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Dématérialisez vos bulletins de paie

Et si la fiche de paie électronique devenait un accélérateur de productivité, de conformité RGPD et d’expérience collaborateur ? La dématérialisation des bulletins de salaire ne se limite pas à convertir un document papier en PDF : elle s’appuie sur un coffre-fort numérique RH, un portail salarié, des workflows automatisés et un archivage à valeur probante pour fluidifier la distribution, garantir l’intégrité et donner un accès 24/7 aux salariés. Avec Numeria, acteur de la digitalisation documentaire, vous mettez en place une solution fiable, interopérable avec votre SIRH et vos outils de paie, pensée pour un retour sur investissement rapide.

Demander un devis gratuit

Pourquoi passer à la fiche de paie numérique ?

Chaque mois, la paie est un moment sensible et répétitif. En digitalisant les bulletins de paie, vous réduisez les coûts d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement, supprimez les délais de distribution et diminuez les erreurs de traitement. Côté collaborateurs, la fiche de paie dématérialisée est consultable à tout moment via un espace sécurisé, avec un historique complet et une conservation de long terme. Cette démarche s’inscrit aussi dans une stratégie RSE en réduisant l’empreinte papier et les transports postaux, tout en préparant l’extension à d’autres documents RH (contrats, avenants, attestations, onboarding) au sein d’une GED moderne.

Conformité et sécurité : un socle de confiance

La remise électronique du bulletin de salaire est encadrée par la réglementation : information des salariés, gestion d’un droit d’opposition, durées légales de conservation, traçabilité et intégrité via horodatage et scellement. Une architecture sécurisée, avec authentification multifacteur, gestion des rôles, chiffrement des données et hébergement dans l’UE, garantit la confidentialité et la disponibilité. L’usage d’un coffre-fort électronique pour les bulletins de paie renforce la valeur probante et simplifie les contrôles.

Comment ça marche ? Du run paie à l’archivage probant

1. Intégration fluide

La solution s’intègre à vos logiciels (Sage, Cegid, Silae, ADP, PayFit…) via API ou connecteurs. Vous définissez des règles métiers par population, des canaux de diffusion (coffre-fort, portail, e-mail d’alerte), des relances, ainsi qu’une gestion fine des oppositions. Les identités sont synchronisées avec votre SSO/IAM pour un accès simple et sécurisé.

2. Production et distribution

Au « run paie », chaque bulletin de paie électronique est scellé, horodaté, classé avec des métadonnées (matricule, période, établissement) et distribué automatiquement dans le coffre-fort numérique RH et sur le portail dédié. Les administrateurs disposent d’une piste d’audit complète et de tableaux de bord d’adoption.

3. Archivage et restitution

Les bulletins sont conservés dans un archivage électronique conforme, indexés, recherchables et exportables pour contrôle. La réversibilité des archives est prévue pour sécuriser vos choix dans la durée.

Bénéfices clés pour l’entreprise

- Économies immédiates : fin de l’impression, de la mise sous pli et du routage, moins de réclamations et d’allers-retours. Le ROI se matérialise en quelques cycles.

- Efficacité opérationnelle : distribution instantanée, gestion multi-sites et automatisation des tâches répétitives, continuité d’activité en télétravail.

- Conformité renforcée : RGPD, traçabilité, contrôle des accès, authentification multifacteur, plan de reprise d’activité et sécurité 24/7.

- Marque employeur : expérience digitale moderne, cohérente avec vos engagements RSE et vos ambitions de transformation numérique.

Avantages salariés : simplicité, autonomie, sérénité

- Accès 24/7 à l’historique et aux duplicatas, sur mobile et ordinateur.

- Coffre-fort personnel pour conserver, organiser et partager ses justificatifs de revenus de manière sécurisée.

- Transparence et confiance : document intègre, daté, traçable, avec assistance à la première connexion.

Questions fréquentes et points de vigilance

La dématérialisation des bulletins de paie est-elle obligatoire ?

Elle est autorisée et largement adoptée, à condition de respecter l’information des salariés et la gestion de l’opposition. Le vrai enjeu consiste à cadrer la politique interne, à choisir un coffre-fort numérique RH conforme et à accompagner le changement.

Quel impact sur mon SI ?

La solution s’interface avec vos briques existantes (paie, SIRH, annuaire, SSO). Une architecture API-first et des connecteurs réduisent les risques projet et facilitent l’évolution future des outils.

Peut-on étendre à d’autres documents RH ?

Oui : contrats de travail, dossier numérique du personnel, attestations, évaluations, onboarding/offboarding… La GED RH devient le socle documentaire de votre service.

Liens utiles pour aller plus loin

• Solution de dématérialisation du bulletin de paie
• Coffre-fort RH pour fiches de paie
• Dématérialisation des documents RH
• Dossier numérique du personnel
• Découvrir le coffre-fort numérique

Intégration et accompagnement avec Numeria

Numeria vous accompagne de bout en bout : cadrage du périmètre, cartographie des flux, paramétrage des workflows, interfaçage avec la paie et le SIRH, branding de l’espace salarié, formation des équipes RH et kits de communication employés. Une phase pilote valide les parcours, puis le déploiement s’étend progressivement à l’ensemble des établissements.

Conclusion : passez à la paie dématérialisée en toute sérénité

La dématérialisation des bulletins de paie est un levier stratégique pour votre organisation : optimisation des coûts, sécurité, valeur probante, expérience collaborateur et gouvernance documentaire renforcées. Parlons de votre contexte et découvrez comment nos offres (coffre-fort numérique RH, GED RH, archivage électronique) s’intègrent simplement à votre environnement pour une adoption rapide, mesurable et conforme.

Contactez-nous pour des renseignements, un audit express ou pour être guidé pas à pas dans votre projet de dématérialisation des bulletins de paie.

Être rappelé 

Mentions légales

Informations générales

Nom de la société : Société ISE INVEST / Groupe Numeria
Type d'entreprise : SA
Adresse : 5 allée Rosa Luxembourg
Code postal : 95610
Ville : Eragny sur Oise
Téléphone : 01 34 48 22 80
Email : contact@numeria.fr
TVA Intracommunautaire : FR96504775321
RCS : Rcs Pontoise 50477532100038
SIRET : 50477532100038
Code NAF : Activités des sociétés holding (6420Z)
Capital social : 271 000 €

Responsable de la publication

Nom : Ribard
Prénom : Jean-Charles

Création du site internet

Komérès, agence de communication

Hébergement du site

Agoraline

Accessibilité du site

Le site est en principe accessible aux internautes 24h/24 et 7j/7, sauf interruption, programmée ou non, pour des besoins de maintenance ou en cas de force majeure.

Propriété intellectuelle

L'intégralité du site, notamment les marques, logos, signes et tout autre contenu fait l’objet d’une protection par les législations françaises et internationales relative à la propriété intellectuelle.

Le site et tous les éléments qui le composent sont et restent la propriété exclusive de la Société. Toute reproduction ou représentation, intégrale ou partielle, publication, copie des différents contenus du site sont interdites sans l’autorisation expresse de la Société, sauf exception légale.

Le non-respect de ce droit est susceptible de constituer une contrefaçon engageant la responsabilité civile ou pénale de l'auteur de la contrefaçon.

L'Utilisateur s'engage à une utilisation des contenus du site dans un cadre strictement privé. Une utilisation des contenus à des fins commerciales est strictement interdite.

Responsabilité de l'Éditeur

Les informations diffusées sur le site et/ou accessibles par ce site proviennent de sources qui sont réputées fiables. Toutefois, ces informations sont susceptibles de contenir des inexactitudes techniques et des erreurs typographiques. La Société se réserve le droit de les corriger, dès que ces erreurs sont portées à sa connaissance. Il est fortement recommandé de vérifier l’exactitude et la pertinence des informations mis à disposition sur le site. Les informations sont susceptibles d’être modifiées à tout moment, et peuvent avoir fait l’objet de mises à jour. Ainsi, l'Utilisateur assume seul l'entière responsabilité de l'utilisation des informations et contenus du présent site. La Société ne pourra en aucun cas être tenue responsable de tout dommage de quelque nature qu’il soit résultant de l’interprétation ou de l’utilisation des informations et contenus disponibles sur ce site.

Coffre-fort numérique d'entreprise Votre expert Numéria vous dit tout

Distribuez vos bulletins de paie, factures et documents d'entreprise en quelques clics !

La coffre-fort numérique ou coffre-fort électronique vous permet d'envoyer, stocker, consulter et router vos documents d'entreprise. C'est un excellent moyen de gagner du temps sur l'envoi régulier des documents. En tant qu'entreprise, il facilite votre quotidien administratif en vous permettant de :

• Gagner du temps
• Optimiser ses coûts d’envoi
• Optimiser le temps de travail lié à la distribution
• Vous offrant une seule plateforme de stokage pour tous les documents de votre entreprise

La mise en place d'un coffre-fort numérique implique la création d'un coffre-fort employeur pour l'émission et le stockage des documents, ainsi que d'un coffre-fort salarié, dans lequel les documents seront reçus.

Archivage électronique des documents d'entreprise, comptables et RH

Expert des solutions de dématérialisation des documents, Numeria met en place votre outil numérique d'archivage des documents d'entreprise, comptables, RH.

L’archivage numérique des documents permet :

• Un accès rapide et en tout lieu à vos documents
• De centraliser le stockage des documents dématérialisés
• De sécuriser vos documents
• D'automatiser leur durée de conservation légale

Signature électronique

La signature électronique : Vos échanges gagnent en sécurité grâce à la e-signature

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un outil de signature numérique, sécurisé qui a pour objectif de garantir l’intégrité et l’authenticité d’un document électronique et numérique (contrat, devis, facture, accord RH…). Elle est l’équivalent numérique de la signature manuscrite. Grâce à son certificat reconnu et éprouvé, Numeria donne à vos documents numérisés une valeur probante reconnue et garantit l’authentification des utilisateurs.

La signature électronique garantit l'identité du signataire, l'intégrité du document et le consentement de la signature.
Techniquement, elle repose sur un procédé de chiffrement et sur un certificat numérique émis par un prestataire de confiance.

Encadrée par le règlement européen eIDAS, la signature électronique a une valeur juridique reconnue dans toute l'Union européenne. En France, elle est pleinement admise comme preuve légale au même titre qu'une signature manuscrite (articles 1366 et 1367 du Code civil).

Imprimer, signer, scanner : c'est maintenant terminé grâce à Numeria

Quels sont les documents concernés ?

La signature électronique concerne tous types de documents tels que le E-Contrat de travail, la Facture dématérialisée, les Contrats commerciaux, les Mandats…

Cliquez ici pour en savoir plus sur la signature électronique !

Solution de dématérialisation des factures

Dès 2024, la dématérialisation des factures sera obligatoire pour toutes les entreprises. Numeria, acteur de la digitalisation, propose des solutions de dématérialisation des factures pour faciliter vos échanges et préparer votre transition digitale.

Pourquoi dématérialiser vos factures ?

Au-delà de l'obligation légale prévue pour 2024, il est possible de passer à la facturation électronique dès maintenant. Vous souhaitez gagner du temps sur les tâches administratives ? En tant qu'entreprise, la dématérialisation de vos factures va :

• Simplifier vos échanges avec vos clients
• Améliorer les délais de paiement
• Réduire le coût lié à l’envoi des factures

Choisir Numeria pour la dématérialisation des factures, c'est :

• Une solution qui met en sécurité vos données
• Un outil qui crée des factures structurées conformes à la réglementation
• Des accès uniques et sécurisés
• Une fréquence libre pour le dépôt de vos factures
• La mise en place des connecteurs en fonction de vos besoins

Le blog de la dématérialisation documentaire

Découvrez à travers nos articles tout l'univers de la dématérialisation des documents et de la transformation numérique. 

Nos experts partagent ici leur savoir-faire, leurs conseils pratiques et les dernières actualités du secteur pour vous accompagner dans la digitalisation de vos processus métiers.

Dématérialisation des documents / Démat Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

La dématérialisation des documents aussi appelée "demat" consiste à stocker au format numérique vos documents d’entreprises : Factures, devis, contrats fournisseurs, contrats de travail et autres documents RH et comptables…

Vous souhaitez mettre en sécurité vos documents, réduire vos coûts d’impression, gagner en espace de stockage ? La dématérialisation des documents est la solution. Elle vous permettra à l’avenir d’utiliser d’autres solutions de GED comme le coffre-fort électronique, la signature électronique ou encore les outils de dématérialisation des bulletins de paie ou de dématérialisation des factures, bientôt obligatoires.

Pourquoi passer à la dématérialisation des documents ? Quels documents peut-on dématérialiser ?

En théorie, tout type de document peut être converti en format électronique. En pratique, cependant, la dématérialisation requiert des ressources substantielles. Mettre en place et maintenir un système d'information fiable et sécurisé demande des investissements importants en termes de ressources humaines et matérielles, ce qui n'est pas à la portée de toutes les entreprises. De plus, certains services administratifs produisent quotidiennement des milliers, voire des millions de pages.

La dématérialisation est particulièrement avantageuse pour les documents administratifs tels que les factures, les contrats et les bulletins de paie, qui occupent beaucoup d'espace de stockage en version papier et dont le traitement et la recherche peuvent être chronophages. Grâce aux nombreux avantages offerts par la dématérialisation, de plus en plus d'entreprises se tournent vers le numérique.

L'importance d'être une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

La transformation numérique est en pleine accélération, et la dématérialisation des processus administratifs se trouve au cœur de cette évolution. En France, la réforme de la facturation électronique impose de nouvelles normes pour les entreprises, rendant le rôle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) essentiel. Mais qu'est-ce qu'une PDP, et pourquoi est-il crucial pour une entreprise de travailler avec un tel acteur ?

Chez Numeria, nous accompagnons les organisations dans cette transition en proposant des solutions adaptées, que ce soit pour la dématérialisation complète des factures ou pour l’intégration avec les futurs dispositifs de facturation électronique.

Qu’est-ce qu’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ?

Une PDP est une plateforme agréée par l’administration fiscale pour assurer la transmission, la réception, et parfois l’archivage des factures électroniques dans le cadre de la réforme de la facturation électronique obligatoire à partir de 2024. Ces plateformes servent d’intermédiaire fiable entre les entreprises et l’administration fiscale.

Pour obtenir l’immatriculation en tant que PDP, une organisation doit respecter un ensemble strict de normes techniques, réglementaires et de sécurité, garantissant ainsi que les processus de facturation dématérialisée soient conformes et sécurisés.

Pourquoi est-il important d’être PDP ?

1. Conformité légale et réglementaire

Avec l’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises en France, les PDP jouent un rôle clé dans la conformité. Elles assurent :

• La transmission des factures dans le format requis par l’administration fiscale.
• Le respect des normes d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des documents électroniques.
• L’intégration des exigences liées aux données de facturation.

2. Simplification des processus

Les entreprises doivent gérer un volume croissant de factures tout en respectant les nouvelles obligations. Les PDP simplifient ces démarches en offrant une solution centralisée pour la gestion, l’émission, la réception et l’archivage des factures. Cela permet de :

• Réduire les erreurs manuelles.
• Accélérer les processus de paiement et de traitement.
• Optimiser les flux financiers et opérationnels.

3. Sécurité et fiabilité

La protection des données est un enjeu majeur dans le cadre de la dématérialisation. Une PDP garantit :

• Une transmission sécurisée des informations grâce à des systèmes de chiffrement avancés.
• Une traçabilité totale pour chaque transaction.
• Une conservation conforme et sécurisée des factures pour répondre aux obligations fiscales et légales.

4. Accompagnement personnalisé

Une PDP ne se limite pas à un simple rôle technique. Elle accompagne ses clients dans :

• La compréhension des nouvelles obligations.
• La mise en place d’un processus adapté aux spécificités de l’entreprise.
• L’optimisation de la transition numérique pour transformer cette contrainte réglementaire en opportunité stratégique.

Pourquoi passer par une PDP ?

• Conformité légale garantie : une PDP est reconnue par l’administration et respecte les règles d’authenticité, d’intégrité et de traçabilité des documents.
• Transmission automatisée et sécurisée : les factures sont envoyées directement à vos partenaires commerciaux et au PPF, dans le format requis.
• Simplification des processus internes : en centralisant vos échanges, vous gagnez en efficacité et réduisez les risques d’erreurs.

En choisissant une solution comme celle de Numeria, vous vous assurez une transition en douceur vers la facturation électronique obligatoire, avec un accompagnement sur mesure.

Les bénéfices pour les entreprises

Travailler avec une PDP apporte de nombreux avantages, notamment :

• Efficacité accrue : Les entreprises économisent du temps et des ressources grâce à une automatisation complète.
• Réduction des coûts : La gestion électronique des factures réduit les coûts liés au papier, au stockage et aux processus manuels.
• Amélioration de la collaboration : Les échanges avec les clients et les fournisseurs deviennent plus fluides et transparents.
• Avantage concurrentiel : En adoptant tôt la facturation électronique avec une PDP, les entreprises prennent une longueur d’avance sur leurs concurrents.

Les bénéfices pour les entreprises Travailler avec une PDP apporte de nombreux avantages, notamment : Efficacité accrue : Les entreprises économisent du temps et des ressources grâce à une automatisation complète. Réduction des coûts : La gestion électronique des factures réduit les coûts liés au papier, au stockage et aux processus manuels. Amélioration de la collaboration : Les échanges avec les clients et les fournisseurs deviennent plus fluides et transparents. Avantage concurrentiel : En adoptant tôt la facturation électronique avec une PDP, les entreprises prennent une longueur d’avance sur leurs concurrents.

Numeria : Votre partenaire PDP de confiance

Chez Numeria, nous sommes fiers d’être immatriculés comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Cette reconnaissance est le fruit de notre engagement à fournir des solutions fiables, sécurisées et conformes pour accompagner nos clients dans la transition numérique.

Nous proposons :

• Une expertise éprouvée en transformation numérique.
• Des outils intuitifs pour simplifier vos processus de facturation.
• Un accompagnement sur-mesure pour répondre aux besoins spécifiques de votre activité.

Conclusion : Une transition incontournable

Être PDP n’est pas seulement un label technique, c’est un rôle stratégique au service des entreprises et de l’administration fiscale. En collaborant avec une plateforme comme Numeria, les entreprises peuvent aborder la réforme de la facturation électronique avec sérénité, efficacité et sécurité.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos services en tant que PDP ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner.

Devis

En savoir plus sur la facturation électronique

Pour mieux comprendre les enjeux, les obligations et les étapes de mise en place, consultez notre guide complet : Tout savoir sur la dématérialisation des factures.

L'importance d'être une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

La transformation numérique est en pleine accélération, et la dématérialisation des processus administratifs se trouve au cœur de cette évolution. En France, la réforme de la facturation électronique impose de nouvelles normes pour les entreprises, rendant le rôle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) essentiel. Mais qu'est-ce qu'une PDP, et pourquoi est-il crucial pour une entreprise de travailler avec un tel acteur ?

Chez Numeria, nous accompagnons les organisations dans cette transition en proposant des solutions adaptées, que ce soit pour la dématérialisation complète des factures ou pour l’intégration avec les futurs dispositifs de facturation électronique.

Qu’est-ce qu’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ?

Une PDP est une plateforme agréée par l’administration fiscale pour assurer la transmission, la réception, et parfois l’archivage des factures électroniques dans le cadre de la réforme de la facturation électronique obligatoire à partir de 2024. Ces plateformes servent d’intermédiaire fiable entre les entreprises et l’administration fiscale.

Pour obtenir l’immatriculation en tant que PDP, une organisation doit respecter un ensemble strict de normes techniques, réglementaires et de sécurité, garantissant ainsi que les processus de facturation dématérialisée soient conformes et sécurisés.

Pourquoi est-il important d’être PDP ?

1. Conformité légale et réglementaire

Avec l’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises en France, les PDP jouent un rôle clé dans la conformité. Elles assurent :

• La transmission des factures dans le format requis par l’administration fiscale.
• Le respect des normes d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des documents électroniques.
• L’intégration des exigences liées aux données de facturation.

2. Simplification des processus

Les entreprises doivent gérer un volume croissant de factures tout en respectant les nouvelles obligations. Les PDP simplifient ces démarches en offrant une solution centralisée pour la gestion, l’émission, la réception et l’archivage des factures. Cela permet de :

• Réduire les erreurs manuelles.
• Accélérer les processus de paiement et de traitement.
• Optimiser les flux financiers et opérationnels.

3. Sécurité et fiabilité

La protection des données est un enjeu majeur dans le cadre de la dématérialisation. Une PDP garantit :

• Une transmission sécurisée des informations grâce à des systèmes de chiffrement avancés.
• Une traçabilité totale pour chaque transaction.
• Une conservation conforme et sécurisée des factures pour répondre aux obligations fiscales et légales.

4. Accompagnement personnalisé

Une PDP ne se limite pas à un simple rôle technique. Elle accompagne ses clients dans :

• La compréhension des nouvelles obligations.
• La mise en place d’un processus adapté aux spécificités de l’entreprise.
• L’optimisation de la transition numérique pour transformer cette contrainte réglementaire en opportunité stratégique.

Pourquoi passer par une PDP ?

• Conformité légale garantie : une PDP est reconnue par l’administration et respecte les règles d’authenticité, d’intégrité et de traçabilité des documents.
• Transmission automatisée et sécurisée : les factures sont envoyées directement à vos partenaires commerciaux et au PPF, dans le format requis.
• Simplification des processus internes : en centralisant vos échanges, vous gagnez en efficacité et réduisez les risques d’erreurs.

En choisissant une solution comme celle de Numeria, vous vous assurez une transition en douceur vers la facturation électronique obligatoire, avec un accompagnement sur mesure.

Les bénéfices pour les entreprises

Travailler avec une PDP apporte de nombreux avantages, notamment :

• Efficacité accrue : Les entreprises économisent du temps et des ressources grâce à une automatisation complète.
• Réduction des coûts : La gestion électronique des factures réduit les coûts liés au papier, au stockage et aux processus manuels.
• Amélioration de la collaboration : Les échanges avec les clients et les fournisseurs deviennent plus fluides et transparents.
• Avantage concurrentiel : En adoptant tôt la facturation électronique avec une PDP, les entreprises prennent une longueur d’avance sur leurs concurrents.

Les bénéfices pour les entreprises Travailler avec une PDP apporte de nombreux avantages, notamment : Efficacité accrue : Les entreprises économisent du temps et des ressources grâce à une automatisation complète. Réduction des coûts : La gestion électronique des factures réduit les coûts liés au papier, au stockage et aux processus manuels. Amélioration de la collaboration : Les échanges avec les clients et les fournisseurs deviennent plus fluides et transparents. Avantage concurrentiel : En adoptant tôt la facturation électronique avec une PDP, les entreprises prennent une longueur d’avance sur leurs concurrents.

Numeria : Votre partenaire PDP de confiance

Chez Numeria, nous sommes fiers d’être immatriculés comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Cette reconnaissance est le fruit de notre engagement à fournir des solutions fiables, sécurisées et conformes pour accompagner nos clients dans la transition numérique.

Nous proposons :

• Une expertise éprouvée en transformation numérique.
• Des outils intuitifs pour simplifier vos processus de facturation.
• Un accompagnement sur-mesure pour répondre aux besoins spécifiques de votre activité.

Conclusion : Une transition incontournable

Être PDP n’est pas seulement un label technique, c’est un rôle stratégique au service des entreprises et de l’administration fiscale. En collaborant avec une plateforme comme Numeria, les entreprises peuvent aborder la réforme de la facturation électronique avec sérénité, efficacité et sécurité.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos services en tant que PDP ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner.

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En savoir plus sur la facturation électronique

Pour mieux comprendre les enjeux, les obligations et les étapes de mise en place, consultez notre guide complet : Tout savoir sur la dématérialisation des factures.

L'importance d'être une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

La transformation numérique est en pleine accélération, et la dématérialisation des processus administratifs se trouve au cœur de cette évolution. En France, la réforme de la facturation électronique impose de nouvelles normes pour les entreprises, rendant le rôle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) essentiel. Mais qu'est-ce qu'une PDP, et pourquoi est-il crucial pour une entreprise de travailler avec un tel acteur ?

Chez Numeria, nous accompagnons les organisations dans cette transition en proposant des solutions adaptées, que ce soit pour la dématérialisation complète des factures ou pour l’intégration avec les futurs dispositifs de facturation électronique.

Qu’est-ce qu’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ?

Une PDP est une plateforme agréée par l’administration fiscale pour assurer la transmission, la réception, et parfois l’archivage des factures électroniques dans le cadre de la réforme de la facturation électronique obligatoire à partir de 2024. Ces plateformes servent d’intermédiaire fiable entre les entreprises et l’administration fiscale.

Pour obtenir l’immatriculation en tant que PDP, une organisation doit respecter un ensemble strict de normes techniques, réglementaires et de sécurité, garantissant ainsi que les processus de facturation dématérialisée soient conformes et sécurisés.

Pourquoi est-il important d’être PDP ?

1. Conformité légale et réglementaire

Avec l’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises en France, les PDP jouent un rôle clé dans la conformité. Elles assurent :

• La transmission des factures dans le format requis par l’administration fiscale.
• Le respect des normes d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des documents électroniques.
• L’intégration des exigences liées aux données de facturation.

2. Simplification des processus

Les entreprises doivent gérer un volume croissant de factures tout en respectant les nouvelles obligations. Les PDP simplifient ces démarches en offrant une solution centralisée pour la gestion, l’émission, la réception et l’archivage des factures. Cela permet de :

• Réduire les erreurs manuelles.
• Accélérer les processus de paiement et de traitement.
• Optimiser les flux financiers et opérationnels.

3. Sécurité et fiabilité

La protection des données est un enjeu majeur dans le cadre de la dématérialisation. Une PDP garantit :

• Une transmission sécurisée des informations grâce à des systèmes de chiffrement avancés.
• Une traçabilité totale pour chaque transaction.
• Une conservation conforme et sécurisée des factures pour répondre aux obligations fiscales et légales.

4. Accompagnement personnalisé

Une PDP ne se limite pas à un simple rôle technique. Elle accompagne ses clients dans :

• La compréhension des nouvelles obligations.
• La mise en place d’un processus adapté aux spécificités de l’entreprise.
• L’optimisation de la transition numérique pour transformer cette contrainte réglementaire en opportunité stratégique.

Pourquoi passer par une PDP ?

• Conformité légale garantie : une PDP est reconnue par l’administration et respecte les règles d’authenticité, d’intégrité et de traçabilité des documents.
• Transmission automatisée et sécurisée : les factures sont envoyées directement à vos partenaires commerciaux et au PPF, dans le format requis.
• Simplification des processus internes : en centralisant vos échanges, vous gagnez en efficacité et réduisez les risques d’erreurs.

En choisissant une solution comme celle de Numeria, vous vous assurez une transition en douceur vers la facturation électronique obligatoire, avec un accompagnement sur mesure.

Les bénéfices pour les entreprises

Travailler avec une PDP apporte de nombreux avantages, notamment :

• Efficacité accrue : Les entreprises économisent du temps et des ressources grâce à une automatisation complète.
• Réduction des coûts : La gestion électronique des factures réduit les coûts liés au papier, au stockage et aux processus manuels.
• Amélioration de la collaboration : Les échanges avec les clients et les fournisseurs deviennent plus fluides et transparents.
• Avantage concurrentiel : En adoptant tôt la facturation électronique avec une PDP, les entreprises prennent une longueur d’avance sur leurs concurrents.

Les bénéfices pour les entreprises Travailler avec une PDP apporte de nombreux avantages, notamment : Efficacité accrue : Les entreprises économisent du temps et des ressources grâce à une automatisation complète. Réduction des coûts : La gestion électronique des factures réduit les coûts liés au papier, au stockage et aux processus manuels. Amélioration de la collaboration : Les échanges avec les clients et les fournisseurs deviennent plus fluides et transparents. Avantage concurrentiel : En adoptant tôt la facturation électronique avec une PDP, les entreprises prennent une longueur d’avance sur leurs concurrents.

Numeria : Votre partenaire PDP de confiance

Chez Numeria, nous sommes fiers d’être immatriculés comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Cette reconnaissance est le fruit de notre engagement à fournir des solutions fiables, sécurisées et conformes pour accompagner nos clients dans la transition numérique.

Nous proposons :

• Une expertise éprouvée en transformation numérique.
• Des outils intuitifs pour simplifier vos processus de facturation.
• Un accompagnement sur-mesure pour répondre aux besoins spécifiques de votre activité.

Conclusion : Une transition incontournable

Être PDP n’est pas seulement un label technique, c’est un rôle stratégique au service des entreprises et de l’administration fiscale. En collaborant avec une plateforme comme Numeria, les entreprises peuvent aborder la réforme de la facturation électronique avec sérénité, efficacité et sécurité.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos services en tant que PDP ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner.

Devis

En savoir plus sur la facturation électronique

Pour mieux comprendre les enjeux, les obligations et les étapes de mise en place, consultez notre guide complet : Tout savoir sur la dématérialisation des factures.

Externalisation des impressions - Distribution des impressions papier

Nous vous proposons une solution complète et fiable pour la gestion de vos impressions physiques, depuis l'impression jusqu'à la distribution auprès de vos destinataires.

Externalisation des impressions : Simplifiez votre processus d'impression

L'externalisation des impressions consiste à confier la gestion de vos impressions à un prestataire spécialisé tel que Numeria. Cela vous permet de vous libérer des tâches liées à l'impression, telles que l'achat de matériel, la maintenance des équipements et la gestion des consommables.

Nous mettons à votre disposition une équipe d'experts en impression qui s'occupe de tous les aspects de l'impression, garantissant des résultats de qualité et une gestion efficace de vos documents.

Les avantages de l'externalisation des impressions :

• Gain de temps et de ressources : En externalisant vos impressions, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier et laisser à Numeria la gestion de vos besoins en matière d'impression. Cela vous permet de gagner du temps et de réallouer vos ressources à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Expertise et qualité : Avec Numeria, vous bénéficiez de l'expertise de professionnels de l'impression. Nous utilisons des équipements de haute qualité pour garantir des résultats optimaux et des impressions fidèles à vos attentes.
• Flexibilité et personnalisation : Nous comprenons que chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière d'impression. Nous vous offrons des solutions personnalisées, adaptées à vos exigences et à votre budget.
• Réduction des coûts : En externalisant vos impressions, vous éliminez les coûts liés à l'achat d'équipements d'impression, à la maintenance et au remplacement des consommables. Vous ne payez que pour les impressions effectuées, ce qui vous permet de mieux contrôler vos dépenses.

Facture électronique : qu'est-ce que c'est ?

La facturation électronique permet l'échange et le traitement automatisés de factures entre deux entités professionnelles distinctes, par exemple un vendeur et un acheteur. Cette dématérialisation des factures va devenir obligatoire dès 2024, ce qui va obliger de nombreuses sociétés à adapter rapidement leurs processus pour passer à ce système automatisé, plus performant.

Le nouveau portail de services Chorus Pro a été mis en place le 21 février 2022 par le gouvernement. L'important, c'est de bien saisir qu'une facture électronique est une opportunité pour les entreprises, qui gagneront en productivité grâce à la dématérialisation de leurs facturations. Cette évolution technologique est une aubaine pour toutes les structures amenées à facturer des biens ou des services. Avec cette nouvelle technologie, toutes les contraintes sont éliminées. Plus besoin de photocopies, avec beaucoup de documents papiers qui prennent énormément de place. C'est un gain de temps qui permet donc de faire de réelles économies, grâce à un archivage dématérialisé, à la fois simple d'utilisation et très sécurisé, grâce au savoir-faire Numéria.

Tout savoir sur la dématérialisation de facture 

Facture électronique : les obligations légales pour les entreprises

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises qui travaillent avec le secteur public doivent utiliser des formats de facturations électroniques. Depuis 2020, l'État a rendu cette facturation électronique obligatoire pour les entreprises établies en France, sous réserve qu'elles soient assujetties à la TVA.

Facturation électronique : Quelles solutions pour votre entreprise ?

L'ordonnance du 15 septembre 2021 (Journal officiel du 16 septembre 2021) définit le cadre juridique nécessaire à la généralisation de la facturation électronique pour ces transactions, qui remplit les objectifs suivants :

• Simplifier la vie des entreprises : faire plus simple, plus rapide et plus efficace, ce qui fera réaliser des milliards d'euros d'économies à notre pays ;
• Faciliter les déclarations obligatoires de TVA : ces dernières seront pré-remplies, d'où moins de tracas pour les petites structures, notamment les très petites entreprises ou TPE. Ces dernières représentent plus de 2 millions d'entreprises en France, soit près des deux tiers des entreprises françaises ;
• Limiter les risques de fraude : grâce à une meilleure traçabilité, garante de la bonne foi de tous les acteurs d'une transaction. C'est une protection importante pour les petites entreprises, souvent les plus fragiles ;
• Développer un système de veille : pour suivre l'évolution des entreprises au plus près, afin de leur proposer des solutions de facturation vraiment adaptées à leurs besoins, dans des délais très rapides.

Quelle différence entre facture électronique et facture papier numérisée ?

Une facture électronique, c'est tout simplement une facture dématérialisée. Qu'on l'appelle facture électronique, numérique, digitale, ou e-facture, cela revient au même : il n'y a plus de forme physique de la facture et donc plus de papier. Ce dernier a laissé place à un système informatique, qui code, classe, protège et archive les données liées à toute facturation.

• Factures éléctroniques pour les TPE
• Factures éléctroniques pour les PME
• Factures éléctroniques pour les grandes entreprises

Ce système va se généraliser, afin d'augmenter la fluidité des transactions, mais aussi leur sécurité. Plus simple, moins chronophage, la facture électronique est une évolution incontournable, qui permet à tous les types de société d'augmenter leur productivité, grâce à des gains de temps notables. À l'inverse, la facture papier a un certain nombre d'inconvénients, que ce soit en termes de place, ou bien de temps passé pour faire des photocopies, par exemple. Elle disparaîtra prochainement, car devenu obsolète. En tant qu'acteur de la digitalisation et de la sécurisation des données et des documents, Numéria est à votre service pour vous proposer une solution adaptée à vos besoins de facturation. Fort d'une expérience de presque 50 ans, nous avons équipé des centaines de clients, qui ont réussi leur transition numérique grâce à notre expertise dans la gestion sécurisée des données.

Comment mettons-nous en place la facturation électronique chez Numéria ?

Mettre en place un processus complet de dématérialisation ne s'improvise pas. Toute votre organisation sera impactée par ce qui s'apparente à un changement majeur de votre mode de fonctionnement. Vos collaborateurs, vos clients, vos fournisseurs, tout le monde va devoir utiliser ce nouveau langage commun qu'est la facturation électronique.

Numéria vous accompagne dans cette transition, qu'il faut anticiper correctement, afin d'en faire un atout pour vous et vos équipes. Pour cela, nous veillons à ce que tout soit parfait pour votre société, en vérifiant les deux points suivants :

Les éléments devant figurer sur la facture électronique

Pour éditer une facture qui respecte les règles d'éditions légales, il faut répondre à plusieurs normes complémentaires.

Une norme générale : il s'agit des mentions obligatoires et du format de la facture. Ces éléments doivent être conformes à la législation, afin de donner une valeur juridique à la facture ;

Une règle spécifique : qui relève de l'utilisation d'un support informatique pour facturer un bien, une prestation ou un service. La facturation électronique répond à certaines exigences, qui doivent être respectées pour lui donner un caractère légal.

Numéria vous garantit une forme et un contenu parfait pour toutes vos factures électroniques. La réglementation qui encadre ce document est très précise, la respecter scrupuleusement est pour vous une assurance de la valeur comptable et fiscale de chacune de vos factures.

Les solutions de création d'e-facture

Passer toutes ses factures au format électronique, c'est bien, mais comment fait-on ? La facturation est une étape indissociable de l'aspect administratif de votre activité professionnelle. Vous devez fournir à chacun de vos clients une facture conforme à la loi, en échange des paiements qu'ils effectuent. Cette pièce justificative contient de nombreuses informations sur vous, vos clients, ainsi que sur vos prestations de services. Pour créer une facture électronique, Numéria installera une solution tout-en-un qui vous permettra de créer des factures en un clic, mais aussi tous vos devis. Vous aurez également accès à un outil intégré de planification des factures récurrentes, qui vous fera gagner beaucoup de temps. En plus, notre logiciel est équipé d'un gestionnaire des factures impayées par rapprochement bancaire, très utile pour éviter d'inutiles contentieux. Enfin, vous avez la possibilité de payer en ligne et de signer électroniquement tous vos documents, en bénéficiant d'une plus grande sécurité juridique.

Les trois types de facture électronique Numéria

Avec Numéria, vous améliorerez au passage toutes vos relations commerciales, en utilisant notre CRM, véritable stratégie de gestion des relations et interactions de votre entreprise avec vos clients, actuels ou futurs. Voici les 3 solutions de facturation que nous installons au cœur de votre service comptable pour lui permettre de fonctionner de manière optimale.

L'Échange de Données Informatisées, ou EDI : pour une facturation sûre, simple et rapide

Idéale pour répondre aux défis de notre temps, l'échange de données informatisées va placer les résultats de votre entreprise à un autre niveau. En effet, vous allez pouvoir répondre aux exigences de vos partenaires en :

• Gagnant du temps et de l'espace : ce qui vous permettra de faire évoluer certains de vos collaborateurs, la facturation réclamant moins de temps, d'énergie et donc de personnel ;
• rationalisant vos coûts : c'est la conséquence logique de ces évolutions technologiques qui améliorent tous les processus de l'entreprise, par un effet domino très positif pour votre rentabilité ;
• respectant les contraintes réglementaires : notamment les évolutions constantes des législations françaises et européennes, qui sont de grandes productrices de normes et autres directives, qu'il faut suivre pas à pas.

La facturation électronique en PDF : oui, mais attention !

Une facture peut aussi être transmise sous forme de PDF. Elle est facilement transmissible par mail sous ce format, mais il faut prendre garde à sa forme et à la valeur juridique de son contenu. De nombreux freelances pensent, à tort, qu'il suffit de dématérialiser leur facturation pour rendre leur facture conforme à la loi, mais c'est une erreur qui peut leur coûter cher. Numéria prend en charge l'établissement de factures électroniques juridiquement et légalement valables, avec des contenus qui mentionnent toutes les informations utiles au traitement de la facture.

Les factures hybrides : un double système très performant

On parle de facture hybride quand elle comporte deux composantes à la fois distinctes et complémentaires :

• un PDF/A-3 ; dont l'avantage principal est qu'il permet d'insérer des documents de tout format, ce qui est fort utile dans le monde des affaires. Ce PDF est fait pour les humains ;
• un fichier XML : ce sont de simples documents qui utilisent des balises personnalisées pour décrire et structurer des données. C'est un langage fait pour les robots et les algorithmes.

C'est cette double caractéristique qui permet à une facture hybride d'être lisible par une personne tout en étant traitée par une machine. L'utilisateur qui reçoit la facture la comprend, la machine l'archive et la classe correctement, de manière sécurisée et traçable. La facture est parfaitement structurée.

Nos outils pour passer à la facture électronique

Numeria vous fait profiter de ses deux plateformes, ProDIP et Mon Coffre, qui fonctionnent en synergie. Voici leurs différences ;

• Pro DIP : est un système de recherche avancée, qui permet de suivre l'avancée des dossiers. La consultation en ligne est très intuitive et l'archivage se fait au fur et à mesure par l'envoi des documents vers Mon Coffre ;
• Mon Coffre : tous les documents envoyés sur le coffre-fort utilisateur (factures, contrats, bulletins de paie, lettres d'information, convocations AG…) sont sécurisés. Vous pouvez envoyer ou recevoir des documents dématérialisés, ce qui fluidifie considérablement la communication interne et externe de l'entreprise.

Numéria obtient un retour sur investissement (ROI) en moins d'un an, pour la quasi-totalité de ses nombreux clients. Nos équipes sont à votre écoute, afin de vous faciliter la vie, dans le cadre de votre développement commercial. Nous améliorons la gestion de vos accords commerciaux, qui seront plus facilement gérables. Vous pourrez ainsi affiner votre stratégie, grâce à des outils de facturation électroniques extrêmement performants.

Passez à la dématérialisation de vos documents d'entreprise Solutions de coffre-fort numérique pour salariés, documents RH, comptables, administratifs...

Facturation électronique pour les entreprises : quelles solutions choisir ?

Choisir la bonne solution de facturation électronique est très important pour une société. Il existe une multitude de logiciels de facturation sur le marché, qui représentent autant de possibilités de passer à la dématérialisation de vos factures. Mais vos besoins dans ce domaine sont spécifiques, il vous faut trouver l'outil qui répondra précisément à vos exigences, ce que ne fera pas un programme standardisé. Chaque structure a en effet ses propres exigences, un travailleur indépendant n'a pas les mêmes volumes de facturation qu'une très petite entreprise (TPE), encore moins qu'une petite ou une moyenne entreprise (PME).

Numéria conçoit et intègre votre outil de facturation électronique pour qu'il réponde vraiment à votre volume d'affaires ainsi qu'aux spécificités de votre métier. Avec un système de facturation performant, réactif et sûr, vous pourrez rendre vos relations client :

• Plus fluides
• Mieux sécurisées
• Parfaitement transparentes

C'est pour vous un gage de performance économique, grâce à une productivité améliorée, des économies d'échelles substantielles et une nouvelle approche comptable, plus dynamique et moins chronophage.

Nous allons voir maintenant comment Numéria met en place un système de facturation électronique dans une entreprise.

Comment mettre en place la facturation électronique en tant qu'entreprise ?

La meilleure option pour mettre en place la facturation électronique de tout votre service comptable, c'est de la confier aux équipes de Numéria. Nous sommes en effet des spécialistes reconnus de la dématérialisation des données, domaine dans lequel nous excellons depuis de nombreuses années. Nous avons permis à de multiples entreprises de franchir le pas de la transition électronique, dans des conditions optimales de sécurité et pour des coûts d'installations vraiment abordables. Pour chacune de ces sociétés, nos collaborateurs ont procédé avec une méthodologie simple et ordonnée :

• Ils ont fait un diagnostic complet des systèmes informatiques en place ;
• Ils ont effectué un audit spécifique du service comptable ;
• Ont proposeé une solution concrète et chiffrée.

Avec l'approche Numéria, vous n'aurez pas de mauvaises surprises, nos devis sont en effet extrêmement détaillés. Ils permettent à tout dirigeant d'entreprise de connaître les forces et les faiblesses de son service de facturation, ce qui lui permet de choisir la meilleure stratégie pour réussir sa transition numérique. Voyons maintenant trois exemples de mise en place de la facturation électronique, pour des entreprises de tailles différentes.

La facturation électronique pour TPE et PME

Faire passer un document physique (en format papier) à un document électronique (en format numérique) permet d'optimiser les performances d'un service de comptabilité. Mais quand il s'agit d'une TPE ou d'une PME, est-ce si important ?

La réponse est oui, tout d'abord car la facturation électronique sera obligatoire pour les TPE et PME comme pour les autres entreprises dès 2024. Mais elle apporte aussi des avantages conséquents en termes de dématérialisation des données. A fortiori pour les très petites structures, dans lesquelles la comptabilité est la plupart du temps faite par le dirigeant lui-même. En effet, dans un proche avenir, les documents pré-remplis seront omniprésents, ce qui facilitera grandement la vie des chefs d'entreprises des petites sociétés. Un bon commerçant, un artisan consciencieux, un prestataire de service indépendant, ce n'est pas quelqu'un qui maîtrise les arcanes de la législation comptable. Cette dernière évolue rapidement, se tenir au fait de toutes les évolutions n'est pas toujours évident : la facturation électronique est donc une simplification pour toutes les TPE et PME, avec des factures expédiées au bon endroit, sans risque de perte ou de falsification. Avec un logiciel Numéria, les TPE comme les PME peuvent optimiser leurs performances en réduisant les taux d'erreurs rencontrés lors de leurs diverses facturations. Ce gain de temps et d'énergie est très profitable à ces structures légères, qui pourront ainsi consacrer plus d'attention à leur clientèle. Passons à la facturation pour les entreprises de taille intermédiaire, qui font largement appel à nos compétences.

