Archivage des documents Découvez nos solutions pour archiver vos documents

Archivage éléctronique Des documents d'entreprise, comptables et RH

Expert des solutions de dématérialisation des documents, Numeria met en place votre outil numérique d'archivage des documents d'entreprise, comptables, RH.

Qu'est-ce que l'archivage électronique ?

L'archivage électronique consiste à conserver des documents numériques sur le long terme, dans des conditions qui garantissent leur valeur juridique. Il concerne aussi bien les documents nés numériques (factures électroniques, contrats signés en ligne, bulletins de paie dématérialisés) que les documents papier numérisés.

Archiver n'est pas simplement stocker. Un document archivé électroniquement doit rester identique à son état d'origine, lisible et retrouvable pendant toute sa durée de conservation, puis être détruit de façon contrôlée à son échéance. C'est ce qui lui permet d'être présenté comme preuve lors d'un contrôle fiscal, d'un contrôle Urssaf ou d'un litige.

Le système d'archivage électronique (SAE)

L'archivage électronique repose sur un système d'archivage électronique (SAE) : un ensemble de logiciels, de matériels et de procédures qui reçoit les documents, les scelle, les conserve, en contrôle l'accès et en assure la traçabilité. Le SAE se connecte aux applications de l'entreprise (comptabilité, paie, SIRH, GED) pour recevoir automatiquement les documents à archiver.

Archivage électronique et GED : quelles différences ?

La gestion électronique des documents (GED) et l'archivage électronique sont complémentaires, mais ne répondent pas au même besoin :

• un logiciel de gestion documentaire (ou système de gestion documentaire) sert à créer, partager, modifier et retrouver les documents utilisés au quotidien. Les documents y sont « vivants » ;
• le SAE conserve les documents devenus définitifs, qui ne doivent plus être modifiés, avec une garantie d'intégrité et de valeur probante.

Les solutions GED les plus complètes intègrent un module d'archivage, ou se connectent à un SAE, pour que chaque document finalisé soit automatiquement versé en archive. C'est l'approche de la solution de dématérialisation de Numeria, de la numérisation jusqu'à l'archivage.

L'archivage numérique des documents permet :

• Un accès rapide et en tout lieu à vos documents
• De centraliser le stockage des documents dématérialisés
• De sécuriser vos documents
• D'automatiser leur durée de conservation légale
• D'optimiser l'espace : Réduisez le stockage physique de documents et utilisez l'espace économisé pour d'autres besoins stratégiques.
• D'assurer la conformité légale : ProDIP garantit que vos documents archivés respectent les exigences légales, protégeant ainsi votre entreprise.
• De faciliter les recherches : Accédez rapidement à vos documents grâce à des filtres de recherche avancés, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle.

Adoptez l'archivage électronique avec ProDIP pour une gestion documentaire simplifiée, sécurisée et conforme aux normes légales.

Le Groupe Numéria est votre partenaire idéal pour transformer votre gestion documentaire et répondre aux exigences de la digitalisation moderne.

Maximisez Votre Espace et Conservez la Valeur Juridique de Vos Documents avec l'Archivage Électronique

L'archivage électronique vous permet de libérer de l'espace précieux dans vos locaux tout en préservant la valeur juridique de vos documents. Notre logiciel ProDIP certifie la légalité de l'archivage et simplifie vos recherches grâce à ses fonctionnalités avancées.

Solutions sur Mesure avec Groupe Numéria

En tant qu'experts en dématérialisation de documents, le Groupe Numéria développe des solutions personnalisées d'archivage électronique adaptées à vos besoins spécifiques. Nos outils, conçus sur mesure, incluent des filtres de recherche avancée pour vous offrir une gestion efficace et sécurisée de vos documents.

Quels sont les 3 principes de l'archivage électronique ?

Pour qu'un document archivé électroniquement ait une valeur probante, trois principes doivent être respectés :

1. L'intégrité : le document ne doit pas pouvoir être modifié après son archivage. Des mécanismes d'empreinte numérique, de scellement et d'horodatage permettent de prouver qu'il est resté identique à l'original.
2. La pérennité : le document doit rester accessible et lisible pendant toute sa durée de conservation, parfois plusieurs dizaines d'années, malgré l'évolution des formats et des supports. Cela suppose des formats stables, comme le PDF/A, et des migrations planifiées.
3. La traçabilité : chaque opération (dépôt, consultation, communication, destruction) est enregistrée dans un journal, ce qui permet de reconstituer l'historique complet de chaque document.

À ces trois principes s'ajoutent la sécurité et la confidentialité : seules les personnes habilitées doivent pouvoir accéder aux archives. Les normes de référence en France sont la NF Z42-013 et son équivalent international, l'ISO 14641, qui décrivent les exigences d'un système d'archivage électronique fiable.

