Qu'est-ce que La dématérialisation des documents ?
La dématérialisation des documents consiste à stocker au format numérique vos documents d'entreprises : Factures, devis, contrats fournisseurs, contrats de travail et autres documents RH et comptables...
Vous souhaitez mettre en sécurité vos documents, réduire vos coûts d'impression, gagner en espace de stockage ? La dématérialisation des documents est la solution. Elle vous permettra à l'avenir d'utiliser d'autres solutions de GED comme le coffre-fort électronique, la signature électronique ou encore les outils de dématérialisation des bulletins de paie ou de dématérialisation des factures, bientôt obligatoires.
Les avantages de la dématérialisation pour les entreprises
Différence entre numérisation et dématérialisation
Bien que la numérisation et la dématérialisation soient souvent confondues, elles se distinguent par leurs caractéristiques spécifiques. La numérisation consiste à convertir un document physique en un fichier électronique. En revanche, la dématérialisation va plus loin en intégrant l'automatisation des processus de distribution, de classement, et d'archivage probatoire, souvent dans des systèmes sécurisés comme des coffres-forts électroniques. Ces deux processus peuvent être mis en œuvre séparément ou en combinaison pour répondre aux besoins spécifiques d'une entreprise.
Processus de dématérialisation dans les entreprises
La dématérialisation est de plus en plus adoptée par les entreprises pour optimiser leurs opérations. Lorsque les informations initiales sont sur support papier, elles sont d'abord numérisées à l'aide de scanners ou d'imprimantes multifonctions pour être converties en fichiers PDF entièrement électroniques. Si les informations sont déjà numériques, la dématérialisation consiste à éliminer ou réduire la production de documents papier, en utilisant des logiciels pour gérer la communication et le traitement des documents, tels que les factures ou les bulletins de paie générés par des ERP ou des systèmes de gestion RH. Bien que la législation permette encore la réception de documents papier à la demande, la tendance est à la gestion entièrement numérique.
La GED, un élément central de la dématérialisation
FAQ sur la dématérialisation de documents
Qu’est-ce que la dématérialisation de documents ?
La dématérialisation de documents consiste à transformer vos documents papier (factures, contrats, bulletins de paie, bons de commande...) en fichiers numériques sécurisés. Cette démarche facilite la gestion documentaire, réduit les coûts liés à l'impression et optimise la productivité de vos équipes grâce à des outils de GED (Gestion Électronique des Documents).
Comment fonctionne la dématérialisation ?
Le processus de dématérialisation comprend plusieurs étapes :
- Numérisation des documents papier (scan ou import numérique)
- Indexation et classement via un logiciel GED
- Stockage sécurisé dans un espace numérique conforme au RGPD
- Accès et partage via une plateforme comme le coffre-fort numérique Numeria
Chaque document devient consultable en ligne, traçable et protégé.
Quels types de documents peut-on dématérialiser ?
La majorité des documents d'entreprise peuvent être dématérialisés :
- Factures clients et fournisseurs
- Contrats de travail et documents RH
- Bulletins de paie
- Devis, bons de commande, relevés
- Documents comptables et fiscaux
Numeria propose des solutions conformes aux réglementations légales en vigueur (facturation électronique, archivage, signature électronique...).
La dématérialisation est-elle sécurisée ?
Oui. La sécurité des données est au cœur des solutions Numeria.
Nos outils respectent les normes européennes RGPD et ISO 27001, garantissant :
- La confidentialité des données
- L'intégrité des documents
- L'authentification des utilisateurs
Les accès aux documents sont protégés par identifiant et mot de passe, et les données stockées dans des data centers français sécurisés.
Quelle est la durée de conservation des documents dématérialisés ?
La durée de conservation dépend du type de document :
- Factures : 10 ans
- Documents RH : jusqu'à 50 ans (pour les bulletins de paie salariés)
Numeria automatise la conservation légale via son coffre-fort électronique certifié AFNOR NF 203 CCFN.
Quels sont les avantages de la dématérialisation pour une entreprise ?
- Réduction des coûts d'impression et d'envoi
- Gain de temps administratif
- Amélioration de la traçabilité des documents
- Accès à distance 24h/24
- Conformité aux lois sur la facturation électronique
- Démarche écologique (moins de papier, moins de stockage physique)
Quelle est la différence entre dématérialisation, numérisation et digitalisation ?
- Numérisation : simple conversion d'un document papier en fichier numérique.
- Dématérialisation : intégration complète de documents numériques dans un processus administratif (GED, signature, archivage).
- Digitalisation : transformation globale des processus de l'entreprise grâce aux outils numériques.
En clair, la dématérialisation est la première étape de la transformation digitale.
Peut-on signer électroniquement un document dématérialisé ?
Oui. Avec la signature électronique Numeria, vos contrats, devis et documents RH sont signés en ligne, en toute légalité.
Cette solution garantit :
- L'identité du signataire
- L'intégrité du document
- Le consentement de la signature
Elle est conforme au règlement européen eIDAS.
Comment Numeria accompagne la transition vers la dématérialisation ?
Numeria conçoit des solutions sur mesure pour chaque entreprise :
- Mise en place d'un coffre-fort numérique employeur et salarié
- Création de plateformes de dématérialisation des factures
- Intégration d'outils de signature électronique
- Archivage sécurisé et conforme aux normes légales
Nos experts vous accompagnent à chaque étape de votre projet de transition digitale.
Comment mettre en place une solution de dématérialisation avec Numeria ?
Contactez nos experts via le formulaire de contact ou par téléphone
Nous analysons vos besoins, définissons les flux documentaires à digitaliser et déployons une solution GED clé en main, conforme à vos obligations légales et à vos objectifs internes.