Mettre en place un outil de facturation électronique pour votre entreprise

La facturation électronique pour les ETI

Les évolutions en cours concernant les systèmes de facturation obligent les structures intermédiaires à adapter leurs pratiques comptables. Tous les services chargés des facturations se doivent de communiquer aux services de l'État des factures structurées, cohérentes sur les plans légaux et fiscaux. Il convient de porter un regard particulier sur la législation en vigueur, qui évolue rapidement.

Avec Numéria, vous bénéficiez de la mise à jour constante des obligations légales, dans le respect du cadre réglementaire contractuel. Nous mettons à jour tous vos formulaires, sans que vous ayez à modifier les logiciels de facturation électronique installés en début de mission. Ainsi, vous êtes toujours équipés avec les outils de facturation les plus performants du marché, vos facturations sont donc toujours en adéquation avec vos besoins de trésorerie. C'est pour vous une garantie de bonne gestion, grâce à des économies d'échelle, profitables à tous les services de votre société. En effet, une ETI se doit de maximiser la performance de chacun de ses postes, pour faire face à la concurrence de structures plus puissantes. En optimisant la facturation grâce à la numérisation de vos données, vous pouvez consacrer plus de ressources à la recherche de nouveaux clients. Ainsi, vous transférez votre énergie vers le secteur de la prospection, ce qui augmentera votre chiffre d'affaires à terme. Voyons maintenant le cas des grandes entreprises, que Numéria équipe également avec succès depuis fort longtemps.

La facturation électronique pour les grandes entreprises

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues de faire transiter leurs factures via Chorus Pro. En utilisant le format électronique, les économies sont conséquentes. Mais ces processus sont très longs à mettre en place, surtout pour les grandes entreprises. En effet, ces dernières possèdent des milliers de factures, qu'il leur faut toutes transformer en données numériques. Ce changement de paradigme demande une attention de tous les instants, tant les volumes de données à traiter sont importants.

C'est à ce moment que Numéria intervient, afin de mettre en œuvre cette transition numérique dans des conditions optimales. Il faut en effet restructurer des services entiers de comptabilité, sans perdre les données précédemment stockées sous forme de factures en papier. Il s'agit d'un travail d'orfèvre, que nous confions à nos meilleurs collaborateurs, qui possèdent une réelle expertise dans la transition numérique.

Toutefois, les transactions inter-entreprises restent faiblement dématérialisées, ce qui génère des surcoûts dommageables pour les entreprises, qui mettent parfois du temps à se mettre en conformité avec toutes leurs obligations légales. Le rôle de Numéria, c'est d'être auprès des entrepreneurs pour leur éviter de passer à côté de cette formidable opportunité : la digitalisation de toute leur facturation.

Pourquoi la facturation électronique devient-elle obligatoire ?

Le gouvernement incite toutes les entreprises basées en France et soumises à la TVA à se mettre en conformité avec les dernières lois de transition numérique. Voici les raisons pour lesquelles l'État rend ces transformations obligatoires :

Renforcer la compétitivité des entreprises

L'objectif premier de cette réforme est d'alléger la charge administrative des entreprises, quelle que soit leur taille. La facturation électronique va permettre de simplifier les processus de facturation. Elle va égelement pemrettre de raccourcir les délais de paiement. C'est un point capital, car beaucoup de sociétés courent après leur argent, ce qui met leur trésorerie en difficulté. En diminuant les coûts de facturation, un premier pas est franchi, le coût d'une facture électronique est même inférieur à celui d'un simple timbre-poste. La comparaison est encore plus frappante avec les frais engendrés par une facture papier, qui est de plus de dix euros : il s'agit donc bien de gains conséquents, qui améliorent vraiment la compétitivité des TPE, tout en leur simplifiant les tâches liées à leur facturation.

Simplifier les obligations déclaratives des entreprises

Une déclaration de TVA est une opération complexe, qui peut se révéler difficile à remplir. Grâce à un pré-remplissage des déclarations, il sera bientôt possible de satisfaire automatiquement à ce document, sans risque d'erreur majeur. Avec un système aussi sûr, les entreprises seront à même de proposer leurs biens, services ou prestations au prix le plus juste, grâce à une meilleure connaissance de leur tissu économique. C'est donc un réel bonus compétitif qui avantagera les entrepreneurs les plus prompts à se mettre en conformité avec les nouvelles normes comptables en matière de facturation dématérialisée. Ils auront accès à un système simplifié de facturation qui fonctionnera par divers canaux :

• L'envoi par pdf : qui transite par les mails. Très rapide, ils ne dispense pas d'une présentation de facturation correcte, afin d'être juridiquement valable ;
• L'e-facture : qui est pré-éditée, conforme aux dernières évolutions comptables et qui évite un stockage physique des documents ;
• L'e-invoicing : qui permet de suivre l'ensemble du processus de suivi de paiement à la fois pour l'émetteur de factures (le fournisseur) et son destinataire (le client) ;
• Le format Factur-X : un nouveau format de facture dématérialisée « mixte » basé sur un fichier PDF (norme PDF/A3) représentant la facture originale couplé à un fichier de données structuré (XML). C'est très pratique car n'importe quelle personne comprend cette présentation, qui rappelle les factures papiers.

Quel que soit le format d'envoi choisi, la facturation électronique doit être parfaitement structurée. Le caractère mixte ou hybride de la facture est secondaire, c'est un moyen de dématérialiser les données liées à l'édition des factures d'une entreprise.

Pour limiter les risques de fraudes

Une facturation dématérialisée est une arme très efficace contre les fraudeurs. En effet, ces derniers ne pourront plus spolier aussi aisément les honnêtes commerçants et les entrepreneurs sincères. Ainsi, les opérateurs économiques de bonne foi seront protégés plus efficacement, grâce à un pilotage quasi-automatique de leur facturation. C'est un élément important de sécurité financière qui peut éviter à toutes sortes d'entreprises de mettre en danger ses actifs. En effet, avec le développement du commerce en ligne, les entreprises sont devenues de véritables proies pour les prédateurs numériques. Il s'agit de menaces à prendre très au sérieux, car toutes les sociétés sont concernées par ce fléau. Mais là encore, Numéria dispose d'une solution, afin de mettre à l'abri vos données.

Protéger vos données avec Numéria, c'est facile

Nous avons mis au point un système de protection à double entrée, particulièrement efficace. Avec notre solution d'archivage ProDIP, vous facturez simplement toutes vos prestations et ensuite, MonCoffre les protège définitivement en les plaçant dans son coffre-fort numérique. Cette ingénieuse combinaison fonctionne de manière simultanée et automatique, ce qui vous garantit une protection complète de toutes vos informations liées à la facturation.

Vous gardez la main en permanence, grâce au suivi de dossier, consultable en direct. Ainsi, vous pouvez surveiller l'évolution de chacun de vos contrats, au fur et mesure de son avancement. C'est un point capital, qui permet de raccourcir les délais de paiement grâce à une traçabilité instantanément accessible. Plus besoin de recherches fastidieuses ou de demandes répétées à un service comptable injoignable. En tant que chef d'entreprise, vous pouvez garder un œil sur tous vos documents, grâce à un accès unique et protégé à votre espace. C'est cette adaptabilité et cette simplicité d'utilisation qui ont permis à Numéria de conquérir de nombreux marchés liés à la transformation numérique. Avec nous, votre facturation électronique est entre les meilleures mains : les vôtres !

Oui
La facture électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, quel que soit leur statut (micro, PME, ETI, grande entreprise).

Calendrier 

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.
• 1er septembre 2026 : grandes entreprises et ETI doivent émettre leurs factures au format électronique.
• 1er septembre 2027 : obligation d'émission étendue aux PME et micro-entreprises.

Numéria propose des solutions de digitalisation sur-mesure

La dématérialisation de documents consiste à transformer vos documents papier (factures, contrats, bulletins de paie, bons de commande...) en fichiers numériques sécurisés. Cette démarche facilite la gestion documentaire, réduit les coûts liés à l'impression et optimise la productivité de vos équipes grâce à des outils de GED (Gestion Électronique des Documents).

Plus de 1000 clients actifs

L'archivage des documents consiste à conserver et protéger vos documents importants sur une plateforme numérique sécurisée. L'objectif est de garantir leur traçabilité, intégrité et disponibilité dans le temps.
Chez Numeria, l'archivage électronique s'effectue via notre solution ProDIP, un outil GED performant permettant de stocker, rechercher et consulter vos documents en toute sécurité.

ProDIP RH est une plateforme numérique complète développée par Numeria, permettant de centraliser et digitaliser l'ensemble des documents du personnel (contrats, arrêts maladie, congés, évaluations, certificats...).
Elle simplifie la gestion RH, la signature électronique et l'archivage sécurisé des données au sein d'une interface unique.

La technologie libère du temps pour l'écoute et le conseil. L'enjeu est de redéployer les équipes sur l'accompagnement, la médiation et l'analyse plutôt que la saisie. Le « digital care » se conçoit autour de moments clés : accueil personnalisé, feedbacks fréquents, accès facilité aux services RH, parcours de formation contextualisés.

Coffre fort salarié : Quels intérêts pour votre entreprise ?

Lorsque l'on parle de coffre fort salarié, il n'est plus seulement question de cette fameuse boîte blindée, cachée derrière un tableau. Ce terme désigne certes, un espace très sécurisé, mais ce dernier n'est plus obligatoirement physique. Grâce aux nouvelles technologies de ces dernières années, il est désormais possible de profiter d'un espace en ligne inviolable. Les coffres fort salarié se révèlent être très pratiques dans le cadre de la GED (Gestion électronique des documents). Ces plateformes permettent de stocker et de mettre à disposition divers documents confidentiels comme les bulletins de paie et des contrats de travail. Très pratique pour les salariés, vous verrez qu'ils le sont également pour les employeurs ou les membres du personnel RH. En utilisant un coffre fort salarié sécurisé, vous évitez la distribution des documents par voie postale et la longue étape de la mise sous pli. Tout peut se faire de façon dématérialisée. Plus de détails sur ce type de prestation proposée par Numeria ! Une petite révolution aura bientôt lieu dans votre société...

Coffre fort salarié : pour qui ?

Le coffre-fort électronique présente de nombreux avantages pour toutes les parties prenantes d'une entreprise. Comme nous le verrons dans quelques instants, il facilite la vie de tous les membres d'une organisation. Du côté des employés, ces derniers peuvent consulter et stocker leurs bulletins de paie depuis un espace sécurisé. Pour ce faire, il leur suffira de se rendre sur leur espace personnel et d'entrer leur identifiant et leur mot de passe. Avec Numeria, tous leurs documents seront centralisés et dématérialisés. À tout moment, ils pourront s'y connecter et les consulter. Afin, lors de demande de justificatif (dans le cadre d'une simulation de prêt par exemple), ils n'auront pas besoin de les scanner. Ils pourront directement les envoyer à leur courtier. Les employeurs et les personnes dédiées aux RH vont aussi apprécier de travailler avec Numeria. L'édition, l'impression et la distribution des bulletins de paie sont des actions chronophages. Chaque mois, cela nécessite du temps et de l'énergie. Avec un coffre-fort employeur, ce processus obligatoire et incontournable va être grandement accéléré. Dans ce cas, il suffit d'éditer les bulletins de paie, rien de plus ! Par la suite, les salariés pourront y accéder en quelques clics. Tout cela est rendu possible par la loi du Travail concernant la dématérialisation du bulletin de paie en 2017. Désormais, l'employeur peut les envoyer sans l'accord préalable de son salarié. Ce dernier peut cependant s'occuper à ce mode de transmission et demander à recevoir de nouveau ces documents en version papier. Cette loi permet aux entreprises de gagner du temps et d'être plus productives. La dématérialisation des documents est aussi idéale pour réduire les impressions papier et l'utilisation des consommateurs comme des cartouches d'encre ou les enveloppes. Avoir un coffre fort salarié contribue à la protection de la planète !

La distribution automatique des documents grâce au coffre fort salarié

Édition, impression, distribution, stockage... Ces différentes étapes, vous les connaissez bien. Ce sont celles destinées à la distribution des bulletins de paie tous les mois. Bien que cela permette de circuler dans les couloirs et de rencontrer ses collègues, cette tâche est rébarbative et demande beaucoup de temps. Il est aussi intéressant de souligner que depuis le premier confinement, notre façon de travailler a été modifiée. En effet, durant plusieurs semaines, nous étions contraints de rester à notre domicile. Dans ce genre de situation, comment recevoir son bulletin de paie ? C'est justement dans ce cas où Numeria se révèle encore plus pratique et indispensable ! Grâce à ce nouveau service, le quotidien au sein de votre service RH va être simplifié. Sur une seule et même plateforme, il est possible d'éditer toutes les fiches de paie. Après avoir configuré le logiciel en amont, tout se fait automatiquement. Toutes les données relatives à vos salariés sont centralisées et disponibles en un coup d'œil : nom, prénom, salaire annuel, anciennement, absence durant le mois... Elles sont par la suite enregistrées sur un coffre-fort employeur. Une fois les bulletins édités, ils sont envoyés sur le coffre fort des salariés. Depuis leur ordinateur ou les smartphones, ces derniers peuvent les consulter et les télécharger en cas de besoin. Ils sont stockés sur une plateforme sécurisée et aucune perte de document n'est possible. Les fonctionnalités mises à la disposition des salariés ne s'arrêtent pas là. Afin de retrouver rapidement un document, une recherche avancée est disponible. La possibilité d'effectuer une signature électronique va quant à elle offrir un impressionnant gain de temps au quotidien lors des échanges et de la réalisation de nombreuses tâches. Grâce à elle, plus besoin de se déplacer. Tout peut se faire depuis son canapé, limitant ainsi les risques.

Coffre fort salarié : un gain de temps et de sécurité

Le temps est une denrée précieuse et limitée dans le temps. Il est donc nécessaire de la gérer de la façon la plus optimale possible. Les nouvelles technologies ont déjà permis de nous simplifier la vie sur divers plans : moins d'emails avec les messageries d'entreprises, fin des tickets restaurants qui sont désormais utilisables via une carte unique... C'est dans cette tendance que Numeria s'inscrit ! La gestion électronique des documents (GED) offre un important gain de temps. Cette digitalisation des actions permet de supprimer des actions chronophages. Dans les entreprises, la partie administrative et RH requièrent beaucoup de temps : édition des bulletins de paie, des contrats de travail... Numeria l'a bien compris et propose d'y remédier avec ses coffres forts électroniques. L'ensemble des documents à destination des salariés est désormais stocké de façon sécurisée sur nos serveurs en Ile de France. Plus besoin de se déplacer pour les récupérer. Ce service répond à des besoins actuels et permet de s'adapter au télétravail. Les salariés travaillent désormais majoritairement depuis leur domicile. Il a donc fallu trouver une alternative à la remise des bulletins de paie en main propre. Cette nouvelle façon de communiquer vous est proposée par Numeria.

Numéria : expert de la gestion électronique des documents

Depuis 1974, Numeria propose des prestations dans le domaine de l'informatique et de la gestion des documents d'entreprises. Au fil des années, la marque a su développer ses compétences afin de répondre à de nouveaux besoins liés à la digitalisation. Quatre entités sont regroupées au sein de Numeria dans le but d'être en mesure de proposer les services suivants :

• Dématérialisation des documents
• Archivage
• Distribution de documents dans un espace sécurisé
• Externalisation des impressions

Depuis notre création, nous avons su accompagner des centaines d'entreprises et répondre à leurs problématiques. Tout est mis en œuvre afin de satisfaire nos clients. En effet, nous apportons une réponse personnalisée et adaptée aux enjeux de chacun. Tout au long de la collaboration, nos équipes sont présentes afin de vous guider pas après pas. N'hésitez pas à nous contacter dès maintenant afin de découvrir notre prestation de coffre fort salarié et employeur. La mise en place de ce service est rapide et vous permettra de gagner en productivité ! Salariés, service RH... Toutes les parties prenantes de votre entreprise pourront profiter de cette solution de dématérialisation des documents.

Boostez votre efficacité professionnelle grâce à la signature électronique

Dans le monde professionnel actuel, chaque minute compte. L'optimisation des processus de travail est donc une priorité pour améliorer la productivité et réaliser un significatif gain de temps. Parmi les outils modernes disponibles, la signature électronique se présente comme une solution efficace, permettant aux entreprises non seulement de gagner du temps mais également d'améliorer la sécurité de leurs transactions documentaires.

L'impact de la signature électronique sur le gain de temps

Le principal avantage de la signature électronique est son impressionnant potentiel de réduction du temps alloué aux tâches administratives. En effet, ce système permet de signer des documents en quelques clics sans nécessiter de déplacements ou de manipulations physiques. Une étude récente démontre que l'utilisation de la signature électronique peut réduire le temps de traitement des documents de près de 80%. Ceci est particulièrement bénéfique dans les environnements où les contrats et les accords jouent un rôle crucial, comme dans les secteurs juridiques, immobiliers et financiers.

• Diminution des délais de signature
• Réduction de la gestion des documents papier
• Simplification des procédures d'approbation

Amélioration de la productivité dans divers départements

La mise en place de la signature électronique transcende les gains de temps pour toucher directement la productivité globale des employés. Par exemple, dans un département de ressources humaines, l’utilisation de cet outil pour les contrats d’embauche et les documents internes assure une gestion beaucoup plus rapide et efficiente. De même, dans les départements de vente et de service client, les contrats peuvent être signés instantanément, ce qui permet de conclure des affaires plus rapidement et avec moins d'erreurs.

• Accélération des cycles de vente
• Optimisation des workflows en RH
• Favorise la satisfaction et la rétention client

Besoin de plus d'information sur la signature éléctronique ?

Des avantages financiers tangibles pour les entreprises

En plus de l'amélioration de la productivité et du gain de temps, adopter la signature électronique a un impact direct sur la rentabilité des entreprises. Réduire l'utilisation du papier, économiser sur les frais d'expédition et minimiser le stockage physique sont quelques-unes des économies immédiates. Par ailleurs, la diminution des erreurs contractuelles aboutit à moins de litiges, ce qui se traduit par des économies substantielles en termes de coûts légaux et administratifs.

• Économie sur les coûts matériels (papier, impression)
• Réduction des frais de poste et de courrier
• Moins de risques juridiques liés aux erreurs documentaires

Consolidation de la sécurité et de la conformité légale

Un autre aspect essentiel de la signature électronique est sa capacité à renforcer la sécurité des documents signés. Les signatures électroniques générées sont cryptées et accompagnées de tampons temporels et d'enregistrements d'audit, garantissant leur authenticité et intégrité. De plus, elles répondent aux normes strictes imposées par les réglementations telles que le RGPD en Europe, offrant ainsi une conformité légale inégalée.

• Renforcement de la sécurité des transactions
• Authenticité et intégrité des documents assurées
• Conformité avec les législations internationales

Adaptation facile et rapide pour toutes les tailles d'entreprises

Que vous soyez une petite startup ou une grande multinationale, intégrer la signature électronique dans vos pratiques quotidiennes est simple et s’adapte à tous les niveaux de complexité opérationnelle. De nombreux fournisseurs proposent des solutions personnalisables qui peuvent être configurées pour répondre spécifiquement aux besoins de votre entreprise, facilitant ainsi l'inclusion d'une technologie à la fois innovante et évolutive.

• Personnalisation flexible selon les exigences de l'entreprise
• Intégration aisée dans les systèmes existants
• Évolutivité vers d'autres formes de digitalisation des processus

Les avantages apportés par la signature électronique influencent profondément l'efficacité opérationnelle des entreprises, transformant non seulement les processus internes mais aussi la manière dont les compagnies interagissent avec leurs clients et partenaires. Par cette transformation digitale, les sociétés s’équipent non seulement pour l'ère numérique mais stabilisent également leurs structures pour les défis futurs.

Les Avantages d'une Solution RH pour Votre Entreprise

ProDIP RH, c'est la digitalisation complète du dossier salarié et de la gestion RH.

Moins de papier, moins de risques d'erreur, plus de traçabilité et une meilleure expérience collaborateur.

Dans un monde où les entreprises sont en constante évolution, la gestion des ressources humaines (RH) joue un rôle crucial. Adopter une solution RH moderne et intégrée peut transformer la manière dont une entreprise gère ses talents, améliore sa productivité et maintient un environnement de travail harmonieux. Cet article explore les nombreux avantages qu'une solution RH peut offrir à votre entreprise.

Solution RH : Découvrez notre nouvelle plateforme RH

Optimisation du Temps et de l'Efficacité

ProDIP RH est une solution de gestion des ressources humaines conçue par Numéria, expert en dématérialisation et gestion documentaire depuis plus de 40 ans.
Elle permet de centraliser l'ensemble des informations et documents collaborateurs dans un espace unique, sécurisé et accessible en ligne.

Grâce à une interface intuitive et à un moteur de workflow entièrement paramétrable, ProDIP RH s'adapte aux besoins spécifiques de chaque organisation : TPE, PME, collectivités, associations ou grands groupes.

Coffre-fort employeur dans le Val-d’Oise : une solution sécurisée pour la gestion des documents RH

Pour les entreprises du Val-d’Oise, assurer la sécurité des documents RH et leur conformité légale est un enjeu majeur. Le coffre-fort employeur est une solution numérique qui permet de stocker, gérer et protéger tous les documents relatifs aux salariés, des contrats de travail aux bulletins de paie, en passant par les dossiers de formation. Avec cette solution, les employeurs peuvent facilement accéder aux informations tout en garantissant la confidentialité des données.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort employeur et pourquoi l’adopter dans le Val-d’Oise ?

Un coffre-fort employeur est un espace de stockage numérique sécurisé, spécialement conçu pour conserver les documents des employés. Dans un département dynamique comme le Val-d’Oise, où les entreprises recherchent des solutions de gestion modernes et fiables, le coffre-fort numérique représente une avancée significative pour la dématérialisation et la sécurité des données. Il facilite non seulement l’accès aux documents, mais assure aussi leur intégrité et leur conformité avec les régulations en vigueur, telles que le RGPD.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les entreprises du Val-d’Oise

En adoptant un coffre-fort employeur, les entreprises du Val-d’Oise bénéficient de nombreux avantages. Ce système assure :

• La sécurité des données sensibles : avec un chiffrement de haut niveau, les documents sont protégés contre tout accès non autorisé.
• La conformité légale : le coffre-fort numérique aide à se conformer aux exigences de conservation et de protection des données, en particulier avec le RGPD.
• Une gestion simplifiée : l’accès aux documents est centralisé et optimisé, permettant aux employeurs de retrouver facilement les informations nécessaires.

Le coffre-fort employeur : une solution pour la dématérialisation RH

Le processus de dématérialisation RH est en pleine expansion, surtout dans les entreprises du Val-d’Oise qui cherchent à moderniser leur gestion documentaire. Grâce au coffre-fort numérique, il est désormais possible de stocker les documents RH dans un espace numérique sécurisé et conforme. Cette solution permet aux employeurs d’alléger la gestion administrative et de réduire l’usage du papier, contribuant ainsi à une démarche écoresponsable.

Assurer la confidentialité des données RH avec le coffre-fort employeur

Dans le Val-d’Oise, la protection des données sensibles est une priorité pour les entreprises. Avec un coffre-fort employeur, les documents RH sont non seulement stockés de manière numérique, mais aussi protégés par des technologies avancées de cryptage. Cette solution assure que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations, garantissant ainsi une stricte confidentialité des données.

En plus de la sécurité, le coffre-fort numérique permet de centraliser la gestion des documents RH, ce qui réduit considérablement le risque de pertes de documents et d’erreurs humaines. Les employeurs peuvent être certains que tous les dossiers sont accessibles, intègres, et en totale conformité avec les lois en vigueur.

Un coffre-fort numérique pour les TPE et PME du Val-d’Oise

Pour les petites et moyennes entreprises du Val-d’Oise, la mise en place d’un coffre-fort numérique peut s’avérer être un levier important de compétitivité. Cette solution offre des bénéfices adaptés aux besoins des TPE et PME, notamment en matière de réduction de l’espace de stockage physique, d’économie de temps dans la gestion administrative et d’amélioration de la sécurité documentaire.

En effet, avec le coffre-fort employeur, les petites structures peuvent gérer leurs documents RH de manière professionnelle, tout en optimisant leurs coûts et en répondant aux exigences réglementaires de manière simple et rapide.

Les étapes pour la mise en place d’un coffre-fort employeur dans une TPE ou PME

• Analyse des besoins : déterminer les types de documents à stocker et les niveaux d’accès requis.
• Choix de la solution : sélectionner un prestataire fiable qui propose un coffre-fort numérique conforme aux normes de sécurité.
• Formation des équipes : assurer que le personnel soit formé à l’utilisation et à la gestion de cet outil de manière optimale.

Le rôle du coffre-fort employeur pour la conformité RGPD dans le Val-d’Oise

Avec les réglementations de plus en plus strictes en matière de protection des données, telles que le RGPD, le coffre-fort employeur devient un atout essentiel pour les entreprises du Val-d’Oise. Ce système permet de conserver les documents des salariés dans un environnement sécurisé et d’éviter ainsi les violations potentielles de la confidentialité des données.

Le respect du RGPD implique notamment la mise en place de processus clairs pour garantir que les données sont protégées contre les accès non autorisés, les altérations ou les pertes accidentelles. En optant pour un coffre-fort numérique, les employeurs peuvent démontrer leur engagement envers la protection des données et répondre aux attentes de leurs collaborateurs et clients en matière de sécurité des informations.

Optimiser la gestion documentaire avec le coffre-fort employeur dans le Val-d’Oise

Pour les entreprises du Val-d’Oise, le coffre-fort employeur représente une solution de choix pour rationaliser et optimiser la gestion des documents RH. En centralisant tous les fichiers numériques dans un espace unique et sécurisé, les employeurs peuvent gérer plus efficacement les ressources humaines, tout en réduisant les coûts liés à la gestion physique des documents.

En réduisant la charge de travail administrative, le coffre-fort numérique permet aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cette transition vers la dématérialisation s’inscrit également dans une démarche de développement durable, en limitant l’usage du papier et en contribuant à la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise.

Pourquoi choisir Numeria pour la mise en place de votre coffre-fort employeur dans le Val-d’Oise ?

Avec plusieurs années d’expérience dans le domaine de la gestion documentaire numérique, Numeria accompagne les entreprises du Val-d’Oise dans la mise en place de solutions de coffre-fort numérique adaptées à leurs besoins. L’expertise de Numeria en matière de sécurité et de conformité en fait un partenaire de confiance pour la gestion des documents sensibles.

En choisissant Numeria, vous bénéficiez d’un accompagnement complet, de l’analyse initiale de vos besoins jusqu’à la mise en place et la formation de vos équipes. Nos solutions sont conçues pour répondre aux exigences spécifiques des entreprises locales, qu’elles soient des TPE, PME ou de plus grandes structures, et pour s’adapter aux évolutions des normes de sécurité et de protection des données.

Conclusion : le coffre-fort employeur, un investissement stratégique pour les entreprises du Val-d’Oise

Le coffre-fort employeur est bien plus qu’un simple outil de stockage. C’est une solution stratégique qui offre aux entreprises du Val-d’Oise un moyen de garantir la sécurité, la conformité et l’efficacité de leur gestion documentaire RH. En adoptant cette solution, les employeurs peuvent se concentrer sur le développement de leurs activités, tout en ayant l’assurance que les données de leurs salariés sont protégées et en conformité avec les réglementations.

Que vous soyez une petite entreprise ou une structure plus établie dans le Val-d’Oise, Numeria vous aide à tirer le meilleur parti de la digitalisation de vos documents. Avec une gestion optimisée et une protection renforcée des informations RH, vous êtes prêts à relever les défis de la transformation numérique.

Coffre-fort employeur à Saint-Ouen-l’Aumône : une solution sécurisée pour la gestion des documents RH

Pour les entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône, la sécurité des documents RH et la conformité aux réglementations sont des priorités majeures. Le coffre-fort employeur offre une solution numérique qui permet de centraliser, stocker et sécuriser les informations sensibles des salariés, comme les contrats de travail, les bulletins de paie, et les dossiers RH. Cette solution assure un accès confidentiel et protégé aux données, tout en répondant aux exigences légales.

Pourquoi adopter un coffre-fort employeur à Saint-Ouen-l’Aumône ?

Le coffre-fort employeur est un espace de stockage numérique sécurisé, conçu pour protéger les documents RH. À Saint-Ouen-l’Aumône, où les entreprises locales cherchent à optimiser et sécuriser leur gestion documentaire, le coffre-fort numérique constitue une réponse efficace aux besoins de dématérialisation et de protection des données. Il facilite un accès rapide et sécurisé aux documents, tout en garantissant leur conformité au RGPD.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône

Les entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône bénéficient de nombreux avantages en optant pour un coffre-fort employeur. Cette solution offre notamment :

• Une protection avancée des données sensibles : avec des technologies de chiffrement de pointe, les documents sont protégés contre tout accès non autorisé.
• Une conformité aux normes légales : le coffre-fort numérique aide les entreprises à se conformer aux exigences de conservation et de protection des données RH, en respectant le RGPD.
• Une gestion optimisée : la centralisation des documents simplifie l’accès pour les équipes RH, améliorant ainsi les processus administratifs.

Le coffre-fort employeur : une solution pour la dématérialisation RH à Saint-Ouen-l’Aumône

La dématérialisation des documents RH devient un atout stratégique pour les entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône. Avec un coffre-fort numérique, elles peuvent stocker leurs documents RH dans un espace sécurisé et conforme, réduisant ainsi le besoin de papier et simplifiant la gestion des ressources humaines.

Assurer la confidentialité des données RH avec le coffre-fort employeur

Pour les entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône, la protection des informations sensibles est essentielle. Grâce au coffre-fort employeur, les documents RH sont stockés numériquement et sécurisés par des protocoles de cryptage avancés, garantissant un accès réservé aux utilisateurs autorisés.

En plus de sécuriser les informations, le coffre-fort numérique centralise la gestion des documents RH, ce qui réduit les risques de pertes ou d’erreurs. Les employeurs peuvent ainsi être certains que leurs dossiers sont accessibles en toute sécurité et en conformité avec les exigences réglementaires.

Un coffre-fort numérique pour les TPE et PME de Saint-Ouen-l’Aumône

Pour les petites et moyennes entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône, la mise en place d’un coffre-fort numérique peut constituer un levier de compétitivité. Cette solution offre des avantages adaptés aux TPE et PME locales, notamment en réduisant l’espace de stockage physique, en optimisant la gestion des documents RH et en garantissant la sécurité des informations.

Avec le coffre-fort employeur, les petites entreprises peuvent structurer la gestion de leurs données RH tout en réduisant les coûts et en répondant aux exigences de conformité de manière simple et accessible.

Les étapes pour mettre en place un coffre-fort employeur dans une TPE ou PME de Saint-Ouen-l’Aumône

• Évaluation des besoins : déterminer les types de documents à stocker et les niveaux d’accès requis.
• Choix de la solution : sélectionner un prestataire offrant un coffre-fort numérique conforme aux normes de sécurité.
• Formation des équipes : s'assurer que le personnel est bien formé pour utiliser et gérer cet outil efficacement.

Le rôle du coffre-fort employeur pour la conformité RGPD à Saint-Ouen-l’Aumône

Dans un contexte réglementaire de plus en plus exigeant, le coffre-fort employeur s’impose comme un atout majeur pour les entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône souhaitant respecter les normes RGPD. Ce système de stockage sécurisé garantit la protection des documents RH, assurant la confidentialité des données personnelles.

En adoptant des processus de sécurisation des informations, les employeurs de Saint-Ouen-l’Aumône démontrent leur engagement pour la protection des données, répondant ainsi aux attentes de leurs collaborateurs et clients en matière de sécurité.

Optimiser la gestion documentaire avec le coffre-fort employeur à Saint-Ouen-l’Aumône

Pour les entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône, le coffre-fort employeur constitue une solution efficace pour rationaliser la gestion des documents RH. La centralisation des données dans un espace sécurisé permet une gestion fluide, tout en réduisant les coûts liés au stockage physique.

En simplifiant les processus administratifs, le coffre-fort numérique aide les équipes RH à se concentrer sur des tâches plus stratégiques. De plus, en limitant l’usage du papier, cette solution contribue à une démarche écoresponsable.

Pourquoi choisir Numeria pour la mise en place de votre coffre-fort employeur à Saint-Ouen-l’Aumône ?

Avec une expertise reconnue dans la gestion documentaire numérique, Numeria accompagne les entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône dans la mise en place de solutions de coffre-fort numérique. Notre savoir-faire en matière de sécurité et de conformité fait de nous un partenaire de confiance pour la gestion des documents RH.

En optant pour Numeria, vous bénéficiez d’un accompagnement complet, de l’analyse de vos besoins à la mise en place et la formation de vos équipes. Nos solutions sont pensées pour répondre aux attentes des entreprises locales, qu’elles soient des TPE, PME ou des structures plus importantes, tout en s'adaptant aux évolutions des normes de sécurité.

Conclusion : le coffre-fort employeur, un investissement stratégique pour les entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône

Le coffre-fort employeur représente bien plus qu’un simple outil de stockage pour les entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône. Il constitue une solution stratégique qui permet de garantir la sécurité, la conformité et l’efficacité dans la gestion des données RH. En adoptant cette solution, les employeurs peuvent se concentrer sur la croissance de leur activité, tout en ayant la certitude que les informations de leurs salariés sont protégées et en conformité avec la législation.

Que vous soyez une petite entreprise en développement ou une structure établie à Saint-Ouen-l’Aumône, Numeria vous accompagne dans la digitalisation de vos documents RH. Avec une gestion optimisée et une sécurité renforcée, vous êtes prêts à relever les défis de la transformation numérique.

Coffre-fort numérique dans le Val-d’Oise : une solution de sécurité et de conformité pour toutes les entreprises

Pour les entreprises du Val-d’Oise, de toutes tailles et de tous secteurs, la gestion sécurisée des documents sensibles est un enjeu majeur. Numeria propose une solution de coffre-fort numérique qui répond aux exigences de sécurité, de conformité et de praticité. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, notre coffre-fort numérique vous permet de gérer et de protéger vos documents RH, fiscaux, et juridiques dans un espace conforme aux normes les plus strictes.

Pourquoi choisir un coffre-fort numérique pour votre entreprise du Val-d’Oise ?

Situé au cœur d’une région économique en pleine expansion avec des villes comme Cergy, Argenteuil, et Pontoise, le Val-d’Oise accueille de nombreuses entreprises en pleine croissance. Dans ce contexte, la protection des informations est essentielle pour éviter les risques de fuites de données, garantir la conformité légale et faciliter la gestion documentaire. Le coffre-fort numérique de Numeria offre une solution simple et sécurisée qui s’adapte aux besoins variés des entreprises locales, tout en assurant la protection et la confidentialité des informations stockées.

Les avantages du coffre-fort numérique de Numeria pour les entreprises du Val-d’Oise

Notre solution de coffre-fort numérique est conçue pour répondre aux besoins des entreprises en matière de sécurité et de gestion documentaire. Voici quelques avantages clés :

• Sécurité avancée des données : grâce à un chiffrement de haut niveau et un accès contrôlé, les documents sont protégés contre tout accès non autorisé.
• Conformité aux normes légales : en s’assurant que les données RH, fiscales et juridiques sont conservées dans le respect des réglementations (comme le RGPD), notre solution garantit une gestion conforme des documents.
• Optimisation de la gestion documentaire : en centralisant les documents dans un espace unique et sécurisé, le coffre-fort numérique simplifie les processus de recherche, d’archivage et d’audit.

Un coffre-fort numérique adapté à chaque taille d’entreprise

Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise dans le Val-d’Oise, Numeria s’adapte à vos besoins spécifiques. Notre coffre-fort numérique est modulable et s’ajuste en fonction de vos volumes de documents et de vos exigences en matière de gestion documentaire. Les petites structures peuvent ainsi profiter d’une solution de sécurité professionnelle à coût accessible, tandis que les entreprises de plus grande envergure bénéficient d’options avancées pour gérer des flux de données importants, tout en assurant une conformité stricte.

Comment le coffre-fort numérique garantit-il la conformité RGPD ?

La réglementation RGPD impose aux entreprises de protéger les données personnelles de leurs clients et collaborateurs. Le coffre-fort numérique de Numeria offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour répondre à ces exigences : chiffrement des données, accès sécurisé, traçabilité des actions et durée de conservation contrôlée. En optant pour notre solution, vous vous assurez de respecter les réglementations en vigueur tout en renforçant la confiance de vos partenaires et de vos employés.

Le coffre-fort numérique : un outil pour simplifier la dématérialisation dans le Val-d’Oise

En plus de garantir la sécurité, le coffre-fort numérique est un excellent levier pour la dématérialisation des documents RH et administratifs. Dans une zone économique dynamique comme le Val-d’Oise, où le gain de productivité est crucial, cette solution permet aux entreprises de gérer facilement leurs documents tout en réduisant l’utilisation de papier. Les villes comme Argenteuil, Cergy et Pontoise, qui abritent de nombreux pôles d’activités, bénéficient ainsi d’une solution moderne qui facilite la gestion quotidienne des données tout en contribuant aux démarches écoresponsables.

Les étapes clés pour la mise en place d’un coffre-fort numérique avec Numeria

Numeria simplifie la mise en place de votre coffre-fort numérique. Nous vous accompagnons à chaque étape pour une intégration facile et rapide :

• Évaluation des besoins : identification des types de documents à stocker et des niveaux de sécurité requis.
• Paramétrage personnalisé : configuration du coffre-fort en fonction des spécificités de votre entreprise pour garantir une sécurité maximale.
• Formation des utilisateurs : une formation complète pour s’assurer que vos équipes utilisent efficacement et en toute sécurité l’outil.

Numeria : votre partenaire de confiance pour la sécurité des données dans le Val-d’Oise

En tant qu’expert en gestion documentaire numérique, Numeria accompagne les entreprises du Val-d’Oise, de Cergy à Argenteuil, dans la mise en place de solutions de coffre-fort numérique. Notre expertise en sécurité et conformité nous permet de vous proposer des services adaptés à vos besoins, qu’il s’agisse de sécuriser vos documents RH, vos dossiers fiscaux ou vos archives légales.

Avec Numeria, vous bénéficiez d’un service personnalisé et d’une solution de coffre-fort numérique qui évolue avec votre entreprise. Que vous soyez une PME en croissance ou une grande entreprise, nous mettons à votre disposition une infrastructure sécurisée pour répondre aux exigences les plus élevées en matière de sécurité documentaire.

Conclusion : un investissement stratégique pour les entreprises du Val-d’Oise

Le coffre-fort numérique est bien plus qu’un simple espace de stockage : c’est une solution stratégique qui garantit la sécurité, la conformité et la facilité de gestion pour toutes les entreprises du Val-d’Oise. En optant pour cette solution, vous optimisez vos processus tout en ayant l’assurance que vos documents sensibles sont protégés et conformes aux réglementations en vigueur.

Que vous soyez basé à Cergy, Argenteuil, ou Pontoise, Numeria vous aide à relever les défis de la transformation numérique. Notre coffre-fort numérique vous offre une gestion sécurisée et optimisée pour garantir la pérennité de vos données et soutenir votre croissance.

Numeria est une entreprise française experte en dématérialisation et gestion électronique de documents (GED). Nous accompagnons les entreprises dans la numérisation, la diffusion et l’archivage sécurisé de leurs documents RH, comptables, administratifs et juridiques. Notre mission : simplifier vos processus, réduire les coûts papier et garantir la conformité légale de vos échanges

Coffre-fort numérique à Éragny-sur-Oise : une solution de proximité pour la sécurité de vos documents

Pour les entreprises d’Éragny-sur-Oise, Numéria, situé à proximité, propose un coffre-fort numérique qui répond aux besoins de sécurité, de conformité et de simplification de la gestion documentaire. Que vous dirigiez une petite entreprise, une PME ou une grande organisation, notre solution sécurisée permet de centraliser et protéger vos documents sensibles tout en garantissant leur conformité avec le RGPD et les normes légales en vigueur.

Pourquoi choisir un coffre-fort numérique pour votre entreprise à Éragny-sur-Oise ?

Les entreprises d’Éragny-sur-Oise, qu’elles soient dans le secteur du commerce, des services, ou de l’industrie, ont besoin d’une gestion optimale et sécurisée de leurs documents sensibles. Le coffre-fort numérique de Numéria vous permet de stocker, protéger et gérer efficacement vos documents RH, fiscaux et administratifs, tout en répondant aux exigences de sécurité et de conformité.

Les fonctionnalités clés du coffre-fort numérique de Numéria

Notre solution de coffre-fort numérique inclut des fonctionnalités avancées qui facilitent la gestion des documents tout en assurant leur sécurité :

• Chiffrement des données : vos documents sont protégés contre tout accès non autorisé pour garantir leur confidentialité.
• Contrôle d’accès sécurisé : gestion des permissions pour que seuls les utilisateurs autorisés puissent consulter les documents sensibles.
• Archivage conforme : conservation des documents selon les exigences légales, assurant leur intégrité et leur valeur probante.
• Accès en ligne : centralisation des documents pour un accès distant sécurisé, simplifiant ainsi la gestion quotidienne.

Une solution flexible et adaptable pour chaque entreprise à Éragny-sur-Oise

Le coffre-fort numérique de Numéria est conçu pour s’adapter aux besoins de chaque type d’entreprise. Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande organisation, notre solution s’ajuste en fonction de votre taille et de vos besoins spécifiques. Les petites entreprises profitent d’une sécurité optimale à un coût raisonnable, tandis que les grandes structures bénéficient de fonctionnalités avancées pour gérer un volume important de documents en toute conformité.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les entreprises d’Éragny-sur-Oise

Adopter un coffre-fort numérique présente de nombreux avantages pour les entreprises d’Éragny-sur-Oise :

• Conformité RGPD : respect des normes légales et du RGPD pour garantir la protection des données personnelles.
• Réduction des coûts : en dématérialisant les documents, vous optimisez la gestion documentaire et réduisez les frais liés au stockage physique.
• Intégrité et traçabilité : conservation sécurisée des documents pour garantir leur valeur probante.

Un coffre-fort numérique en conformité avec le RGPD

Pour les entreprises manipulant des informations sensibles, la conformité au RGPD est indispensable. Le coffre-fort numérique de Numéria vous aide à respecter ces obligations grâce à des fonctionnalités telles que le chiffrement des données, le contrôle d’accès, et la traçabilité des actions. Cette solution garantit la sécurité des documents et la protection des informations personnelles.

Mise en place de votre coffre-fort numérique avec Numéria à Éragny-sur-Oise

Numéria vous accompagne à chaque étape de l’implémentation de votre coffre-fort numérique pour garantir une utilisation optimale et sécurisée :

• Analyse des besoins : évaluation des types de documents à stocker et des niveaux de sécurité requis.
• Configuration personnalisée : paramétrage du coffre-fort numérique en fonction des spécificités de votre entreprise.
• Formation des utilisateurs : formation complète pour garantir que vos équipes utilisent l’outil en toute sécurité et efficacité.

Numéria : votre partenaire de confiance pour la gestion documentaire à Éragny-sur-Oise

Spécialiste en gestion documentaire numérique, Numéria accompagne les entreprises d’Éragny-sur-Oise dans leur transformation numérique. Notre coffre-fort numérique est conçu pour garantir la sécurité, la conformité et la facilité d’accès de vos documents. Que vous soyez une petite structure ou une grande entreprise, nous adaptons nos solutions pour répondre aux besoins spécifiques de chaque client.

Conclusion : un investissement stratégique pour les entreprises d’Éragny-sur-Oise

Le coffre-fort numérique est une solution indispensable pour les entreprises d’Éragny-sur-Oise qui souhaitent garantir la sécurité, la conformité et la gestion optimale de leurs documents sensibles. En choisissant Numéria, vous investissez dans une solution de proximité qui protège vos informations et simplifie leur accessibilité.

Que vous soyez une TPE en expansion ou une grande structure établie, Numéria vous accompagne pour relever les défis de la transformation numérique grâce à une solution de coffre-fort numérique sécurisée et performante.

