur la dématérialisation de vos documents : les documents papiers sont substitués aux documents électroniques. Archivés au sein d'un coffre-fort électronique collaboratif, les documents conservent leur fiabilité et sont sécurisés durant toute la durée légale en vigueur de conservation. Les salariés et fournisseurs peuvent accéder à leur coffre-fort électronique via un identifiant et un mot de passe personnel.

Les avantages de la mise en place d'une GED en entreprise

La Gestion Électronique des Documents (GED) permet aux entreprises de conserver, diffuser et stocker les documents administratifs et légaux dématérialisés. Ainsi, les avantages sont nombreux pour chaque collaborateur de l'entreprise :

• Tous les salariés ou fournisseurs, accèdent à un espace personnel dédié, facilement et rapidement, peu importe le support électronique et la localisation (sur le lieu de travail, à la maison, en déplacement). La visualisation et le téléchargement des pièces administratives auxquelles ils ont accès sont possibles. Les factures électroniques et bulletins de paie ne sont plus égarés ou abîmés
• La Direction des Systèmes d'Informations en collaboration avec les ingénieurs du Groupe Numeria, garantissent la sécurité des documents et paramètrent la GED. Les systèmes de sécurité du coffre-fort électronique sont harmonisés. La sécurité des données est assurée par un système électronique : les failles de sécurité et la perte des données sont évitées.
• La Direction Générale et les Ressources Humaines sélectionnent les documents électroniques, les diffusent auprès des personnes concernées et archivent les documents administratifs relatifs à l'entreprise. La gestion quotidienne des contrats, factures, bulletin de paie et archives administratives est facilitée par l'accès à une plateforme unique.

Trouver le bon document au bon endroit, au bon moment profite à la performance et productivité de l'entreprise en réduisant : les coûts, le besoin de stockage et le temps passé à rechercher un document. La communication interne est ainsi facilitée.

La GED pour faciliter l'archivage des documents externes

Au-delà de dématérialiser, stocker et archiver les documents internes de l'entreprise, les entreprises privées émettent et réceptionnent de nombreuses pièces administratives. La GED doit respecter les obligations réglementaires, juridiques, fiscales, normatives en vigueur.

Depuis la loi Macron 2015, les entreprises privées ont l'obligation d'accepter la réception des factures sous format électronique émises par d'autres entreprises privées. Ainsi, un calendrier de mise en place détermine depuis 2017, les obligations de réception des factures électroniques, selon la typologie de son entreprise.

Depuis le 1er janvier 2019, les petites et moyennes entreprises ont l'obligation d'accepter la réception des factures dématérialisées. Le 1er janvier prochain sera la dernière échéance de ce calendrier de mise en place : les micro-entreprises auront l'obligation de se conformer à la législation, au même titre que les entreprises publiques et privées, de toutes tailles et envergure.

La mise en place d'un système de Gestion Électronique de Documents s'effectue en collaboration avec les équipes Numéria et le service Informatique d'une entreprise pour déterminer le besoin de dématérialisation et d'archivage et construire l'arborescence sur-mesure de l'outil.

Découvrez, comment passer à la facture électronique, dans cette courte vidéo de présentation :