E-bulletin de paie: comment fonctionne la dématérialisation des bulletins électroniques ?

Les bulletins de paie électroniques se démocratisent dans les entreprises. Depuis l'allègement des conditions de délivrance des e-bulletins de paie, les employeurs ne sont plus tenus de demander l'accord à leurs salariés.

Un bulletin de paie dématérialisé est un document électronique qui remplace le format papier pour l'édition et la transmission des fiches de paie aux employés. En 2009, l’article 26 de la loi n° 2009-526, prévoyait la simplification du droit et l'allègement des procédures de traitement numérique des données : « avec l'accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données. »

Depuis le 1er janvier 2017, un décret a assoupli les conditions de délivrance du e-bulletin de paie. Désormais pour recourir au bulletin de paie dématérialisé, l’employeur n’a plus l’obligation de demander l’accord de son salarié. Toutefois, le salarié peut refuser de recevoir son bulletin de paie par voie électronique, via son coffre-fort personnel, en informant son employeur. 

Le coffre-fort électronique : un espace administratif au service des entreprises

Les entreprises qui souhaitent mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie ont l’obligation de garantir l’intégrité, la disponibilité et la sécurité des données transmises. 

Grâce au coffre-fort électronique, les salariés peuvent accéder à leurs documents administratifs et récupérer leur e-bulletin de paie, durant une durée légale de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans. Le coffre-fort électronique leur permet, en outre, de visualiser, imprimer, diffuser ou restituer, tous les documents présents sur leur espace dématérialisé, sécurisé.

Une gestion globale de la dématérialisation des e-bulletin de paie

L’offre du Groupe Numéria s’inscrit dans une gestion complète des e-bulletins de paie via 3 étapes clés : 

  • Récupération des fichiers des bulletins de paie de l’entreprise 
  • Dématérialisation des documents 
  • Envoi aux salariés 

L’acheminement des bulletins de paie électronique, s’effectue via la solution Digiposte, du Groupe La Poste, pour lequel Numéria est opérateur. s’effectue par les process automatisés de Numeria, opérateur de dématérialisation.   Cette solution de coffre-fort électronique est raccordée au Compte Personnel d'Activité (CPA).  

Dans le cas du refus d’un salarié de réceptionner son bulletin de paie par voie électronique, Numéria assure en toute autonomie, l’expédition par voie postale. 

Les avantages des bulletins de paie dématérialisés pour les entreprises 

La solution des bulletins de paie dématérialisés présente de nombreux avantages :

  • réduction des coûts : l'entreprise diminue les dépenses liées au traitement, distribution et archivage,

  • solution moderne, innovante, pratique et rapide qui améliore l'image de l'entreprise et l'efficacité de son service RH,

  • informations sécurisées et disponibles : le coffre-fort numérique en ligne garantit l'archivage à valeur légale des fiches de paie et le partage des documents,

  • démarche écoresponsable de l'entreprise : les bulletins de paie dématérialisés contribuent à la réduction de la consommation de papier, réduction de CO2, de transport...

Enfin, la solution des documents dématérialisés (bulletin de paie, facture...) répond aux besoins de la plupart des sociétés sur le plan social, pratique et écologique.


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