Coffre-fort numérique à Boulogne-Billancourt et dans les Hauts-de-Seine : une solution de sécurité pour vos documents sensibles

Les entreprises de Boulogne-Billancourt, qu’elles soient dans les secteurs des services, du commerce ou de l’industrie, font face à des besoins cruciaux de sécurité et de gestion de leurs documents sensibles. Numéria propose un coffre-fort numérique qui répond aux exigences de protection, de conformité et de simplicité de gestion documentaire pour les entreprises locales. Cette solution vous permet de centraliser, sécuriser et gérer vos documents tout en garantissant leur conformité avec le RGPD et les normes légales.

Pourquoi choisir un coffre-fort numérique pour votre entreprise dans les Hauts-de-Seine ?

Dans une ville économique dynamique comme Boulogne-Billancourt, la protection des informations sensibles est essentielle. Que vous dirigiez une TPE, une PME ou une grande entreprise, le coffre-fort numérique de Numéria vous aide à sécuriser et archiver vos documents RH, administratifs et fiscaux en toute sérénité. Cette solution garantit non seulement la confidentialité de vos informations, mais également leur accessibilité rapide et sécurisée.

Les fonctionnalités clés du coffre-fort numérique de Numéria

Pour répondre aux exigences des entreprises de Boulogne-Billancourt et des Hauts-de-Seine, notre coffre-fort numérique est doté de fonctionnalités avancées :

• Chiffrement des données : protection des documents contre tout accès non autorisé, assurant leur confidentialité.
• Contrôle d’accès : gestion des autorisations pour limiter l’accès aux seuls utilisateurs autorisés.
• Archivage conforme : conservation des documents en conformité avec les exigences légales pour garantir leur valeur probante.
• Accès en ligne sécurisé : consultation à distance et centralisée, facilitant la gestion documentaire quotidienne.

Une solution flexible et adaptée à chaque entreprise des Hauts-de-Seine

Que vous soyez une petite structure ou une grande organisation à Boulogne-Billancourt, le coffre-fort numérique de Numéria s’adapte aux besoins spécifiques de votre entreprise. Les TPE et PME bénéficient d’une sécurité professionnelle accessible, tandis que les grandes entreprises disposent de fonctionnalités avancées pour gérer de grands volumes de documents en toute conformité.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les entreprises de Boulogne-Billancourt

Le coffre-fort numérique offre de nombreux avantages pour les entreprises de Boulogne-Billancourt et des Hauts-de-Seine :

• Conformité RGPD : respect des normes de protection des données et sécurité renforcée pour vos informations sensibles.
• Réduction des coûts : en dématérialisant les documents, vous optimisez la gestion documentaire et réduisez les coûts liés au stockage physique.
• Intégrité et traçabilité : conservation sécurisée pour garantir la valeur probante des documents en cas d’audit.

Un coffre-fort numérique conforme aux exigences RGPD pour les entreprises des Hauts-de-Seine

Pour les entreprises manipulant des données sensibles, la conformité au RGPD est cruciale. Numéria propose un coffre-fort numérique intégrant des fonctionnalités de chiffrement, de gestion des accès et de traçabilité des actions, garantissant ainsi une protection complète et une conformité totale avec les normes en vigueur.

Numéria : un accompagnement complet pour la mise en place de votre coffre-fort numérique à Boulogne-Billancourt

Numéria vous accompagne dans chaque étape de l’implémentation de votre coffre-fort numérique pour une utilisation sécurisée et adaptée à vos besoins :

• Analyse des besoins : évaluation des types de documents à sécuriser et des niveaux de sécurité requis.
• Configuration personnalisée : paramétrage du coffre-fort numérique pour répondre aux spécificités de votre entreprise.
• Formation des équipes : formation pour une utilisation optimale de la solution en toute sécurité.

Numéria : votre partenaire de confiance en gestion documentaire dans les Hauts-de-Seine

Spécialiste en gestion documentaire numérique, Numéria accompagne les entreprises de Boulogne-Billancourt et des Hauts-de-Seine dans leur transformation digitale avec des solutions de coffre-fort numérique sécurisées et conformes aux normes. Que vous soyez une petite structure, une PME ou une grande entreprise, Numéria adapte ses services pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.

Conclusion : un investissement stratégique pour les entreprises de Boulogne-Billancourt et des Hauts-de-Seine

Le coffre-fort numérique est une solution essentielle pour les entreprises de Boulogne-Billancourt souhaitant garantir la sécurité, la conformité et l’efficacité dans la gestion de leurs documents sensibles. En choisissant Numéria, vous investissez dans une solution fiable et évolutive qui protège vos informations tout en simplifiant leur accessibilité.

Que vous soyez une jeune entreprise en croissance ou une organisation bien établie, Numéria vous aide à relever les défis de la transformation numérique avec un coffre-fort numérique performant et conforme aux exigences légales.

L'importance d'être une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

La transformation numérique est en pleine accélération, et la dématérialisation des processus administratifs se trouve au cœur de cette évolution. En France, la réforme de la facturation électronique impose de nouvelles normes pour les entreprises, rendant le rôle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) essentiel. Mais qu'est-ce qu'une PDP, et pourquoi est-il crucial pour une entreprise de travailler avec un tel acteur ?

Chez Numeria, nous accompagnons les organisations dans cette transition en proposant des solutions adaptées, que ce soit pour la dématérialisation complète des factures ou pour l’intégration avec les futurs dispositifs de facturation électronique.

Qu’est-ce qu’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ?

Une PDP est une plateforme agréée par l’administration fiscale pour assurer la transmission, la réception, et parfois l’archivage des factures électroniques dans le cadre de la réforme de la facturation électronique obligatoire à partir de 2024. Ces plateformes servent d’intermédiaire fiable entre les entreprises et l’administration fiscale.

Pour obtenir l’immatriculation en tant que PDP, une organisation doit respecter un ensemble strict de normes techniques, réglementaires et de sécurité, garantissant ainsi que les processus de facturation dématérialisée soient conformes et sécurisés.

Pourquoi est-il important d’être PDP ?

1. Conformité légale et réglementaire

Avec l’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises en France, les PDP jouent un rôle clé dans la conformité. Elles assurent :

• La transmission des factures dans le format requis par l’administration fiscale.
• Le respect des normes d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des documents électroniques.
• L’intégration des exigences liées aux données de facturation.

2. Simplification des processus

Les entreprises doivent gérer un volume croissant de factures tout en respectant les nouvelles obligations. Les PDP simplifient ces démarches en offrant une solution centralisée pour la gestion, l’émission, la réception et l’archivage des factures. Cela permet de :

• Réduire les erreurs manuelles.
• Accélérer les processus de paiement et de traitement.
• Optimiser les flux financiers et opérationnels.

3. Sécurité et fiabilité

La protection des données est un enjeu majeur dans le cadre de la dématérialisation. Une PDP garantit :

• Une transmission sécurisée des informations grâce à des systèmes de chiffrement avancés.
• Une traçabilité totale pour chaque transaction.
• Une conservation conforme et sécurisée des factures pour répondre aux obligations fiscales et légales.

4. Accompagnement personnalisé

Une PDP ne se limite pas à un simple rôle technique. Elle accompagne ses clients dans :

• La compréhension des nouvelles obligations.
• La mise en place d’un processus adapté aux spécificités de l’entreprise.
• L’optimisation de la transition numérique pour transformer cette contrainte réglementaire en opportunité stratégique.

Pourquoi passer par une PDP ?

• Conformité légale garantie : une PDP est reconnue par l’administration et respecte les règles d’authenticité, d’intégrité et de traçabilité des documents.
• Transmission automatisée et sécurisée : les factures sont envoyées directement à vos partenaires commerciaux et au PPF, dans le format requis.
• Simplification des processus internes : en centralisant vos échanges, vous gagnez en efficacité et réduisez les risques d’erreurs.

En choisissant une solution comme celle de Numeria, vous vous assurez une transition en douceur vers la facturation électronique obligatoire, avec un accompagnement sur mesure.

Les bénéfices pour les entreprises

Travailler avec une PDP apporte de nombreux avantages, notamment :

• Efficacité accrue : Les entreprises économisent du temps et des ressources grâce à une automatisation complète.
• Réduction des coûts : La gestion électronique des factures réduit les coûts liés au papier, au stockage et aux processus manuels.
• Amélioration de la collaboration : Les échanges avec les clients et les fournisseurs deviennent plus fluides et transparents.
• Avantage concurrentiel : En adoptant tôt la facturation électronique avec une PDP, les entreprises prennent une longueur d’avance sur leurs concurrents.

Les bénéfices pour les entreprises Travailler avec une PDP apporte de nombreux avantages, notamment : Efficacité accrue : Les entreprises économisent du temps et des ressources grâce à une automatisation complète. Réduction des coûts : La gestion électronique des factures réduit les coûts liés au papier, au stockage et aux processus manuels. Amélioration de la collaboration : Les échanges avec les clients et les fournisseurs deviennent plus fluides et transparents. Avantage concurrentiel : En adoptant tôt la facturation électronique avec une PDP, les entreprises prennent une longueur d’avance sur leurs concurrents.

Numeria : Votre partenaire PDP de confiance

Chez Numeria, nous sommes fiers d’être immatriculés comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Cette reconnaissance est le fruit de notre engagement à fournir des solutions fiables, sécurisées et conformes pour accompagner nos clients dans la transition numérique.

Nous proposons :

• Une expertise éprouvée en transformation numérique.
• Des outils intuitifs pour simplifier vos processus de facturation.
• Un accompagnement sur-mesure pour répondre aux besoins spécifiques de votre activité.

Conclusion : Une transition incontournable

Être PDP n’est pas seulement un label technique, c’est un rôle stratégique au service des entreprises et de l’administration fiscale. En collaborant avec une plateforme comme Numeria, les entreprises peuvent aborder la réforme de la facturation électronique avec sérénité, efficacité et sécurité.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos services en tant que PDP ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner.

Devis

En savoir plus sur la facturation électronique

Pour mieux comprendre les enjeux, les obligations et les étapes de mise en place, consultez notre guide complet : Tout savoir sur la dématérialisation des factures.

Qui sommes-nous ? Numeria est acteur de la digitalisation depuis 1974

Nous mettons en place des systèmes de dématérialisation des documents. Notre but ? Faciliter la gestion administrative des entreprises, que vous soyez une TPE, une PME, micro-entrepreneur, ETI ou grand groupe.

Des solutions de dématérialisation des documents

Coffre-fort numérique employeur et salarié
Signature électronique
Solution de dématérialisation des documents
Solution d’archivage et de stockage des documents

Coffre-fort salarié

À quoi sert le coffre-fort salarié ?

Le coffre-fort salarié est propre à chaque salarié. Il permet de :

• Recevoir les documents de l’entreprise
• Consulter ses bulletins de salaire et autres documents d'entreprise
• Signer des documents (contrat de travail, documents RH) grâce à la signature électronique

Le coffre-fort salarié, couplé au coffre-fort employeur, facilite l'échange des documents. Chez Numeria, le coffre-fort salarié est créé sur la plateforme MonCoffre.

Archivage électronique

des documents comptables

Vous recherchez une solution pour automatiser l’archivage de vos documents comptables en restant dans la légalité ? Vous souhaitez gagner de la place en salle d’archives ou encore retrouver un document rapidement ? Pensez à l’archivage électronique de vos documents comptables.

Chacun de vos documents comptables doit être conservé pendant une durée légale donnée pour chacun d’entre eux. Grâce à la solution d'archivage électronique, le document électronique a la même valeur légale que le document papier, mais la durée de conservation de chacun des documents est automatisée.

Numéria, acteur de la digitalisation, conçoit votre solution d’archivage électronique des documents comptables.

Contrat de travail électronique : Simplifiez votre processus de signature avec Numeria

Signature électronique du contrat de travail : simplifiez et sécurisez vos embauches avec Numeria

La signature électronique du contrat de travail est aujourd'hui une étape clé de la transformation digitale des ressources humaines.
Avec Numeria, vous bénéficiez d'une solution sécurisée, conforme au règlement eIDAS, et simple d'utilisation pour vos collaborateurs comme pour vos recruteurs.

Nous comprenons l'importance de simplifier et d'accélérer le processus de signature des contrats de travail au sein de votre entreprise. C'est pourquoi Numéria vous propose des solutions spécialisées dans la signature électronique de contrats de travail.

Le flux de document est digitalisé, centralisé et sécurisé.

Le lien entre coffre-fort salarié et coffre-fort employeur, avec des échanges de documents directs et sécurisés

Dans le cadre de la dématérialisation des démarches administratives, les « coffres-forts numériques » sont devenus des outils incontournables pour sécuriser les échanges de documents entre les employeurs et leurs salariés. Ces coffres-forts virtuels permettent de stocker, partager et consulter des documents sensibles, tels que les contrats de travail, les fiches de paie, les attestations de congé ou encore les relevés de retraite, dans un environnement sécurisé et conforme aux exigences légales de confidentialité.

Le lien entre le coffre-fort salarié et celui de l’employeur joue un rôle fondamental dans cette démarche. Chacun de ces espaces numériques est conçu pour garantir une sécurité optimale des données, en utilisant des technologies de cryptage et des protocoles d’accès rigoureux. Les informations sont protégées contre les risques de piratage, de perte ou de falsification, et chaque accès est tracé pour en assurer la traçabilité.

L’échange direct de documents entre ces deux coffres-forts se fait sans intermédiaire, ce qui évite les risques d’erreurs ou de perte d’informations lors de la transmission par email ou par courrier papier. Par exemple, lorsqu’un employeur souhaite transmettre une fiche de paie ou une attestation, il peut directement la déposer dans le coffre-fort numérique du salarié. Celui-ci reçoit une notification de l’arrivée du document et peut le consulter en toute sécurité. De même, si un salarié doit soumettre un document à son employeur (comme un certificat médical), il peut le déposer directement dans le coffre-fort de l’entreprise, où le responsable des ressources humaines pourra y accéder en toute simplicité.

Cette solution présente de nombreux avantages, tant pour l’employeur que pour le salarié. Elle simplifie les démarches administratives, réduit les risques d’erreurs, facilite l’accès aux documents et garantit une confidentialité totale. De plus, la dématérialisation des échanges contribue à une meilleure gestion du temps et à une réduction de l'empreinte écologique de l'entreprise. En somme, le lien entre les coffres-forts numériques des employeurs et des salariés favorise une relation professionnelle moderne, transparente et respectueuse des normes de sécurité et de confidentialité.

Le flux de document est digitalisé, centralisé et sécurisé.

Le lien entre coffre-fort salarié et coffre-fort employeur, avec des échanges de documents directs et sécurisés

Dans le cadre de la dématérialisation des démarches administratives, les « coffres-forts numériques » sont devenus des outils incontournables pour sécuriser les échanges de documents entre les employeurs et leurs salariés. Ces coffres-forts virtuels permettent de stocker, partager et consulter des documents sensibles, tels que les contrats de travail, les fiches de paie, les attestations de congé ou encore les relevés de retraite, dans un environnement sécurisé et conforme aux exigences légales de confidentialité.

Le lien entre le coffre-fort salarié et celui de l’employeur joue un rôle fondamental dans cette démarche. Chacun de ces espaces numériques est conçu pour garantir une sécurité optimale des données, en utilisant des technologies de cryptage et des protocoles d’accès rigoureux. Les informations sont protégées contre les risques de piratage, de perte ou de falsification, et chaque accès est tracé pour en assurer la traçabilité.

L’échange direct de documents entre ces deux coffres-forts se fait sans intermédiaire, ce qui évite les risques d’erreurs ou de perte d’informations lors de la transmission par email ou par courrier papier. Par exemple, lorsqu’un employeur souhaite transmettre une fiche de paie ou une attestation, il peut directement la déposer dans le coffre-fort numérique du salarié. Celui-ci reçoit une notification de l’arrivée du document et peut le consulter en toute sécurité. De même, si un salarié doit soumettre un document à son employeur (comme un certificat médical), il peut le déposer directement dans le coffre-fort de l’entreprise, où le responsable des ressources humaines pourra y accéder en toute simplicité.

Cette solution présente de nombreux avantages, tant pour l’employeur que pour le salarié. Elle simplifie les démarches administratives, réduit les risques d’erreurs, facilite l’accès aux documents et garantit une confidentialité totale. De plus, la dématérialisation des échanges contribue à une meilleure gestion du temps et à une réduction de l'empreinte écologique de l'entreprise. En somme, le lien entre les coffres-forts numériques des employeurs et des salariés favorise une relation professionnelle moderne, transparente et respectueuse des normes de sécurité et de confidentialité.

Externalisation des impressions - Distribution des impressions électroniques

Bienvenue sur la page dédiée à l'externalisation des impressions et à la distribution des impressions électroniques chez Numeria. Nous vous proposons une solution complète et efficace pour la gestion de vos impressions électroniques, offrant rapidité, sécurité et praticité.

Externalisation des impressions : Simplifiez votre processus d'impression

L'externalisation des impressions consiste à confier la gestion de vos impressions à un prestataire spécialisé tel que Numeria. Cela vous permet de vous libérer des tâches liées à l'impression, telles que l'achat de matériel, la maintenance des équipements et la gestion des consommables.

Nous mettons à votre disposition une équipe d'experts en impression qui s'occupe de tous les aspects de l'impression électronique, garantissant des résultats de qualité et une gestion efficace de vos documents.

Une solution de dématérialisation des documents comptables

Vous souhaitez améliorer la gestion de vos documents comptables et pensez à la dématérialisation ? En plus des nombreux avantages que confère la dématérialisation de vos documents comptables, Numéria propose des solutions de GED spécifiquement adaptées aux besoins de votre entreprise.

Quels documents comptables dématérialiser ? Quelles sont les pièces comptables à dématérialiser ? 

Aujourd'hui, un document dématérialisé a la même valeur juridique qu'un document papier, si cela est effectué sur une solution de GED. Ainsi, tous vos documents comptables peuvent être dématérialisés. Contrats fournisseurs, bons de commande, bons de livraison, factures clients et factures fournisseurs, grand livre et registres... sont dématérialisables.

Pour une comptabilité zéro papier, les pièces comptables à dématérialiser incluent les factures clients et fournisseurs, les notes de frais, les achats, les ventes, ainsi que toutes les pièces justificatives directement liées à la comptabilité. Il faut également intégrer tous les états comptables tels que les bilans, les journaux, le grand livre, les comptes de résultats et leurs annexes, qui doivent être conservés et archivés au format numérique.

Découvrez les avantages de la GED pour les documents comptables

La facture électronique deviendra-t-elle obligatoire pour toutes les entreprises ?

La facture électronique est désormais obligatoire dans pour toutes les entreprises qui doivent envoyer leur facture à des institutions publiques.

Mais l'article 56 du Projet de la Loi de Finances de 2020, stipule que « les factures des transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée sont émises sous forme électronique et les données y figurant sont transmises à l'administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée ».

Ainsi toutes les factures soumises à la TVA devraient être électroniques.

Mais quand ?

L'article 56 ne donne pas de date fixe mais annonce que les modalités d'instauration du dispositif pourraient commencer au plus tôt à partir de janvier 2023 et au plus tard en 2025.

Et ce sous réserve, de l'obtention d'une autorisation du Conseil de l'Union européenne (un texte similaire a été accordé à l'Italie). Les mesures d'application du dispositif doivent normalement (le Covid 19 a quelque peu chamboulé l'agenda de nos élus) être discutées avant le 1 septembre 2020.

Le but de la facture électronique, outre le gain de temps et d'argent que les entreprises obtiendraient est celui d'assurer un suivi du recouvrement de la TVA lors des transactions nationales et/ou internationales. Car la TVA est une source majeure dans le financement du budget de l'Etat.

Le suivi électronique des transactions inter-entreprises pourrait permettre de lutter contre la fraude, puisque certaines données sur les factures électroniques seraient partagées directement à l'administration et celle-ci pourrait préremplir le montant de la TVA à déclarer.

Il reste donc à établir au sein du gouvernement, la forme et le périmètre que devraient prendre la facture électronique, la manière dont la future loi devra s'appliquer, de la même façon que la loi Macron de 2015 ou d'une application globale à toutes les entreprises ?

Nous serons là pour vous tenir au courant !

Qui sommes nous Créateur de vos solutions de dématérialisation des documents et GED

Numéria, acteur de la digitalisation et sécurisation des documents et données.
Depuis 1974, nous vous proposons un ensemble de services sur-mesure qui s’appuie sur les différentes normes et règles en vigueur.

La satisfaction client par la qualité du service et l’excellence.
Des collaborateurs impliqués, professionnels et compétents.

Le traitement des données relatives aux documents stockés et distribués par Numeria respecte la certification ISO 27001 (N° Certifications : 015394 | 0154405) .

Numeria est immatriculé PDP par la DGFIP

En savoir +

Les obligations légales de la facture électronique selon la taille de l’entreprise Facture électronique 2026 : calendrier et obligations

Votre entreprise est-elle prête pour l’échéance e‑invoicing ? En France, la facture électronique s’appliquera à toutes les entreprises assujetties à la TVA, avec la réception obligatoire et une émission progressive selon la taille entre 2026 et 2027. Le cadre juridique s’appuie sur l’Ordonnance 2021‑1190 et les précisions de la DGFiP sur impots.gouv.fr, avec un objectif : lutte contre la fraude à la TVA, traçabilité et réduction des coûts administratifs confirmés par economie.gouv.fr.

Obtenir un devis gratuit  

Pourquoi la facture électronique devient la norme

La réforme adopte un modèle de contrôle continu des transactions articulé autour de deux volets : e‑invoicing pour les factures B2B domestiques en formats structurés, et e‑reporting pour les ventes B2C et certaines opérations internationales. Les échanges transitent via le Portail Public de Facturation (PPF) ou des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), potentiellement interfacées par un Opérateur de Dématérialisation (OD). Résultat : moins d’erreurs, un suivi des statuts et une automatisation accrue du cycle order‑to‑cash. Pour les fondamentaux, explorez notre page dématérialisation des factures.

Réception, émission, e‑reporting : trois obligations complémentaires

• Réception : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des e‑factures via les canaux reconnus (PPF/PDP) et dans des formats interopérables.
• Émission : l’obligation arrive par paliers, des grands groupes vers les PME/TPE et micro‑entrepreneurs.
• e‑Reporting : transmission périodique des données pour le B2C et l’international non couvert par l’e‑invoicing.

Formats et mentions : Factur‑X, UBL, CII

La conformité repose sur des formats structurés : Factur‑X (PDF/A‑3 + XML), UBL et CII, alignés sur la norme EN 16931. Les mentions obligatoires (SIREN/SIRET, TVA, lignes, montants, échéances) résident dans le fichier structuré et sont vérifiées automatiquement. Pour sécuriser la conservation et la preuve, consultez nos conseils en archivage électronique des factures.

Calendrier et obligations par taille d’entreprise

L’État a confirmé un déploiement échelonné : réception obligatoire pour tous, puis émission et e‑reporting selon la taille (première vague pour ETI/grands groupes, puis PME/TPE et micro‑entrepreneurs). Tenez-vous informé des jalons officiels sur impots.gouv.fr et economie.gouv.fr.

Micro‑entrepreneurs et TPE : aller à l’essentiel

La priorité est la réception : mettez à jour votre annuaire (SIREN/SIRET, adresses de service) et validez les mentions obligatoires. Si vous émettez peu, le PPF suffit ; si vous voulez automatiser, un OD ou une PDP simplifie l’e‑reporting B2C/export et le suivi des statuts. Découvrez notre guide « prêt‑à‑l’emploi » sur la dématérialisation des factures.

PME : fiabiliser l’émission et la trésorerie

Connectez votre ERP via API, standardisez les règles TVA (codes, exemptions) et mettez en place des contrôles pré‑émission. Le routage par SIREN, la capture des statuts (reçu, refusé) et l’archivage probant réduisent les rejets et accélèrent les encaissements. Pour un accompagnement structuré, explorez notre plateforme PDP et son rôle dans la réforme.

ETI et grands groupes : orchestrer la complexité

En contexte multi‑ERP/multi‑pays, choisissez une PDP avec SLA, gestion des conversions de formats, monitoring et règles de complétude TVA. Consolidez l’e‑reporting (B2C, export), appuyez‑vous sur des tableaux de bord et une piste d’audit fiable. Côté gouvernance documentaire, notre page archivage électronique détaille la conservation probante et les preuves à conserver.

Contactez-nous

PPF, PDP, OD : quelle trajectoire de conformité choisir ?

Critères clés : volumes, intégration, international, SLA

• PPF : socle public, adapté aux faibles volumes et aux besoins essentiels (réception/émission).
• OD : connecteur vers PPF/PDP pour automatiser sans refonte du SI.
• PDP : services avancés (routage, contrôles TVA, analytics, interopérabilité internationale) pour volumes élevés et environnements complexes.

Gouvernance des données et qualité de l’annuaire

La conformité dépend d’abord des référentiels : SIREN/SIRET, adresses de service, schémas TVA. Assurez la mise à jour de l’annuaire, paramétrez des règles de validation (doublons, taux incohérents), et journalisez les événements pour la traçabilité. Pour sécuriser vos documents à forte valeur juridique, notre page signature électronique détaille les usages et niveaux eIDAS.

Plan d’action en 90 jours : du diagnostic à la mise en production

S1 – Cadrer : cartographiez les flux (B2B, B2C, export), évaluez les volumes, priorisez les pilotes.
S2 – Équiper : choisissez PPF/OD/PDP, préparez les formats (Factur‑X, UBL, CII) et l’archivage probant.
S3 – Intégrer : connectez ERP/Compta, testez routage, conversions, reprise d’historique.
S4 – Déployer : pilote restreint, KPI (taux de rejet, DSO, coûts unitaires), puis industrialisation.

Parler à un consultant facturation électronique

FAQ — Vos questions fréquentes sur les obligations e‑facture

1) La réception des e‑factures est‑elle obligatoire pour toutes les entreprises ?
Oui, la réception est généralisée à l’ensemble des assujettis TVA selon le calendrier officiel publié par l’administration.

2) Quand devrai‑je émettre des e‑factures selon la taille de mon entreprise ?
Les vagues d’émission démarrent par les ETI/grands groupes, puis s’étendent aux PME/TPE et micro‑entrepreneurs entre 2026 et 2027.

3) L’e‑reporting me concerne‑t‑il ?
Oui, pour les ventes B2C et certaines opérations internationales non couvertes par l’e‑invoicing domestique.

4) Faut‑il signer électroniquement chaque e‑facture ?
Non dans le modèle français : l’authenticité et l’intégrité sont garanties par PPF/PDP et le format structuré.

5) Quels formats dois‑je utiliser ?
Factur‑X, UBL ou CII, conformes à EN 16931, selon vos cas d’usage et vos partenaires.

6) Quelles preuves conserver ?
Fichiers sources, horodatage, journaux d’événements, preuves de dépôt/routage et archivage probant pendant la durée légale.

7) PPF, PDP ou OD : comment choisir ?
Arbitrez selon volumes, intégrations, couverture internationale, SLA et besoins d’analytique.

8) Quels bénéfices métiers puis‑je attendre ?
Moins de rejets, DSO réduit, baisse des coûts, traçabilité renforcée et visibilité cash‑flow.

Pour aller plus loin

• E‑invoicing : formats, canaux et e‑reporting expliqués
• Sécurisez et archivez vos factures électroniques
• Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : rôle et avantages
• Archivage électronique : preuves, durées et conformité
• Signature électronique : valeur légale et usages

Passez à l’action dès aujourd’hui

Retenez l’essentiel : réception obligatoire pour tous, émission progressive selon la taille, e‑reporting pour B2C et l’international, le tout en formats structurés avec archivage probant. En choisissant la bonne trajectoire (PPF/OD/PDP) et en fiabilisant vos référentiels (SIREN/SIRET, TVA), vous gagnez en conformité, en efficacité opérationnelle et en traçabilité. Numeria vous accompagne du diagnostic à la mise en production, avec intégrations API, contrôles TVA et supervision des statuts.

Besoin d’être guidé pas à pas ou d’un avis sur votre trajectoire e‑invoicing ? Contactez‑nous pour des renseignements ou être guider.

Facture électronique : qu'est-ce que c'est ?

La facturation électronique permet l'échange et le traitement automatisés de factures entre deux entités professionnelles distinctes, par exemple un vendeur et un acheteur. Cette dématérialisation des factures va devenir obligatoire dès 2024, ce qui va obliger de nombreuses sociétés à adapter rapidement leurs processus pour passer à ce système automatisé, plus performant.

Le nouveau portail de services Chorus Pro a été mis en place le 21 février 2022 par le gouvernement. L'important, c'est de bien saisir qu'une facture électronique est une opportunité pour les entreprises, qui gagneront en productivité grâce à la dématérialisation de leurs facturations. Cette évolution technologique est une aubaine pour toutes les structures amenées à facturer des biens ou des services. Avec cette nouvelle technologie, toutes les contraintes sont éliminées. Plus besoin de photocopies, avec beaucoup de documents papiers qui prennent énormément de place. C'est un gain de temps qui permet donc de faire de réelles économies, grâce à un archivage dématérialisé, à la fois simple d'utilisation et très sécurisé, grâce au savoir-faire Numéria.

Tout savoir sur la dématérialisation de facture 

Facture électronique : les obligations légales pour les entreprises

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises qui travaillent avec le secteur public doivent utiliser des formats de facturations électroniques. Depuis 2020, l'État a rendu cette facturation électronique obligatoire pour les entreprises établies en France, sous réserve qu'elles soient assujetties à la TVA.

Facturation électronique : Quelles solutions pour votre entreprise ?

L'ordonnance du 15 septembre 2021 (Journal officiel du 16 septembre 2021) définit le cadre juridique nécessaire à la généralisation de la facturation électronique pour ces transactions, qui remplit les objectifs suivants :

• Simplifier la vie des entreprises : faire plus simple, plus rapide et plus efficace, ce qui fera réaliser des milliards d'euros d'économies à notre pays ;
• Faciliter les déclarations obligatoires de TVA : ces dernières seront pré-remplies, d'où moins de tracas pour les petites structures, notamment les très petites entreprises ou TPE. Ces dernières représentent plus de 2 millions d'entreprises en France, soit près des deux tiers des entreprises françaises ;
• Limiter les risques de fraude : grâce à une meilleure traçabilité, garante de la bonne foi de tous les acteurs d'une transaction. C'est une protection importante pour les petites entreprises, souvent les plus fragiles ;
• Développer un système de veille : pour suivre l'évolution des entreprises au plus près, afin de leur proposer des solutions de facturation vraiment adaptées à leurs besoins, dans des délais très rapides.

Quelle différence entre facture électronique et facture papier numérisée ?

Une facture électronique, c'est tout simplement une facture dématérialisée. Qu'on l'appelle facture électronique, numérique, digitale, ou e-facture, cela revient au même : il n'y a plus de forme physique de la facture et donc plus de papier. Ce dernier a laissé place à un système informatique, qui code, classe, protège et archive les données liées à toute facturation.

• Factures éléctroniques pour les TPE
• Factures éléctroniques pour les PME
• Factures éléctroniques pour les grandes entreprises

Ce système va se généraliser, afin d'augmenter la fluidité des transactions, mais aussi leur sécurité. Plus simple, moins chronophage, la facture électronique est une évolution incontournable, qui permet à tous les types de société d'augmenter leur productivité, grâce à des gains de temps notables. À l'inverse, la facture papier a un certain nombre d'inconvénients, que ce soit en termes de place, ou bien de temps passé pour faire des photocopies, par exemple. Elle disparaîtra prochainement, car devenu obsolète. En tant qu'acteur de la digitalisation et de la sécurisation des données et des documents, Numéria est à votre service pour vous proposer une solution adaptée à vos besoins de facturation. Fort d'une expérience de presque 50 ans, nous avons équipé des centaines de clients, qui ont réussi leur transition numérique grâce à notre expertise dans la gestion sécurisée des données.

Comment mettons-nous en place la facturation électronique chez Numéria ?

Mettre en place un processus complet de dématérialisation ne s'improvise pas. Toute votre organisation sera impactée par ce qui s'apparente à un changement majeur de votre mode de fonctionnement. Vos collaborateurs, vos clients, vos fournisseurs, tout le monde va devoir utiliser ce nouveau langage commun qu'est la facturation électronique.

Numéria vous accompagne dans cette transition, qu'il faut anticiper correctement, afin d'en faire un atout pour vous et vos équipes. Pour cela, nous veillons à ce que tout soit parfait pour votre société, en vérifiant les deux points suivants :

Les éléments devant figurer sur la facture électronique

Pour éditer une facture qui respecte les règles d'éditions légales, il faut répondre à plusieurs normes complémentaires.

Une norme générale : il s'agit des mentions obligatoires et du format de la facture. Ces éléments doivent être conformes à la législation, afin de donner une valeur juridique à la facture ;

Une règle spécifique : qui relève de l'utilisation d'un support informatique pour facturer un bien, une prestation ou un service. La facturation électronique répond à certaines exigences, qui doivent être respectées pour lui donner un caractère légal.

Numéria vous garantit une forme et un contenu parfait pour toutes vos factures électroniques. La réglementation qui encadre ce document est très précise, la respecter scrupuleusement est pour vous une assurance de la valeur comptable et fiscale de chacune de vos factures.

Les solutions de création d'e-facture

Passer toutes ses factures au format électronique, c'est bien, mais comment fait-on ? La facturation est une étape indissociable de l'aspect administratif de votre activité professionnelle. Vous devez fournir à chacun de vos clients une facture conforme à la loi, en échange des paiements qu'ils effectuent. Cette pièce justificative contient de nombreuses informations sur vous, vos clients, ainsi que sur vos prestations de services. Pour créer une facture électronique, Numéria installera une solution tout-en-un qui vous permettra de créer des factures en un clic, mais aussi tous vos devis. Vous aurez également accès à un outil intégré de planification des factures récurrentes, qui vous fera gagner beaucoup de temps. En plus, notre logiciel est équipé d'un gestionnaire des factures impayées par rapprochement bancaire, très utile pour éviter d'inutiles contentieux. Enfin, vous avez la possibilité de payer en ligne et de signer électroniquement tous vos documents, en bénéficiant d'une plus grande sécurité juridique.

Les trois types de facture électronique Numéria

Avec Numéria, vous améliorerez au passage toutes vos relations commerciales, en utilisant notre CRM, véritable stratégie de gestion des relations et interactions de votre entreprise avec vos clients, actuels ou futurs. Voici les 3 solutions de facturation que nous installons au cœur de votre service comptable pour lui permettre de fonctionner de manière optimale.

L'Échange de Données Informatisées, ou EDI : pour une facturation sûre, simple et rapide

Idéale pour répondre aux défis de notre temps, l'échange de données informatisées va placer les résultats de votre entreprise à un autre niveau. En effet, vous allez pouvoir répondre aux exigences de vos partenaires en :

• Gagnant du temps et de l'espace : ce qui vous permettra de faire évoluer certains de vos collaborateurs, la facturation réclamant moins de temps, d'énergie et donc de personnel ;
• rationalisant vos coûts : c'est la conséquence logique de ces évolutions technologiques qui améliorent tous les processus de l'entreprise, par un effet domino très positif pour votre rentabilité ;
• respectant les contraintes réglementaires : notamment les évolutions constantes des législations françaises et européennes, qui sont de grandes productrices de normes et autres directives, qu'il faut suivre pas à pas.

La facturation électronique en PDF : oui, mais attention !

Une facture peut aussi être transmise sous forme de PDF. Elle est facilement transmissible par mail sous ce format, mais il faut prendre garde à sa forme et à la valeur juridique de son contenu. De nombreux freelances pensent, à tort, qu'il suffit de dématérialiser leur facturation pour rendre leur facture conforme à la loi, mais c'est une erreur qui peut leur coûter cher. Numéria prend en charge l'établissement de factures électroniques juridiquement et légalement valables, avec des contenus qui mentionnent toutes les informations utiles au traitement de la facture.

Les factures hybrides : un double système très performant

On parle de facture hybride quand elle comporte deux composantes à la fois distinctes et complémentaires :

• un PDF/A-3 ; dont l'avantage principal est qu'il permet d'insérer des documents de tout format, ce qui est fort utile dans le monde des affaires. Ce PDF est fait pour les humains ;
• un fichier XML : ce sont de simples documents qui utilisent des balises personnalisées pour décrire et structurer des données. C'est un langage fait pour les robots et les algorithmes.

C'est cette double caractéristique qui permet à une facture hybride d'être lisible par une personne tout en étant traitée par une machine. L'utilisateur qui reçoit la facture la comprend, la machine l'archive et la classe correctement, de manière sécurisée et traçable. La facture est parfaitement structurée.

Nos outils pour passer à la facture électronique

Numeria vous fait profiter de ses deux plateformes, ProDIP et Mon Coffre, qui fonctionnent en synergie. Voici leurs différences ;

• Pro DIP : est un système de recherche avancée, qui permet de suivre l'avancée des dossiers. La consultation en ligne est très intuitive et l'archivage se fait au fur et à mesure par l'envoi des documents vers Mon Coffre ;
• Mon Coffre : tous les documents envoyés sur le coffre-fort utilisateur (factures, contrats, bulletins de paie, lettres d'information, convocations AG…) sont sécurisés. Vous pouvez envoyer ou recevoir des documents dématérialisés, ce qui fluidifie considérablement la communication interne et externe de l'entreprise.

Numéria obtient un retour sur investissement (ROI) en moins d'un an, pour la quasi-totalité de ses nombreux clients. Nos équipes sont à votre écoute, afin de vous faciliter la vie, dans le cadre de votre développement commercial. Nous améliorons la gestion de vos accords commerciaux, qui seront plus facilement gérables. Vous pourrez ainsi affiner votre stratégie, grâce à des outils de facturation électroniques extrêmement performants.

Seuls les formats structurés reconnus par l'administration fiscale sont valides :

• Factur-X (PDF + données XML intégrées)
• UBL (Universal Business Language)
• CII (Cross Industry Invoice)

Ces formats permettent le traitement automatique des données par les systèmes comptables et les plateformes agréées.
Un simple PDF envoyé par e-mail n'est pas conforme.

Qu’est-ce qu’une Plateforme Agréée ?

Plateforme Agréée (PA) ex-PDP : qu'est-ce que ça change dans la facturation électronique ?

Vous entendez parler de « plateforme agréée » sans toujours savoir ce qui la distingue d’une solution « certifiée » ou d’un prestataire « qualifié » ? Le règlement européen eIDAS encadre la confiance numérique dans toute l’UE, tandis que la réforme de la facturation électronique en France s’appuie sur le PPF et les PDP pour fiabiliser les échanges B2B. Pour vérifier les prestataires, l’UE publie une liste de confiance officielle. Références utiles : Règlement eIDAS, DGFiP – Facturation électronique, EU Trusted List.

Définition : « agréée », « certifiée » ou « qualifiée », que faut-il comprendre ?

Trois statuts, trois promesses

Une plateforme agréée est une solution reconnue par une autorité compétente (ou dans un schéma d’agrément sectoriel) pour répondre à des exigences légales, techniques et organisationnelles. Une plateforme certifiée a passé un audit tiers contre une norme (ex. ISO 27001). Un prestataire qualifié est un acteur eIDAS reconnu comme QTSP pour des services de confiance au plus haut niveau (signature, cachet, horodatage qualifiés).

Le périmètre varie selon l’usage

Selon votre besoin, la notion d’« agréée » n’implique pas la même chose :

• Facturation électronique : PDP pour l’acheminement, le contrôle et le reporting via le PPF (DGFiP).
• Signature électronique : QTSP pour délivrer des certificats et signatures qualifiées (QES) conformes eIDAS.
• Secteur santé : agrément HDS pour l’hébergement des données de santé.
• Paiements et cloud : conformité PCI-DSS, ISO 27001/27701, ou référentiel SecNumCloud pour un cloud de confiance.

Cas d’usage concrets : e-facture, e-signature, santé, paiement

Facturation électronique : PPF, PDP et interopérabilité

La réforme française organise les échanges B2B autour du PPF et des PDP, capables de router les factures, de contrôler les données (formats comme Factur‑X) et d’assurer le reporting. Choisir une plateforme agréée PDP sécurise l’interopérabilité avec l’écosystème et fluidifie l’émission/réception. Pour suivre le dispositif, consultez la DGFiP.

Signature électronique : SES, AES, QES… et la preuve

Les signatures SES (simple), AES (avancée) et QES (qualifiée) répondent à des niveaux de risque différents. Avec un QTSP, vous bénéficiez d’un horodatage qualifié, de certificats reconnus et d’une piste d’audit robuste, conformément à eIDAS. La présence sur l’EU Trusted List est un marqueur de confiance majeur.

Santé et paiements : exigences renforcées

Pour la santé, l’agrément HDS impose un haut niveau de sécurité et de gouvernance. Dans le paiement, PCI‑DSS encadre la protection des données de cartes ; côté cloud, ISO 27001/27701 et SecNumCloud renforcent souveraineté, confidentialité et résilience.

Comment fonctionne une plateforme agréée ?

Contrôles, sécurité et preuve

Le cœur du dispositif combine :

• Gestion des identités et des accès (MFA, rôles, habilitations) et journalisation des actions.
• Chiffrement en transit/au repos, empreintes et scellés d’intégrité.
• Horodatage fiable, piste d’audit immuable, conservation des preuves.
• Résilience (SLA, PRA/PCA, supervision 24/7) et plans de réversibilité.

Intégrations SI, workflows et archivage probant

Les plateformes agréées s’intègrent via API et connecteurs (ERP, CRM, RH) pour automatiser les workflows (validation, relances, statuts) et proposer un archivage à valeur probante (ex. NF Z42‑013 / ISO 14641) avec politique de conservation.

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Avantages pour l’entreprise : sécurité, efficacité, ROI

Réduction des risques juridiques et opérationnels

Une plateforme agréée réduit le risque juridique (preuve opposable, conformité multi-normes) et le risque opérationnel (contrôles, traçabilité, disponibilité). En cas d’audit ou de litige, la qualité de la preuve numérique fait la différence.

Automatisation et gains mesurables

Résultats attendus : cycles de traitement raccourcis, réduction des coûts (papier, envois, ressaisies), visibilité temps réel (statuts, rapports), expérience client et collaborateur améliorée.

Critères de choix : la checklist

Conformité, sécurité, résilience, réversibilité

• Conformité (eIDAS, DGFiP/PPF/PDP, HDS, PCI‑DSS, ISO 27001/27701, SecNumCloud).
• Sécurité (chiffrement, gestion des clés, durcissement, tests d’intrusion).
• Résilience (SLA, PRA/PCA, RPO/RTO, supervision).
• Réversibilité (exports complets, formats ouverts, fin de contrat sans verrouillage).

Intégration SI, UX, support, TCO

• API, connecteurs natifs, compatibilité ERP/CRM/RH et GED.
• Expérience utilisateur (simplicité, mobilité, accessibilité).
• Support (accompagnement projet, formation, centre d’aide, SLA support).
• Coût total (licences, transactions, intégration, évolutivité, migrations).

Comment vérifier qu’une plateforme est réellement agréée ?

Demandez les preuves officielles (certificats, rapports d’audit, attestations en cours de validité) et vérifiez l’inscription du prestataire dans les registres adaptés : DGFiP (PDP), EU Trusted List (QTSP), ou annuaires sectoriels pour la santé et le cloud.

Écueils fréquents et bonnes pratiques

• Confondre agrément, certification et qualification : ce ne sont pas des synonymes.
• Oublier la réversibilité et la portabilité des preuves (logs, certificats, horodatages).
• Sous‑estimer l’intégration SI et la gouvernance des workflows.
• Négliger la veille réglementaire et la roadmap de mise à jour.

Numeria, votre partenaire : conformité et intégration

Chez Numeria, nous déployons des parcours documentaires conformes et sécurisés : signature électronique alignée eIDAS (SES/AES/QES), dématérialisation connectée à vos outils (ERP, CRM, RH), archivage à valeur probante et GED. Numeria est immatriculé PDP pour la facturation électronique, un atout pour votre conformité et l’interopérabilité de vos flux.

