Le contrat de travail électronique : le e-contrat et la signature électronique

Le contrat électronique (e-contrat) ou dématérialisation du contrat de travail intervient entre un employeur et un salarié au moment de l'embauche dans l'entreprise. Par le biais d'une signature électronique, l'employeur et le salarié signent le contrat de travail, au format numérique, via une plateforme sécurisée.

Le salarié reçoit un e-mail de notification et ouvre son contrat en cliquant sur un lien, pour pouvoir le signer. un certificat électronique est délivré, Pour attester de la valeur légale du contrat électronique.

Les contrats sont conservés dans des coffres numériques sécurisés, auxquels le salarié peut accéder lorsqu'il le souhaite avec des identifiants personnalisés.

Comment mettre en œuvre les contrats électroniques de travail, au sein de votre entreprise ?

La mise en place des e-contrats au sein de votre structure, nécessite des pré-requis qui rendent valable et légal vos documents :

1. Le contrat doit être rédigé en français en deux exemplaires : le premier signé par l'employeur et le second par le salarié. Ces deux documents doivent être conservés sur un support durable et accessible aux deux parties.
2. Ce e-contrat doit être archivé en répondant à des contraintes ayant trait à la conservation des données personnelles. L'employeur doit prendre des mesures de protection pour les données archivées et également décider de leur durée de conservation. Ce laps de temps étant à son entière discrétion.
3. Pour passer à la dématérialisation du contrat de travail, l'employeur doit effectuer une déclaration auprès de la CNIL et consulter, au préalable, son comité d'entreprise (CE) ou, à défaut, son CHSCT ou ses délégués du personnel.

Quels avantages pour l'entreprise et le service des Ressources Humaines ?

Numéria propose une solution interactive et complète, de dématérialisation des contrats de travail et documents RH : la plateforme RH. Au-delà d'une image de marque moderne, et d'un gain de productivité de la gestion des Ressources Humaines, les avantages pour votre entreprise sont nombreux :

• Sécurisation des échanges de données,
• Accessibilité rapide et sécurisée par mot de passe
• Mise en place de la signature électronique
• Diminution de l'impact environnemental
• Diminution des coûts financiers engendrés par la surproduction de papier
• Gain de temps dans les échanges

Quels avantages du e-contrat, pour le salarié ?

Au-delà des aspects classiques (missions et rémunération), les salariés choisissent leur employeur selon des critères axés sur : le bien-être, l'environnement de travail, l'engagement sociétal et environnemental et l'innovation.

L'intégration réussie d'un employé au sein d'une entreprise, bénéficie à la productivité de l'entreprise et au bien-être et la motivation du salarié. Ainsi, la mise en œuvre de la signature électronique pour les contrats de travail dématérialisés accentue l'image innovante de l'entreprise.

Les avantages sont multiples :

• Gain de temps dans les échanges et déplacements intempestifs
• Accès à la plateforme RH sécurisée en tout temps et en tous lieux
• Mise à disposition d'un espace personnel sur la plateforme RH, pour tous les documents administratifs
• Consultation et impression des pièces administratives

Découvrez toutes nos offres de dématérialisation de documents