Quels sont les 3 types d'archivage ?

Selon le support et le niveau de garantie recherché, on distingue trois grands types d'archivage en entreprise :

• L'archivage papier : les documents originaux sont conservés physiquement, dans les locaux de l'entreprise ou chez un prestataire de stockage. Il est coûteux en espace et rend les recherches lentes.
• Le stockage numérique simple : les documents sont enregistrés sur un serveur, un disque partagé ou un service cloud. Pratique, il ne garantit pas que les fichiers n'ont pas été modifiés et n'a donc pas de valeur probante.
• L'archivage électronique à valeur probante : les documents sont versés dans un SAE qui garantit leur intégrité, leur pérennité et leur traçabilité. C'est la seule forme d'archivage numérique qui puisse remplacer l'original papier.

Les archivistes distinguent aussi trois âges dans la vie d'un document : archives courantes, intermédiaires et définitives. Pour en savoir plus, consultez notre article qu'est-ce que l'archivage des documents.

Numérisation des archives : comment passer du papier au numérique ?

La numérisation des archives papier permet de libérer de l'espace et de rendre les documents accessibles en quelques clics. Pour que les copies numériques conservent leur valeur, le projet suit plusieurs étapes :

1. Trier les archives : identifier les documents à conserver, à numériser ou à détruire selon leurs durées de conservation.
2. Préparer les documents : retirer agrafes et trombones, classer les dossiers, repérer les formats particuliers.
3. Numériser avec un matériel et des réglages qui garantissent une copie fidèle à l'original.
4. Indexer les documents, grâce à la reconnaissance de caractères (OCR) et à des métadonnées (date, type de document, salarié, fournisseur…), pour pouvoir les retrouver facilement.
5. Verser les fichiers dans un SAE, qui garantit leur intégrité dans le temps.
6. Décider du sort des originaux : lorsque la numérisation produit une copie fiable au sens du Code civil, les originaux papier peuvent souvent être détruits, à l'exception de certains actes qu'il reste conseillé de conserver.

Numeria prend en charge la dématérialisation des documents de bout en bout, de la numérisation de vos archives jusqu'à leur archivage électronique.

Certification ISO 27001

Pour couronner le tout, nous respectons la certification ISO 27001, qui garantit la sécurité et la gestion optimale des données de vos documents stockés et distribués. Cette certification atteste de notre engagement envers les standards les plus élevés en matière de protection des données.

Quel est le coût d'un archivage électronique ?

Le coût d'un archivage électronique dépend de plusieurs éléments :

• le volume de documents à archiver chaque année et l'espace de stockage nécessaire ;
• la durée de conservation, qui va de quelques années à plusieurs décennies selon les documents ;
• le niveau de garantie attendu : simple stockage ou archivage à valeur probante ;
• la numérisation des archives papier existantes, facturée en général à la page ou au volume, selon le travail de préparation et d'indexation ;
• la mise en place : paramétrage, connexion aux logiciels de l'entreprise, reprise de l'historique ;
• le mode de facturation : abonnement mensuel, tarif au document ou au volume, ou forfait.

Pour évaluer la rentabilité d'un projet, il faut comparer ce coût à celui de l'archivage papier : mètres carrés de stockage, mobilier, prestataire d'archives externes, temps passé à rechercher les documents et risque de perte en cas de sinistre. Dans la plupart des cas, l'archivage électronique devient rapidement plus économique.

Chaque entreprise ayant des volumes et des besoins différents, Numeria établit un devis personnalisé après une analyse de vos flux documentaires.

FAQ - Archivage électronique des documents

Un document archivé électroniquement a-t-il la même valeur que l'original papier ?
Oui, à condition que l'archivage garantisse l'intégrité et la traçabilité du document. Le Code civil reconnaît à l'écrit électronique la même force probante que l'écrit papier, et une copie numérique fiable peut remplacer l'original.

Quelle est la différence entre sauvegarde et archivage ?
La sauvegarde est une copie de sécurité des données, destinée à les restaurer en cas de panne ou d'incident. L'archivage conserve des documents définitifs pendant leur durée légale, en garantissant qu'ils n'ont pas été modifiés. Les deux sont nécessaires, mais seul l'archivage a une valeur probante.

Combien de temps faut-il conserver les archives électroniques ?
La durée dépend de la nature du document : 10 ans pour les documents comptables, 5 ans pour la plupart des documents RH et commerciaux, jusqu'à 30 ans pour certains actes. Consultez notre guide de la conservation des documents d'entreprise.

Quels documents peut-on archiver avec Numeria ?
Numeria archive tous les documents de l'entreprise : documents comptables et factures, documents RH et bulletins de paie, contrats signés électroniquement, courriers entrants et sortants. Chaque document est conservé automatiquement pendant sa durée légale.