Pour comprendre le rôle d’une PDP et les bénéfices associés, explorez notre page dédiée Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

Être rappelé par un expert

Pour aller plus loin sur notre site

• Signature électronique : niveaux eIDAS, preuves et usages
• Dématérialisation des documents : intégration GED/ECM
• Archivage électronique à valeur probante
• Solutions d’archivage numérique et GED
• Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

FAQ — Qu’est-ce qu’une Plateforme Agréée ?

• Qu’est-ce qu’une plateforme agréée ?
  Une solution reconnue par une autorité ou un référentiel sectoriel, qui apporte des garanties juridiques, techniques et organisationnelles.
• Quelle différence avec « certifiée » et « qualifiée » ?
  Agréée = reconnaissance officielle ; certifiée = audit par une norme (ISO 27001…) ; qualifiée = statut eIDAS (QTSP) pour services de confiance au plus haut niveau.
• Comment vérifier l’agrément ?
  Exigez les preuves (certificats, rapports) et contrôlez les registres (DGFiP pour PDP, EU Trusted List pour QTSP).
• Quels sont les bénéfices clés ?
  Sécurité, conformité, traçabilité, automatisation et réduction des coûts.
• La QES a-t-elle la valeur d’une signature manuscrite ?
  Oui, la signature qualifiée possède une valeur juridique équivalente dans l’UE (eIDAS).
• Une plateforme peut-elle cumuler plusieurs statuts ?
  Oui : par exemple, PDP agréée, ISO 27001 certifiée, et opérant avec un QTSP.
• Quels risques en cas de non‑conformité ?
  Sanctions potentielles, litiges, rejet de preuves, interruption de service, perte de confiance.
• Comment intégrer la plateforme à mon SI ?
  Via des API, des connecteurs et des workflows paramétrables.
• Que faut‑il archiver pour prouver ?
  Journaux, horodatages, certificats, empreintes, exemplaires signés et rapports d’audit.
• Comment suivre l’évolution réglementaire ?
  Choisissez un fournisseur avec veille, engagements de mise à jour et audits périodiques.

Cap sur la confiance et la performance

En résumé, une plateforme agréée pose un socle de confiance pour vos flux critiques : conformité (eIDAS, DGFiP), sécurité (ISO, durcissement, journalisation), interopérabilité (API, connecteurs) et valeur probante dans la durée. Pour raccourcir vos cycles, réduire les risques et accélérer vos projets, appuyez‑vous sur un partenaire capable d’intégrer vos outils métiers et de piloter la feuille de route réglementaire.

Parlons de votre projet

Numeria vous accompagne de l’audit au déploiement : signature électronique, facturation électronique via PDP, archivage probant et intégrations API vers ERP/CRM/RH. Contactez‑nous pour des renseignements ou être guidé.

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et la sécurité des données sont essentielles et prioritaires

Le processus de dématérialisation comprend plusieurs étapes :

1. Numérisation des documents papier (scan ou import numérique)
2. Indexation et classement via un logiciel GED
3. Stockage sécurisé dans un espace numérique conforme au RGPD
4. Accès et partage via une plateforme comme le coffre-fort numérique Numeria

Chaque document devient consultable en ligne, traçable et protégé.

Laissez nous votre numéro

L'archivage électronique présente de nombreux avantages :

• Sécurité renforcée des données
• Accès rapide aux documents, où que vous soyez
• Gain de place dans vos locaux
• Conformité aux obligations légales de conservation
• Réduction des coûts liés au papier et au stockage physique

L'archivage numérique vous permet de centraliser vos informations dans une seule et même plateforme, tout en respectant les durées légales de conservation.

ProDIP RH permet de stocker et gérer tous les documents liés à la vie du collaborateur, quels que soient son statut ou sa fonction :

• Contrats de travail, avenants et lettres d'embauche
• CV, diplômes et certificats de travail
• Fiches de poste et entretiens professionnels
• Documents médicaux (suivi médecine du travail)
• Arrêts maladie, demandes de congés, évaluations, lettres RH

Tous ces documents sont accessibles à tout moment depuis le dossier numérique du personnel.

Dématérialisation des documents RH Simplifiez la gestion de vos documents avec Numeria

Qu'est-ce que la dématérialisation des documents RH ?

La dématérialisation des documents RH consiste à convertir vos documents papier en format numérique, offrant ainsi de nombreux avantages en termes de stockage, de recherche et de sécurité. Chez Numeria, nous comprenons l'importance de simplifier et d'optimiser la gestion de vos documents RH, c'est pourquoi nous vous proposons notre expertise en matière de dématérialisation.

Les avantages de la dématérialisation des documents RH : Une solution tout-en-un adaptée à vos besoins

• Gain d'espace de stockage : La dématérialisation des documents RH permet de libérer de l'espace physique en éliminant les classeurs et les armoires de rangement. Vous pouvez ainsi utiliser cet espace pour des besoins plus importants.
• Accès rapide et simplifié : Grâce à un système d'indexation et de recherche avancée, vous pouvez retrouver vos documents RH en quelques secondes. Fini les recherches fastidieuses dans des dossiers physiques, tout est accessible en ligne.
• Sécurité et confidentialité : Vos documents RH sont protégés grâce à des mesures de sécurité avancées. Vous pouvez contrôler les accès, gérer les autorisations et avoir la certitude que vos données sensibles sont protégées contre tout accès non autorisé.
• Conformité légale : La dématérialisation des documents RH est conforme aux réglementations en vigueur, vous permettant de respecter les obligations légales en matière de conservation et de confidentialité des données.
• Réduction des coûts : En éliminant les coûts liés à l'impression, à la gestion des documents physiques et à l'archivage, la dématérialisation des documents RH peut vous faire réaliser des économies significatives.

La E-Facture, pourquoi ?

La facture électronique ou e-facture vous permet de diminuer le volume de documents papiers à traiter.

Cette dématérialisation des données peut aussi bien concerner une facture fournisseur qu'une facture client. Vous allégez ainsi le processus de facturation, le rendez plus rapide et favorisez le classement et l'archivage automatique de vos données comptables et financières.

Vous pouvez également mieux suivre l'avancée des paiements et effectuez vos relances de manière plus fluide et automatisée. La facture dématérialisée comporte les mêmes éléments légaux qu'une facture papier. Son authentification étant assurée par la signature électronique qui possède la même valeur légale qu'une signature manuscrite, et ce depuis mars 2001.

Notre solution d'e-facture vous aide également à réaliser des économies et à contribuer à la protection de l'environnement, en n'utilisant plus la ressource papier.

La dématérialisation des documents Stocker au format numérique vos documents d'entreprises

Veille réglementaire, gestion des consentements, chiffrement des données, contrôle des accès (SSO, MFA), journalisation des actions et archivage probant assurent la maîtrise des risques. Les signatures SES/AES/QES permettent d’ajuster le niveau de garantie à la sensibilité du document. Pour vérifier un prestataire de confiance, consultez l’EU Trusted List ; c’est un réflexe recommandé pour confirmer la qualification eIDAS des services .

Les activités du groupe Numeria : Argos laser

Le Groupe Numeria est fier de vous présenter ARGOS LASER, un prestataire de services spécialisé dans l'impression et le routage de documents.

Services d'Éditique sur Mesure

ARGOS LASER offre des services d'éditique conçus pour répondre aux besoins des entreprises souhaitant externaliser leurs processus d'impression, qu'il s'agisse de documents de gestion tels que les bulletins de paie et les factures, ou de supports de communication comme les mailings.

Un mot d'ordre : la satisfaction par la qualité et le sur-mesure.

Qualité et Satisfaction

Chez ARGOS LASER, la satisfaction client est notre priorité. Nous nous engageons à fournir des services de haute qualité, adaptés aux exigences spécifiques de chaque client. Notre approche sur mesure garantit que chaque projet est traité avec une attention particulière, assurant ainsi des résultats qui dépassent les attentes.

Pourquoi Choisir ARGOS LASER ?

• Expertise : Bénéficiez de l'expertise d'un leader dans le domaine de l'impression et du routage de documents.
• Personnalisation : Nous adaptons nos services à vos besoins spécifiques pour vous offrir des solutions personnalisées.
• Fiabilité : Faites confiance à un prestataire qui place la qualité et la satisfaction au cœur de ses préoccupations.

Que vous ayez besoin d'imprimer et d'envoyer des documents de gestion ou des supports de communication, ARGOS LASER est votre partenaire idéal pour des solutions efficaces et de haute qualité.

Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment nos services peuvent optimiser la gestion documentaire de votre entreprise et améliorer votre communication.

Facturation électronique : les notions clés à connaître avant 2026

La réforme française de la facturation électronique s’impose à toutes les entreprises assujetties à la TVA d’ici 2026. Au-delà de la conformité, elle permet d’automatiser la chaîne de facturation, d’améliorer la qualité des données et d’accélérer les encaissements. Vous vous demandez par où commencer, quels formats adopter (Factur‑X, UBL, CII) et comment choisir entre PPF et PDP ? Ce guide vous livre les notions essentielles, un plan d’action concret et une FAQ pour préparer votre organisation sereinement.

Besoin d’un diagnostic express et d’un plan de route personnalisé ? Échangez avec un expert Numeria pour évaluer vos flux, vos outils et vos priorités de mise en conformité.

En bref : ce qui change d’ici 2026

L’e‑invoicing généralisé vise trois objectifs : réduire la fraude à la TVA, standardiser les échanges et fiabiliser la donnée. Concrètement, les factures B2B domestiques devront être émises, transmises et reçues dans un format structuré, via le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Les opérations non couvertes (B2C, international) feront l’objet d’e‑reporting. Le déploiement est progressif à partir de 2026 (calendrier affiné par décret), avec une obligation de réception pour tous puis une obligation d’émission selon la taille des entreprises.

• Gains rapides : moins de ressaisies, traitement accéléré, baisse des coûts papier/envois, réduction du DSO.
• Conformité : formats reconnus (Factur‑X/UBL/CII), statuts interopérables, archivage probant, respect RGPD.
• Interopérabilité : passage par PPF ou PDP, utilisation de l’annuaire B2B pour router les factures vers les bons destinataires.

Les notions clés à maîtriser

e‑invoicing vs e‑reporting

e‑invoicing : échange de factures B2B domestiques au format structuré, de l’émetteur au destinataire via PPF ou PDP, avec statuts de suivi (émise, déposée, acceptée, rejetée, réglée). e‑reporting : transmission de données de transactions (B2C, export, certaines opérations non couvertes) à l’administration pour compléter la lutte contre la fraude.

PPF, PDP et OD : qui fait quoi ?

PPF : portail de l’État, gratuit, assure l’interopérabilité et la transmission réglementaire. PDP : plateformes privées certifiées apportant des services avancés (connecteurs ERP/CRM, contrôles, tableaux de bord, multi‑formats). OD : opérateur de dématérialisation qui prépare et transforme vos flux (capture, conversion, enrichissement) et se connecte à PPF/PDP pour garantir la conformité.

Formats acceptés et pourquoi ils comptent

Factur‑X (PDF + XML), UBL et UN/CEFACT CII sont les formats de référence. Leur atout : données structurées et interopérables, propices à l’automatisation (contrôles TVA, rapprochements commandes/réceptions, intégration comptable).

Annuaire B2B et statuts

L’annuaire B2B référence les entreprises et leurs points de réception pour router les factures au bon endroit. Les statuts normalisés (acceptée, rejetée, litige, réglée) fluidifient le pilotage et réduisent les délais de paiement.

Signature électronique et archivage probant

La signature électronique n’est pas toujours obligatoire pour une e‑facture, mais elle peut renforcer l’authenticité et l’intégrité selon vos cas d’usage (exigence client, audits). L’archivage probant garantit la pérennité et la traçabilité (horodatage, preuves, journaux) sur la durée légale.

Obligations, calendrier et conformité

Toutes les entreprises assujetties à la TVA (micro‑entreprises, PME, ETI, grands groupes) devront recevoir des e‑factures dès 2026, puis émettre électroniquement selon un calendrier progressif précisé par la DGFiP. Les opérations non couvertes feront l’objet d’e‑reporting. Conservez vos justificatifs dans un environnement sécurisé, conforme aux exigences de piste d’audit et au RGPD.

• Réception obligatoire pour tous dès le démarrage du dispositif.
• Émission progressive selon la taille et la catégorie d’entreprise (phases confirmées par décret).
• e‑reporting des ventes B2C et opérations internationales selon des périodicités à respecter.
• Mentions légales et qualité des données : SIREN/SIRET, TVA, IBAN, adresses, lignes d’articles cohérentes.
• Archivage à valeur probante avec horodatage et journaux d’intégrité, sur la durée légale.

Note : le calendrier est amené à être affiné par les textes officiels. Anticiper reste la meilleure stratégie pour lisser les charges de projet et sécuriser la continuité d’activité.

Se préparer avant 2026 : check‑list et plan de projet

Adoptez une approche pragmatique, orientée résultats.

• Cartographier vos flux : B2B/B2C/international, volumes, exceptions (avoirs, acomptes, abonnements, multi‑TVA).
• Nettoyer les référentiels : SIREN/SIRET, IBAN, codes TVA, adresses, conditions de paiement.
• Définir vos formats cibles : Factur‑X pour l’hybride, UBL ou CII selon vos partenaires.
• Intégrer vos systèmes : ERP, CRM, gestion commerciale/achats, trésorerie via API et connecteurs.
• Mettre en place des contrôles : mentions obligatoires, cohérence TVA, numérotation, vérification des statuts.
• Organiser l’archivage : coffre-fort numérique avec horodatage, traçabilité et recherche avancée.
• Former et accompagner : procédures, gestion des litiges, indicateurs (taux de rejet, délai de traitement, DSO).

Plan de projet type (4 à 12 semaines selon périmètre) :

• Semaine 1‑2 : cadrage, cartographie, choix PPF/PDP, audit de données.
• Semaine 3‑4 : paramétrage formats, connecteurs ERP/CRM, maquettes d’écrans et de statuts.
• Semaine 5‑6 : pilote avec fournisseurs/clients représentatifs, corrections et contrôles.
• Semaine 7‑8+ : recette, formation, bascule progressive, monitoring (rejets, temps de cycle).

Cas d’usage éclair : une PME de services (2 000 factures/mois) bascule en Factur‑X via une PDP ; résultat en 3 mois : -30 % coûts de traitement, -6 jours sur le DSO, rejet divisé par deux grâce au nettoyage des SIREN et au contrôle TVA.

Comment Numeria vous aide : plateforme SaaS intuitive (création, envoi, suivi, statuts, archivage), intégrations et API vers vos ERP/CRM, automatisation des contrôles, signature électronique conforme eIDAS quand utile, accompagnement projet et support continu.

Obtenir un devis gratuit

Pour aller plus loin — ressources internes utiles

Selon votre maturité et vos cas d’usage (ERP/CRM, multi‑TVA, international), ces pages approfondissent les aspects clés pour préparer 2026 en toute sérénité :

• Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : services et immatriculation Numeria
• Signature électronique des factures : conformité et automatisation
• Archivage électronique à valeur probante : conservation et traçabilité
• Dématérialisation des documents : méthodologie, GED et ROI
• La signature électronique : niveaux eIDAS et valeur probante

FAQ — Facturation électronique : les notions clés à connaître avant 2026

Vous trouverez ci-dessous les questions les plus recherchées autour de “Facturation électronique : les notions clés à connaître avant 2026”. Cette liste couvre les sous‑intentions (obligations, formats, choix de solution, calendrier, conformité).

• Facturation électronique : que recouvre exactement “les notions clés à connaître avant 2026” pour une PME ou une micro‑entreprise ?
• Quelle différence entre e‑invoicing et e‑reporting, et comment savoir quelles opérations relèvent de chaque dispositif ?
• PPF ou PDP : quels critères concrets pour choisir la meilleure solution avant 2026 ?
• Factur‑X, UBL, CII : quel format privilégier selon mon ERP et mes partenaires commerciaux ?
• Le PDF simple restera‑t‑il valable en 2026 ou faut‑il absolument des formats structurés ?
• Comment fonctionne l’annuaire B2B et l’acheminement des e‑factures vers les bons points de réception ?
• Quelles sont les obligations d’archivage probant et pendant combien de temps conserver une e‑facture ?
• La signature électronique est‑elle obligatoire pour les e‑factures et dans quels cas apporte‑t‑elle une vraie valeur ?
• Quel est le calendrier d’obligation (réception puis émission) et comment anticiper les jalons réglementaires ?
• Quels sont les principaux risques de non‑conformité et comment éviter les rejets (TVA, SIREN/SIRET, IBAN) ?

Conclusion

La facturation électronique n’est pas qu’une contrainte réglementaire : bien menée, elle devient un levier de productivité, de qualité de données et de pilotage financier. En maîtrisant les notions clés (e‑invoicing/e‑reporting, PPF/PDP/OD, formats Factur‑X/UBL/CII, annuaire et statuts) et en déroulant une feuille de route pragmatique (nettoyage des référentiels, intégrations, contrôles, archivage probant), vous sécurisez votre conformité 2026 tout en accélérant vos processus. Numeria vous accompagne de bout en bout avec une plateforme SaaS sécurisée, des API robustes et un support expérimenté pour transformer l’obligation en avantage concurrentiel.

Vous souhaitez être guidé pas à pas, obtenir un diagnostic et un plan d’action adapté à votre organisation ? Contactez‑nous pour des renseignements ou être guidé.

Être rappelé sous 24h

La signature électronique : un virage vert pour les entreprises modernes

À l'ère du numérique où chaque geste compte pour préserver l'environnement, la signature électronique se présente comme une alternative écologiquement responsable. En remplaçant le papier par le digital, cette technologie ne se contente pas de simplifier les procédures mais participe activement à la réduction de l'empreinte carbone des entreprises. Découvrons ensemble comment la signature numérique devient un pilier pour une gestion durable et efficace dans le monde professionnel.

L'impact environnemental de la consommation de papier en entreprise

Avant de comprendre les avantages écologiques de la signature électronique, il est essentiel d'examiner l'ampleur de la consommation de papier dans les contextes professionnels. Chaque année, des tonnes de feuilles de papier sont utilisées pour des contrats, des factures, et autres documents internes, générant ainsi des coûts significatifs et un impact notable sur l'environnement. La production de papier implique non seulement une utilisation intensive de bois, mais aussi une consommation élevée d'eau et d'énergie, sans oublier les produits chimiques employés durant le processus de fabrication.

Comment fonctionne la signature électronique ?

La signature électronique repose sur des technologies sécurisées permettant de vérifier l'intégrité et l'authenticité d'un document signé numériquement. Cette solution digitale utilise des certificats attribués à chaque signataire, offrant ainsi une fiabilité comparable à celle d'une signature manuscrite, tout en ajoutant des couches supplémentaires de sécurité grâce à l'encryption et au traçage informatisé.

Bénéfices immédiats de l'adoption de cette technologie

• Réduction des déchets papier
• Optimisation des temps de traitement des documents
• Sécurité et traçabilité accrues des transactions officielles

Le rôle écologique clé de la signature numérique dans les affaires courantes

Utiliser la signature électronique permet de concrétiser une politique d'entreprise respectueuse de l'environnement. En supprimant l'utilisation des papiers, les entreprises peuvent drastiquement réduire leur empreinte carbone. Cela se traduit non seulement par une baisse de la consommation de ressources naturelles nécessaires à la production du papier, mais cela limite aussi la pollution liée au transport et à la gestion des documents physiques.

Exemples concrets d'applications écologiques

Dans le secteur des assurances ou des banques, là où les dossiers clients sont volumineux, l'adoption de la signature numérique a permis de transformer les processus en économisant des millions de feuilles de papier. De même, les firmes juridiques qui apposent souvent des signatures multiples sur de nombreux documents légaux bénéficient également d'économies substantielles en termes de consommation de papier et d'efficacité opérationnelle.

Intégration de la solution de signature numérique dans les systèmes existants

L'implantation de la signature électronique dans une structure d'entreprise se réalise avec souplesse et simplicité grâce aux avancées logicielles actuelles. Les fournisseurs de solutions numériques proposent généralement des intégrations à des plateformes déjà en usage telles que les gestionnaires de documents ou les systèmes de CRM (Gestion de la Relation Client).

Étapes typiques de mise en œuvre

1. Évaluation des besoins et choix de la solution adaptée
2. Formation des équipes à l'utilisation de la nouvelle outil
3. Intégration du système avec les infrastructures IT existantes
4. Maintenance et mise à jour régulières du système

Besoin de plus d'information sur la signature éléctronique ?

Études de cas et témoignages : validation de l'efficacité et adoption

Nombreuses sont les entreprises ayant communiqué positivement sur le déploiement de la signature électronique au sein de leurs activités. Elles rapportent non seulement une importante réduction de leur utilisation de papier mais également une amélioration de l'efficience administrative. Les études sectorielles soutiennent que l’adaptation à la signature numérique peut diminuer jusqu’à 60% de leur consommation de papier annuelle.

Liste des principaux avantages rapportés

• Diminution significative des dépenses liées à l'achat de papier et aux dispositifs d'impression
• Accélération des cycles de vente et des processus d'approbation
• Amélioration de la satisfaction client due à la rapidité et l'efficacité du service

Grâce à ces perspectives attrayantes, la signature électronique se profile comme un incontournable pour toute entreprise soucieuse de modernité et de responsabilité écologique. Au-delà de son rôle initial facilitateur technique, elle est rapidement devenue une véritable force motrice en faveur de la durabilité dans l'univers corporatif mondial.

Comment archiver des documents RH en toute conformité ?

Numeria, expert en digitalisation depuis 1974, propose des solutions innovantes de dématérialisation pour les entreprises de toutes tailles. Que vous soyez une TPE, une PME, un micro-entrepreneur, une ETI ou un grand groupe, nous facilitons la gestion administrative de vos archives en respectant strictement les normes en vigueur. Cet article explore comment archiver des documents ressources humaines en toute conformité en utilisant des solutions électroniques modernes.

Pourquoi archiver les documents RH

L'archivage des documents ressources humaines est essentiel pour plusieurs raisons : conformité légale, gestion de la performance et optimisation des processus. En effet, la législation impose aux entreprises la conservation de certains documents RH pendant des périodes spécifiques. Par exemple :

• Les bulletins de paie : à conserver durant au moins cinq ans.
• Les contrats de travail : minimum deux ans après la rupture du contrat.
• Les relevés d’heures : à garder pendant trois ans.

Un système d'archivage électronique permet non seulement de répondre à ces contraintes légales mais aussi de gagner en efficacité. Une bonne organisation documentaire facilite l'accès rapide aux informations nécessaires et simplifie les audits et contrôles administratifs.

Découvrez nos solutions SAE (Système d'Archivage Électronique)

L’importance de la conformité

Respecter les réglementations en matière d'archivage permet de protéger l'entreprise contre des sanctions pénales et fiscales. L'infraction aux règles de conservation peut entraîner diverses conséquences, comme des amendes considérables ou des poursuites judiciaires. Les documents archivés doivent également être accessibles en cas de litige avec un employé ou pour répondre à des demandes d'organismes publics.

Les avantages de l’archivage électronique

Adopter une solution d'archivage électronique présente plusieurs atouts majeurs pour la gestion des documents RH :

Gain de place et économies

Entreposer physiquement des milliers de dossiers peut rapidement devenir encombrant et coûteux. L'archivage électronique élimine le besoin d'espace de stockage physique, réduisant ainsi les coûts liés à la location de locaux ou à l'achat de meubles de rangement. De plus, il diminue considérablement l'utilisation de papier, contribuant de cette manière à la protection de l’environnement.

Numérisation : où en sont les entreprises françaises ?

Accès rapide et efficace

Les systèmes électroniques permettent un accès instantané et sécurisé aux documents archivés. Grâce à une indexation précise et à des outils de recherche avancés, les utilisateurs peuvent retrouver rapidement les informations nécessaires sans perdre de temps à fouiller dans des piles de papiers. Cela améliore globalement la productivité et la réactivité de l’entreprise.

Sécurité accrue

La sécurité des documents archivés électroniquement est renforcée grâce à des technologies telles que le chiffrement, les sauvegardes automatiques et les droits d’accès limités. Il devient dès lors possible de contrôler qui a accès aux informations sensibles et de suivre les actions réalisées sur chaque document, assurant ainsi une traçabilité complète.

Choisir la bonne solution d’archivage électronique pour vos dossiers et documents RH

Pour garantir la conformité et l’efficacité de l’archivage des documents RH, il est crucial de sélectionner une solution adaptée. Il existe divers critères à prendre en compte lors de ce choix.

Fonctionnalités clés

Une solution d’archivage efficace doit proposer certaines fonctionnalités indispensables :

• Indexation automatique et manuelle des documents.
• Outils de recherche avancée par mots-clés, dates ou types de documents.
• Des mesures de sécurité robustes incluant les permissions d’accès et la traçabilité.
• Compatibilité avec divers formats de fichiers (PDF, XML, etc.).
• Évolutivité pour s'adapter aux besoins croissants de l’entreprise.

Intégration avec les systèmes existants

Il est essentiel que la solution choisie puisse s’intégrer facilement aux systèmes RH déjà en place dans l’organisation, tels que les logiciels de paie et les bases de données de gestion des employés. Cette intégration permet de centraliser les informations et d’automatiser les processus de mise à jour et d’archivage, minimisant ainsi les erreurs humaines.

Conformité aux normes et réglementations

Assurez-vous que le prestataire respecte bien toutes les réglementations en vigueur, y compris le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et les autres lois locales relatives à la conservation et à la protection des données personnelles. Numeria met un point d’honneur à fournir des solutions conformes à ces exigences légales.

Le RGPD dans les RH : quelles obligations ?

Combien de temps doit-on conserver les documents RH ? 

En France, les entreprises sont tenues de conserver divers documents relatifs à la gestion des ressources humaines pour des durées spécifiques, conformément à la législation en vigueur. Ces délais de conservation varient en fonction de la nature des documents et des obligations légales associées. Cet article vous guide à travers les principales catégories de documents RH et leurs durées de conservation obligatoires.

Les Principales Catégories de Documents RH et Leurs Durées de Conservation

Contrats de travail et avenants

Durée de conservation : 5 ans à partir de la fin de la relation de travail.
Raison : Ces documents servent de preuve en cas de litige avec l'employé.

Bulletins de paie

Durée de conservation : 5 ans.
Raison : Preuves de paiement des salaires et des cotisations sociales.

Documents relatifs aux cotisations sociales

Durée de conservation : 3 ans.
Raison : Justification des déclarations et paiements auprès des organismes sociaux.

Registre unique du personnel

Durée de conservation : 5 ans après le départ du salarié de l'entreprise.
Raison : Preuve de l'emploi des salariés et des conditions d'embauche.

Dossiers médicaux

Durée de conservation : 10 ans après la fin de l'exposition pour les substances dangereuses ou après le départ de l'entreprise.
Raison : Suivi médical et prévention des risques professionnels.

Documents relatifs aux accidents du travail et maladies professionnelles

Durée de conservation : 5 ans.
Raison : Preuve en cas de contentieux et suivi des incidents.

Documents relatifs à la formation professionnelle

Durée de conservation : 5 ans.
Raison : Justification des actions de formation et financement par les organismes paritaires.

Déclarations d'accidents du travail

Durée de conservation : 5 ans.
Raison : Preuve des déclarations faites à la sécurité sociale et à l'inspection du travail.

Documents relatifs aux représentants du personnel

Durée de conservation : 5 ans après la fin du mandat.
Raison : Justification des élections et des décisions prises par les instances représentatives.

Mise en œuvre d'un système d’archivage électronique de documents RH 

Mettre en place un système d'archivage électronique nécessite une approche structurée et méthodique. Voici quelques étapes pour faciliter ce processus :

Évaluation des besoins

Commencez par une analyse approfondie des besoins en archivage de votre entreprise. Identifiez les types de documents à conserver, leurs formats actuels et les périodes de conservation légales pertinentes. Évaluez également le volume de documents à traiter pour dimensionner correctement la solution envisagée.

Sélection du fournisseur

Après avoir défini les besoins, choisissez un fournisseur expérimenté capable de répondre à vos attentes. Numeria, fort de son expertise de plus de quatre décennies, offre des solutions adaptées et personnalisées pour chaque type d’entreprise.

Migration des documents

La migration des documents papier vers une solution électronique doit être planifiée rigoureusement. Elle implique la numérisation des documents physiques, leur indexation et leur classification dans le système d’archivage électronique. Un suivi scrupuleux permet d’assurer que tous les documents sont correctement transférés et sécurisés.

Formation des utilisateurs

Pour que le nouveau système soit utilisé efficacement, formez le personnel aux nouvelles procédures et plateformes. Assurez-vous qu'ils comprennent parfaitement comment accéder, rechercher et gérer les documents au sein du système.

Maintenance et mise à jour

Enfin, veillez à ce que le système reste performant et conforme aux nouvelles règlementations. Des mises à jour régulières et une maintenance continue sont essentielles pour garantir la sécurité et la fonctionnalité optimales du système.

Cas pratiques et bénéfices concrets

De nombreuses entreprises ont déjà adopté des solutions d'archivage électronique avec succès, transformant ainsi leur gestion documentaire RH. Prenons l'exemple d'une PME ayant transitionné vers une solution offerte par Numeria.

Avant la transformation, l’entreprise faisait face à des difficultés majeures pour retrouver des documents RH importants, risquant ainsi des sanctions légales. Avec la mise en place d’un archivage électronique, elle a pu  :

1. Réduire le temps de recherche de documents de plusieurs heures à quelques secondes.
2. Assurer une meilleure protection des données sensibles grâce aux accès sécurisés.
3. Diminuer les coûts de stockage physique, économisant ainsi plusieurs milliers d’euros par an.

L'entreprise a également constaté une amélioration notable dans les audits internes, avec des processus largement accélérés et rendus plus transparents.

Comment choisir un coffre-fort numérique pour mon entreprise ? Dédié aux entreprises et organisations publiques

Dans un monde où la transformation digitale est devenue une nécessité pour toute entreprise, la préservation et la sûreté des documents sensibles sont primordiales. Numeria, acteur de la digitalisation depuis 1974, propose divers systèmes de dématérialisation pour simplifier la gestion administrative, quel que soit le type d'entreprise – TPE, PME, micro-entrepreneur, ETI ou grand groupe. Parmi ces solutions, le coffre-fort numérique se démarque comme étant un outil incontournable.

Qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique ?

Un coffre-fort numérique est une solution informatique sécurisée qui permet de stocker, classer et partager des documents électroniques de manière protégée. Il assure l'intégrité et la confidentialité des données sensibles, telles que les bulletins de salaire, les factures électroniques pour PME, les contrats de travail, les documents administratifs et autres informations cruciales pour les entreprises et leurs salariés. Ce système garantit également une traçabilité des actions effectuées sur les fichiers, ce qui en fait un atout indispensable pour toute solution RH moderne.

Les avantages d'un coffre-fort numérique

L'utilisation d'un coffre-fort numérique présente plusieurs avantages notables :

• Sécurité renforcée : Les documents sont encryptés et accessibles uniquement par des utilisateurs autorisés.
• Facilité de gestion : La classification et l'archivage des documents deviennent plus simples et efficaces.
• Gain de temps : Distribution automatisée et récupération rapide des documents.
• Conformité légale : Respect des réglementations en matière de conservation et de protection des données.
• Réduction des coûts : Impressions et espaces de stockage physique non nécessaires.

En savoir plus sur la dématérialisation de contrat de travail pour salariés

Critères de choix d'un coffre-fort numérique

Pour choisir le bon coffre-fort numérique adapté à votre entreprise, plusieurs critères doivent être pris en compte. Ces éléments permettront de garantir non seulement la sécurité de vos documents mais aussi leur accessibilité et leur gérance efficace.

Sécurité et conformité

La sécurité doit être au cœur de votre choix. Le coffre-fort doit offrir des protocoles d'encryption robustes et conformes aux normes en vigueur telles que RGPD. Les certificats d'audit et de conformité peuvent également être un indicateur de fiabilité. Veillez à ce que le fournisseur propose des mécanismes de contrôle d'accès afin de restreindre l'accès aux documents sensibles aux seules personnes habilitées.

Facilité d'intégration

Afin de fluidifier la transition vers un environnement dématérialisé, le coffre-fort numérique doit pouvoir s'intégrer facilement avec les systèmes existants de l'entreprise (ERP, CRM, logiciels de paie, etc.). Une bonne compatibilité avec les outils actuels facilite non seulement l'adoption par les équipes mais optimise aussi les processus administratifs et RH.

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Accessibilité et mobilité

Une autre caractéristique essentielle est la capacité du coffre-fort à permettre un accès facile et sécurisé aux documents n'importe où et n'importe quand. Dans le cadre du télétravail, cette fonctionnalité devient encore plus cruciale pour maintenir l'efficacité opérationnelle. Les employés doivent pouvoir consulter et signer des documents sans contraintes géographiques.

Capacité de stockage et évolutivité

Assurez-vous que le coffre-fort choisi peut répondre à la croissance de votre entreprise. La capacité de stockage doit être extensible pour accueillir un nombre croissant de documents. En outre, le coût d'ajout de capacité supplémentaire ne doit pas constituer une charge disproportionnée pour l'entreprise.

Interface utilisateur

Une interface intuitive et user-friendly contribue grandement à l'adaptabilité et à l’efficacité de l’outil. Les utilisateurs doivent pouvoir naviguer facilement, retrouver rapidement les documents requis, et réaliser des opérations courantes sans difficulté. Une bonne expérience utilisateur favorise l’adoption et limite les besoins de formation.

Comparaison des solutions de coffre fort numérique

Exemples pratiques d'utilisation

Un coffre-fort numérique trouve son utilité dans plusieurs domaines de l’entreprise :

Ressources humaines

Les services RH en tirent profit notamment pour la distribution sécurisée des bulletins de salaire et autres documents relatifs à l'emploi :

• Stocker des fiches de paie mensuelles, accessibles à tout moment par les employés.
• Gérer et conserver les contrats de travail, les avenants et les certifications.
• Archivage des évaluations de performance et notifications officielles.

Finances et comptabilité

En finance, un coffre-fort numérique permet de stocker tous les documents financiers critiques :

• Factures clients et fournisseurs.
• Bilans comptables et rapports d’audit.
• Documents fiscaux et déclarations fiscales archivées et sécurisées.

Administration générale

Côté administration, le coffre-fort numérique est utile pour :

• Archiver les minutes de réunions importantes.
• Stocker des copies numérisées de permis et licences indispensables.
• Préserver des documents stratégiques confidentiels.

IT et support techniques

Au sein du département IT, l’utilisation d’un coffre-fort numérique relève aussi de la nécessité :

• Stockage sécurisé des configurations techniques et scripts.
• Gestion des licences logicielles et documentation technique.
• Archive des plans de reprise après sinistre et des sauvegardes de configurations réseau.

Rechercher et sélectionner le bon coffre-fort numérique pour une entreprise nécessite une approche réfléchie prenant en compte différents aspects tels que la sécurité, la facilité d’intégration, l’accessibilité, la capacité de stockage et enfin l’interface utilisateur. Ces critères assurent que les documents sensibles seront protégés efficacement tout en restant facilement accessibles lorsque nécessaire. Grâce à Numeria et ses décennies d'investissement dans la digitalisation, ces coffres-forts numériques sont optimisés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque taille d’entreprise, facilitant ainsi la gestion administrative.

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Coffre-fort employeur dans les Hauts-de-Seine : une solution sécurisée pour la gestion des documents RH

Pour les entreprises des Hauts-de-Seine, assurer la sécurité des documents RH et leur conformité légale est un enjeu majeur. Le coffre-fort employeur est une solution numérique qui permet de stocker, gérer et protéger tous les documents relatifs aux salariés, des contrats de travail aux bulletins de paie, en passant par les dossiers de formation. Avec cette solution, les employeurs peuvent facilement accéder aux informations tout en garantissant la confidentialité des données.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort employeur et pourquoi l’adopter dans les Hauts-de-Seine ?

Un coffre-fort employeur est un espace de stockage numérique sécurisé, spécialement conçu pour conserver les documents des employés. Dans un département dynamique comme les Hauts-de-Seine, où les entreprises recherchent des solutions de gestion modernes et fiables, le coffre-fort numérique représente une avancée significative pour la dématérialisation et la sécurité des données. Il facilite non seulement l’accès aux documents, mais assure aussi leur intégrité et leur conformité avec les régulations en vigueur, telles que le RGPD.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les entreprises des Hauts-de-Seine

En adoptant un coffre-fort employeur, les entreprises des Hauts-de-Seine bénéficient de nombreux avantages. Ce système assure :

• La sécurité des données sensibles : avec un chiffrement de haut niveau, les documents sont protégés contre tout accès non autorisé.
• La conformité légale : le coffre-fort numérique aide à se conformer aux exigences de conservation et de protection des données, en particulier avec le RGPD.
• Une gestion simplifiée : l’accès aux documents est centralisé et optimisé, permettant aux employeurs de retrouver facilement les informations nécessaires.

Le coffre-fort employeur : une solution pour la dématérialisation RH

Le processus de dématérialisation RH est en pleine expansion, surtout dans les entreprises des Hauts-de-Seine qui cherchent à moderniser leur gestion documentaire. Grâce au coffre-fort numérique, il est désormais possible de stocker les documents RH dans un espace numérique sécurisé et conforme. Cette solution permet aux employeurs d’alléger la gestion administrative et de réduire l’usage du papier, contribuant ainsi à une démarche écoresponsable.

Assurer la confidentialité des données RH avec le coffre-fort employeur

Dans les Hauts-de-Seine, la protection des données sensibles est une priorité pour les entreprises. Avec un coffre-fort employeur, les documents RH sont non seulement stockés de manière numérique, mais aussi protégés par des technologies avancées de cryptage. Cette solution assure que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations, garantissant ainsi une stricte confidentialité des données.

En plus de la sécurité, le coffre-fort numérique permet de centraliser la gestion des documents RH, ce qui réduit considérablement le risque de pertes de documents et d’erreurs humaines. Les employeurs peuvent être certains que tous les dossiers sont accessibles, intègres, et en totale conformité avec les lois en vigueur.

Un coffre-fort numérique pour les TPE et PME des Hauts-de-Seine

Pour les petites et moyennes entreprises des Hauts-de-Seine, la mise en place d’un coffre-fort numérique peut s’avérer être un levier important de compétitivité. Cette solution offre des bénéfices adaptés aux besoins des TPE et PME, notamment en matière de réduction de l’espace de stockage physique, d’économie de temps dans la gestion administrative et d’amélioration de la sécurité documentaire.

En effet, avec le coffre-fort employeur, les petites structures peuvent gérer leurs documents RH de manière professionnelle, tout en optimisant leurs coûts et en répondant aux exigences réglementaires de manière simple et rapide.

Les étapes pour la mise en place d’un coffre-fort employeur dans une TPE ou PME

• Analyse des besoins : déterminer les types de documents à stocker et les niveaux d’accès requis.
• Choix de la solution : sélectionner un prestataire fiable qui propose un coffre-fort numérique conforme aux normes de sécurité.
• Formation des équipes : assurer que le personnel soit formé à l’utilisation et à la gestion de cet outil de manière optimale.

Le rôle du coffre-fort employeur pour la conformité RGPD dans les Hauts-de-Seine

Avec les réglementations de plus en plus strictes en matière de protection des données, telles que le RGPD, le coffre-fort employeur devient un atout essentiel pour les entreprises des Hauts-de-Seine. Ce système permet de conserver les documents des salariés dans un environnement sécurisé et d’éviter ainsi les violations potentielles de la confidentialité des données.

Le respect du RGPD implique notamment la mise en place de processus clairs pour garantir que les données sont protégées contre les accès non autorisés, les altérations ou les pertes accidentelles. En optant pour un coffre-fort numérique, les employeurs peuvent démontrer leur engagement envers la protection des données et répondre aux attentes de leurs collaborateurs et clients en matière de sécurité des informations.

Optimiser la gestion documentaire avec le coffre-fort employeur dans les Hauts-de-Seine

Pour les entreprises des Hauts-de-Seine, le coffre-fort employeur représente une solution de choix pour rationaliser et optimiser la gestion des documents RH. En centralisant tous les fichiers numériques dans un espace unique et sécurisé, les employeurs peuvent gérer plus efficacement les ressources humaines, tout en réduisant les coûts liés à la gestion physique des documents.

En réduisant la charge de travail administrative, le coffre-fort numérique permet aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cette transition vers la dématérialisation s’inscrit également dans une démarche de développement durable, en limitant l’usage du papier et en contribuant à la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise.

Pourquoi choisir Numeria pour la mise en place de votre coffre-fort employeur dans les Hauts-de-Seine ?

Avec plusieurs années d’expérience dans le domaine de la gestion documentaire numérique, Numeria accompagne les entreprises des Hauts-de-Seine dans la mise en place de solutions de coffre-fort numérique adaptées à leurs besoins. L’expertise de Numeria en matière de sécurité et de conformité en fait un partenaire de confiance pour la gestion des documents sensibles.

En choisissant Numeria, vous bénéficiez d’un accompagnement complet, de l’analyse initiale de vos besoins jusqu’à la mise en place et la formation de vos équipes. Nos solutions sont conçues pour répondre aux exigences spécifiques des entreprises locales, qu’elles soient des TPE, PME ou de plus grandes structures, et pour s’adapter aux évolutions des normes de sécurité et de protection des données.

Conclusion : le coffre-fort employeur, un investissement stratégique pour les entreprises des Hauts-de-Seine

Le coffre-fort employeur est bien plus qu’un simple outil de stockage. C’est une solution stratégique qui offre aux entreprises des Hauts-de-Seine un moyen de garantir la sécurité, la conformité et l’efficacité de leur gestion documentaire RH. En adoptant cette solution, les employeurs peuvent se concentrer sur le développement de leurs activités, tout en ayant l’assurance que les données de leurs salariés sont protégées et en conformité avec les réglementations.

Que vous soyez une petite entreprise ou une structure plus établie dans les Hauts-de-Seine, Numeria vous aide à tirer le meilleur parti de la digitalisation de vos documents. Avec une gestion optimisée et une protection renforcée des informations RH, vous êtes prêts à relever les défis de la transformation numérique.

Coffre-fort employeur à Éragny-sur-Oise : une solution sécurisée et un partenaire de proximité pour vos documents RH

Numeria, entreprise basée à Éragny-sur-Oise, accompagne les entreprises locales dans la sécurisation de leurs documents RH et la mise en conformité avec les normes légales. Notre solution de coffre-fort employeur numérique permet de centraliser, stocker et protéger les informations sensibles des salariés, comme les contrats de travail, les bulletins de paie, et les dossiers RH. En tant que partenaire de proximité, nous offrons aux employeurs d’Éragny-sur-Oise un accès sécurisé aux données, avec l’assurance de la confidentialité et du respect des réglementations.

Pourquoi choisir un coffre-fort employeur à Éragny-sur-Oise avec un partenaire local ?

Le coffre-fort employeur est un espace de stockage numérique sécurisé, conçu pour protéger les documents RH. À Éragny-sur-Oise, où nous sommes implantés, Numeria propose une solution fiable pour la dématérialisation et la protection des données RH. En travaillant avec un partenaire local, les entreprises bénéficient d’un accès direct aux services et d’une compréhension approfondie de leurs besoins spécifiques, notamment en termes de sécurité et de conformité au RGPD.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les entreprises d’Éragny-sur-Oise

Les entreprises d’Éragny-sur-Oise profitent de nombreux avantages en adoptant le coffre-fort employeur de Numeria :

• Une protection avancée des données : grâce au chiffrement de haut niveau, les documents sont sécurisés contre tout accès non autorisé.
• Une conformité légale garantie : notre coffre-fort numérique aide à respecter les exigences de conservation et de protection des données RH, conformément au RGPD.
• Une gestion centralisée et locale : en tant que partenaire de proximité, nous facilitons l’accès aux documents et optimisons les processus administratifs pour les équipes RH locales.

Le coffre-fort employeur : une solution pour la dématérialisation RH à Éragny-sur-Oise

La dématérialisation des documents RH est un atout stratégique pour les entreprises d’Éragny-sur-Oise. Avec Numeria, votre partenaire local, vous pouvez stocker vos documents RH dans un espace sécurisé et conforme, tout en bénéficiant d’une assistance de proximité. Notre coffre-fort numérique simplifie ainsi la gestion quotidienne des ressources humaines et réduit le recours au papier.

