Comment externaliser l'archivage de mes documents ?

Depuis 1974, Numeria est un acteur majeur de la digitalisation des entreprises. Avec une expertise éprouvée dans le secteur, nous introduisons des systèmes avancés de dématérialisation des documents afin de faciliter la gestion administrative des entreprises. Que vous soyez une TPE, une PME, un micro-entrepreneur, une ETI ou un grand groupe, l'externalisation de l'archivage de vos documents peut offrir de nombreux avantages.

Pourquoi choisir l'externalisation pour l'archivage des documents d'entreprise ?

L'externalisation de l'archivage présente plusieurs bénéfices notables pour les entreprises de toutes tailles. Cette pratique consiste à confier la gestion et le stockage de ses documents à un prestataire spécialisé comme Numeria. Voici quelques raisons majeures :

• Réduction des coûts : En évitant les investissements en infrastructures de stockage physique, les entreprises peuvent réduire considérablement leurs dépenses.
• Optimisation de l'espace : Libérer des espaces bureaux encombrés par des archives peut permettre un usage plus productif de ces lieux.
• Accès rapide : Les systèmes numérisés permettent un accès instantané aux documents archivés, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle.

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Les étapes clés pour externaliser l'archivage de vos documents

Évaluation des besoins

La première étape consiste à évaluer précisément les types de documents que votre entreprise doit archiver. Cela inclut la quantité de dossiers, leur nature (factures électroniques, contrats, etc.) et les exigences de conservation légales.

Choix du prestataire

Il est crucial de sélectionner un prestataire fiable et expérimenté. Numeria, avec son historique datant de 1974, est un partenaire de choix grâce à sa connaissance approfondie de la dématérialisation et de la gestion électronique des documents (GED).

Numérisation des documents

Une fois le prestataire choisi, la numérisation des documents physiques commence. Cette étape transforme les documents papier en fichiers numériques facilement accessibles et sécurisés. Chez Numeria, cette tâche est effectuée avec une grande précision pour garantir la qualité et l'intégrité des données.

Mise en place d'un système GED sécurisé

Le système de Gestion Électronique des Documents permet de classer, stocker et retrouver rapidement tous les documents archivés. Numeria met en place des solutions GED robustes, assurant une protection optimale contre les pertes et les accès non autorisés.

Les atouts de Numeria dans l'externalisation de l'archivage

Expertise historique

Fort de plus de quatre décennies d'expérience, Numeria apporte une expertise unique dans le domaine de la digitalisation et de l'archivage de documents d'entreprises. Notre savoir-faire garantit une transition fluide vers des solutions modernes adaptées à toutes les structures d'entreprises.

Systèmes de sécurité avancés

La sécurité des données est primordiale lors de l'externalisation. Numeria utilise des technologies de pointe pour assurer que chaque document est protégé contre les cybermenaces et toutes formes d'intrusions.

Service personnalisé

Chaque organisation a des besoins spécifiques en matière d'archivage. Numeria propose des services personnalisés permettant d'adapter les solutions GED aux exigences uniques de chaque client, garantissant ainsi une satisfaction totale.

GED POUR VOS DOCUMENTS D'ENTREPRISE : QUELS INTÉRÊTS ?

Comparatif : archivage interne vs externalisation

Coûts financiers

Le principal avantage de l'externalisation réside dans la réduction des coûts. Contrairement à l'archivage interne qui nécessite des investissements continus en matériels et ressources humaines, l'externalisation permet de maîtriser les coûts grâce à des forfaits adaptés au volume de documents.

Efficacité opérationnelle

L'externalisation améliore l'efficacité opérationnelle en libérant les employés des tâches chronophages liées à la gestion des archives. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée pour l'entreprise.

Sécurité et conformité

La sécurité des documents et la conformité aux régulations sont mieux garanties par des spécialistes tels que Numeria. Les systèmes de GED offrent des pistes d'audit complètes, une traçabilité parfaite et un respect rigoureux des normes en vigueur.

Étude de cas : succès de l'externalisation chez une PME

Un exemple concret démontre les avantages de l'externalisation. Une PME du secteur industriel avait des difficultés avec la gestion de grandes quantités de documents physiques. Ils ont fait appel à Numeria pour une solution complète :

Analyse de situation

Après une analyse exhaustive de leurs besoins, Numeria a proposé un plan de numérisation des documents suivi par l'implémentation d'un système GED adapté.

Processus de mise en œuvre

Tous les documents physiques ont été numérisés et intégrés dans la base de données sécurisée de Numeria. Les employés ont bénéficié de formations pour optimiser l'utilisation du nouveau système.

Bénéfices observés

La PME a économisé des milliers d'euros en espace et en matériel. L'accessibilité immédiate des documents a augmenté l'efficience des activités journalières. La satisfaction des employés s'est également améliorée, soulignant la réussite de ce projet de transformation digitale.

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