Assurer la confidentialité des données RH avec le coffre-fort employeur

La sécurité des informations sensibles est cruciale pour les entreprises d’Éragny-sur-Oise. Avec le coffre-fort employeur de Numeria, les documents RH sont protégés par des protocoles de cryptage avancés, garantissant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent y accéder. En tant que partenaire local, nous veillons à offrir un service personnalisé pour répondre aux exigences de sécurité des entreprises locales.

Notre coffre-fort numérique centralise également la gestion des documents RH, ce qui réduit le risque de pertes ou d'erreurs. Les employeurs peuvent être assurés que leurs dossiers sont accessibles en toute sécurité et en conformité avec les lois en vigueur.

Un coffre-fort numérique pour les TPE et PME d’Éragny-sur-Oise

Pour les petites et moyennes entreprises d’Éragny-sur-Oise, travailler avec un partenaire local comme Numeria présente un avantage considérable. Notre solution de coffre-fort numérique est spécialement adaptée aux besoins des TPE et PME, offrant une sécurité optimale et une gestion simplifiée des données RH. En réduisant l’espace de stockage physique, notre coffre-fort aide les petites structures à professionnaliser leur gestion documentaire tout en optimisant leurs coûts.

Les étapes pour mettre en place un coffre-fort employeur dans une TPE ou PME d’Éragny-sur-Oise

• Évaluation des besoins : définir les types de documents à stocker et les niveaux d’accès nécessaires.
• Choix de la solution : en tant que prestataire local, nous proposons un coffre-fort numérique conforme aux normes de sécurité et adapté aux entreprises d’Éragny-sur-Oise.
• Formation des équipes : en tant que partenaire de proximité, nous assurons que le personnel est bien formé pour utiliser et gérer cet outil efficacement.

Le rôle du coffre-fort employeur pour la conformité RGPD à Éragny-sur-Oise

Dans un contexte de réglementation stricte en matière de protection des données, le coffre-fort employeur est essentiel pour les entreprises d’Éragny-sur-Oise souhaitant se conformer aux normes du RGPD. Numeria, votre partenaire local, garantit un environnement sécurisé pour la conservation des documents RH, assurant la confidentialité des informations personnelles des salariés.

En travaillant avec Numeria, les employeurs d’Éragny-sur-Oise montrent leur engagement pour la protection des données, répondant ainsi aux attentes de leurs collaborateurs et clients en matière de sécurité.

Optimiser la gestion documentaire avec le coffre-fort employeur de Numeria à Éragny-sur-Oise

Pour les entreprises d’Éragny-sur-Oise, le coffre-fort employeur représente une solution efficace pour améliorer la gestion des documents RH. En centralisant toutes les données dans un espace sécurisé, Numeria simplifie les processus tout en réduisant les coûts liés au stockage physique.

En tant que partenaire local, Numeria permet aux équipes RH de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, tout en contribuant à une démarche de développement durable en limitant l’usage du papier.

Pourquoi choisir Numeria pour la mise en place de votre coffre-fort employeur à Éragny-sur-Oise ?

Basée à Éragny-sur-Oise, Numeria est une entreprise de proximité spécialisée dans la gestion documentaire numérique. Nous accompagnons les entreprises locales dans l’implémentation de solutions de coffre-fort numérique, offrant un service personnalisé et adapté aux spécificités du territoire. Notre expertise en sécurité et conformité nous positionne comme un partenaire de confiance pour la gestion des documents RH.

En travaillant avec Numeria, vous bénéficiez d'un accompagnement complet, de l’analyse de vos besoins jusqu'à la mise en place et la formation de vos équipes. Nos solutions sont conçues pour répondre aux attentes des entreprises d’Éragny-sur-Oise, qu’elles soient des TPE, PME ou des structures plus importantes, tout en s'adaptant aux évolutions des normes de sécurité.

Conclusion : le coffre-fort employeur, un investissement stratégique avec Numeria à Éragny-sur-Oise

Le coffre-fort employeur est bien plus qu’un simple outil de stockage pour les entreprises d’Éragny-sur-Oise. En tant que solution stratégique, il garantit la sécurité, la conformité et l’efficacité dans la gestion des documents RH. Avec Numeria, partenaire local, les employeurs peuvent se concentrer sur le développement de leur activité, avec l’assurance que les informations de leurs salariés sont protégées et conformes à la réglementation.

Que vous soyez une jeune entreprise ou une structure établie à Éragny-sur-Oise, Numeria vous accompagne dans la digitalisation de vos documents RH. En choisissant un partenaire de proximité, vous bénéficiez d’une gestion optimisée et d’une sécurité renforcée pour relever les défis de la transformation numérique.

Coffre-fort numérique dans les Yvelines : une solution de sécurité pour toutes les entreprises

Dans les Yvelines, de Versailles à Saint-Germain-en-Laye, la gestion sécurisée des documents RH et administratifs est une priorité pour les entreprises. Le coffre-fort numérique de Numeria propose une solution de stockage fiable et conforme, qui s’adapte aux besoins de toutes les entreprises, qu’elles soient petites, moyennes ou grandes. Notre coffre-fort numérique garantit la protection et la conformité de vos documents sensibles, tout en facilitant leur gestion et leur accessibilité.

Pourquoi choisir un coffre-fort numérique pour votre entreprise des Yvelines ?

Les entreprises des Yvelines, situées dans des pôles d’activité comme Versailles, Saint-Germain-en-Laye, et Mantes-la-Jolie, recherchent des solutions pour sécuriser leurs informations sensibles. Le coffre-fort numérique de Numeria permet de centraliser et de sécuriser les documents tout en respectant les normes de conformité. Que vous ayez des besoins en gestion RH, en archivage fiscal ou en protection des données, notre coffre-fort numérique assure une sécurité optimale et une simplicité d’utilisation.

Les avantages du coffre-fort numérique de Numeria pour les entreprises des Yvelines

Avec Numeria, votre coffre-fort numérique est conçu pour répondre aux exigences de sécurité et de gestion documentaire des entreprises de toutes tailles :

• Sécurité renforcée : les documents sont protégés par un chiffrement avancé, empêchant tout accès non autorisé.
• Conformité réglementaire : notre coffre-fort numérique garantit que vos données RH, fiscales et juridiques sont stockées dans le respect des normes légales (RGPD).
• Centralisation efficace : en regroupant tous vos documents dans un espace unique et sécurisé, notre solution facilite la gestion et l’accès aux informations sensibles.

Un coffre-fort numérique adapté à chaque type d’entreprise

Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise dans les Yvelines, le coffre-fort numérique de Numeria est modulable selon vos besoins spécifiques. Les petites structures peuvent bénéficier d’une sécurité professionnelle à moindre coût, tandis que les grandes entreprises profitent de fonctionnalités avancées pour une gestion documentaire conforme aux réglementations.

Conformité RGPD et protection des données sensibles

Le RGPD impose aux entreprises de protéger les données personnelles de leurs collaborateurs et clients. Notre coffre-fort numérique vous permet de respecter ces exigences grâce à des fonctionnalités telles que le chiffrement, l’accès sécurisé, la traçabilité et la gestion des durées de conservation. Avec Numeria, vous avez l’assurance que vos documents restent protégés et en conformité avec la réglementation.

Dématérialisation simplifiée pour les entreprises des Yvelines

Le coffre-fort numérique est un levier important pour la dématérialisation de vos documents administratifs et RH. Dans un département comme les Yvelines, où l’innovation et l’optimisation des ressources sont essentielles, cette solution vous permet de réduire l’usage de papier et de simplifier vos processus de gestion documentaire. Que vous soyez basé à Versailles, Saint-Germain-en-Laye, ou Mantes-la-Jolie, vous profitez d’une solution moderne et écoresponsable.

Les étapes pour la mise en place d’un coffre-fort numérique avec Numeria

Numeria vous accompagne à chaque étape de l’implémentation de votre coffre-fort numérique :

• Analyse des besoins : identification des types de documents et des niveaux de sécurité requis.
• Configuration personnalisée : ajustement de l’outil en fonction des spécificités de votre entreprise.
• Formation des équipes : une formation complète pour garantir une utilisation optimale de la solution.

Numeria : votre partenaire de confiance pour la sécurité documentaire dans les Yvelines

Spécialiste en gestion documentaire numérique, Numeria accompagne les entreprises des Yvelines dans la mise en place de solutions de coffre-fort numérique. Nous mettons notre expertise en sécurité et conformité à votre service, pour garantir la protection de vos documents sensibles. En tant que partenaire fiable, Numeria propose un service personnalisé pour répondre aux attentes de toutes les entreprises, des TPE aux grandes structures.

Conclusion : un choix stratégique pour sécuriser vos données dans les Yvelines

Adopter un coffre-fort numérique est une décision stratégique pour toute entreprise des Yvelines. Cette solution garantit la sécurité, la conformité et la simplification de la gestion documentaire, tout en assurant la protection de vos informations confidentielles. Numeria vous offre une solution de pointe qui accompagne votre transformation numérique, en optimisant la gestion de vos documents pour soutenir votre croissance.

Que vous soyez une entreprise en pleine expansion à Versailles ou une PME établie à Saint-Germain-en-Laye, Numeria vous aide à tirer le meilleur parti de la digitalisation de vos documents grâce à un coffre-fort numérique sécurisé et performant.

Coffre-fort numérique à Cergy : une solution de sécurité et de proximité pour vos documents

Les entreprises de Cergy, qu’elles soient dans les secteurs du commerce, de l’industrie ou des services, ont besoin d’une gestion sécurisée et conforme de leurs documents sensibles. Numéria, situé à proximité, propose un coffre-fort numérique qui permet de centraliser, protéger et gérer efficacement vos documents, tout en garantissant leur conformité avec le RGPD et les normes légales. Cette solution est idéale pour les TPE, PME et grandes entreprises qui cherchent à simplifier et sécuriser leur gestion documentaire.

Pourquoi opter pour un coffre-fort numérique pour votre entreprise à Cergy ?

Dans une ville dynamique comme Cergy, la protection des informations sensibles est un enjeu essentiel pour les entreprises locales. Que vous dirigiez une petite entreprise ou une grande structure, le coffre-fort numérique de Numéria vous offre une solution fiable pour stocker vos documents RH, fiscaux et administratifs. Cette solution garantit la confidentialité, l’intégrité et la conformité de vos documents, tout en simplifiant leur gestion.

Les fonctionnalités clés du coffre-fort numérique de Numéria

Pour répondre aux besoins des entreprises de Cergy, notre coffre-fort numérique intègre des fonctionnalités avancées :

• Chiffrement des données : protection renforcée pour éviter tout accès non autorisé à vos documents sensibles.
• Gestion des accès : possibilité de restreindre les accès aux utilisateurs autorisés pour une sécurité optimale.
• Archivage conforme : conservation des documents selon les normes légales pour assurer leur intégrité et leur valeur probante.
• Accès en ligne : accès centralisé et sécurisé à distance, simplifiant ainsi la gestion quotidienne des documents.

Une solution adaptée à chaque type d’entreprise de Cergy

Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande organisation à Cergy, Numéria propose un coffre-fort numérique modulable, adapté aux besoins spécifiques de votre structure. Les petites entreprises bénéficient d’une solution de sécurité à un coût abordable, tandis que les grandes entreprises profitent de fonctionnalités avancées pour gérer des volumes importants de documents en toute conformité.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les entreprises de Cergy

Adopter un coffre-fort numérique présente de nombreux avantages pour les entreprises de Cergy :

• Conformité RGPD : respect des normes légales et du RGPD pour garantir la protection des données personnelles.
• Réduction des coûts : en dématérialisant les documents, vous optimisez votre gestion documentaire et réduisez les frais de stockage physique.
• Traçabilité et sécurité : conservation sécurisée et valeur probante des documents en cas de besoin.

Un coffre-fort numérique conforme aux exigences RGPD

La conformité au RGPD est essentielle pour les entreprises manipulant des informations sensibles. Le coffre-fort numérique de Numéria inclut des fonctionnalités avancées pour garantir cette conformité : chiffrement des données, contrôle des accès et traçabilité. Vous pouvez ainsi stocker vos documents sensibles en toute sécurité, en conformité avec les normes de protection des données.

Comment Numéria accompagne votre entreprise pour la mise en place du coffre-fort numérique

Numéria vous propose un accompagnement complet, adapté aux besoins de votre entreprise de Cergy, pour assurer une transition numérique sécurisée :

• Analyse des besoins : évaluation des types de documents à sécuriser et des niveaux de sécurité requis.
• Configuration personnalisée : paramétrage de la solution pour répondre aux spécificités de votre entreprise.
• Formation des équipes : formation pour une utilisation sécurisée et efficace de la solution.

Numéria : votre partenaire de confiance en gestion documentaire à Cergy

Numéria, spécialiste en gestion documentaire numérique, accompagne les entreprises de Cergy dans leur transformation digitale. Nos solutions de coffre-fort numérique sont conçues pour garantir la sécurité, la conformité et l’accessibilité des documents sensibles. Que vous soyez une PME, une start-up ou une grande organisation, Numéria s’adapte à vos besoins pour optimiser la protection et la gestion de vos informations.

Conclusion : un investissement stratégique pour les entreprises de Cergy

Le coffre-fort numérique est une solution stratégique pour les entreprises de Cergy souhaitant garantir la sécurité, la conformité et l’efficacité de leur gestion documentaire. En optant pour Numéria, vous choisissez une solution fiable et évolutive qui protège vos informations sensibles tout en simplifiant leur accessibilité.

Que vous soyez une jeune entreprise ou une structure établie à Cergy, Numéria vous accompagne dans la sécurisation de vos données et l’optimisation de votre gestion documentaire avec un coffre-fort numérique performant et conforme aux normes.

Nous dématérialisons et sécurisons tous les documents essentiels de l’entreprise : fiches de paie, factures, contrats, notes de frais, courriers internes, documents juridiques. Chaque flux documentaire est géré selon les normes légales françaises et européennes.

Le flux de document est digitalisé, centralisé et sécurisé.

Le lien entre coffre-fort salarié et coffre-fort employeur, avec des échanges de documents directs et sécurisés

Dans le cadre de la dématérialisation des démarches administratives, les « coffres-forts numériques » sont devenus des outils incontournables pour sécuriser les échanges de documents entre les employeurs et leurs salariés. Ces coffres-forts virtuels permettent de stocker, partager et consulter des documents sensibles, tels que les contrats de travail, les fiches de paie, les attestations de congé ou encore les relevés de retraite, dans un environnement sécurisé et conforme aux exigences légales de confidentialité.

Le lien entre le coffre-fort salarié et celui de l’employeur joue un rôle fondamental dans cette démarche. Chacun de ces espaces numériques est conçu pour garantir une sécurité optimale des données, en utilisant des technologies de cryptage et des protocoles d’accès rigoureux. Les informations sont protégées contre les risques de piratage, de perte ou de falsification, et chaque accès est tracé pour en assurer la traçabilité.

L’échange direct de documents entre ces deux coffres-forts se fait sans intermédiaire, ce qui évite les risques d’erreurs ou de perte d’informations lors de la transmission par email ou par courrier papier. Par exemple, lorsqu’un employeur souhaite transmettre une fiche de paie ou une attestation, il peut directement la déposer dans le coffre-fort numérique du salarié. Celui-ci reçoit une notification de l’arrivée du document et peut le consulter en toute sécurité. De même, si un salarié doit soumettre un document à son employeur (comme un certificat médical), il peut le déposer directement dans le coffre-fort de l’entreprise, où le responsable des ressources humaines pourra y accéder en toute simplicité.

Cette solution présente de nombreux avantages, tant pour l’employeur que pour le salarié. Elle simplifie les démarches administratives, réduit les risques d’erreurs, facilite l’accès aux documents et garantit une confidentialité totale. De plus, la dématérialisation des échanges contribue à une meilleure gestion du temps et à une réduction de l'empreinte écologique de l'entreprise. En somme, le lien entre les coffres-forts numériques des employeurs et des salariés favorise une relation professionnelle moderne, transparente et respectueuse des normes de sécurité et de confidentialité.

Le coffre-fort employeur

Vous avez besoin de transmettre des documents à vos salariés ou à vos clients ? Vous avez besoin d'un espace confidentiel pour émettre vos documents de communication interne, contrats et bulletins de paie numériques dans les meilleurs délais ? Le coffre-fort employeur est la solution.

Numeria est acteur de la digitalisation depuis 1974. Pour vos documents numériques, nous proposons des solutions de stockage et de distribution conçues sur-mesure, comme le coffre-fort numérique.

Comment fonctionne le coffre-fort employeur ?

En tant qu’employeur, vous avez besoin d'envoyer des documents à vos salariés et clients. Le coffre-fort numérique est un dispositif permettant de transmettre numériquement ces documents pour économiser du temps et de l’espace.

Le coffre-fort numérique employeur est une plateforme de distribution sécurisée qui protège vos documents.

Quels documents transmettre avec le coffre-fort employeur ?

• Pour les salariés : Bulletins de salaire, Lettres d’information, Contrats de travail, Convocations...
• Pour les clients : Contrats, Devis, Factures, Documents relatifs à votre activité...

Mettre en place un coffre-fort numérique employeur

Pourquoi archiver les documents RH de votre entreprise ? Archivage Documents RH : gestion, conservation et dématérialisation

Les entreprises conservent sur le long terme une masse conséquente d’informations et de dossiers.

Les documents historiques sont généralement au format papier et un classement en boîte ou dans des dossiers peut rendre sa gestion parfois fastidieuse : le temps passé à trier, rechercher une information, rechercher un document est long.

L’archivage sécurisé de documents d’entreprise permet de disposer, sur une même plateforme, de tous les documents, tels les contrats de travail qui sont des documents précieux et confidentiels, au format numérique.

L’archivage sécurisé des documents d’entreprise est soumis à des règles strictes, tant en termes de durée que de traçabilité. Les documents RH ont une valeur particulière et une durée de conservation qui oblige les employeurs à prendre de fortes précautions. Un document numérique est mieux garanti et plus en sécurité qu’un document papier unique, qui peut subir différents aléas (perte, altération, destruction, etc.)

Archiver de manière sécurisée les contrats de travail de votre entreprise garantit un gain de temps de traitement et une sécurité des données conservées.

Depuis plusieurs années, nos prestations dans le domaine des Ressources Humaines, permettent à nos clients une gestion facile et sécurisée des données, tant pour la reprise de l'historique papier que pour la gestion des données informatisée.

Signature électronique des factures : Simplifiez votre processus de validation avec Numeria

Nous proposons plusieurs services pour la signature électronique : pour votre contrat de travail, les factures, les devis, etc. N'hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos prestations !

Logiciel de signature électronique - Signature à valeur juridique : Contactez-nous pour en savoir plus et simplifier votre quotidien

Facturation électronique pour les entreprises : quelles solutions choisir ?

Choisir la bonne solution de facturation électronique est très important pour une société. Il existe une multitude de logiciels de facturation sur le marché, qui représentent autant de possibilités de passer à la dématérialisation de vos factures. Mais vos besoins dans ce domaine sont spécifiques, il vous faut trouver l'outil qui répondra précisément à vos exigences, ce que ne fera pas un programme standardisé. Chaque structure a en effet ses propres exigences, un travailleur indépendant n'a pas les mêmes volumes de facturation qu'une très petite entreprise (TPE), encore moins qu'une petite ou une moyenne entreprise (PME).

Numéria conçoit et intègre votre outil de facturation électronique pour qu'il réponde vraiment à votre volume d'affaires ainsi qu'aux spécificités de votre métier. Avec un système de facturation performant, réactif et sûr, vous pourrez rendre vos relations client :

• Plus fluides
• Mieux sécurisées
• Parfaitement transparentes

C'est pour vous un gage de performance économique, grâce à une productivité améliorée, des économies d'échelles substantielles et une nouvelle approche comptable, plus dynamique et moins chronophage.

Nous allons voir maintenant comment Numéria met en place un système de facturation électronique dans une entreprise.

Comment mettre en place la facturation électronique en tant qu'entreprise ?

La meilleure option pour mettre en place la facturation électronique de tout votre service comptable, c'est de la confier aux équipes de Numéria. Nous sommes en effet des spécialistes reconnus de la dématérialisation des données, domaine dans lequel nous excellons depuis de nombreuses années. Nous avons permis à de multiples entreprises de franchir le pas de la transition électronique, dans des conditions optimales de sécurité et pour des coûts d'installations vraiment abordables. Pour chacune de ces sociétés, nos collaborateurs ont procédé avec une méthodologie simple et ordonnée :

• Ils ont fait un diagnostic complet des systèmes informatiques en place ;
• Ils ont effectué un audit spécifique du service comptable ;
• Ont proposeé une solution concrète et chiffrée.

Avec l'approche Numéria, vous n'aurez pas de mauvaises surprises, nos devis sont en effet extrêmement détaillés. Ils permettent à tout dirigeant d'entreprise de connaître les forces et les faiblesses de son service de facturation, ce qui lui permet de choisir la meilleure stratégie pour réussir sa transition numérique. Voyons maintenant trois exemples de mise en place de la facturation électronique, pour des entreprises de tailles différentes.

La facturation électronique pour TPE et PME

Faire passer un document physique (en format papier) à un document électronique (en format numérique) permet d'optimiser les performances d'un service de comptabilité. Mais quand il s'agit d'une TPE ou d'une PME, est-ce si important ?

La réponse est oui, tout d'abord car la facturation électronique sera obligatoire pour les TPE et PME comme pour les autres entreprises dès 2024. Mais elle apporte aussi des avantages conséquents en termes de dématérialisation des données. A fortiori pour les très petites structures, dans lesquelles la comptabilité est la plupart du temps faite par le dirigeant lui-même. En effet, dans un proche avenir, les documents pré-remplis seront omniprésents, ce qui facilitera grandement la vie des chefs d'entreprises des petites sociétés. Un bon commerçant, un artisan consciencieux, un prestataire de service indépendant, ce n'est pas quelqu'un qui maîtrise les arcanes de la législation comptable. Cette dernière évolue rapidement, se tenir au fait de toutes les évolutions n'est pas toujours évident : la facturation électronique est donc une simplification pour toutes les TPE et PME, avec des factures expédiées au bon endroit, sans risque de perte ou de falsification. Avec un logiciel Numéria, les TPE comme les PME peuvent optimiser leurs performances en réduisant les taux d'erreurs rencontrés lors de leurs diverses facturations. Ce gain de temps et d'énergie est très profitable à ces structures légères, qui pourront ainsi consacrer plus d'attention à leur clientèle. Passons à la facturation pour les entreprises de taille intermédiaire, qui font largement appel à nos compétences.

Mettre en place un outil de facturation électronique pour votre entreprise

La facturation électronique pour les ETI

Les évolutions en cours concernant les systèmes de facturation obligent les structures intermédiaires à adapter leurs pratiques comptables. Tous les services chargés des facturations se doivent de communiquer aux services de l'État des factures structurées, cohérentes sur les plans légaux et fiscaux. Il convient de porter un regard particulier sur la législation en vigueur, qui évolue rapidement.

Avec Numéria, vous bénéficiez de la mise à jour constante des obligations légales, dans le respect du cadre réglementaire contractuel. Nous mettons à jour tous vos formulaires, sans que vous ayez à modifier les logiciels de facturation électronique installés en début de mission. Ainsi, vous êtes toujours équipés avec les outils de facturation les plus performants du marché, vos facturations sont donc toujours en adéquation avec vos besoins de trésorerie. C'est pour vous une garantie de bonne gestion, grâce à des économies d'échelle, profitables à tous les services de votre société. En effet, une ETI se doit de maximiser la performance de chacun de ses postes, pour faire face à la concurrence de structures plus puissantes. En optimisant la facturation grâce à la numérisation de vos données, vous pouvez consacrer plus de ressources à la recherche de nouveaux clients. Ainsi, vous transférez votre énergie vers le secteur de la prospection, ce qui augmentera votre chiffre d'affaires à terme. Voyons maintenant le cas des grandes entreprises, que Numéria équipe également avec succès depuis fort longtemps.

La facturation électronique pour les grandes entreprises

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues de faire transiter leurs factures via Chorus Pro. En utilisant le format électronique, les économies sont conséquentes. Mais ces processus sont très longs à mettre en place, surtout pour les grandes entreprises. En effet, ces dernières possèdent des milliers de factures, qu'il leur faut toutes transformer en données numériques. Ce changement de paradigme demande une attention de tous les instants, tant les volumes de données à traiter sont importants.

C'est à ce moment que Numéria intervient, afin de mettre en œuvre cette transition numérique dans des conditions optimales. Il faut en effet restructurer des services entiers de comptabilité, sans perdre les données précédemment stockées sous forme de factures en papier. Il s'agit d'un travail d'orfèvre, que nous confions à nos meilleurs collaborateurs, qui possèdent une réelle expertise dans la transition numérique.

Toutefois, les transactions inter-entreprises restent faiblement dématérialisées, ce qui génère des surcoûts dommageables pour les entreprises, qui mettent parfois du temps à se mettre en conformité avec toutes leurs obligations légales. Le rôle de Numéria, c'est d'être auprès des entrepreneurs pour leur éviter de passer à côté de cette formidable opportunité : la digitalisation de toute leur facturation.

Pourquoi la facturation électronique devient-elle obligatoire ?

Le gouvernement incite toutes les entreprises basées en France et soumises à la TVA à se mettre en conformité avec les dernières lois de transition numérique. Voici les raisons pour lesquelles l'État rend ces transformations obligatoires :

Renforcer la compétitivité des entreprises

L'objectif premier de cette réforme est d'alléger la charge administrative des entreprises, quelle que soit leur taille. La facturation électronique va permettre de simplifier les processus de facturation. Elle va égelement pemrettre de raccourcir les délais de paiement. C'est un point capital, car beaucoup de sociétés courent après leur argent, ce qui met leur trésorerie en difficulté. En diminuant les coûts de facturation, un premier pas est franchi, le coût d'une facture électronique est même inférieur à celui d'un simple timbre-poste. La comparaison est encore plus frappante avec les frais engendrés par une facture papier, qui est de plus de dix euros : il s'agit donc bien de gains conséquents, qui améliorent vraiment la compétitivité des TPE, tout en leur simplifiant les tâches liées à leur facturation.

Simplifier les obligations déclaratives des entreprises

Une déclaration de TVA est une opération complexe, qui peut se révéler difficile à remplir. Grâce à un pré-remplissage des déclarations, il sera bientôt possible de satisfaire automatiquement à ce document, sans risque d'erreur majeur. Avec un système aussi sûr, les entreprises seront à même de proposer leurs biens, services ou prestations au prix le plus juste, grâce à une meilleure connaissance de leur tissu économique. C'est donc un réel bonus compétitif qui avantagera les entrepreneurs les plus prompts à se mettre en conformité avec les nouvelles normes comptables en matière de facturation dématérialisée. Ils auront accès à un système simplifié de facturation qui fonctionnera par divers canaux :

• L'envoi par pdf : qui transite par les mails. Très rapide, ils ne dispense pas d'une présentation de facturation correcte, afin d'être juridiquement valable ;
• L'e-facture : qui est pré-éditée, conforme aux dernières évolutions comptables et qui évite un stockage physique des documents ;
• L'e-invoicing : qui permet de suivre l'ensemble du processus de suivi de paiement à la fois pour l'émetteur de factures (le fournisseur) et son destinataire (le client) ;
• Le format Factur-X : un nouveau format de facture dématérialisée « mixte » basé sur un fichier PDF (norme PDF/A3) représentant la facture originale couplé à un fichier de données structuré (XML). C'est très pratique car n'importe quelle personne comprend cette présentation, qui rappelle les factures papiers.

Quel que soit le format d'envoi choisi, la facturation électronique doit être parfaitement structurée. Le caractère mixte ou hybride de la facture est secondaire, c'est un moyen de dématérialiser les données liées à l'édition des factures d'une entreprise.

Pour limiter les risques de fraudes

Une facturation dématérialisée est une arme très efficace contre les fraudeurs. En effet, ces derniers ne pourront plus spolier aussi aisément les honnêtes commerçants et les entrepreneurs sincères. Ainsi, les opérateurs économiques de bonne foi seront protégés plus efficacement, grâce à un pilotage quasi-automatique de leur facturation. C'est un élément important de sécurité financière qui peut éviter à toutes sortes d'entreprises de mettre en danger ses actifs. En effet, avec le développement du commerce en ligne, les entreprises sont devenues de véritables proies pour les prédateurs numériques. Il s'agit de menaces à prendre très au sérieux, car toutes les sociétés sont concernées par ce fléau. Mais là encore, Numéria dispose d'une solution, afin de mettre à l'abri vos données.

Protéger vos données avec Numéria, c'est facile

Nous avons mis au point un système de protection à double entrée, particulièrement efficace. Avec notre solution d'archivage ProDIP, vous facturez simplement toutes vos prestations et ensuite, MonCoffre les protège définitivement en les plaçant dans son coffre-fort numérique. Cette ingénieuse combinaison fonctionne de manière simultanée et automatique, ce qui vous garantit une protection complète de toutes vos informations liées à la facturation.

Vous gardez la main en permanence, grâce au suivi de dossier, consultable en direct. Ainsi, vous pouvez surveiller l'évolution de chacun de vos contrats, au fur et mesure de son avancement. C'est un point capital, qui permet de raccourcir les délais de paiement grâce à une traçabilité instantanément accessible. Plus besoin de recherches fastidieuses ou de demandes répétées à un service comptable injoignable. En tant que chef d'entreprise, vous pouvez garder un œil sur tous vos documents, grâce à un accès unique et protégé à votre espace. C'est cette adaptabilité et cette simplicité d'utilisation qui ont permis à Numéria de conquérir de nombreux marchés liés à la transformation numérique. Avec nous, votre facturation électronique est entre les meilleures mains : les vôtres !

Factures électroniques pour les PME : Simplifiez votre gestion administrative avec Numeria

Gestion simplifiée des factures grâce à la dématérialisation

La dématérialisation des factures constitue une solution efficace pour simplifier et optimiser la gestion administrative des PME. Numeria, expert en digitalisation depuis 1974, propose des solutions de factures électroniques spécifiquement conçues pour répondre aux besoins des petites et moyennes entreprises. La dématérialisation des factures offre de nombreux avantages aux PME, permettant d'améliorer leur efficacité et leur productivité, tout en garantissant la conformité aux réglementations en vigueur. Voici quelques-uns des avantages clés :

Dématérialisation du contrat de travail : Une gestion facile et sécurisée

Le numérique dans les fonctions RH

Dans un environnement professionnel, la gestion administrative des fonctions RH peut être particulièrement lourde et chronophage. La multitude de tâches telles que les propositions de profils de potentiels futurs salariés, les contrats de travail, les relevés d'heures, les factures ou encore les plannings nécessitent une attention constante et une organisation rigoureuse.

C'est pourquoi notre solution de dématérialisation des documents du travail se présente comme un outil essentiel pour simplifier et optimiser ces processus. Elle offre à la fois une gestion efficace du personnel et une application de dématérialisation de tous les contrats et documents RH de votre entreprise.

En optant pour notre solution, vous pouvez dire adieu aux montagnes de dossiers physiques et aux piles de paperasse. Tous les documents et contrats relatifs aux ressources humaines peuvent être numérisés, stockés et consultés de manière sécurisée en ligne. Cette approche permet un accès instantané et facile à l'information, réduisant ainsi les risques de perte ou d'oubli de documents importants.

Facturation électronique pour les entreprises : quelles solutions choisir ?

Choisir la bonne solution de facturation électronique est très important pour une société. Il existe une multitude de logiciels de facturation sur le marché, qui représentent autant de possibilités de passer à la dématérialisation de vos factures. Mais vos besoins dans ce domaine sont spécifiques, il vous faut trouver l'outil qui répondra précisément à vos exigences, ce que ne fera pas un programme standardisé. Chaque structure a en effet ses propres exigences, un travailleur indépendant n'a pas les mêmes volumes de facturation qu'une très petite entreprise (TPE), encore moins qu'une petite ou une moyenne entreprise (PME).

Numéria conçoit et intègre votre outil de facturation électronique pour qu'il réponde vraiment à votre volume d'affaires ainsi qu'aux spécificités de votre métier. Avec un système de facturation performant, réactif et sûr, vous pourrez rendre vos relations client :

• Plus fluides
• Mieux sécurisées
• Parfaitement transparentes

C'est pour vous un gage de performance économique, grâce à une productivité améliorée, des économies d'échelles substantielles et une nouvelle approche comptable, plus dynamique et moins chronophage.

Nous allons voir maintenant comment Numéria met en place un système de facturation électronique dans une entreprise.

Comment mettre en place la facturation électronique en tant qu'entreprise ?

La meilleure option pour mettre en place la facturation électronique de tout votre service comptable, c'est de la confier aux équipes de Numéria. Nous sommes en effet des spécialistes reconnus de la dématérialisation des données, domaine dans lequel nous excellons depuis de nombreuses années. Nous avons permis à de multiples entreprises de franchir le pas de la transition électronique, dans des conditions optimales de sécurité et pour des coûts d'installations vraiment abordables. Pour chacune de ces sociétés, nos collaborateurs ont procédé avec une méthodologie simple et ordonnée :

• Ils ont fait un diagnostic complet des systèmes informatiques en place ;
• Ils ont effectué un audit spécifique du service comptable ;
• Ont proposeé une solution concrète et chiffrée.

Avec l'approche Numéria, vous n'aurez pas de mauvaises surprises, nos devis sont en effet extrêmement détaillés. Ils permettent à tout dirigeant d'entreprise de connaître les forces et les faiblesses de son service de facturation, ce qui lui permet de choisir la meilleure stratégie pour réussir sa transition numérique. Voyons maintenant trois exemples de mise en place de la facturation électronique, pour des entreprises de tailles différentes.

La facturation électronique pour TPE et PME

Faire passer un document physique (en format papier) à un document électronique (en format numérique) permet d'optimiser les performances d'un service de comptabilité. Mais quand il s'agit d'une TPE ou d'une PME, est-ce si important ?

La réponse est oui, tout d'abord car la facturation électronique sera obligatoire pour les TPE et PME comme pour les autres entreprises dès 2024. Mais elle apporte aussi des avantages conséquents en termes de dématérialisation des données. A fortiori pour les très petites structures, dans lesquelles la comptabilité est la plupart du temps faite par le dirigeant lui-même. En effet, dans un proche avenir, les documents pré-remplis seront omniprésents, ce qui facilitera grandement la vie des chefs d'entreprises des petites sociétés. Un bon commerçant, un artisan consciencieux, un prestataire de service indépendant, ce n'est pas quelqu'un qui maîtrise les arcanes de la législation comptable. Cette dernière évolue rapidement, se tenir au fait de toutes les évolutions n'est pas toujours évident : la facturation électronique est donc une simplification pour toutes les TPE et PME, avec des factures expédiées au bon endroit, sans risque de perte ou de falsification. Avec un logiciel Numéria, les TPE comme les PME peuvent optimiser leurs performances en réduisant les taux d'erreurs rencontrés lors de leurs diverses facturations. Ce gain de temps et d'énergie est très profitable à ces structures légères, qui pourront ainsi consacrer plus d'attention à leur clientèle. Passons à la facturation pour les entreprises de taille intermédiaire, qui font largement appel à nos compétences.

Mettre en place un outil de facturation électronique pour votre entreprise

La facturation électronique pour les ETI

Les évolutions en cours concernant les systèmes de facturation obligent les structures intermédiaires à adapter leurs pratiques comptables. Tous les services chargés des facturations se doivent de communiquer aux services de l'État des factures structurées, cohérentes sur les plans légaux et fiscaux. Il convient de porter un regard particulier sur la législation en vigueur, qui évolue rapidement.

Avec Numéria, vous bénéficiez de la mise à jour constante des obligations légales, dans le respect du cadre réglementaire contractuel. Nous mettons à jour tous vos formulaires, sans que vous ayez à modifier les logiciels de facturation électronique installés en début de mission. Ainsi, vous êtes toujours équipés avec les outils de facturation les plus performants du marché, vos facturations sont donc toujours en adéquation avec vos besoins de trésorerie. C'est pour vous une garantie de bonne gestion, grâce à des économies d'échelle, profitables à tous les services de votre société. En effet, une ETI se doit de maximiser la performance de chacun de ses postes, pour faire face à la concurrence de structures plus puissantes. En optimisant la facturation grâce à la numérisation de vos données, vous pouvez consacrer plus de ressources à la recherche de nouveaux clients. Ainsi, vous transférez votre énergie vers le secteur de la prospection, ce qui augmentera votre chiffre d'affaires à terme. Voyons maintenant le cas des grandes entreprises, que Numéria équipe également avec succès depuis fort longtemps.

La facturation électronique pour les grandes entreprises

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues de faire transiter leurs factures via Chorus Pro. En utilisant le format électronique, les économies sont conséquentes. Mais ces processus sont très longs à mettre en place, surtout pour les grandes entreprises. En effet, ces dernières possèdent des milliers de factures, qu'il leur faut toutes transformer en données numériques. Ce changement de paradigme demande une attention de tous les instants, tant les volumes de données à traiter sont importants.

C'est à ce moment que Numéria intervient, afin de mettre en œuvre cette transition numérique dans des conditions optimales. Il faut en effet restructurer des services entiers de comptabilité, sans perdre les données précédemment stockées sous forme de factures en papier. Il s'agit d'un travail d'orfèvre, que nous confions à nos meilleurs collaborateurs, qui possèdent une réelle expertise dans la transition numérique.

Toutefois, les transactions inter-entreprises restent faiblement dématérialisées, ce qui génère des surcoûts dommageables pour les entreprises, qui mettent parfois du temps à se mettre en conformité avec toutes leurs obligations légales. Le rôle de Numéria, c'est d'être auprès des entrepreneurs pour leur éviter de passer à côté de cette formidable opportunité : la digitalisation de toute leur facturation.

Pourquoi la facturation électronique devient-elle obligatoire ?

Le gouvernement incite toutes les entreprises basées en France et soumises à la TVA à se mettre en conformité avec les dernières lois de transition numérique. Voici les raisons pour lesquelles l'État rend ces transformations obligatoires :

Renforcer la compétitivité des entreprises

L'objectif premier de cette réforme est d'alléger la charge administrative des entreprises, quelle que soit leur taille. La facturation électronique va permettre de simplifier les processus de facturation. Elle va égelement pemrettre de raccourcir les délais de paiement. C'est un point capital, car beaucoup de sociétés courent après leur argent, ce qui met leur trésorerie en difficulté. En diminuant les coûts de facturation, un premier pas est franchi, le coût d'une facture électronique est même inférieur à celui d'un simple timbre-poste. La comparaison est encore plus frappante avec les frais engendrés par une facture papier, qui est de plus de dix euros : il s'agit donc bien de gains conséquents, qui améliorent vraiment la compétitivité des TPE, tout en leur simplifiant les tâches liées à leur facturation.

Simplifier les obligations déclaratives des entreprises

Une déclaration de TVA est une opération complexe, qui peut se révéler difficile à remplir. Grâce à un pré-remplissage des déclarations, il sera bientôt possible de satisfaire automatiquement à ce document, sans risque d'erreur majeur. Avec un système aussi sûr, les entreprises seront à même de proposer leurs biens, services ou prestations au prix le plus juste, grâce à une meilleure connaissance de leur tissu économique. C'est donc un réel bonus compétitif qui avantagera les entrepreneurs les plus prompts à se mettre en conformité avec les nouvelles normes comptables en matière de facturation dématérialisée. Ils auront accès à un système simplifié de facturation qui fonctionnera par divers canaux :

• L'envoi par pdf : qui transite par les mails. Très rapide, ils ne dispense pas d'une présentation de facturation correcte, afin d'être juridiquement valable ;
• L'e-facture : qui est pré-éditée, conforme aux dernières évolutions comptables et qui évite un stockage physique des documents ;
• L'e-invoicing : qui permet de suivre l'ensemble du processus de suivi de paiement à la fois pour l'émetteur de factures (le fournisseur) et son destinataire (le client) ;
• Le format Factur-X : un nouveau format de facture dématérialisée « mixte » basé sur un fichier PDF (norme PDF/A3) représentant la facture originale couplé à un fichier de données structuré (XML). C'est très pratique car n'importe quelle personne comprend cette présentation, qui rappelle les factures papiers.

Quel que soit le format d'envoi choisi, la facturation électronique doit être parfaitement structurée. Le caractère mixte ou hybride de la facture est secondaire, c'est un moyen de dématérialiser les données liées à l'édition des factures d'une entreprise.

Pour limiter les risques de fraudes

Une facturation dématérialisée est une arme très efficace contre les fraudeurs. En effet, ces derniers ne pourront plus spolier aussi aisément les honnêtes commerçants et les entrepreneurs sincères. Ainsi, les opérateurs économiques de bonne foi seront protégés plus efficacement, grâce à un pilotage quasi-automatique de leur facturation. C'est un élément important de sécurité financière qui peut éviter à toutes sortes d'entreprises de mettre en danger ses actifs. En effet, avec le développement du commerce en ligne, les entreprises sont devenues de véritables proies pour les prédateurs numériques. Il s'agit de menaces à prendre très au sérieux, car toutes les sociétés sont concernées par ce fléau. Mais là encore, Numéria dispose d'une solution, afin de mettre à l'abri vos données.

Protéger vos données avec Numéria, c'est facile

Nous avons mis au point un système de protection à double entrée, particulièrement efficace. Avec notre solution d'archivage ProDIP, vous facturez simplement toutes vos prestations et ensuite, MonCoffre les protège définitivement en les plaçant dans son coffre-fort numérique. Cette ingénieuse combinaison fonctionne de manière simultanée et automatique, ce qui vous garantit une protection complète de toutes vos informations liées à la facturation.

Vous gardez la main en permanence, grâce au suivi de dossier, consultable en direct. Ainsi, vous pouvez surveiller l'évolution de chacun de vos contrats, au fur et mesure de son avancement. C'est un point capital, qui permet de raccourcir les délais de paiement grâce à une traçabilité instantanément accessible. Plus besoin de recherches fastidieuses ou de demandes répétées à un service comptable injoignable. En tant que chef d'entreprise, vous pouvez garder un œil sur tous vos documents, grâce à un accès unique et protégé à votre espace. C'est cette adaptabilité et cette simplicité d'utilisation qui ont permis à Numéria de conquérir de nombreux marchés liés à la transformation numérique. Avec nous, votre facturation électronique est entre les meilleures mains : les vôtres !

Comment vous préparer à la dématérialisation des factures ?

Obligatoire à partir de juillet 2024, la dématérialisation des factures fait de plus en plus parler d’elle. Pour vous y préparer efficacement, il convient d’entamer la refonte de vos processus de facturation dès à présent. Une étude nationale du Forum National de la Facture Électronique (FNFE-MPE) estime que la dématérialisation des factures pourrait faire économiser 20 milliards par an aux entreprises françaises.

Dans ce guide complet sur la dématérialisation des factures, nous aborderons les sujets suivants :

• Pourquoi passer à la dématérialisation des factures ?
• Les délais et obligations quant à la facturation électronique
• La différence entre la facture numérisée et la facture dématérialisée
• Les plateformes de dématérialisation

Besoin d'une solution de dématérialisation des factures ? Contactez-nous !

Pourquoi passe-t-on à la dématérialisation des factures ?

Pour plusieurs raisons. Premièrement, parce que depuis le 1er janvier 2020 les entreprises sont tenues – et obligées – d’envoyer leurs factures destinées aux services publics au format électronique. Mais aussi parce que la dématérialisation des factures présente un certain nombre d’avantages.

→ Numeria répond à vos questions !

Bientôt une obligation légale !

C’est le point majeur à retenir quant à la dématérialisation des factures pour votre entreprise. D’ici 2024 à 2026, la facturation électronique va devenir obligatoire.

Pour aider les professionnels dans la numérisation de leur entreprise, l’État a mis en place un calendrier de déploiement progressif entre 2024 et 2026 :

• 1er juillet 2024 : toutes les entreprises doivent accepter les factures électroniques / les grandes entreprises doivent transmettre leurs factures au format numérique
• 1er janvier 2025 : les ETI doivent transmettre leurs factures au format numérique
• 1er janvier 2026 : les PME/TPE doivent envoyer leurs factures au format électronique

Une baisse drastique des coûts

En dématérialisant vos factures, vous faites des économies conséquentes. En éliminant le papier, l’impression, le routage, la mise sous pli, le routage et l'affranchissement, les gains financiers sont immédiats.

Un rapport émis par GS1 France estime que le coût d’une facture papier avoisine les 9 € quand celui d’une facture électronique coûte jusqu’à 2 fois moins.

La dématérialisation des factures, une solution pratique

Terminé les factures papier imprimées au format PDF, l’ère est désormais au numérique et la dématérialisation des factures a avant tout un aspect pratique.

La digitalisation des documents légaux, dont les factures, va mettre fin à l’archivage physique et à l’accumulation de papiers, système de stockage loin d’être optimal. Avec la numérisation des factures, vous évitez des tâches fastidieuses et chronophages. Qu’importe l’ancienneté de la facture fournisseur que vous recherchez, avec une solution digitale, vous pouvez la trouver en quelques secondes.

La dématérialisation des factures est véritablement utile. Déjà parce qu’elle vous fait gagner du temps, mais aussi parce qu’elle centralise tous vos documents au même endroit, vous évitant de passer des heures à les chercher.

Optimsez votre gestion des documents comptables en passant à la dématérialisation des factures

Un système plus écologique, objectif “zéro papier”

Si le gouvernement souhaite passer à la dématérialisation des factures, c’est en partie parce que la facturation papier impacte considérablement l’environnement : on estime que 10% des arbres coupés dans le monde deviennent du papier pour factures.

La dématérialisation de la facturation entraînerait une diminution d’environ 36% des émissions de CO2 (source : Basware).

La numérisation des factures fournisseurs, en plus de s’inscrire dans la politique RSE de votre entreprise, a un avantage écologique. Elle contribue à l’objectif “zéro papier” instauré par le gouvernement et à la protection de l'environnement.

Une productivité accrue, des processus simplifiés

La dématérialisation des factures influe positivement sur la productivité de l’entreprise. En cause : vos processus sont simplifiés, en particulier des tâches autrefois chronophages et vous gagnez en efficacité.

Parallèlement, le passage au numérique garantit une réduction drastique des coûts financiers et opérationnels.

La généralisation de la facturation électronique simplifie la vie des entreprises et les rend plus compétitives. La gestion administrative est allégée, vous pouvez vous focaliser sur vos missions commerciales.

Moins d’erreurs, plus de sécurité

Les robots font toujours mieux que les humains, surtout quand il s’agit d’effectuer des tâches répétitives. Avec la dématérialisation des factures via un outil de gestion (Numeria), vos marges d’erreur sont réduites, voire complètement supprimées.

Pour ce qui est de la sécurité, tous les envois sont sécurisés, cryptés. La traçabilité du document est toujours assurée et sa conformité juridique est garantie.

Dématérialisation des factures : délais et obligations à respecter

Nous vous expliquions précédemment qu'à compter de 2024, les entreprises, qu’importe leur statut, devront se conformer à la dématérialisation des factures.

En plus de contribuer à améliorer la productivité et la compétitivité des entreprises, ces obligations sont une solution efficace pour lutter contre la fraude à la TVA.

Le passage obligatoire à la facturation électronique fait suite à la loi de finances 2020. Le PLF (Projet de Loi Finances) contient un certain nombre de mesures et instaure de nouvelles règles, notamment en matière de facturation où la dématérialisation doit tendre à devenir la norme. C’est suite à cette loi que le gouvernement a décidé de rendre obligatoire la facturation électronique, aussi appelée e-facture.

À partir de 2024, les entreprises seront donc obligées d’accepter les e-factures de tous leurs fournisseurs. 

NB : La généralisation de la facturation électronique reportée au 1er septembre 2026

Et ce n’est pas tout.

Non seulement elles devront passer à la facturation électronique (2024 pour les GE ; 2025 pour les ETI ; 2026 pour les TPE /PME), mais les entreprises devront aussi s’aligner sur un nouveau système de transmission de données de transaction à l’administration fiscale : le e-reporting.

C’est à travers la mise à disposition de plateformes PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ou de Chorus Pro, la solution mutualisée de facturation de l’État, que les professionnels peuvent effectuer ces reportings électroniques.

Mais avant ça, il est essentiel de passer ses factures au format électronique. Des spécialistes comme Numeria sont là pour vous aider.

Quelle est la différence entre une facture numérisée et une facture dématérialisée ?

De nombreux professionnels ne font pas la différence entre ces deux formats de facture. Pourtant, une facture numérisée n’est pas une facture dématérialisée.

La facture numérisée est une facture papier qui a été numérisée afin d’être envoyée ou stockée au format numérique. C’est le mode de dématérialisation de la facturation le plus élémentaire qui soit. La facture numérisée n’a pas de valeur légale.En cas de contrôle, c’est la facture papier qu’il faudra montrer.

La facture dématérialisée, ou facture électronique, est un format qui répond à des obligations légales strictes. Avec ce type de facture, c’est tout le processus de facturation qui est digitalisé. Pour qu’elle ait une valeur légale, la facture électronique que vous émettez doit garantir l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de son contenu.

Les plateformes de dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures et d’une partie de votre comptabilité représente un enjeu clé pour les entreprises, qu’importe leur taille. Mais la digitalisation de la facturation – et de l’archivage de documents obligatoires – n’est pas toujours facile. Manque de temps, manque de compétences ou manque de personnel, pour entamer votre transformation digitale, les solutions GED, dont Numeria, sont là pour vous.

ChorusPro

ChorusPro est avant tout une plateforme à destination des fournisseurs de l’administration publique. Il s’agit d’un portail mutualisé de facturation électronique créé par l’État afin de répondre aux obligations légales de cette dernière.

La plateforme, relativement bien présentée, donne accès à un ensemble de domaines d’application, dont la facturation électronique.

Pour accompagner au mieux les entreprises concernées (les fournisseurs de l’administration), ChorusPro a mis au point une communauté et une documentation complète.

Numeria

Le groupe Numeria a été l’un des premiers acteurs à développer une solution de dématérialisation de factures pour professionnels. Depuis 1974, nous mettons au point des outils et des logiciels d’archivage et de facturation électronique. Pionnier dans le domaine, Numeria vous offre la possibilité de :

• dématérialiser ses factures
• archiver et consulter ses documents
• distribuer des documents dans un espace collaboratif sécurisé
• externaliser les impressions

Avec plus de 500 clients actifs et plus de 40 millions de documents traités chaque mois, Numeria s’impose comme une solution clé en main et accessible de dématérialisation des factures qui répond précisément aux besoins des PME / TPE, des ETI et des grandes entreprises.

Nota bene : Numeria est connecté à la plateforme Chorus Pro

Numeria : la dématérialisation des factures made in France

Entreprise française fondée en 1974, Numeria a toujours mis les nouvelles technologies au service des entreprises. Autrefois spécialisé dans l’archivage à travers l’impression de données sur support argentique, l’avènement d’Internet a permis au groupe d’être parmi les premiers à proposer des services dématérialisés aux professionnels.

Désormais experts reconnus dans notre domaine, nous avons développé un package complet pour permettre à votre entreprise de dématérialiser ses factures, mais aussi d’archiver ses documents, de les consulter à tout moment et de les distribuer en toute sécurité.

Dématérialisez vos factures… Et tous vos autres documents

La dématérialisation des documents est une de nos spécialités. Dématérialisation des factures, dématérialisation des contrats fournisseurs, des contrats de travail… signature électronique, etc. Ici, tous vos documents peuvent être digitalisés en toute simplicité et en toute sécurité grâce à nos solutions expertes pour professionnels.

Pour votre archivage comptable et RH, nous avons déployé ProDIP

ProDIP est le logiciel d’archivage en ligne développé par Numeria. Il est destiné à tous les professionnels qui souhaitent stocker et archiver leurs documents de façon 100% dématérialisée, dans un coffre-fort employeur sécurisé.

Intuitive, sa prise en main est accessible à tous. Factures, fiches de paie, documents comptables, ProDIP supporte la grande majorité des environnements informatiques (SAP, Windows, unix…) et reconnaît vos formats de fichiers (ascii, pdf, txt, ebcdic, pcl, afp…).

Ce SaaS est intégré à notre solution de dématérialisation des factures. Dans le cas de la facturation électronique, la facture est émise par ProDIP, puis horodatée et validée en tant que facture authentique par Numeria. Elle est ensuite transmise vers le destinataire qui pourra la recevoir.

Pour la distribution de vos documents en interne, nous vous donnons accès à MonCoffre

MonCoffre est un coffre-fort électronique destiné à l’émission des documents à destination de vos employés. Solution d’archivage et de stockage électronique signée Numeria, il lève les principaux freins de la dématérialisation auxquels vous pouvez faire face.

À la fois service et outil, cette solution numérique donne un accès gratuit au coffre pour chacun de vos salariés. Les documents y sont conservés 50 ans et reste la propriété de ce dernier.

Un gestionnaire électronique de documents fait pour vous

Gestion dématérialisée de vos documents, archivage de vos documents et distribution dans votre coffre-fort numérique, Numeria a mis au point une suite d’outils indispensables pour vous préparer correctement à la dématérialisation de vos factures.

Acteurs majeurs de la digitalisation et de la sécurisation des documents et données depuis 1974, nous offrons à chaque entreprise des solutions sur mesure, conformes et accessibles pour votre transition numérique.

Comment vous préparer à la dématérialisation des factures ?

Obligatoire à partir de juillet 2024, la dématérialisation des factures fait de plus en plus parler d’elle. Pour vous y préparer efficacement, il convient d’entamer la refonte de vos processus de facturation dès à présent. Une étude nationale du Forum National de la Facture Électronique (FNFE-MPE) estime que la dématérialisation des factures pourrait faire économiser 20 milliards par an aux entreprises françaises.

Dans ce guide complet sur la dématérialisation des factures, nous aborderons les sujets suivants :

• Pourquoi passer à la dématérialisation des factures ?
• Les délais et obligations quant à la facturation électronique
• La différence entre la facture numérisée et la facture dématérialisée
• Les plateformes de dématérialisation

Besoin d'une solution de dématérialisation des factures ? Contactez-nous !

Pourquoi passe-t-on à la dématérialisation des factures ?

Pour plusieurs raisons. Premièrement, parce que depuis le 1er janvier 2020 les entreprises sont tenues – et obligées – d’envoyer leurs factures destinées aux services publics au format électronique. Mais aussi parce que la dématérialisation des factures présente un certain nombre d’avantages.

→ Numeria répond à vos questions !

Bientôt une obligation légale !

C’est le point majeur à retenir quant à la dématérialisation des factures pour votre entreprise. D’ici 2024 à 2026, la facturation électronique va devenir obligatoire.

Pour aider les professionnels dans la numérisation de leur entreprise, l’État a mis en place un calendrier de déploiement progressif entre 2024 et 2026 :

• 1er juillet 2024 : toutes les entreprises doivent accepter les factures électroniques / les grandes entreprises doivent transmettre leurs factures au format numérique
• 1er janvier 2025 : les ETI doivent transmettre leurs factures au format numérique
• 1er janvier 2026 : les PME/TPE doivent envoyer leurs factures au format électronique

Une baisse drastique des coûts

En dématérialisant vos factures, vous faites des économies conséquentes. En éliminant le papier, l’impression, le routage, la mise sous pli, le routage et l'affranchissement, les gains financiers sont immédiats.

Un rapport émis par GS1 France estime que le coût d’une facture papier avoisine les 9 € quand celui d’une facture électronique coûte jusqu’à 2 fois moins.

La dématérialisation des factures, une solution pratique

Terminé les factures papier imprimées au format PDF, l’ère est désormais au numérique et la dématérialisation des factures a avant tout un aspect pratique.

La digitalisation des documents légaux, dont les factures, va mettre fin à l’archivage physique et à l’accumulation de papiers, système de stockage loin d’être optimal. Avec la numérisation des factures, vous évitez des tâches fastidieuses et chronophages. Qu’importe l’ancienneté de la facture fournisseur que vous recherchez, avec une solution digitale, vous pouvez la trouver en quelques secondes.

La dématérialisation des factures est véritablement utile. Déjà parce qu’elle vous fait gagner du temps, mais aussi parce qu’elle centralise tous vos documents au même endroit, vous évitant de passer des heures à les chercher.

Optimsez votre gestion des documents comptables en passant à la dématérialisation des factures

Un système plus écologique, objectif “zéro papier”

Si le gouvernement souhaite passer à la dématérialisation des factures, c’est en partie parce que la facturation papier impacte considérablement l’environnement : on estime que 10% des arbres coupés dans le monde deviennent du papier pour factures.

La dématérialisation de la facturation entraînerait une diminution d’environ 36% des émissions de CO2 (source : Basware).

La numérisation des factures fournisseurs, en plus de s’inscrire dans la politique RSE de votre entreprise, a un avantage écologique. Elle contribue à l’objectif “zéro papier” instauré par le gouvernement et à la protection de l'environnement.

Une productivité accrue, des processus simplifiés

La dématérialisation des factures influe positivement sur la productivité de l’entreprise. En cause : vos processus sont simplifiés, en particulier des tâches autrefois chronophages et vous gagnez en efficacité.

Parallèlement, le passage au numérique garantit une réduction drastique des coûts financiers et opérationnels.

La généralisation de la facturation électronique simplifie la vie des entreprises et les rend plus compétitives. La gestion administrative est allégée, vous pouvez vous focaliser sur vos missions commerciales.

Moins d’erreurs, plus de sécurité

Les robots font toujours mieux que les humains, surtout quand il s’agit d’effectuer des tâches répétitives. Avec la dématérialisation des factures via un outil de gestion (Numeria), vos marges d’erreur sont réduites, voire complètement supprimées.

Pour ce qui est de la sécurité, tous les envois sont sécurisés, cryptés. La traçabilité du document est toujours assurée et sa conformité juridique est garantie.

Dématérialisation des factures : délais et obligations à respecter

Nous vous expliquions précédemment qu'à compter de 2024, les entreprises, qu’importe leur statut, devront se conformer à la dématérialisation des factures.

En plus de contribuer à améliorer la productivité et la compétitivité des entreprises, ces obligations sont une solution efficace pour lutter contre la fraude à la TVA.

Le passage obligatoire à la facturation électronique fait suite à la loi de finances 2020. Le PLF (Projet de Loi Finances) contient un certain nombre de mesures et instaure de nouvelles règles, notamment en matière de facturation où la dématérialisation doit tendre à devenir la norme. C’est suite à cette loi que le gouvernement a décidé de rendre obligatoire la facturation électronique, aussi appelée e-facture.

À partir de 2024, les entreprises seront donc obligées d’accepter les e-factures de tous leurs fournisseurs. 

NB : La généralisation de la facturation électronique reportée au 1er septembre 2026

Et ce n’est pas tout.

Non seulement elles devront passer à la facturation électronique (2024 pour les GE ; 2025 pour les ETI ; 2026 pour les TPE /PME), mais les entreprises devront aussi s’aligner sur un nouveau système de transmission de données de transaction à l’administration fiscale : le e-reporting.

C’est à travers la mise à disposition de plateformes PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ou de Chorus Pro, la solution mutualisée de facturation de l’État, que les professionnels peuvent effectuer ces reportings électroniques.

Mais avant ça, il est essentiel de passer ses factures au format électronique. Des spécialistes comme Numeria sont là pour vous aider.

Quelle est la différence entre une facture numérisée et une facture dématérialisée ?

De nombreux professionnels ne font pas la différence entre ces deux formats de facture. Pourtant, une facture numérisée n’est pas une facture dématérialisée.

La facture numérisée est une facture papier qui a été numérisée afin d’être envoyée ou stockée au format numérique. C’est le mode de dématérialisation de la facturation le plus élémentaire qui soit. La facture numérisée n’a pas de valeur légale.En cas de contrôle, c’est la facture papier qu’il faudra montrer.

La facture dématérialisée, ou facture électronique, est un format qui répond à des obligations légales strictes. Avec ce type de facture, c’est tout le processus de facturation qui est digitalisé. Pour qu’elle ait une valeur légale, la facture électronique que vous émettez doit garantir l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de son contenu.

Les plateformes de dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures et d’une partie de votre comptabilité représente un enjeu clé pour les entreprises, qu’importe leur taille. Mais la digitalisation de la facturation – et de l’archivage de documents obligatoires – n’est pas toujours facile. Manque de temps, manque de compétences ou manque de personnel, pour entamer votre transformation digitale, les solutions GED, dont Numeria, sont là pour vous.

ChorusPro

ChorusPro est avant tout une plateforme à destination des fournisseurs de l’administration publique. Il s’agit d’un portail mutualisé de facturation électronique créé par l’État afin de répondre aux obligations légales de cette dernière.

La plateforme, relativement bien présentée, donne accès à un ensemble de domaines d’application, dont la facturation électronique.

Pour accompagner au mieux les entreprises concernées (les fournisseurs de l’administration), ChorusPro a mis au point une communauté et une documentation complète.

Numeria

Le groupe Numeria a été l’un des premiers acteurs à développer une solution de dématérialisation de factures pour professionnels. Depuis 1974, nous mettons au point des outils et des logiciels d’archivage et de facturation électronique. Pionnier dans le domaine, Numeria vous offre la possibilité de :

• dématérialiser ses factures
• archiver et consulter ses documents
• distribuer des documents dans un espace collaboratif sécurisé
• externaliser les impressions

Avec plus de 500 clients actifs et plus de 40 millions de documents traités chaque mois, Numeria s’impose comme une solution clé en main et accessible de dématérialisation des factures qui répond précisément aux besoins des PME / TPE, des ETI et des grandes entreprises.

Nota bene : Numeria est connecté à la plateforme Chorus Pro

Numeria : la dématérialisation des factures made in France

Entreprise française fondée en 1974, Numeria a toujours mis les nouvelles technologies au service des entreprises. Autrefois spécialisé dans l’archivage à travers l’impression de données sur support argentique, l’avènement d’Internet a permis au groupe d’être parmi les premiers à proposer des services dématérialisés aux professionnels.

Désormais experts reconnus dans notre domaine, nous avons développé un package complet pour permettre à votre entreprise de dématérialiser ses factures, mais aussi d’archiver ses documents, de les consulter à tout moment et de les distribuer en toute sécurité.

Dématérialisez vos factures… Et tous vos autres documents

La dématérialisation des documents est une de nos spécialités. Dématérialisation des factures, dématérialisation des contrats fournisseurs, des contrats de travail… signature électronique, etc. Ici, tous vos documents peuvent être digitalisés en toute simplicité et en toute sécurité grâce à nos solutions expertes pour professionnels.

Pour votre archivage comptable et RH, nous avons déployé ProDIP

ProDIP est le logiciel d’archivage en ligne développé par Numeria. Il est destiné à tous les professionnels qui souhaitent stocker et archiver leurs documents de façon 100% dématérialisée, dans un coffre-fort employeur sécurisé.

Intuitive, sa prise en main est accessible à tous. Factures, fiches de paie, documents comptables, ProDIP supporte la grande majorité des environnements informatiques (SAP, Windows, unix…) et reconnaît vos formats de fichiers (ascii, pdf, txt, ebcdic, pcl, afp…).

Ce SaaS est intégré à notre solution de dématérialisation des factures. Dans le cas de la facturation électronique, la facture est émise par ProDIP, puis horodatée et validée en tant que facture authentique par Numeria. Elle est ensuite transmise vers le destinataire qui pourra la recevoir.

Pour la distribution de vos documents en interne, nous vous donnons accès à MonCoffre

MonCoffre est un coffre-fort électronique destiné à l’émission des documents à destination de vos employés. Solution d’archivage et de stockage électronique signée Numeria, il lève les principaux freins de la dématérialisation auxquels vous pouvez faire face.

À la fois service et outil, cette solution numérique donne un accès gratuit au coffre pour chacun de vos salariés. Les documents y sont conservés 50 ans et reste la propriété de ce dernier.

Un gestionnaire électronique de documents fait pour vous

Gestion dématérialisée de vos documents, archivage de vos documents et distribution dans votre coffre-fort numérique, Numeria a mis au point une suite d’outils indispensables pour vous préparer correctement à la dématérialisation de vos factures.

Acteurs majeurs de la digitalisation et de la sécurisation des documents et données depuis 1974, nous offrons à chaque entreprise des solutions sur mesure, conformes et accessibles pour votre transition numérique.

Voici les étapes clés pour te préparer :

1. Identifier la date d'entrée en vigueur selon la taille de ton entreprise.
2.  Vérifier la compatibilité de ton logiciel de facturation avec le futur système.
3.  Choisir une plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée.
4.  Former les équipes à la création, réception et archivage des e-factures.
5.  Mettre à jour les processus comptables et de gestion.

et disponibles pour vous accompagner dans votre projet

La majorité des documents d'entreprise peuvent être dématérialisés :

• Factures clients et fournisseurs
• Contrats de travail et documents RH
• Bulletins de paie
• Devis, bons de commande, relevés
• Documents comptables et fiscaux

Numeria propose des solutions conformes aux réglementations légales en vigueur (facturation électronique, archivage, signature électronique...).

Numéria acteur de la digitalisation et sécurisation des documents et données depuis 1974, vous propose un ensemble de services sur-mesure et s’appuie sur les différentes normes et règles en vigueur

Qu'est-ce qu'une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ? Plateforme PDP - PDP facture électronique - Plateforme PDP certifiée

Et si la facture devenait enfin une donnée exploitable de bout en bout plutôt qu’un simple document à traiter ? Entre 2019 et aujourd’hui, la généralisation de la facture électronique en Europe s’est accélérée pour lutter contre la fraude et fiabiliser la TVA, un enjeu majeur rappelé par les autorités françaises (économie.gouv.fr) et l’administration fiscale (impots.gouv.fr). En France, ce virage s’organise autour d’acteurs clés, dont la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), chargée d’orchestrer l’émission, la réception, le routage et l’e‑reporting des données de factures.

Obtenir un devis gratuit

PDP : définition simple et contexte

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire est un acteur privé immatriculé par la DGFiP pour manipuler des factures électroniques structurées, assurer les contrôles, la conversion multi‑formats, le routage vers le bon destinataire, et transmettre les données utiles à l’e‑reporting TVA. Pour comprendre l’écosystème complet et les obligations associées, consultez le dossier officiel sur la facturation électronique (enjeux, calendrier, périmètre).

PDP, PPF, OD : qui fait quoi ?

Comment fonctionne une PDP, concrètement ?

De l’ERP au destinataire : contrôles, conversion, routage

Depuis votre ERP (SAP, Sage, Cegid, Microsoft Dynamics…), la PDP récupère la facture, vérifie les mentions obligatoires et la qualité des données (SIREN/SIRET, TVA, adresses), convertit si nécessaire le format, puis achemine le document vers le bon destinataire via l’annuaire. Elle trace en temps réel les statuts (déposée, acceptée, rejetée, mise à jour) et restitue un flux structuré à vos outils de gestion. Pour aller plus loin sur les enjeux de formats et de canaux, consultez notre page Dématérialisation des factures .

Formats structurés et interopérabilité

Les PDP gèrent les principaux standards de la facture électronique : Factur‑X (PDF/A + XML), UBL, UN/CEFACT CII, parfois des échanges EDI. Le format Factur‑X permet d’offrir à la fois un rendu lisible et des données structurées interopérables. Cette interopérabilité prévient les erreurs, améliore l’automatisation et facilite les rapprochements (commande‑réception‑facture).

E‑reporting TVA, traçabilité et archivage probant

Au‑delà du « transport », la PDP transmet les informations nécessaires à l’e‑reporting TVA. Elle fournit les journaux d’audit, les preuves (accusés, horodatage), et s’appuie souvent sur un SAE pour l’archivage à valeur probante. Pour sécuriser la conservation sur la durée légale, découvrez nos bonnes pratiques d’archivage électronique .

À quels bénéfices concrets s’attendre ?

Conformité et réduction des risques

La PDP garantit la conformité fiscale et réduit les rejets grâce aux contrôles en amont. Les preuves centralisées simplifient les audits et sécurisent la piste d’audit. Pour des processus à forte valeur probante, associez la signature électronique à vos flux pour sceller les engagements et fiabiliser les validations .

Efficacité opérationnelle et automatisation

Moins de papier, moins de ressaisies, orchestration des flux, workflows d’approbation, relances et gestion des avoirs : votre temps de cycle diminue. Des API et connecteurs accélèrent l’acheminement, l’intégration comptable et la mise à jour de vos référentiels. Les gains se lisent dans la baisse des coûts de traitement et une meilleure qualité des données.

Pilotage financier et cash

La standardisation des données alimente vos tableaux de bord (DSO, taux de rejet, performance fournisseurs), améliore le cash management et fluidifie les relances. Un suivi temps réel des statuts limite les litiges et accélère les paiements.

Comment choisir entre PDP, PPF ou OD ?

Le choix dépend de votre contexte (volumes, multi‑ERP, pays, exigences métiers). Pour une grille de sélection détaillée et des critères concrets (couverture formats, connecteurs, SLA, sécurité, réversibilité, coûts), consultez notre guide Choisir une plateforme de facturation électronique .

Être rappelé par un expert

Étapes clés pour réussir votre projet PDP

1) Diagnostic et cadrage

Cartographiez vos flux (B2B France, export), vos systèmes (ERP, CRM, compta), vos formats actuels, vos référentiels (SIREN/SIRET, TVA) et vos points de friction. Définissez une gouvernance claire et des indicateurs (DSO, % rejets, coût par facture).

2) Intégration, tests et pilote

Branchez vos systèmes via API/EDI, paramétrez les contrôles, testez les formats Factur‑X/UBL/CII, le cycle complet (émission → réception → statuts → e‑reporting → archivage) et la reprise sur incident. Pour une vue d’ensemble, explorez nos solutions de dématérialisation documentaire .

3) Déploiement, adoption et amélioration continue

Formez les équipes finance/achats/IT, documentez les procédures, industrialisez le support et le monitoring, planifiez la réversibilité (export des données, preuves). Vous voulez vérifier le périmètre exact d’une PDP immatriculée ? Découvrez notre page Plateforme de Dématérialisation Partenaire .

FAQ — Qu'est-ce qu'une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ?

• Une PDP, c’est quoi exactement ? Une plateforme immatriculée par la DGFiP qui contrôle, convertit, route les factures électroniques et transmet l’e‑reporting TVA.
• Quelle différence entre PDP, PPF et OD ? Le PPF est le portail public, la PDP est un acteur privé immatriculé, l’OD prépare/achemine via PDP/PPF.
• Quels formats sont pris en charge ? Factur‑X, UBL, CII et parfois EDI, selon la couverture de la plateforme.
• La PDP remplace-t-elle mon ERP ? Non. Elle s’y connecte via API/EDI pour transporter et contrôler les flux.
• Comment est géré l’e‑reporting TVA ? En transmettant un sous‑ensemble des données aux autorités, avec preuves et journaux d’audit.
• Quid de l’archivage légal ? Mise en place d’un SAE pour l’archivage à valeur probante sur la durée légale.
• Peut-on signer électroniquement les documents ? Oui, via des services conformes eIDAS. Voir Signature électronique .
• Quel budget prévoir ? Frais de projet + abonnement + coût par facture + options (conversion, archivage, SLA).
• Et si mon client n’a pas de PDP ? La facture passe par son PDP si disponible, sinon par le PPF.
• Par où commencer ? Diagnostic, choix du mode de raccordement, pilote, formation, puis déploiement progressif.

Parler à un consultant pour cadrer votre projet PDP ?

À retenir pour décider sereinement

La PDP est le pivot d’une facturation électronique fiable : conformité maîtrisée, qualité des données et pilotage en temps réel. En clarifiant les rôles PDP‑PPF‑OD, en sécurisant vos formats (Factur‑X/UBL/CII) et en orchestrant l’e‑reporting, vous réduisez les risques et accélérez les cycles d’encaissement. Appuyez‑vous sur une plateforme dotée de connecteurs ERP, de SLA robustes et d’un archivage probant. Envie d’un diagnostic rapide et d’une démonstration ?

Pour des renseignements personnalisés, un audit de vos flux ou être guidé pas à pas, contactez nos experts Numeria.

Pour aller plus loin

• E‑invoicing : formats, canaux d’échange et e‑reporting
• Archivage électronique à valeur probante : cadre et bonnes pratiques
• Signature électronique conforme eIDAS : usages et valeur légale
• Critères pour choisir votre plateforme de facturation électronique
• Numeria — Plateforme de Dématérialisation Partenaire

Oui. Les solutions d'archivage Numeria reposent sur des infrastructures françaises certifiées ISO 27001, garantissant la confidentialité, l'intégrité et la traçabilité des documents.
Les accès sont protégés par identifiant et mot de passe, et les données sont sauvegardées dans des data centers hautement sécurisés.
L'archivage respecte le RGPD et les normes européennes en matière de protection des données.

Le dossier du personnel regroupe toutes les informations et documents relatifs à chaque collaborateur.
Il permet de :

• Accéder rapidement à l'historique complet du salarié
• Gérer les documents RH depuis un espace centralisé
• Synchroniser les données avec votre ERP ou d'autres outils internes
• Visualiser et suivre le référentiel salariés de toutes vos entités sur une même interface

Archivage des documents Découvez nos solutions pour archiver vos documents

Gestion RH dématérialisée Pourquoi la digitalisation des processus RH est une priorité

Numeria — Prodip RH

Nous sommes Numeria et nous accompagnons les entreprises dans la dématérialisation de leurs processus RH grâce à notre solution Prodip RH. Cette solution permet de digitaliser, automatiser et sécuriser l'ensemble des flux administratifs liés aux ressources humaines. Notre objectif : vous aider à gagner en efficacité, réduire vos coûts opérationnels et offrir à vos collaborateurs une expérience moderne et fluide.

Avantages de la dématérialisation RH

La digitalisation des processus RH apporte de nombreux bénéfices tangibles pour les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. Elle permet d’optimiser le fonctionnement interne tout en renforçant la qualité de vie au travail.

• Gain de productivité : en automatisant les tâches répétitives (saisie, envoi de documents, rappels, validations), les équipes RH gagnent un temps précieux qu’elles peuvent consacrer à des missions plus stratégiques.
• Réduction des coûts : moins d’impressions, d’envois postaux et de stockage physique. La gestion RH dématérialisée génère des économies immédiates et durables.
• Sécurité et conformité : les données RH sont centralisées, protégées et accessibles uniquement aux personnes autorisées, dans le respect du RGPD et des obligations légales françaises.
• Expérience collaborateur améliorée : chaque salarié peut accéder facilement à ses documents RH (bulletins de paie, contrats, avenants) depuis une interface en ligne sécurisée, à tout moment et depuis n’importe quel appareil.
• Engagement RSE : la réduction de la consommation de papier et des envois physiques contribue à une démarche plus écologique et responsable.

En digitalisant leurs processus RH, les entreprises gagnent donc en agilité et en fiabilité, tout en valorisant leur image d’employeur innovant.

Impliquer les parties prenantes dès l’amont, clarifier les bénéfices, former par l’usage (tutoriels, microlearning), nommer des ambassadeurs, célébrer les quick wins et mesurer l’adoption pour ajuster. La réussite se joue autant dans l’ergonomie que dans l’accompagnement.

Comment faire une facture électronique ?

Pour qu'une facture électronique soit valable, il faut que celle-ci soit entièrement numérique. C'est à dire que l'édition, l'envoi et la réception de la facture soit digitalisé.

La partie édition d'une facture électronique :

La facture électronique peut se faire grâce à votre logiciel de comptabilité habituel ou un logiciel gratuit de facturation. Vous pouvez ensuite ajouter la signature électronique de votre entreprise notamment grâce à la solution de Numéria.

N'oubliez pas qu'une facture électronique doit présenter les mêmes obligations qu'une facture papier.

Une facture ne peut être valable si elle ne mentionne pas plusieurs points obligatoires. Vérifiez toujours que votre facture indique tous les points ci-dessous avant de l'envoyer.

Le code du commerce indique plusieurs mentions :

• Votre identité (Nom et prénom si c'est un entrepreneur, dénomination sociale de l'entreprise, numéro SIREN ou SIRET
• Celle de votre client (dénomination sociale, adresse du siège sociale et de la facturation si celle-ci est différente du siège social)
• Le numéro de TVA de votre société
• Le numéro de TVA du client
• La date de la facture
• Jour effectif de la livraison ou de la fin des prestations
• Le numéro de la facture, qui doit toujours respecter une suite séquentielle de chiffre, avec la possibilité de rajouter un préfixe numérique (permettant la définition du mois) ou lettré (permettant la définition du type de client)
• Le numéro du bon de commande, si celui-ci a été préétabli par l'acheteur
• La prestation de service ou de bien vendus
• La quantité et le prix unitaire hors TVA du service et/ou des biens vendus
• Le montant total hors TVA
• Les majorations éventuelles de prix (frais de transport ou d'emballage)
• Rabais éventuel de prix
• Le montant total en TTC
• Le taux de la TVA applicable en fonction du service ou du bien vendu
• La date ou le délai de paiement (condition d'escompte en cas de paiement anticipé, marquez "escompte pour paiement anticipé : néant" s'il n'y a pas d'escompte)
• Le montant des pénalités applicables en cas de retard de paiement

Contactez nos experts en dématérialisation de factures

Le non-respect de ces mentions peut engendrer des amendes allant de 15€ par mention inexacte à ¼ du montant de la facture ou 75 000€ pour une personne physique (375 000 pour une personne morale). Ces amendes peuvent être doublées en cas de défaut de facturation ou facture fictive.

En plus de ces obligations, pour qu'une facture électronique soit valable, il faut que celle-ci ne puisse pas être modifiée une fois émise, que l'identité de l'émetteur soit garantie, et que la lisibilité de la facture reste intacte tout au long de sa conservation.

Comment assurer la fiabilité d'une facture électronique ?

• La piste d'audit fiable permet d'assurer le suivi des factures tout en respectant un processus bien établi avec le Code général des impôts, prouvant les liens entre la facture électronique, les mails de bon de commande et le règlement. Ce processus est long et nécessite de conserver toutes les preuves des différentes étapes dans le même ordre qu'elles se sont déroulées.
• Les plateformes d'échange de données informatisées (EDI) permettent l'établissement, l'envoi et la réception d'une facture électronique. Si votre entreprise utilise déjà ce genre d'outil, cela peut être simple à mettre en place.
• Avoir recours à la signature électronique est un moyen très simple et très peu coûteux pour assurer la fiabilité de votre facture électronique.

Combien de temps conserver votre facture électronique ?

Une facture électronique se conserve au minimum pendant 10 ans. L'archivage de votre facture numérique peut se faire par votre propre entreprise ou par un tiers comme Numéria.

Vous pourrez ensuite l'imprimer et la conserver uniquement sur papier si besoin.

L'archivage numérique doit se faire sur un serveur localisé en France, sinon il faudra le déclarer à l'administration fiscale.

Les factures papiers peuvent être conservées numériquement mais attention, les règles de conservation des factures électroniques sont strictes, elles doivent respecter toutes les toutes les conditions prévues par les articles A102 B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales :

• Si une impression doit être refaite, les couleurs et la mise en page doivent être respectées à l'identique.
• La facture numérisée doit avoir une signature électronique ou d'un autre moyen certifié par l'autorité française afin de prouver que sa conservation numérique est fiable
• La facture numérisée doit faire apparaître tout annotation ajoutée après la parution de la facture
• Durant la période de conservation de la facture, des contrôles internes doivent être faits afin de vérifier la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité de la facture.

Automatisation des workflows RH

L’automatisation des workflows RH n’est plus un simple projet de digitalisation : c’est un levier stratégique pour fluidifier la gestion administrative, améliorer l’expérience collaborateur et renforcer la conformité. Qu’il s’agisse d’une TPE, d’une PME ou d’un grand groupe, la digitalisation des processus RH (SIRH, paie, recrutement, formation, mobilité interne) répond à des enjeux très concrets : réduire les tâches manuelles, sécuriser les données, accélérer les délais et offrir une visibilité de bout en bout sur le cycle de vie du salarié.

Pourquoi automatiser les workflows RH ?

Automatiser un processus RH consiste à orchestrer des étapes, des validations et des échanges de données entre collaborateurs et systèmes, sans intervention humaine superflue. Résultat : des opérations fiables, traçables et rapides. Les bénéfices se mesurent vite : une baisse du temps de traitement (demande de congé, contrat, avenant), une diminution du taux d’erreur (saisie de données, doublons), une amélioration de la conformité (RGPD, eIDAS, droit du travail) et une expérience employé plus fluide, du recrutement à l’offboarding.

Quelles questions se poser avant de démarrer ?

Par où commencer quand tout semble prioritaire ? Une approche pragmatique consiste à cartographier les processus existants, à identifier les goulots d’étranglement et à classer les cas d’usage selon leur impact (gain de temps, risque, expérience) et leur faisabilité (données disponibles, intégrations, volumes). Faut-il privilégier les processus à forte visibilité (onboarding) ou ceux à forte valeur réglementaire (archivage des contrats) ? La réponse dépend de vos objectifs : réduire le time-to-hire, sécuriser les dossiers salariés, fiabiliser la paie, ou accélérer la signature des contrats.

Comment garantir que l’automatisation ne déshumanise pas la fonction RH ? En distinguant les étapes à faible valeur ajoutée (collecte documentaire, relances, contrôles de cohérence) à automatiser, des moments clés à forte dimension humaine (entretien, feedback, accompagnement managérial) à préserver. L’automatisation libère du temps pour le conseil, la stratégie et l’écoute, au lieu de substituer l’humain.

Quels indicateurs de performance suivre ? Selon le processus, on monitorera le délai moyen de validation, le taux de complétude des dossiers, le nombre de relances nécessaires, le pourcentage de documents signés en moins de 24 heures, la conformité des pièces, ou l’adoption par les managers et les collaborateurs. Ces KPIs éclairent le ROI et guident les itérations.

Cas d’usage concrets d’automatisation RH

Recrutement et onboarding : depuis l’ATS, déclenchez l’édition du contrat, la signature électronique en quelques clics, la collecte des pièces, l’ouverture des comptes IT, la planification des formations et l’envoi du kit de bienvenue. La candidate signe à distance ; le manager suit l’avancement ; les équipes IT et paie reçoivent automatiquement les informations nécessaires. Résultat : un time-to-hire réduit et une intégration sans friction.

Administration du personnel et paie : automatisez la création de dossiers salariés, les avenants, les demandes de congés, les notes de frais, les attestations et les déclarations. Les contrôles de cohérence et les validations en cascade sécurisent la qualité des données avant l’export vers la paie. Les relances sont gérées par le système ; les pièces justificatives sont archivées de façon centralisée et horodatées.

Gestion des talents et formation : fluidifiez les campagnes d’évaluation, les entretiens annuels, les plans de développement, l’inscription aux formations et le suivi de la conformité (par exemple, formations obligatoires). Les rappels, la collecte des feedbacks et l’édition des attestations sont automatisés, pour une expérience collaborateur continue et mesurable.

Conformité, sécurité et audits : facilitez la traçabilité avec des journaux d’audit, des pistes de validation et des horodatages. Les politiques de conservation, la gestion des consentements et la pseudonymisation renforcent la conformité RGPD. Les workflows standardisent l’application de règles, réduisant le risque opérationnel.

Offboarding : à la sortie d’un collaborateur, le workflow coordonne la collecte de matériel, la révocation des accès, la génération et la signature des documents de fin de contrat, ainsi que l’archivage final. Le tout sans oubli ni retard, pour protéger le SI et respecter les obligations légales.

La signature électronique au cœur des processus RH

Éléments clés des dossiers RH, les contrats, avenants, chartes et attestations gagnent à être signés en ligne. Une signature électronique conforme eIDAS garantit l’identité du signataire, l’intégrité du document et sa valeur probatoire. En combinant signature dématérialisée, horodatage et archivage sécurisé, vos documents RH circulent plus vite, avec une sécurité renforcée et une traçabilité complète.

Comment réussir un projet d’automatisation RH ?

Le succès tient à trois piliers : une vision claire, une exécution progressive, et une forte attention à l’adoption. Définissez des objectifs mesurables (délais, qualité, conformité, satisfaction), engagez les métiers (RH, IT, juridique, sécurité) et livrez par étapes courtes pour produire des résultats visibles rapidement.

Gouvernance et conduite du changement

Une gouvernance dédiée arbitre les priorités et sécurise les décisions. Du point de vue des utilisateurs, l’ergonomie est déterminante : si le parcours est simple et intuitif, l’adoption suit. Formations, contenus d’aide intégrés, communication transparente sur les bénéfices, et support réactif facilitent le changement. Impliquez les managers dès le départ : ils sont relais d’usage et garants de la qualité des données.

Intégrations SIRH et écosystème applicatif

L’intégration avec vos systèmes (SIRH, ATS, paie, IAM, LMS, ERP) est essentielle. Grâce aux API, aux connecteurs et à des mécanismes d’orchestration, les données circulent sans ressaisie, réduisant les erreurs et accélérant le traitement. Des déclencheurs (création d’un candidat, changement de poste, validation d’un budget) peuvent initier automatiquement un workflow transversal. Les équipes techniques apprécient les approches low-code/no-code pour modéliser et faire évoluer les processus rapidement.

Données, sécurité et conformité

Les données RH sont sensibles. Protégez-les via l’authentification forte (SSO, MFA), le chiffrement, la gestion des rôles et un contrôle d’accès fin. Le RGPD impose de documenter les finalités, limiter les durées de conservation, et respecter les droits des personnes. Un archivage sécurisé, un journal d’audit détaillé et la centralisation des documents réduisent le risque et facilitent les audits.

Et demain : IA, hyperautomatisation et analytics

L’IA conversationnelle et les moteurs de règles enrichissent l’hyperautomatisation des workflows RH. Chatbots internes, assistants d’onboarding, classification automatique de pièces, suggestions de prochaines étapes, détection d’anomalies dans la paie : autant de cas qui améliorent la qualité et la vitesse. Les analytics transforment les données de processus en décisions : où se situent les retards ? quelles validations sont superflues ? où investir pour maximiser le ROI ? L’avenir de la digitalisation RH est résolument data-driven.

Pourquoi choisir Numeria pour vos workflows RH ?

Chez Numeria, nous accompagnons la transformation numérique des documents et processus RH, de bout en bout. Notre plateforme SaaS intuitive facilite la création, l’envoi, le suivi et l’archivage des documents RH, avec des workflows configurables, une ergonomie soignée et une visibilité en temps réel.

Grâce à nos connecteurs et API, nous intégrons la chaîne RH à vos outils métiers (SIRH, ATS, paie, ERP, LMS). La signature électronique intégrée, conforme eIDAS (niveaux simple, avancé ou qualifié), accélère la conclusion des contrats et fiabilise vos validations. Enfin, notre gestion centralisée des fichiers (PDF, Word, dossiers salariés, factures, contrats) s’appuie sur un environnement sécurisé avec horodatage et traçabilité complète, pour une conformité sans compromis.

Le résultat ? Des processus plus rapides, plus sûrs et moins coûteux, une expérience collaborateur améliorée, et des équipes RH libérées des tâches administratives pour se concentrer sur l’accompagnement humain et la stratégie.

Par où commencer concrètement ?

Identifiez un premier cas d’usage à forte valeur (onboarding, signatures de contrats, gestion des avenants), définissez les KPIs (délai de signature, taux de complétude, réductions d’erreurs), puis pilotez un déploiement progressif. Nos experts vous guident dans la modélisation des workflows, l’intégration à votre écosystème, le paramétrage de la signature électronique et la conduite du changement. Vous obtenez rapidement des gains tangibles, tout en construisant une feuille de route durable.

Questions ouvertes pour élargir la réflexion

Comment l’automatisation peut-elle renforcer la marque employeur en offrant des parcours fluides et personnalisés ? Dans quelle mesure l’IA peut-elle anticiper les besoins en compétences tout en respectant l’éthique et le RGPD ? Quels processus devraient rester partiellement manuels pour préserver la relation humaine ? Comment aligner la gouvernance des données RH avec les enjeux de sécurité et d’audit ? Et surtout, comment faire évoluer en continu vos workflows pour accompagner les transformations de votre organisation ? Les réponses varient selon votre maturité digitale, vos contraintes réglementaires et vos objectifs business, mais une chose demeure : l’automatisation est un levier de résilience et de performance durable.

Envie d’aller plus loin ?

Explorez nos solutions pour l’automatisation des workflows RH et découvrez comment la signature électronique, l’intégration par API et l’archivage sécurisé peuvent accélerer vos processus. Contactez-nous pour des renseignements ou pour être guidé dans votre projet.

Pourquoi ouvrir un coffre-fort électronique pour votre entreprise ?

Depuis plusieurs années, le digital s'est invité dans notre vie personnelle et professionnelle. À notre domicile, nous pouvons profiter de nouvelles technologies qui ont changé notre quotidien. Nous avons désormais accès aux réseaux sociaux, à la domotique ou au stockage de nos données sur des "clouds". Ces nouveautés ne s'arrêtent pas à la sphère privée. Elles sont aussi présentes sur notre lieu de travail. Messagerie d'entreprise, réunion par visioconférence, gestion en ligne de son agenda ... Nous découvrons de nouvelles façons de travailler et d'interagir avec nos collègues et nos supérieurs. Cette tendance s'est accélérée depuis le premier confinement et le télétravail imposé. Il a rapidement fallu trouver des solutions dans le but d'assurer le transfert d'information et créer un bureau virtuel, accessible partout et tout le temps. Présente sur le marché de la digitalisation et la sécurisation des données depuis 1974, Numeria souhaite vous accompagner dans cette petite révolution. Notre expertise et notre savoir-savoir vont vous permettre de mettre à disposition des coffre-forts électroniques pour l'ensemble de vos salariés. Contrats de travail, dossiers RH, bulletins de paie ? Comme nous le verrons, notre logiciel sécurisé vous permettra de stocker et de rendre disponible des milliers de documents depuis n'importe quel ordinateur ou smartphone à qui de droit.

Contactez-nous !

Avec Numeria, gagnez en productivité et faites un important gain de temps ! Le coffre fort électronique entre dans votre plan de communication RH. Il a aussi un impact sur la fidélisation et le recrutement de vos collaborateurs...

Découvrons dès maintenant les nombreux avantages d'ouvrir un coffre-fort électronique pour votre entreprise !

Ouvrir un coffre fort électronique pour la sécurité de vos documents comptables, ou documents fiscaux

Un coffre fort électronique est un espace de stockage online également appelé "cloud". Il permet d'y déposer et d'archiver de nombreux documents confidentiels de façon sécurisée. Par la suite, ces derniers sont consultables, modifiables voire téléchargeables. Pour ce faire, les personnes concernées disposent d'un identifiant et d'un mot de passe uniques. Une fois connectées à leur espace, elles peuvent accéder aux documents disponibles sur leur espace personnel.

Ouvrir un coffre électronique présente de multiples avantages pour l'ensemble de vos collaborateurs, tout service confondu.

Dans la liste des missions qui incombent le service des ressources humaines, l'édition et la distribution des bulletins de paie y figurent. Tous les mois, vos gestionnaires doivent effectuer les mêmes tâches chronophages mais obligatoires. Cela va de l'édition, à l'impression puis à la distribution de ces documents à tous les membres de votre organisation. Cela est énergivore et pourrait être simplifié grâce au logiciel proposé par Numeria.

En effet, toutes ces actions peuvent être réalisées depuis une seule et même plateforme. Une fois édité, le bulletin de paie sera directement envoyé et placé dans le coffre fort salarié. Comme nous l'avons énoncé, cette petite révolution concerne l'ensemble de vos services. La gestion des ressources humaines, mais également le domaine de la comptabilité et de la finance. Les employés dédiés à ces tâches doivent sans cesse jongler entre plusieurs factures et bons de commande. Afin de les rendre disponibles à la totalité du service ainsi qu'à d'autres intervenants, le coffre fort électronique s'avère être très utile. Votre comptable pourra déposer sur votre Cloud tous les éléments relatifs à votre trésorerie ainsi qu'à l'état de vos comptes.

Par la suite, il pourra les mettre à disposition des personnes à qui de droit. Ces documents seront stockés de manière digitale et disponibles à tout instant. Ouvrir un coffre fort électronique est devenu indispensable de nos jours. Cela permet de s'adapter aux nouvelles façons de travailler qui émergent : télétravail à temps, à mi-temps, travail en temps-partiel. Grâce à Numeria, vos collaborateurs pourront accéder à leurs documents peu importe où ils se trouvent.

Sécurisation des documents RH : pourquoi ouvrir un coffre fort électronique ?

Le gain de temps n'est pas le seul avantage d'ouvrir un coffre fort électronique. La sécurisation des documents RH est un enjeu incontournable et crucial. Avant de proposer ce type de service à vos salariés, il est nécessaire de trouver l'acteur qui saura vous garantir une excellente protection de vos données. Depuis 1974, des centaines d'entreprises ont su faire confiance à Numeria dans le cadre de ce type de prestation. En effet, nous mettons à la disposition de nos clients un logiciel hautement sécurisé pour un archivage répondant à toutes leurs exigences.

Les données numériques de l'ensemble des services sont ainsi protégées.

Afin de sécuriser les documents stockés, nous avons développé un système de chiffrage des documents. Grâce à ces techniques informatiques, seules les personnes habilitées à lire un document peuvent y accéder. Elles n'auront accès qu'aux documents leur étant destinés. Chaque espace est personnel et confidentiel. Ouvrir un coffre fort électronique va permettre de garantir la confidentialité et l'intégrité de nombreux documents RH mais aussi comptable : bilans comptable, bons de commande, documents fiscaux... Cela évite les risques de falsification, de vol ou de perte. Archivés sur le "Cloud", ils sont à l'abri de tout acte malveillant.

En plus d'incident ou de dégât des eaux au sein de l'entreprise, ces données ne sont également pas détruites. Concernant les bulletins de paie numériques, ils sont désormais reconnus par la loi du Travail modifiée il y a peu à ce sujet. Ils sont aussi légitimes que ceux en version papier.

Les coffre-forts électroniques sont également excellents en termes d'image marque employeur.

En interne comme en externe, votre entreprise sera perçue comme une société moderne, à l'écoute de ses salariés. Cela permet aussi de mettre en avant votre implication dans la protection de l'environnement et les démarches RSE (responsabilité sociétale des entreprises). La dématérialisation est dans l'air du temps et permet de protéger à son niveau, la planète. En effet, étant accessible depuis un ordinateur ou un smartphone, certaines impressions seront désormais inutiles. Grâce à cette version digitale, vous pourrez observer une réduction dans l'utilisation de vos consommables (ramettes de papier, cartouches d'encre...). Vos imprimantes seront moins utilisées et pourront ainsi durer plus longtemps. Les coûts liés à la maintenance de ces dernières seront réduits.

Comment fonctionne un coffre-fort électronique ?

À l'instar d'un coffre-fort classique, le coffre-fort électronique est un espace très sécurisé. Au sein de ce dernier, il vous sera possible d'y déposer virtuellement des centaines de documents confidentiels. L'ensemble de vos services peut être concerné et profiter de cette prestation proposée par Numeria.

Chaque partie prenante aura en sa possession un identifiant et un mot de passe uniques. Chacun pourra ainsi se connecter à tout moment, depuis un ordinateur fixe ou portable ou à partir de son smartphone. Par la suite, libre à lui d'archiver ou de consulter divers documents.

Les documents disponibles sur le "Cloud" ne sont pas à la disposition de tous.

En effet, lors de leur téléchargement sur la plateforme, le propriétaire de ce dernier pourra sélectionner les personnes qui auront ce droit. Votre comptable ne pourra rendre visible le bilan qu'à son service et à son dirigeant par exemple. Tout est paramétrable ! Une fois connectés à leur espace personnel, vos salariés auront accès aux documents qu'ils ont stockés ou ceux rendus disponibles par un tiers. En fonction des besoins, il sera possible de simplement les consulter ou de les télécharger.

Cela est très pratique et permet de gagner du temps. Ainsi, il ne sera plus nécessaire de se rendre au travail afin de scanner un document et de l'envoyer sur sa boîte email. Le coffre fort électronique permet de répondre aux nouveaux besoins liés au télétravail. Les salariés ne sont plus présents sur leur lieu de travail 5 jours/7. Il faut donc mettre en place des solutions de gestion électronique des documents. À n'importe quel moment, ces derniers doivent avoir accès à ce type d'élément. Cela permet d'assurer un relai et de ne pas perdre d'information durant les congés de certains de vos collaborateurs.

Les autres membres de l'équipe pourront avoir accès aux dossiers en cours sans déranger la personne absente. Au-delà des congés, cela est très pratique lors d'une passation ou de l'arrivée d'une nouvelle personne en renfort. Il y a une continuité sans perte d'information.

Ouvrir un coffre fort électronique employeur

Deux types de profils peuvent profiter d'un coffre fort électronique : les employeurs / gestionnaires du personnel et les salariés. Chacun va en tirer de nombreux avantages et voir leur quotidien grandement facilité.

Cette plateforme a été conçue afin d'accueillir divers documents sensibles et confidentiels. Ils peuvent émaner de nombreux services dont ceux liés aux ressources humaines et à la comptabilité. Service RH Le service administratif produit chaque jour de nombreux documents qu'il faut éditer, imprimer, distribuer puis stocker :

• Dossier du personnel
• Contrats de travail
• Bulletins de paie
• Attestation employeur

Au fil des années, la quantité de dossiers en version papier est impressionnante. Un important travail de gestion et de classement est incontournable afin de trouver rapidement une information. Pour gagner du temps, il est pertinent de passer par l'archivage sécurisé.

Ainsi, tous les documents sont disponibles sur une seule et même plateforme. Cela permet également de profiter du bureau plus aéré. Grâce à ce stockage en ligne, il n'est plus nécessaire de conserver certains documents. Cela se révèle très pratique dans ce domaine qui exige de les garder sur le long terme. Service comptable et financier Dans le domaine de la comptabilité et de la finance, de nombreux écrits sont édités chaque jour et prennent au fil du temps, une place importante :

• Grand livre,
• Factures,
• Gestion des immobilisations,
• Contrats fournisseur,
• Factures fournisseurs,
• Relevés bancaires...

Tous les documents liés à la vie de ce service peuvent être stockés sur un coffre fort employeur.

Numeria assure également la traçabilité et la datation du traitement par horodatage. Ainsi, tout comme avec une version papier, les informations sont certifiées. Grâce à cette plateforme sécurisée, le risque de perte ou de vol est infime. Tout a été pensé afin de vous garantir une prestation de qualité et sur-mesure.

En fonction de vos besoins, nos équipes seront à vos côtés afin de vous offrir le service le plus pertinent. Tout au long de notre collaboration, trouvez rapidement toutes les réponses à vos questions. Afin de vous aider à vous y retrouver rapidement, les équipes de Numeria ont développé un filtrage très précis. Il vous sera possible d'effectuer des recherches en fonction du type de documents, sa date de téléchargement, son poids... De plus, vous pourrez profiter d'une recherche avancée. En quelques instants, retrouvez n'importe quel élément. Mot clé, nom de l'éditeur du document ? Bénéficiez d'un espace de stockage intuitif et simple d'utilisation.

Ouvrir un coffre fort électronique salarié

Les services RH et comptables ont tout intérêt à recourir à ce type de prestation afin de pouvoir mettre à disposition divers documents. Qu'en est-il du côté du salarié ?

Ouvrir un coffre fort électronique à destination de ces employés est une excellente idée !

Notre façon de travailler a été grandement modifiée depuis le premier confinement. Auparavant, nous étions toute la semaine sur notre lieu de travail. Entourés de nos collègues, nous pouvions rapidement nous rendre dans le bureau des RH en cas de besoin. Ce schéma n'est désormais plus la réalité pour la grande majorité des salariés français.

Durant plusieurs mois, employeurs et employés ont dû effectuer leur activité professionnelle depuis leur domicile. Pour certains, ce concept était tout à fait nouveau. Pour d'autres, comme les start-ups par exemple, cela est déjà effectif bien avant ces obligations gouvernementales. Diverses questions organisationnelles se sont alors posées :

• Comment accéder à mes dossiers depuis la maison ?
• Comment communiquer avec les équipes ?
• Comment recevoir mes fiches de paie ?

Pour plusieurs problématiques, une réponse a été apportée. La messagerie en ligne permet par exemple, d'échanger rapidement avec une personne de son organisation. Pour les autres points, il a fallu trouver des alternatives rapides et sécurisées : le coffre fort salarié. Ce type de logiciel répond tout à fait aux exigences des entreprises, mais aussi, légales. D'un côté, le salarié peut archiver tous les documents qu'il souhaite.

Ces éléments initialement stockés sur son ordinateur et donc, dans un espace fermé, sont désormais accessibles partout et à tout moment. Il peut également partager ces éléments auprès d'autres collaborateurs. La productivité est donc accrue, même durant le télétravail. Il n'est plus nécessaire de se rendre sur son lieu de travail pour consulter divers documents professionnels, mais aussi RH. Depuis leur espace personnel, l'ensemble de vos salariés aura le plaisir de retrouver chaque mois, leur bulletin de paie.

Les autres éléments liés à leur embauche sont aussi en ligne et consultables uniquement par ces derniers. Très pratique, cela leur permettra également d'avoir tous ces documents sous la main à tout moment. Ainsi, en cas de simulation de prêt ou d'ouverture d'un compte en banque en ligne, il suffit de les télécharger en quelques instants. Travailler pour une entreprise soucieuse des besoins de ses employés est un facteur très motivant. Cela donne envie d'être performant pour aider cette dernière à se développer davantage.

Grâce à une bonne image employeur, la fidélisation est accrue. Concernant le recrutement, ce type d'action est également très positif. Les candidats souhaitent intégrer une société bienveillante.

Ouvrir un coffre-fort électronique est donc un excellent moyen d'augmenter la satisfaction de ses employés et de gagner en productivité.

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Le fonctionnement détaillé de la signature électronique

Dans une ère où la digitalisation des processus est incontournable, la signature électronique représente une avancée technologique majeure. Permettant de garantir l'intégrité d’un document et d’en authentifier l’auteur, ce mécanisme est aujourd'hui largement utilisé dans divers secteurs. Qu’il s'agisse de formaliser un contrat ou de valider un accord, comprendre comment fonctionne cet outil est désormais essentiel.

Qu'est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique, souvent simplifiée en "e-signature", est un moyen permettant d'apposer un consentement ou une approbation sur un document numérique. Contrairement à la signature manuscrite, elle n’utilise pas d'encre mais des données cryptographiques pour lier un signataire à un texte de manière sécurisée. Celle-ci doit être réalisée via des solutions qui assurent l'authenticité de la signature et qui certifient le lien indéniable entre le document et le signataire. Infalsifiable et tracée, l'e-signature remplace efficacement son homologue physique dans presque toutes les démarches administratives.

Comment fonctionnent les signatures électroniques ?

Le mécanisme behind the use of an electronic signature is sophisticated and structured. The primary steps involve :

• Identification du signataire : Le processus commence toujours par l'identification formelle du signataire via son nom, prénom, adresse e-mail ou numéro de téléphone.
• Sécurisation de la signature : La signature s'utilise à travers des mécanismes de chiffrement qui assurent que seul le signataire puisse « signer » le document.
• Sauvegarde des preuves : Toutes les informations liées au processus de la signature sont sauvegardées pour pouvoir être réutilisées en cas de vérification. Ces logs incluent l’heure, la date, l’adresse IP et d'autres identifiables pertinents.

Ce procédé confère aux documents une grande force probatoire et permet de trancher rapidement et efficacement toute dispute qui pourrait survenir autour de l'authenticité d'un document.

Les types de signatures électroniques

Il existe plusieurs niveaux de signature électronique, adaptés à différents besoins en termes de sécurité :

• Signature simple : Elle offre un niveau d'assurance minimal et convient généralement aux transactions quotidiennes avec un faible risque.
• Signature avancée : Fournissant plus de garanties quant à l'identité du signataire, ce type utilise des dispositifs plus sûrs pour stocker les données de signature.
• Signature qualifiée : Reconnue comme étant la plus sécurisée, elle nécessite l'utilisation de dispositifs spécifiquement certifiés par des entités autorisées.

Chaque niveau est conçu pour assurer un degré croissant de sécurité et d'authenticité, selon les exigences de la transaction impliquée.

Avantages de l'emploi des signatures électroniques

L’utilisation de la signature électronique offre de nombreux atouts dans un contexte professionnel et personnel :

• Efficacité accrue : Réduit considérablement le temps nécessaire pour préparer, envoyer, signer et retourner les documents.
• Réduction des coûts : Économise sur les frais de papier, d'impression, de postage et de gestion des documents physiques.
• Sécurité renforcée : Techniques cryptographiques sophistiquées qui minimisent les risques de falsification et de fraude.
• Respect de l'environnement : Diminue l'empreinte écologique en diminuant la consommation de papier.

À ces avantages pratiques s’ajoutent la flexibilité et l'adaptabilité des solutions de signature électronique à différentes législations internationales, facilitant ainsi les affaires à l'échelle mondiale.

Besoin de plus d'information sur la signature éléctronique ?

Cas d'utilisation des signatures électroniques

Les signatures électroniques trouvent leur utilité dans divers scénarios :

• Contrats d'entreprise : Utilisation courante dans les accords B2B et B2C pour fluidifier et sécuriser les échanges contractuels.
• Autorisations gouvernementales : De nombreuses administrations adoptent la signature électronique pour rationaliser leurs opérations.
• Documents RH : Permet aux départements de ressources humaines de gérer les contrats de travail et autres documents relatifs au personnel plus efficacement.

Cette polyvalence fait de la signature électronique une composante clé de la transformation digitale des entreprises et des institutions publiques.

Comprendre la légalité des signatures électroniques

En matière de validité juridique, les signatures électroniques sont encadrées par des lois qui varient selon les régions, mais bon nombre de pays les reconnaissent au même titre que les signatures manuscrites. Les cadres législatifs tels que le règlement eIDAS en Europe fournissent un socle solide pour leur adoption. Ils certifient que chaque type de signature est conforme aux normes établies, assurant ainsi une reconnaissance légale transfrontalière.

En somme, la signature électronique constitue une solution robuste et flexible, indispensable à l’ère du numérique. En comprenant bien ses mécanismes, types et applications, les professionnels peuvent maximiser son potentiel pour améliorer leurs opérations commerciales et répondre efficacement aux exigences legal et reglementaires actuelles.

Sécurité des documents un enjeu pour l'entreprise

Dans le contexte actuel où la digitalisation et la gestion électronique des documents (GED) prennent une place prépondérante dans les entreprises, la sécurité des documents d'entreprise devient un enjeu crucial. Les entreprises doivent faire face à des menaces croissantes en matière de cybercriminalité, de fuites d'informations et de conformité réglementaire. Cet article explore les différents aspects de la sécurité des documents d'entreprise et propose des solutions pour garantir la protection de vos données sensibles.

Pourquoi la sécurité des documents d'entreprise est-elle si importante ?

La sécurité des documents d'entreprise est essentielle pour plusieurs raisons :

1. Protection des données sensibles : Les entreprises gèrent quotidiennement des informations confidentielles telles que des contrats, des plans stratégiques, des données financières et des informations personnelles sur les employés. Une faille de sécurité peut entraîner des pertes financières importantes et nuire à la réputation de l'entreprise.

2. Conformité réglementaire : De nombreuses industries sont soumises à des réglementations strictes concernant la protection des données. Par exemple, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en Europe impose des obligations strictes en matière de sécurité des informations personnelles. Le non-respect de ces règles peut entraîner des amendes lourdes et des sanctions légales.

3. Prévention de la fraude et du vol d'identité : Les documents non sécurisés peuvent être une porte d'entrée pour les fraudeurs et les cybercriminels. Assurer la sécurité des documents permet de prévenir les tentatives de fraude et de vol d'identité.

Les principaux risques liés à la sécurité des documents

Contactez-nous pour découvrir nos solutions

Plusieurs menaces pèsent sur la sécurité des documents d'entreprise :

• Cyberattaques : Les cybercriminels utilisent des techniques sophistiquées pour accéder aux informations sensibles des entreprises. Les attaques par phishing, les logiciels malveillants et les ransomwares sont autant de risques auxquels il faut se préparer.

• Fuites internes : Les employés peuvent, de manière intentionnelle ou non, causer des fuites de données. Une mauvaise gestion des accès et des autorisations peut conduire à des incidents de sécurité.

• Perte de documents : La perte physique de documents papier ou la suppression accidentelle de fichiers numériques peuvent entraîner des pertes d'informations cruciales pour l'entreprise.

Comment sécuriser vos documents professionnels et confidentiels ? 

Comment assurer la sécurité des documents d'entreprise ?

Voici quelques bonnes pratiques pour renforcer la sécurité des documents au sein de votre entreprise :

1. Mise en place de politiques de sécurité : Établissez des politiques claires concernant la gestion des documents, y compris des protocoles de classification, de stockage et de destruction des documents sensibles.

2. Utilisation de la GED : La gestion électronique des documents (GED) offre des solutions avancées pour sécuriser les documents. Les systèmes de GED permettent de contrôler les accès, de suivre les modifications et de sauvegarder automatiquement les fichiers.

3. Chiffrement des données : Le chiffrement est une technique essentielle pour protéger les informations sensibles. Assurez-vous que tous les documents importants sont cryptés, qu'ils soient stockés sur des serveurs internes ou dans le cloud.

4. Formation des employés : Sensibilisez vos employés aux bonnes pratiques de sécurité. Organisez des formations régulières sur la gestion des mots de passe, la détection des emails suspects et les protocoles de sécurité à suivre.

5. Audit et surveillance : Réalisez des audits réguliers de vos systèmes de gestion de documents et mettez en place des outils de surveillance pour détecter toute activité suspecte.

La sécurité des documents d'entreprise est un enjeu majeur dans un environnement de plus en plus digitalisé. En mettant en place des mesures de sécurité adaptées, en utilisant des solutions de GED avancées et en sensibilisant vos employés, vous pouvez protéger efficacement vos informations sensibles. Investir dans la sécurité des documents, c'est garantir la pérennité et la confiance dans votre entreprise.

Pour en savoir plus sur nos solutions de digitalisation, de numérisation et d'externalisation de la GED, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes spécialisés dans la protection et la gestion sécurisée de vos documents d'entreprise.

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Sécurité des documents : un enjeu majeur pour une entreprise

Coffre-fort employeur dans les Yvelines (78) : une solution sécurisée pour la gestion des documents RH

Pour les entreprises des Yvelines (78), assurer la sécurité des documents RH et leur conformité légale est un enjeu majeur. Le coffre-fort employeur est une solution numérique qui permet de stocker, gérer et protéger tous les documents relatifs aux salariés, des contrats de travail aux bulletins de paie, en passant par les dossiers de formation. Avec cette solution, les employeurs peuvent facilement accéder aux informations tout en garantissant la confidentialité des données.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort employeur et pourquoi l’adopter dans le département 78 ?

Un coffre-fort employeur est un espace de stockage numérique sécurisé, spécialement conçu pour conserver les documents des employés. Dans un département dynamique comme les Yvelines, où les entreprises recherchent des solutions de gestion modernes et fiables, le coffre-fort numérique représente une avancée significative pour la dématérialisation et la sécurité des données. Il facilite non seulement l’accès aux documents, mais assure aussi leur intégrité et leur conformité avec les régulations en vigueur, telles que le RGPD.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les entreprises des Yvelines

En adoptant un coffre-fort employeur, les entreprises du 78 bénéficient de nombreux avantages. Ce système assure :

• La sécurité des données sensibles : avec un chiffrement de haut niveau, les documents sont protégés contre tout accès non autorisé.
• La conformité légale : le coffre-fort numérique aide à se conformer aux exigences de conservation et de protection des données, en particulier avec le RGPD.
• Une gestion simplifiée : l’accès aux documents est centralisé et optimisé, permettant aux employeurs de retrouver facilement les informations nécessaires.

Le coffre-fort employeur : une solution pour la dématérialisation RH dans les Yvelines

Le processus de dématérialisation RH est en pleine expansion, surtout dans les entreprises des Yvelines qui cherchent à moderniser leur gestion documentaire. Grâce au coffre-fort numérique, il est désormais possible de stocker les documents RH dans un espace numérique sécurisé et conforme. Cette solution permet aux employeurs d’alléger la gestion administrative et de réduire l’usage du papier, contribuant ainsi à une démarche écoresponsable.

Assurer la confidentialité des données RH avec le coffre-fort employeur dans le 78

Dans les Yvelines, la protection des données sensibles est une priorité pour les entreprises. Avec un coffre-fort employeur, les documents RH sont non seulement stockés de manière numérique, mais aussi protégés par des technologies avancées de cryptage. Cette solution assure que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations, garantissant ainsi une stricte confidentialité des données.

En plus de la sécurité, le coffre-fort numérique permet de centraliser la gestion des documents RH, ce qui réduit considérablement le risque de pertes de documents et d’erreurs humaines. Les employeurs peuvent être certains que tous les dossiers sont accessibles, intègres, et en totale conformité avec les lois en vigueur.

Un coffre-fort numérique pour les TPE et PME des Yvelines (78)

Pour les petites et moyennes entreprises du 78, la mise en place d’un coffre-fort numérique peut s’avérer être un levier important de compétitivité. Cette solution offre des bénéfices adaptés aux besoins des TPE et PME, notamment en matière de réduction de l’espace de stockage physique, d’économie de temps dans la gestion administrative et d’amélioration de la sécurité documentaire.

En effet, avec le coffre-fort employeur, les petites structures peuvent gérer leurs documents RH de manière professionnelle, tout en optimisant leurs coûts et en répondant aux exigences réglementaires de manière simple et rapide.

Les étapes pour la mise en place d’un coffre-fort employeur dans une TPE ou PME des Yvelines

• Analyse des besoins : déterminer les types de documents à stocker et les niveaux d’accès requis.
• Choix de la solution : sélectionner un prestataire fiable qui propose un coffre-fort numérique conforme aux normes de sécurité.
• Formation des équipes : assurer que le personnel soit formé à l’utilisation et à la gestion de cet outil de manière optimale.

Le rôle du coffre-fort employeur pour la conformité RGPD dans les Yvelines

Avec les réglementations de plus en plus strictes en matière de protection des données, telles que le RGPD, le coffre-fort employeur devient un atout essentiel pour les entreprises des Yvelines. Ce système permet de conserver les documents des salariés dans un environnement sécurisé et d’éviter ainsi les violations potentielles de la confidentialité des données.

Le respect du RGPD implique notamment la mise en place de processus clairs pour garantir que les données sont protégées contre les accès non autorisés, les altérations ou les pertes accidentelles. En optant pour un coffre-fort numérique, les employeurs peuvent démontrer leur engagement envers la protection des données et répondre aux attentes de leurs collaborateurs et clients en matière de sécurité des informations.

Optimiser la gestion documentaire avec le coffre-fort employeur dans les Yvelines

Pour les entreprises des Yvelines, le coffre-fort employeur représente une solution de choix pour rationaliser et optimiser la gestion des documents RH. En centralisant tous les fichiers numériques dans un espace unique et sécurisé, les employeurs peuvent gérer plus efficacement les ressources humaines, tout en réduisant les coûts liés à la gestion physique des documents.

En réduisant la charge de travail administrative, le coffre-fort numérique permet aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cette transition vers la dématérialisation s’inscrit également dans une démarche de développement durable, en limitant l’usage du papier et en contribuant à la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise.

Pourquoi choisir Numeria pour la mise en place de votre coffre-fort employeur dans les Yvelines ?

Avec plusieurs années d’expérience dans le domaine de la gestion documentaire numérique, Numeria accompagne les entreprises des Yvelines dans la mise en place de solutions de coffre-fort numérique adaptées à leurs besoins. L’expertise de Numeria en matière de sécurité et de conformité en fait un partenaire de confiance pour la gestion des documents sensibles.

En choisissant Numeria, vous bénéficiez d’un accompagnement complet, de l’analyse initiale de vos besoins jusqu’à la mise en place et la formation de vos équipes. Nos solutions sont conçues pour répondre aux exigences spécifiques des entreprises locales, qu’elles soient des TPE, PME ou de plus grandes structures, et pour s’adapter aux évolutions des normes de sécurité et de protection des données.

Conclusion : le coffre-fort employeur, un investissement stratégique pour les entreprises des Yvelines

Le coffre-fort employeur est bien plus qu’un simple outil de stockage. C’est une solution stratégique qui offre aux entreprises des Yvelines un moyen de garantir la sécurité, la conformité et l’efficacité de leur gestion documentaire RH. En adoptant cette solution, les employeurs peuvent se concentrer sur le développement de leurs activités, tout en ayant l’assurance que les données de leurs salariés sont protégées et en conformité avec les réglementations.

Que vous soyez une petite entreprise ou une structure plus établie dans le 78, Numeria vous aide à tirer le meilleur parti de la digitalisation de vos documents. Avec une gestion optimisée et une protection renforcée des informations RH, vous êtes prêts à relever les défis de la transformation numérique.

Coffre-fort employeur à Cergy : une solution sécurisée et un partenaire de proximité pour vos documents RH

Située à proximité de Cergy, notre entreprise Numeria, basée à Éragny-sur-Oise, offre aux entreprises de la région une solution de coffre-fort employeur numérique pour sécuriser et gérer leurs documents RH en toute confidentialité. En tant que partenaire local, nous comprenons les besoins spécifiques des entreprises cergyssoises en matière de sécurité des données et de conformité aux normes réglementaires. Grâce à notre solution, les employeurs de Cergy peuvent centraliser, protéger et gérer efficacement les informations sensibles des salariés, en toute sécurité et en conformité avec les réglementations en vigueur.

Pourquoi adopter un coffre-fort employeur à Cergy avec Numeria, votre partenaire à proximité ?

Le coffre-fort employeur est un espace de stockage numérique sécurisé, conçu pour protéger les documents RH. En choisissant Numeria, basé à quelques minutes de Cergy, les entreprises locales bénéficient d’un partenaire de proximité pour les accompagner dans la dématérialisation et la sécurisation de leurs données RH. Notre service de coffre-fort numérique garantit un accès rapide et sécurisé aux documents, tout en respectant les exigences de confidentialité et de conformité légale.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les entreprises de Cergy

Les entreprises de Cergy peuvent profiter de nombreux avantages en adoptant la solution de coffre-fort employeur proposée par Numeria :

• Une sécurité renforcée des données sensibles : avec des technologies de chiffrement avancées, les documents RH sont protégés contre tout accès non autorisé.
• Une conformité légale assurée : notre coffre-fort numérique aide les entreprises à se conformer aux exigences de conservation et de protection des données, conformément au RGPD.
• Un service de proximité : en tant que partenaire local, Numeria facilite l’accès et le suivi des documents, simplifiant ainsi les processus administratifs des équipes RH de Cergy.

Le coffre-fort employeur : une solution pour la dématérialisation RH à Cergy

La dématérialisation des documents RH représente un atout stratégique pour les entreprises de Cergy. En optant pour le coffre-fort numérique de Numeria, elles peuvent stocker leurs documents RH dans un espace sécurisé, conforme aux normes, tout en bénéficiant d’une assistance locale. Notre solution aide ainsi les entreprises à réduire leur utilisation de papier et à simplifier la gestion de leurs ressources humaines.

Assurer la confidentialité des données RH avec le coffre-fort employeur

La protection des informations sensibles est une priorité pour les entreprises de Cergy. Avec le coffre-fort employeur de Numeria, les documents RH sont non seulement stockés de manière numérique, mais aussi protégés par des protocoles de cryptage de haut niveau. Ce système garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données, assurant ainsi la confidentialité des informations.

En tant que partenaire de proximité, Numeria permet aux entreprises de bénéficier d’une gestion centralisée de leurs documents RH, minimisant les risques de perte de données et les erreurs, tout en respectant les réglementations en vigueur.

Un coffre-fort numérique pour les TPE et PME de Cergy

Pour les petites et moyennes entreprises de Cergy, la mise en place d’un coffre-fort numérique avec Numeria, leur partenaire local, constitue un atout stratégique. Notre solution offre une sécurité optimale des données RH et simplifie la gestion documentaire, permettant aux TPE et PME de professionnaliser leur gestion des documents, tout en optimisant leurs coûts et leur espace de stockage.

Les étapes pour mettre en place un coffre-fort employeur dans une TPE ou PME de Cergy

• Analyse des besoins : définir les types de documents à stocker et les niveaux d’accès requis.
• Choix de la solution : choisir un prestataire de proximité, comme Numeria, pour bénéficier d’un coffre-fort numérique sécurisé et conforme aux normes.
• Formation des équipes : en tant que partenaire local, nous assurons une formation efficace pour que le personnel utilise et gère cet outil en toute autonomie.

Le rôle du coffre-fort employeur pour la conformité RGPD à Cergy

Dans un contexte de réglementation stricte en matière de protection des données, le coffre-fort employeur est un atout pour les entreprises de Cergy souhaitant respecter les normes du RGPD. Avec Numeria, entreprise locale située à Éragny-sur-Oise, vous bénéficiez d’un service personnalisé et conforme aux exigences de sécurité pour garantir la protection des informations sensibles de vos salariés.

En adoptant des solutions de sécurisation comme celles que nous proposons, les entreprises de Cergy peuvent démontrer leur engagement envers la protection des données, répondant ainsi aux attentes de leurs collaborateurs et clients en matière de sécurité et de confidentialité.

Optimiser la gestion documentaire avec le coffre-fort employeur de Numeria à Cergy

Pour les entreprises de Cergy, le coffre-fort employeur de Numeria est une solution optimale pour rationaliser la gestion des documents RH. La centralisation de toutes les données dans un espace sécurisé permet une gestion simplifiée et des économies de coûts liés au stockage physique des documents.

En tant que partenaire local, Numeria permet aux équipes RH de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, tout en contribuant à une démarche écoresponsable en réduisant l’usage du papier.

Pourquoi choisir Numeria pour la mise en place de votre coffre-fort employeur à Cergy ?

À seulement quelques minutes de Cergy, Numeria est un expert de la gestion documentaire numérique basé à Éragny-sur-Oise. Nous accompagnons les entreprises de Cergy dans la mise en place de solutions de coffre-fort numérique sécurisées et conformes aux normes en vigueur. En tant que partenaire de proximité, nous comprenons les spécificités des entreprises locales et proposons des services personnalisés.

En choisissant Numeria, vous bénéficiez d'un accompagnement complet, de l’évaluation de vos besoins jusqu'à la mise en place et la formation de vos équipes. Nos solutions sont pensées pour répondre aux exigences des entreprises de Cergy, qu’il s’agisse de TPE, PME ou de structures plus importantes, tout en s'adaptant aux évolutions des normes de sécurité et de protection des données.

Conclusion : le coffre-fort employeur, un investissement stratégique pour les entreprises de Cergy avec Numeria

Le coffre-fort employeur est bien plus qu’un simple outil de stockage pour les entreprises de Cergy. En tant que solution stratégique, il garantit la sécurité, la conformité et l’efficacité dans la gestion des documents RH. Avec Numeria, partenaire local à Éragny-sur-Oise, les employeurs de Cergy bénéficient d’un service de proximité pour optimiser la protection et la gestion de leurs informations.

Que vous soyez une jeune entreprise ou une structure établie à Cergy, Numeria vous accompagne dans la digitalisation de vos documents RH. En choisissant un partenaire de proximité, vous bénéficiez d’une gestion optimisée et d’une sécurité renforcée pour relever les défis de la transformation numérique.

Coffre-fort numérique dans les Hauts-de-Seine : protégez vos documents d’entreprise en toute sérénité

Dans un département stratégique comme les Hauts-de-Seine, qui abrite le quartier d’affaires de La Défense et des pôles économiques importants comme Boulogne-Billancourt et Nanterre, la gestion des documents sensibles est un enjeu majeur. Que vous soyez une PME, une ETI ou une grande entreprise, Numeria vous propose un coffre-fort numérique adapté à vos besoins. Cette solution permet de sécuriser, centraliser et rendre accessibles vos documents tout en garantissant leur conformité avec les normes légales et le RGPD.

Une solution de sécurité renforcée pour les entreprises des Hauts-de-Seine

Avec des centaines d’entreprises de pointe dans les Hauts-de-Seine, la sécurité documentaire est essentielle pour préserver la confidentialité des informations. Numeria a conçu un coffre-fort numérique qui offre une sécurité renforcée grâce à des protocoles de chiffrement avancés et un contrôle d’accès strict. Ce service permet de stocker en toute sécurité les documents RH, comptables, et autres données sensibles, tout en répondant aux attentes de conformité et de confidentialité des entreprises de tous secteurs.

Les fonctionnalités clés de notre coffre-fort numérique

Pour répondre aux besoins des entreprises les plus exigeantes, le coffre-fort numérique de Numeria offre des fonctionnalités qui simplifient la gestion des documents tout en garantissant leur sécurité :

• Chiffrement des données : protection avancée contre les accès non autorisés pour garantir la confidentialité des informations.
• Gestion des accès : restriction des accès aux utilisateurs autorisés, avec traçabilité des actions.
• Archivage conforme : conservation des documents selon les exigences légales, pour assurer une conformité totale avec le RGPD et les normes sectorielles.
• Consultation simplifiée : centralisation de tous vos documents dans un espace unique et sécurisé, accessible à distance pour vos collaborateurs.

Coffre-fort numérique : une solution adaptable pour chaque structure

Que votre entreprise soit une PME de Boulogne-Billancourt, une ETI de Nanterre ou une grande entreprise à La Défense, le coffre-fort numérique de Numeria est pensé pour être flexible et s’adapter à vos besoins spécifiques. Pour les petites structures, cette solution assure une sécurité optimale à un coût abordable, tandis que les entreprises de plus grande envergure bénéficient de fonctionnalités avancées pour la gestion d’un volume important de documents et la conformité réglementaire.

Pourquoi opter pour un coffre-fort numérique pour votre entreprise dans les Hauts-de-Seine ?

La mise en place d’un coffre-fort numérique présente des avantages significatifs pour les entreprises des Hauts-de-Seine :

• Conformité et pérennité : en garantissant la conservation légale de vos documents, le coffre-fort numérique vous permet de respecter les réglementations en vigueur.
• Réduction des coûts et gain de productivité : en dématérialisant les documents et en optimisant leur gestion, cette solution vous aide à réduire les coûts liés à l’archivage physique et à améliorer l’efficacité des équipes.
• Préservation de l’intégrité des données : grâce à un espace de stockage sécurisé, vos documents sont protégés contre toute altération, offrant ainsi une valeur probante en cas de besoin.

Le coffre-fort numérique de Numeria, une solution conforme au RGPD

Pour les entreprises manipulant des données personnelles, la conformité au RGPD est primordiale. Notre coffre-fort numérique intègre les mécanismes de sécurité nécessaires pour respecter ces obligations : chiffrement des données, contrôle d’accès, traçabilité et gestion des durées de conservation. Numeria garantit une protection complète des données pour renforcer la sécurité et la fiabilité de votre gestion documentaire.

Les étapes de mise en place de votre coffre-fort numérique

Numeria facilite l’implémentation de votre coffre-fort numérique en prenant en charge chaque étape clé :

• Évaluation des besoins : analyse des types de documents à stocker et des exigences en matière de sécurité et d’accès.
• Paramétrage personnalisé : configuration sur mesure du coffre-fort numérique pour garantir une sécurité optimale et une facilité d’utilisation.
• Formation et accompagnement : une formation complète pour que vos équipes puissent utiliser le coffre-fort numérique en toute autonomie et sécurité.

Numeria : votre partenaire pour la gestion sécurisée des documents dans les Hauts-de-Seine

Spécialiste de la gestion documentaire numérique, Numeria s’engage à accompagner les entreprises des Hauts-de-Seine, qu’elles soient basées à Boulogne-Billancourt, Nanterre ou La Défense, dans leur transformation digitale. Nos solutions de coffre-fort numérique répondent aux besoins de sécurité, de conformité et d’efficacité, pour simplifier et sécuriser la gestion de vos documents sensibles.

Avec Numeria, vous choisissez un partenaire de confiance, dédié à la protection de vos données et à l’optimisation de votre gestion documentaire. Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise, notre solution s’adapte à votre structure et à votre croissance, avec des options évolutives pour accompagner votre développement.

Conclusion : un investissement stratégique pour les entreprises des Hauts-de-Seine

Le coffre-fort numérique est une solution clé pour toutes les entreprises des Hauts-de-Seine souhaitant garantir la sécurité, la conformité et la facilité d’accès de leurs documents sensibles. En adoptant le coffre-fort numérique de Numeria, vous investissez dans une solution qui protège vos informations tout en simplifiant leur gestion, pour une efficacité maximale.

Que vous soyez une PME en expansion ou une entreprise de grande envergure à La Défense, Numeria vous accompagne dans la sécurisation de vos données et l’optimisation de votre gestion documentaire. Ensemble, nous relevons les défis de la transformation numérique pour assurer la pérennité de vos informations sensibles.

Coffre-fort numérique à Saint-Ouen-l’Aumône : sécurisez vos documents sensibles avec Numéria

Les entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône ont des besoins croissants en matière de sécurité et de gestion de leurs documents sensibles. Numéria propose un coffre-fort numérique qui répond aux exigences de conformité et de protection des informations pour les entreprises de tous secteurs. Cette solution permet de centraliser, sécuriser et gérer efficacement vos documents, tout en assurant leur conformité avec les réglementations telles que le RGPD.

Pourquoi choisir un coffre-fort numérique pour votre entreprise à Saint-Ouen-l’Aumône ?

Dans un contexte économique dynamique, les entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône doivent s’assurer de la sécurité et de l’intégrité de leurs informations sensibles. Que vous soyez une PME ou une grande organisation, le coffre-fort numérique de Numéria permet de stocker et protéger vos documents RH, fiscaux et administratifs, garantissant leur confidentialité et leur accessibilité en toute sécurité.

Les fonctionnalités clés du coffre-fort numérique de Numéria

• Chiffrement des données : une protection avancée contre les accès non autorisés pour garantir la confidentialité de vos informations.
• Gestion des accès sécurisée : limitation des accès aux seuls utilisateurs autorisés pour assurer une sécurité optimale.
• Archivage conforme : conservation des documents en accord avec les exigences légales et réglementaires.
• Consultation en ligne sécurisée : accès distant et sécurisé pour simplifier le travail collaboratif.

Une solution flexible et adaptée aux entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône

Le coffre-fort numérique de Numéria s’adapte aux besoins spécifiques des entreprises de toutes tailles, qu’il s’agisse d’une TPE, PME ou d’une grande structure. Les petites entreprises bénéficient d’une sécurité professionnelle accessible, tandis que les grandes entreprises profitent de fonctionnalités avancées pour gérer de grandes quantités de documents en toute conformité.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône

• Conformité RGPD : respectez les normes de protection des données et assurez la sécurité des informations sensibles.
• Réduction des coûts : optimisation de la gestion documentaire pour minimiser les coûts liés au stockage physique.
• Intégrité et traçabilité : conservation sécurisée pour garantir la valeur probante des documents.

Numéria : votre partenaire de confiance pour la gestion documentaire à Saint-Ouen-l’Aumône

Numéria accompagne les entreprises de Saint-Ouen-l’Aumône dans leur transformation numérique, en proposant des solutions de coffre-fort numérique adaptées à leurs besoins spécifiques. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande structure, notre solution garantit la sécurité, la conformité et l’accessibilité de vos documents sensibles.

Confiez la sécurité de vos informations à Numéria pour une gestion simplifiée et sécurisée de vos documents à Saint-Ouen-l’Aumône.

Oui, toutes nos solutions respectent le RGPD et garantissent la souveraineté des données : hébergement sécurisé en France, chiffrement, gestion des accès et archivage légal.

Nos solutions pour vos documents d'entreprise

Coffre-fort RH

Le coffre-fort pour bulletins de paie est aussi appelé coffre-fort RH. Ce coffre-fort numérique permet la distribution des bulletins de salaire, documents relatifs au personnel, contrats de travail… Pour un gain de temps considérable. Vous envisagez de mettre en place un coffre-fort RH ? Choisissez Numeria.

Coffre-fort RH : Quelle utilisation ?

Vous utilisez des documents numérisés ? Vous souhaitez faciliter la distribution de vos documents RH numérisés ? Le coffre-fort numérique est très utile dans le domaine des ressources humaines, en particulier.

Le Domaine RH est un domaine dans lequel la gestion administrative est parfois très chronophage, surtout dans les grandes entreprises et les ETI. La mise en place d’un coffre-fort RH va permettre d’automatiser la distribution de documents comme les fiches de paie, les contrats de travail, documents du personnel, convocations AG ou encore lettres d’informations.

Pourquoi mettre en place un coffre-fort RH ?

Se tourner vers un logiciel de coffre-fort RH permet de :

• Gagner du temps
• Faire des économies sur l’impression, la mise sous pli et l’envoi de documents papier
• Réduire son empreinte carbone
• Mettre en sécurité les documents distribués

Un projet de création de coffre-fort RH ? Contactez-nous !

Signature électronique - Contrats fournisseurs

Gérer les contrats fournisseurs peut être un processus complexe et chronophage pour votre entreprise. Chez Numeria, nous vous proposons une solution sécurisée et efficace pour simplifier et accélérer le processus de signature de vos contrats fournisseurs : la signature électronique.

Simplifiez et accélérez la signature de vos contrats fournisseurs avec la signature électronique

Avec la signature électronique des contrats fournisseurs, vous pouvez dire adieu aux échanges de documents papier, aux envois postaux et aux délais de traitement. Notre solution vous permet de signer vos contrats fournisseurs en ligne, de manière sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur.

Les avantages de la signature électronique des contrats fournisseurs

• Gain de temps et d'efficacité : En utilisant la signature électronique, vous pouvez réduire les délais de traitement et les retards associés à la signature des contrats fournisseurs. Vous gagnez du temps précieux et pouvez vous concentrer sur d'autres activités stratégiques.
• Simplicité et praticité : Notre solution de signature électronique est conviviale et facile à utiliser. Vous pouvez signer les contrats fournisseurs en quelques clics, sans avoir besoin d'imprimer des documents, de les envoyer par courrier ou de les scanner.
• Sécurité et intégrité des données : Nous accordons une grande importance à la sécurité de vos données. Grâce à nos mesures de sécurité avancées, vous pouvez être assuré que les contrats fournisseurs signés électroniquement sont protégés contre toute altération ou accès non autorisé.
• Conformité légale : La signature électronique est juridiquement reconnue dans de nombreux pays, y compris la France. En utilisant notre solution, vous respectez les exigences légales en matière de signature des contrats fournisseurs.

Facture électronique : qu'est-ce que c'est ?

La facturation électronique permet l'échange et le traitement automatisés de factures entre deux entités professionnelles distinctes, par exemple un vendeur et un acheteur. Cette dématérialisation des factures va devenir obligatoire dès 2024, ce qui va obliger de nombreuses sociétés à adapter rapidement leurs processus pour passer à ce système automatisé, plus performant.

Le nouveau portail de services Chorus Pro a été mis en place le 21 février 2022 par le gouvernement. L'important, c'est de bien saisir qu'une facture électronique est une opportunité pour les entreprises, qui gagneront en productivité grâce à la dématérialisation de leurs facturations. Cette évolution technologique est une aubaine pour toutes les structures amenées à facturer des biens ou des services. Avec cette nouvelle technologie, toutes les contraintes sont éliminées. Plus besoin de photocopies, avec beaucoup de documents papiers qui prennent énormément de place. C'est un gain de temps qui permet donc de faire de réelles économies, grâce à un archivage dématérialisé, à la fois simple d'utilisation et très sécurisé, grâce au savoir-faire Numéria.

Tout savoir sur la dématérialisation de facture 

Facture électronique : les obligations légales pour les entreprises

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises qui travaillent avec le secteur public doivent utiliser des formats de facturations électroniques. Depuis 2020, l'État a rendu cette facturation électronique obligatoire pour les entreprises établies en France, sous réserve qu'elles soient assujetties à la TVA.

Facturation électronique : Quelles solutions pour votre entreprise ?

L'ordonnance du 15 septembre 2021 (Journal officiel du 16 septembre 2021) définit le cadre juridique nécessaire à la généralisation de la facturation électronique pour ces transactions, qui remplit les objectifs suivants :

• Simplifier la vie des entreprises : faire plus simple, plus rapide et plus efficace, ce qui fera réaliser des milliards d'euros d'économies à notre pays ;
• Faciliter les déclarations obligatoires de TVA : ces dernières seront pré-remplies, d'où moins de tracas pour les petites structures, notamment les très petites entreprises ou TPE. Ces dernières représentent plus de 2 millions d'entreprises en France, soit près des deux tiers des entreprises françaises ;
• Limiter les risques de fraude : grâce à une meilleure traçabilité, garante de la bonne foi de tous les acteurs d'une transaction. C'est une protection importante pour les petites entreprises, souvent les plus fragiles ;
• Développer un système de veille : pour suivre l'évolution des entreprises au plus près, afin de leur proposer des solutions de facturation vraiment adaptées à leurs besoins, dans des délais très rapides.

Quelle différence entre facture électronique et facture papier numérisée ?

Une facture électronique, c'est tout simplement une facture dématérialisée. Qu'on l'appelle facture électronique, numérique, digitale, ou e-facture, cela revient au même : il n'y a plus de forme physique de la facture et donc plus de papier. Ce dernier a laissé place à un système informatique, qui code, classe, protège et archive les données liées à toute facturation.

• Factures éléctroniques pour les TPE
• Factures éléctroniques pour les PME
• Factures éléctroniques pour les grandes entreprises

Ce système va se généraliser, afin d'augmenter la fluidité des transactions, mais aussi leur sécurité. Plus simple, moins chronophage, la facture électronique est une évolution incontournable, qui permet à tous les types de société d'augmenter leur productivité, grâce à des gains de temps notables. À l'inverse, la facture papier a un certain nombre d'inconvénients, que ce soit en termes de place, ou bien de temps passé pour faire des photocopies, par exemple. Elle disparaîtra prochainement, car devenu obsolète. En tant qu'acteur de la digitalisation et de la sécurisation des données et des documents, Numéria est à votre service pour vous proposer une solution adaptée à vos besoins de facturation. Fort d'une expérience de presque 50 ans, nous avons équipé des centaines de clients, qui ont réussi leur transition numérique grâce à notre expertise dans la gestion sécurisée des données.

Comment mettons-nous en place la facturation électronique chez Numéria ?

Mettre en place un processus complet de dématérialisation ne s'improvise pas. Toute votre organisation sera impactée par ce qui s'apparente à un changement majeur de votre mode de fonctionnement. Vos collaborateurs, vos clients, vos fournisseurs, tout le monde va devoir utiliser ce nouveau langage commun qu'est la facturation électronique.

Numéria vous accompagne dans cette transition, qu'il faut anticiper correctement, afin d'en faire un atout pour vous et vos équipes. Pour cela, nous veillons à ce que tout soit parfait pour votre société, en vérifiant les deux points suivants :

Les éléments devant figurer sur la facture électronique

Pour éditer une facture qui respecte les règles d'éditions légales, il faut répondre à plusieurs normes complémentaires.

Une norme générale : il s'agit des mentions obligatoires et du format de la facture. Ces éléments doivent être conformes à la législation, afin de donner une valeur juridique à la facture ;

Une règle spécifique : qui relève de l'utilisation d'un support informatique pour facturer un bien, une prestation ou un service. La facturation électronique répond à certaines exigences, qui doivent être respectées pour lui donner un caractère légal.

Numéria vous garantit une forme et un contenu parfait pour toutes vos factures électroniques. La réglementation qui encadre ce document est très précise, la respecter scrupuleusement est pour vous une assurance de la valeur comptable et fiscale de chacune de vos factures.

Les solutions de création d'e-facture

Passer toutes ses factures au format électronique, c'est bien, mais comment fait-on ? La facturation est une étape indissociable de l'aspect administratif de votre activité professionnelle. Vous devez fournir à chacun de vos clients une facture conforme à la loi, en échange des paiements qu'ils effectuent. Cette pièce justificative contient de nombreuses informations sur vous, vos clients, ainsi que sur vos prestations de services. Pour créer une facture électronique, Numéria installera une solution tout-en-un qui vous permettra de créer des factures en un clic, mais aussi tous vos devis. Vous aurez également accès à un outil intégré de planification des factures récurrentes, qui vous fera gagner beaucoup de temps. En plus, notre logiciel est équipé d'un gestionnaire des factures impayées par rapprochement bancaire, très utile pour éviter d'inutiles contentieux. Enfin, vous avez la possibilité de payer en ligne et de signer électroniquement tous vos documents, en bénéficiant d'une plus grande sécurité juridique.

Les trois types de facture électronique Numéria

Avec Numéria, vous améliorerez au passage toutes vos relations commerciales, en utilisant notre CRM, véritable stratégie de gestion des relations et interactions de votre entreprise avec vos clients, actuels ou futurs. Voici les 3 solutions de facturation que nous installons au cœur de votre service comptable pour lui permettre de fonctionner de manière optimale.

L'Échange de Données Informatisées, ou EDI : pour une facturation sûre, simple et rapide

Idéale pour répondre aux défis de notre temps, l'échange de données informatisées va placer les résultats de votre entreprise à un autre niveau. En effet, vous allez pouvoir répondre aux exigences de vos partenaires en :

• Gagnant du temps et de l'espace : ce qui vous permettra de faire évoluer certains de vos collaborateurs, la facturation réclamant moins de temps, d'énergie et donc de personnel ;
• rationalisant vos coûts : c'est la conséquence logique de ces évolutions technologiques qui améliorent tous les processus de l'entreprise, par un effet domino très positif pour votre rentabilité ;
• respectant les contraintes réglementaires : notamment les évolutions constantes des législations françaises et européennes, qui sont de grandes productrices de normes et autres directives, qu'il faut suivre pas à pas.

La facturation électronique en PDF : oui, mais attention !

Une facture peut aussi être transmise sous forme de PDF. Elle est facilement transmissible par mail sous ce format, mais il faut prendre garde à sa forme et à la valeur juridique de son contenu. De nombreux freelances pensent, à tort, qu'il suffit de dématérialiser leur facturation pour rendre leur facture conforme à la loi, mais c'est une erreur qui peut leur coûter cher. Numéria prend en charge l'établissement de factures électroniques juridiquement et légalement valables, avec des contenus qui mentionnent toutes les informations utiles au traitement de la facture.

Les factures hybrides : un double système très performant

On parle de facture hybride quand elle comporte deux composantes à la fois distinctes et complémentaires :

• un PDF/A-3 ; dont l'avantage principal est qu'il permet d'insérer des documents de tout format, ce qui est fort utile dans le monde des affaires. Ce PDF est fait pour les humains ;
• un fichier XML : ce sont de simples documents qui utilisent des balises personnalisées pour décrire et structurer des données. C'est un langage fait pour les robots et les algorithmes.

C'est cette double caractéristique qui permet à une facture hybride d'être lisible par une personne tout en étant traitée par une machine. L'utilisateur qui reçoit la facture la comprend, la machine l'archive et la classe correctement, de manière sécurisée et traçable. La facture est parfaitement structurée.

Nos outils pour passer à la facture électronique

Numeria vous fait profiter de ses deux plateformes, ProDIP et Mon Coffre, qui fonctionnent en synergie. Voici leurs différences ;

• Pro DIP : est un système de recherche avancée, qui permet de suivre l'avancée des dossiers. La consultation en ligne est très intuitive et l'archivage se fait au fur et à mesure par l'envoi des documents vers Mon Coffre ;
• Mon Coffre : tous les documents envoyés sur le coffre-fort utilisateur (factures, contrats, bulletins de paie, lettres d'information, convocations AG…) sont sécurisés. Vous pouvez envoyer ou recevoir des documents dématérialisés, ce qui fluidifie considérablement la communication interne et externe de l'entreprise.

Numéria obtient un retour sur investissement (ROI) en moins d'un an, pour la quasi-totalité de ses nombreux clients. Nos équipes sont à votre écoute, afin de vous faciliter la vie, dans le cadre de votre développement commercial. Nous améliorons la gestion de vos accords commerciaux, qui seront plus facilement gérables. Vous pourrez ainsi affiner votre stratégie, grâce à des outils de facturation électroniques extrêmement performants.

Facturation électronique : quelles obligations pour les TPE ?

À compter de 2024, la facturation électronique deviendra obligatoire pour les TPE, les PME et toutes les autres entreprises en France. Le calendrier prévisionnel de cette obligation légale s'étend de 2024 à 2026.

Numeria, acteur de la digitalisation et expert des solutions de GED(gestion électronique des documents), a mis en place un outil de facturation électronique ergonomique et conforme aux contraintes légales bientôt imposées aux entreprises. Vous garez une TPE et souhaitez tout savoir sur la mise en place de la facturation électronique ? Nous vous guidons.

En 2024, les entreprises seront non seulement dans l'obligation d'envoyer des factures numérisées, mais elles devront aussi toutes les accepter. Les TPE ne seront pas (encore) concernées, mais les Grandes Entreprises auront aussi une obligation d'e-reporting B2B à réaliser via Chorus Pro, une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) appartenant l'État.

En 2026, les TPE et les PME seront à leur tour obligées d'émettre des factures électroniques et de procéder au e-reporting via une PDP, un tiers de confiance ou Chorus Pro.

Ce que vous devez retenir concernant la facturation électronique pour les TPE :

• 2024 : les TPE sont dans l’obligation d’accepter les factures numérisées
• 2026 : les TPE sont dans l’obligation d’émettre des factures numériques et d’effectuer un e-reporting

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Quand l'on souhaite passer à la facturation électronique, plusieurs questions se posent. Et notamment : Qu'est-ce qu'une facture électronique ? Aussi appelée “Factur-X”, la facture électronique est une facture créée, transmise et reçue par voie électronique. Elle contient au moins une base de données configurée de manière cohérente. Cela facilite sa manipulation, en l'occurrence automatique et électronique. C'est du moins ce qu'il faut retenir au titre de l'article 153 de la loi de finances 2020.

Une facture électronique est considérée comme telle lorsqu'elle répond à certaines exigences, à savoir :

→ Authenticité : Une facture électronique a l'obligation de prouver l'identité de son émetteur, qu'il soit ou non une personne physique.

→ Intégrité : Lorsqu'une facture électronique est émise, elle ne doit pas être légèrement modifiée, copiée ou supprimée.

→ Lisibilité : La création d'une facture électronique doit se faire de manière numérique afin qu'elle puisse être comprise par n'importe qui ou même par un programme informatique.

En plus de ces exigences, les factures électroniques doivent être archivées en toute sécurité et accessibles pendant 10 ans.

En résumé, une facture électronique est le document original qui contient toutes les informations obligatoires d'une facture sous format papier. Sa principale caractéristique : elle est éditée et communiquée par voie électronique. À cet égard, les factures électroniques ou e-facture diffèrent des factures papier ou des PDF normaux.

La facturation électronique : quels avantages ?

Outre son caractère obligatoire, la facturation électronique pour les TPE se présente comme une réelle opportunité. Par ses avantages, elle contribue notamment à la croissance des entreprises.

• Optimisez le travail de votre service RH

La facturation électronique vous offre les avantages d'une émission rapide, ce qui réduit les heures de travail du service RH.

Même avec la meilleure volonté du monde, il peut arriver que vous et votre équipe commettiez des erreurs lors de la réalisation de la facture. C'est normal, vous êtes humain ! Les ordinateurs eux n’en font (presque) pas : avec l'automatisation de la comptabilité, vous pouvez réduire considérablement la marge d'erreur et les litiges potentiels.

• Réalisez des avantages économiques

La facturation électronique pour TPE vous libère des frais de port coûteux des méthodes d'expédition traditionnelles.

La facturation électronique réduit les frais d'expédition et donc les délais de paiement.

• Simplifiez la vie de votre entreprise et renforcez votre compétitivité

Avec la facturation en ligne, vous bénéficiez des moyens les plus modernes pour permettre à votre entreprise de se concentrer sur vos tâches les plus importantes. Contribuez à protéger l'environnement ! Cette solution émet moins de gaz à effet de serre que son équivalent au format papier.

Enfin, pour l'administration fiscale, la facture est le document de base pour prouver que le fournisseur perçoit la TVA et que le client déduit la TVA. Le passage à la facturation électronique passe souvent par le respect des réglementations fiscales actuelles et futures en respectant les obligations de dépôt des factures et des pièces justificatives associées. Cela passera, dès 2024, par la généralisation de la dématérialisation des factures entre entreprises, et la déclaration en temps réel voire à l'avance des données pertinentes à transmettre à l'administration fiscale.

Nos outils de facturation électronique pour les TPE

En tant que chef d’entreprise, vous n’avez peut-être pas le temps de gérer ce passage à la factur-x. Mais pas de panique, notre offre Numéria vous facilite la tâche.

Numéria vous propose un accompagnement en douceur, simple et efficace vers la digitalisation de vos factures avant 2024.

• Pourquoi choisir Numeria pour la mise en place de la facturation électronique dans votre TPE ?

Avec notre solution de facturation électronique, vous pouvez trier vos factures en quelques clics et les archiver sur une plateforme sécurisée et fonctionnelle depuis plus de 50 ans. En un coup de main, vous pouvez accéder en toute sécurité et rapidement à toutes vos factures via un navigateur Web ou un smartphone.

Grâce à des outils de gestion fluides et simples, vous pouvez savoir ce qui est facturé et ce qui ne l'est pas. De plus, grâce à notre fonction de recherche rapide et avancée, vous pouvez accéder directement à une facture donnée.

De plus, vous pouvez utiliser notre solution de facturation électronique pour transférer directement vos données aux autorités fiscales. Tout cela, vous pouvez le faire via notre plateforme ProDiP.

Notre plateforme de dématérialisation est connectée à CHORUS pro. Elle est également conforme à la loi de l'article 289 V sur le droit général des impôts. Ce dernier permet et autorise la dématérialisation des factures.

Depuis 1974, Numeria se veut être le partenaire principale des PME et TPE pour la dématérialisation et la digitalisation de leurs documents légales. Au fil des années, nous avons développé des outils et des solutions personnalisées pour permettre aux professionnels d’avoir à leur disposition une plateforme intuitive, ergonomique et facile d’utilisation. À travers un accompagnement sur mesure et un suivi régulier, nous nous voulons le partenaire idéal pour la mise en place de la facturation électronique de votre TPE.

Que vous ayez une question ou un doute, les experts Numeria sont là pour vous aider. N’hésitez pas !

Factures électroniques pour les PME : Simplifiez votre processus de facturation

Optimisez votre gestion administrative grâce à la dématérialisation

La gestion des factures est une tâche essentielle pour les PME, mais le traitement manuel des factures papier peut être fastidieux et inefficace. Numeria vous propose une solution moderne et efficace : les factures électroniques. Grâce à la dématérialisation, simplifiez votre processus de facturation et gagnez en productivité.

Dématérialisation du bulletin de paie - Solutions Numeria

De plus en plus d'entreprises optent pour la dématérialisation de leurs bulletins de paie. Suppression des tâches répétitives du service RH, réduction de la consommation de papier, la dématérialisation des documents est particulièrement appréciée dans le cas des bulletins de paie, aussi bien chez les employeurs que chez les employés.

Vous pensez à la dématérialisation de vos bulletins de paie ? Numeria, concepteur de solutions de GED et acteur de la digitalisation depuis 1974, crée votre solution de dématérialisation en mettant un point d'honneur à la sécurisation des documents.

Vous souhaitez dématérialiser vos documents ? Contactez-nous !

Pourquoi dématérialiser vos bulletins de paie ?

• Économiser le temps d'impression et d'envoi
• Mettre en sécurité les documents
• Distribuer numériquement vos bulletins de paie
• Passer au coffre-fort numérique
• Faciliter l'accès aux employés à leur bulletin de paie

Facture électronique : qu'est-ce que c'est ?

La facturation électronique permet l'échange et le traitement automatisés de factures entre deux entités professionnelles distinctes, par exemple un vendeur et un acheteur. Cette dématérialisation des factures va devenir obligatoire dès 2024, ce qui va obliger de nombreuses sociétés à adapter rapidement leurs processus pour passer à ce système automatisé, plus performant.

Le nouveau portail de services Chorus Pro a été mis en place le 21 février 2022 par le gouvernement. L'important, c'est de bien saisir qu'une facture électronique est une opportunité pour les entreprises, qui gagneront en productivité grâce à la dématérialisation de leurs facturations. Cette évolution technologique est une aubaine pour toutes les structures amenées à facturer des biens ou des services. Avec cette nouvelle technologie, toutes les contraintes sont éliminées. Plus besoin de photocopies, avec beaucoup de documents papiers qui prennent énormément de place. C'est un gain de temps qui permet donc de faire de réelles économies, grâce à un archivage dématérialisé, à la fois simple d'utilisation et très sécurisé, grâce au savoir-faire Numéria.

Tout savoir sur la dématérialisation de facture 

Facture électronique : les obligations légales pour les entreprises

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises qui travaillent avec le secteur public doivent utiliser des formats de facturations électroniques. Depuis 2020, l'État a rendu cette facturation électronique obligatoire pour les entreprises établies en France, sous réserve qu'elles soient assujetties à la TVA.

Facturation électronique : Quelles solutions pour votre entreprise ?

L'ordonnance du 15 septembre 2021 (Journal officiel du 16 septembre 2021) définit le cadre juridique nécessaire à la généralisation de la facturation électronique pour ces transactions, qui remplit les objectifs suivants :

• Simplifier la vie des entreprises : faire plus simple, plus rapide et plus efficace, ce qui fera réaliser des milliards d'euros d'économies à notre pays ;
• Faciliter les déclarations obligatoires de TVA : ces dernières seront pré-remplies, d'où moins de tracas pour les petites structures, notamment les très petites entreprises ou TPE. Ces dernières représentent plus de 2 millions d'entreprises en France, soit près des deux tiers des entreprises françaises ;
• Limiter les risques de fraude : grâce à une meilleure traçabilité, garante de la bonne foi de tous les acteurs d'une transaction. C'est une protection importante pour les petites entreprises, souvent les plus fragiles ;
• Développer un système de veille : pour suivre l'évolution des entreprises au plus près, afin de leur proposer des solutions de facturation vraiment adaptées à leurs besoins, dans des délais très rapides.

Quelle différence entre facture électronique et facture papier numérisée ?

Une facture électronique, c'est tout simplement une facture dématérialisée. Qu'on l'appelle facture électronique, numérique, digitale, ou e-facture, cela revient au même : il n'y a plus de forme physique de la facture et donc plus de papier. Ce dernier a laissé place à un système informatique, qui code, classe, protège et archive les données liées à toute facturation.

• Factures éléctroniques pour les TPE
• Factures éléctroniques pour les PME
• Factures éléctroniques pour les grandes entreprises

Ce système va se généraliser, afin d'augmenter la fluidité des transactions, mais aussi leur sécurité. Plus simple, moins chronophage, la facture électronique est une évolution incontournable, qui permet à tous les types de société d'augmenter leur productivité, grâce à des gains de temps notables. À l'inverse, la facture papier a un certain nombre d'inconvénients, que ce soit en termes de place, ou bien de temps passé pour faire des photocopies, par exemple. Elle disparaîtra prochainement, car devenu obsolète. En tant qu'acteur de la digitalisation et de la sécurisation des données et des documents, Numéria est à votre service pour vous proposer une solution adaptée à vos besoins de facturation. Fort d'une expérience de presque 50 ans, nous avons équipé des centaines de clients, qui ont réussi leur transition numérique grâce à notre expertise dans la gestion sécurisée des données.

Comment mettons-nous en place la facturation électronique chez Numéria ?

Mettre en place un processus complet de dématérialisation ne s'improvise pas. Toute votre organisation sera impactée par ce qui s'apparente à un changement majeur de votre mode de fonctionnement. Vos collaborateurs, vos clients, vos fournisseurs, tout le monde va devoir utiliser ce nouveau langage commun qu'est la facturation électronique.

Numéria vous accompagne dans cette transition, qu'il faut anticiper correctement, afin d'en faire un atout pour vous et vos équipes. Pour cela, nous veillons à ce que tout soit parfait pour votre société, en vérifiant les deux points suivants :

Les éléments devant figurer sur la facture électronique

Pour éditer une facture qui respecte les règles d'éditions légales, il faut répondre à plusieurs normes complémentaires.

Une norme générale : il s'agit des mentions obligatoires et du format de la facture. Ces éléments doivent être conformes à la législation, afin de donner une valeur juridique à la facture ;

Une règle spécifique : qui relève de l'utilisation d'un support informatique pour facturer un bien, une prestation ou un service. La facturation électronique répond à certaines exigences, qui doivent être respectées pour lui donner un caractère légal.

Numéria vous garantit une forme et un contenu parfait pour toutes vos factures électroniques. La réglementation qui encadre ce document est très précise, la respecter scrupuleusement est pour vous une assurance de la valeur comptable et fiscale de chacune de vos factures.

Les solutions de création d'e-facture

Passer toutes ses factures au format électronique, c'est bien, mais comment fait-on ? La facturation est une étape indissociable de l'aspect administratif de votre activité professionnelle. Vous devez fournir à chacun de vos clients une facture conforme à la loi, en échange des paiements qu'ils effectuent. Cette pièce justificative contient de nombreuses informations sur vous, vos clients, ainsi que sur vos prestations de services. Pour créer une facture électronique, Numéria installera une solution tout-en-un qui vous permettra de créer des factures en un clic, mais aussi tous vos devis. Vous aurez également accès à un outil intégré de planification des factures récurrentes, qui vous fera gagner beaucoup de temps. En plus, notre logiciel est équipé d'un gestionnaire des factures impayées par rapprochement bancaire, très utile pour éviter d'inutiles contentieux. Enfin, vous avez la possibilité de payer en ligne et de signer électroniquement tous vos documents, en bénéficiant d'une plus grande sécurité juridique.

Les trois types de facture électronique Numéria

Avec Numéria, vous améliorerez au passage toutes vos relations commerciales, en utilisant notre CRM, véritable stratégie de gestion des relations et interactions de votre entreprise avec vos clients, actuels ou futurs. Voici les 3 solutions de facturation que nous installons au cœur de votre service comptable pour lui permettre de fonctionner de manière optimale.

L'Échange de Données Informatisées, ou EDI : pour une facturation sûre, simple et rapide

Idéale pour répondre aux défis de notre temps, l'échange de données informatisées va placer les résultats de votre entreprise à un autre niveau. En effet, vous allez pouvoir répondre aux exigences de vos partenaires en :

• Gagnant du temps et de l'espace : ce qui vous permettra de faire évoluer certains de vos collaborateurs, la facturation réclamant moins de temps, d'énergie et donc de personnel ;
• rationalisant vos coûts : c'est la conséquence logique de ces évolutions technologiques qui améliorent tous les processus de l'entreprise, par un effet domino très positif pour votre rentabilité ;
• respectant les contraintes réglementaires : notamment les évolutions constantes des législations françaises et européennes, qui sont de grandes productrices de normes et autres directives, qu'il faut suivre pas à pas.

La facturation électronique en PDF : oui, mais attention !

Une facture peut aussi être transmise sous forme de PDF. Elle est facilement transmissible par mail sous ce format, mais il faut prendre garde à sa forme et à la valeur juridique de son contenu. De nombreux freelances pensent, à tort, qu'il suffit de dématérialiser leur facturation pour rendre leur facture conforme à la loi, mais c'est une erreur qui peut leur coûter cher. Numéria prend en charge l'établissement de factures électroniques juridiquement et légalement valables, avec des contenus qui mentionnent toutes les informations utiles au traitement de la facture.

Les factures hybrides : un double système très performant

On parle de facture hybride quand elle comporte deux composantes à la fois distinctes et complémentaires :

• un PDF/A-3 ; dont l'avantage principal est qu'il permet d'insérer des documents de tout format, ce qui est fort utile dans le monde des affaires. Ce PDF est fait pour les humains ;
• un fichier XML : ce sont de simples documents qui utilisent des balises personnalisées pour décrire et structurer des données. C'est un langage fait pour les robots et les algorithmes.

C'est cette double caractéristique qui permet à une facture hybride d'être lisible par une personne tout en étant traitée par une machine. L'utilisateur qui reçoit la facture la comprend, la machine l'archive et la classe correctement, de manière sécurisée et traçable. La facture est parfaitement structurée.

Nos outils pour passer à la facture électronique

Numeria vous fait profiter de ses deux plateformes, ProDIP et Mon Coffre, qui fonctionnent en synergie. Voici leurs différences ;

• Pro DIP : est un système de recherche avancée, qui permet de suivre l'avancée des dossiers. La consultation en ligne est très intuitive et l'archivage se fait au fur et à mesure par l'envoi des documents vers Mon Coffre ;
• Mon Coffre : tous les documents envoyés sur le coffre-fort utilisateur (factures, contrats, bulletins de paie, lettres d'information, convocations AG…) sont sécurisés. Vous pouvez envoyer ou recevoir des documents dématérialisés, ce qui fluidifie considérablement la communication interne et externe de l'entreprise.

Numéria obtient un retour sur investissement (ROI) en moins d'un an, pour la quasi-totalité de ses nombreux clients. Nos équipes sont à votre écoute, afin de vous faciliter la vie, dans le cadre de votre développement commercial. Nous améliorons la gestion de vos accords commerciaux, qui seront plus facilement gérables. Vous pourrez ainsi affiner votre stratégie, grâce à des outils de facturation électroniques extrêmement performants.

Facturation électronique : quelles obligations pour les TPE ?

À compter de 2024, la facturation électronique deviendra obligatoire pour les TPE, les PME et toutes les autres entreprises en France. Le calendrier prévisionnel de cette obligation légale s'étend de 2024 à 2026.

Numeria, acteur de la digitalisation et expert des solutions de GED(gestion électronique des documents), a mis en place un outil de facturation électronique ergonomique et conforme aux contraintes légales bientôt imposées aux entreprises. Vous garez une TPE et souhaitez tout savoir sur la mise en place de la facturation électronique ? Nous vous guidons.

En 2024, les entreprises seront non seulement dans l'obligation d'envoyer des factures numérisées, mais elles devront aussi toutes les accepter. Les TPE ne seront pas (encore) concernées, mais les Grandes Entreprises auront aussi une obligation d'e-reporting B2B à réaliser via Chorus Pro, une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) appartenant l'État.

En 2026, les TPE et les PME seront à leur tour obligées d'émettre des factures électroniques et de procéder au e-reporting via une PDP, un tiers de confiance ou Chorus Pro.

Ce que vous devez retenir concernant la facturation électronique pour les TPE :

• 2024 : les TPE sont dans l’obligation d’accepter les factures numérisées
• 2026 : les TPE sont dans l’obligation d’émettre des factures numériques et d’effectuer un e-reporting

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Quand l'on souhaite passer à la facturation électronique, plusieurs questions se posent. Et notamment : Qu'est-ce qu'une facture électronique ? Aussi appelée “Factur-X”, la facture électronique est une facture créée, transmise et reçue par voie électronique. Elle contient au moins une base de données configurée de manière cohérente. Cela facilite sa manipulation, en l'occurrence automatique et électronique. C'est du moins ce qu'il faut retenir au titre de l'article 153 de la loi de finances 2020.

Une facture électronique est considérée comme telle lorsqu'elle répond à certaines exigences, à savoir :

→ Authenticité : Une facture électronique a l'obligation de prouver l'identité de son émetteur, qu'il soit ou non une personne physique.

→ Intégrité : Lorsqu'une facture électronique est émise, elle ne doit pas être légèrement modifiée, copiée ou supprimée.

→ Lisibilité : La création d'une facture électronique doit se faire de manière numérique afin qu'elle puisse être comprise par n'importe qui ou même par un programme informatique.

En plus de ces exigences, les factures électroniques doivent être archivées en toute sécurité et accessibles pendant 10 ans.

En résumé, une facture électronique est le document original qui contient toutes les informations obligatoires d'une facture sous format papier. Sa principale caractéristique : elle est éditée et communiquée par voie électronique. À cet égard, les factures électroniques ou e-facture diffèrent des factures papier ou des PDF normaux.

La facturation électronique : quels avantages ?

Outre son caractère obligatoire, la facturation électronique pour les TPE se présente comme une réelle opportunité. Par ses avantages, elle contribue notamment à la croissance des entreprises.

• Optimisez le travail de votre service RH

La facturation électronique vous offre les avantages d'une émission rapide, ce qui réduit les heures de travail du service RH.

Même avec la meilleure volonté du monde, il peut arriver que vous et votre équipe commettiez des erreurs lors de la réalisation de la facture. C'est normal, vous êtes humain ! Les ordinateurs eux n’en font (presque) pas : avec l'automatisation de la comptabilité, vous pouvez réduire considérablement la marge d'erreur et les litiges potentiels.

• Réalisez des avantages économiques

La facturation électronique pour TPE vous libère des frais de port coûteux des méthodes d'expédition traditionnelles.

La facturation électronique réduit les frais d'expédition et donc les délais de paiement.

• Simplifiez la vie de votre entreprise et renforcez votre compétitivité

Avec la facturation en ligne, vous bénéficiez des moyens les plus modernes pour permettre à votre entreprise de se concentrer sur vos tâches les plus importantes. Contribuez à protéger l'environnement ! Cette solution émet moins de gaz à effet de serre que son équivalent au format papier.

Enfin, pour l'administration fiscale, la facture est le document de base pour prouver que le fournisseur perçoit la TVA et que le client déduit la TVA. Le passage à la facturation électronique passe souvent par le respect des réglementations fiscales actuelles et futures en respectant les obligations de dépôt des factures et des pièces justificatives associées. Cela passera, dès 2024, par la généralisation de la dématérialisation des factures entre entreprises, et la déclaration en temps réel voire à l'avance des données pertinentes à transmettre à l'administration fiscale.

Nos outils de facturation électronique pour les TPE

En tant que chef d’entreprise, vous n’avez peut-être pas le temps de gérer ce passage à la factur-x. Mais pas de panique, notre offre Numéria vous facilite la tâche.

Numéria vous propose un accompagnement en douceur, simple et efficace vers la digitalisation de vos factures avant 2024.

• Pourquoi choisir Numeria pour la mise en place de la facturation électronique dans votre TPE ?

Avec notre solution de facturation électronique, vous pouvez trier vos factures en quelques clics et les archiver sur une plateforme sécurisée et fonctionnelle depuis plus de 50 ans. En un coup de main, vous pouvez accéder en toute sécurité et rapidement à toutes vos factures via un navigateur Web ou un smartphone.

Grâce à des outils de gestion fluides et simples, vous pouvez savoir ce qui est facturé et ce qui ne l'est pas. De plus, grâce à notre fonction de recherche rapide et avancée, vous pouvez accéder directement à une facture donnée.

De plus, vous pouvez utiliser notre solution de facturation électronique pour transférer directement vos données aux autorités fiscales. Tout cela, vous pouvez le faire via notre plateforme ProDiP.

Notre plateforme de dématérialisation est connectée à CHORUS pro. Elle est également conforme à la loi de l'article 289 V sur le droit général des impôts. Ce dernier permet et autorise la dématérialisation des factures.

Depuis 1974, Numeria se veut être le partenaire principale des PME et TPE pour la dématérialisation et la digitalisation de leurs documents légales. Au fil des années, nous avons développé des outils et des solutions personnalisées pour permettre aux professionnels d’avoir à leur disposition une plateforme intuitive, ergonomique et facile d’utilisation. À travers un accompagnement sur mesure et un suivi régulier, nous nous voulons le partenaire idéal pour la mise en place de la facturation électronique de votre TPE.

Que vous ayez une question ou un doute, les experts Numeria sont là pour vous aider. N’hésitez pas !

et plus de 40 millions de pages traitées par mois

Oui. La sécurité des données est au cœur des solutions Numeria.
Nos outils respectent les normes européennes RGPD et ISO 27001, garantissant :

• La confidentialité des données
• L'intégrité des documents
• L'authentification des utilisateurs

Les accès aux documents sont protégés par identifiant et mot de passe, et les données stockées dans des data centers français sécurisés.

Archivage électronique des flux sortants Pourquoi dématérialiser et automatiser la gestion et l'archivage des flux documentaires ?

Gérer et automatiser vos flux documentaires sortants

Les flux sortants englobent tous les documents qu'une entreprise doit envoyer à ses parties prenantes externes, tels que clients et partenaires : factures, courriers, bons de livraison, quittances, etc.

Avec la croissance rapide des échanges électroniques, les entreprises doivent repenser la manière dont elles échangent des documents avec l'extérieur.

Nos solutions de gestion électronique de documents (GED) pour flux sortants permettent d'automatiser vos processus de gestion de l'information. Vous gagnerez ainsi en temps et en productivité tout en maintenant la valeur légale de vos documents !

Contactez-nous pour optimiser vos process

Facilitez la transmission de vos informations avec une traçabilité et une sécurité comparables aux accusés de réception de La Poste !

Une entreprise émet de nombreux documents vers ses clients, telles les factures. De plus, les services clients sont amenés à émettre des duplicata pour leurs clients tels, des relances, des lettres de recouvrements, etc.

Ces tâches sont fastidieuses et représentent un coût non négligeable en moyen humain et fournitures (papier pour les impressions, encre pour les imprimantes, classeurs d’archivages, pièces sécurisées dédiées…)

Notre solution permet d’accroître le rendement des services de gestion des entreprises, en leur permettant de récupérer rapidement le document, sur la plateforme et de l’envoyer ou le renvoyer au destinataire fournisseur.

Les avantages de l'archivage des flux sortants et de la dématérialisation des flux documentaires

• Économies financières
• Gain de temps
• Identification et indexation
• Documents sécurisés
• Traçabilité
• Gain de place / Plus de place de stockage

Elle dépend du type de document :

• Factures : 10 ans
• Documents RH (contrats, paie) : jusqu'à 50 ans
• Documents comptables et juridiques : 10 ans minimum

Grâce à Numeria, vos documents sont automatiquement archivés pour la durée légale prévue, sans action supplémentaire de votre part.

Le Workflow RH est un outil de paramétrage intelligent permettant d'automatiser les processus internes (embauche, validation, signature, dépôt...).
Vous définissez vos acteurs (service RH, collaborateur, manager) et les actions associées :

• Notification
• Validation
• Signature électronique
• Dépôt de documents dans le coffre-fort salarié

Chaque étape est automatisée pour fluidifier le cycle de vie du document RH.

Coffre-fort numérique Découvrez nos solutions de coffre-fort numérique

Les petites structures cherchent des gains immédiats (signature de contrats, notes de frais). Les grands groupes visent la scalabilité, la gouvernance et l’intégration multi‑pays. Dans tous les cas : démarrer simple, prouver la valeur, étendre progressivement.

Enjeux majeurs de la digitalisation RH

La digitalisation RH n’est plus un simple projet d’outillage : c’est un levier de compétitivité, d’attractivité et de conformité. De l’onboarding à la gestion des compétences, de la paie à l’expérience collaborateur, la fonction Ressources Humaines se transforme grâce à des solutions SaaS, des workflows automatisés, la dématérialisation des documents et la signature électronique. Mais quels sont les enjeux concrets, les risques à maîtriser et les bonnes pratiques pour réussir ? Voici un panorama complet pour éclairer vos décisions et ouvrir des perspectives.

Pourquoi la digitalisation RH est-elle devenue stratégique ?

L’essor du travail hybride, la pénurie de talents et les exigences réglementaires (RGPD — CNIL) ont accéléré la transformation RH. Les collaborateurs attendent des parcours fluides et mobiles, tandis que les directions demandent plus de pilotage par la donnée et de résilience opérationnelle. En réponse, la digitalisation RH permet d’industrialiser les processus à forte volumétrie, d’automatiser les tâches répétitives et de garantir la sécurité comme la valeur probatoire des documents signés et archivés. Des études mettent aussi en avant la conduite du changement et l’adhésion utilisateur comme facteurs clés de succès, l’adoption restant souvent le premier frein à lever .

Les grands enjeux à adresser

1) Améliorer l’expérience collaborateur et la marque employeur

Comment fluidifier les moments qui comptent ? Une expérience digitale cohérente et inclusive, du recrutement à l’offboarding, renforce l’engagement. Portails self-service, formulaires intelligents, suivi en temps réel des demandes, accès mobile aux documents clés (contrats, bulletins de paie, certificats) : autant d’éléments qui réduisent la friction et valorisent la marque employeur. Les bénéfices sont tangibles lorsque les outils sont pensés « user-first » et intégrés dans le SIRH .

2) Garantir conformité, sécurité et souveraineté

La gestion des identités, l’authentification, la traçabilité et l’horodatage des actions deviennent cruciaux. La signature électronique conforme eIDAS (niveaux simple, avancée ou qualifiée) sécurise les contrats de travail, avenants, NDAs et processus sensibles, tandis que l’archivage à valeur probante préserve l’intégrité. Côté protection des données, chiffrement, gestion des accès et journalisation sont des incontournables pour répondre au RGPD . Pour aller plus loin sur la cybersécurité, consultez les bonnes pratiques de l’ANSSI.

3) Gagner en efficacité grâce à l’automatisation

Les workflows orchestrent tâches, relances, validations et collectes de pièces ; la RPA ou l’automatisation no-code éliminent les ressaisies. Les équipes RH se concentrent sur des activités à forte valeur (talent management, QVT, formation) plutôt que sur l’administratif. Résultat : réduction des coûts, accélération des délais, meilleure traçabilité et moins d’erreurs. Bien interconnecter paie, temps et activités avec la suite SIRH renforce la fiabilité et la conformité des déclarations (DSN, bilans sociaux) .

4) Piloter par la donnée (People Analytics)

Avec des données fiables et unifiées, la fonction RH peut suivre des KPI comme le time-to-hire, le taux d’attrition, la couverture compétences, la parité, ou encore l’impact des plans de formation. Les tableaux de bord aident à anticiper les besoins, détecter des signaux faibles et éclairer les décisions, tout en restant alignés avec l’éthique et la confidentialité .

5) Assurer l’intégration au SI et l’agilité

La valeur vient aussi des intégrations. Connecter le SIRH à la paie, au CRM, à l’ERP, à l’ATS ou aux plateformes de facturation via API fluidifie les flux, limite les silos et fiabilise les référentiels (collaborateurs, postes, compétences). Une architecture modulaire permet d’ajouter rapidement de nouveaux cas d’usage sans remettre en cause l’existant. Les organisations qui réussissent conjuguent performances opérationnelles et accompagnement humain du changement .

6) Conduite du changement et adoption

La technologie ne suffit pas. La réussite repose sur l’accompagnement des managers, la formation, le support et une communication claire sur les bénéfices. Un déploiement progressif, des pilotes métiers et des boucles d’amélioration continue favorisent l’adoption durable. Les freins les plus cités : résistance culturelle, crainte de surveillance et surcharge numérique — d’où l’importance de la pédagogie et de la QVCT .

Cas d’usage prioritaires pour un ROI rapide

Pour transformer vite et bien, ciblez d’abord les processus à forte volumétrie ou à risque :

• Onboarding : collecte de pièces, parcours d’accueil, accès aux outils, signature électronique des documents contractuels et règlementaires.
• Contrats et avenants : signature eIDAS, traçabilité des validations, archivage à valeur probante.
• Bulletins de paie numériques : distribution sécurisée, coffre-fort salarié, réduction des coûts d’impression et d’envoi .
• Notes de frais et demandes RH : circuits de validation, remboursement accéléré, visibilité budgétaire.
• Formation et conformité : suivi des obligations légales, attestations signées, catalogues unifiés.
• Entretiens annuels et objectifs : formulaires dynamiques, signatures, historisation des échanges.

Quelles questions se poser pour cadrer son projet ?

Comment aligner la stratégie RH et les priorités business ?

Reliez chaque cas d’usage à des objectifs mesurables : réduction du time-to-hire, amélioration du NPS collaborateur, compression des coûts, gestion des factures électroniques, sécurisation de la conformité. Un cadrage clair aide à prioriser les déploiements et à démontrer le ROI.

Quels risques et exigences de conformité prendre en compte ?

Cartographiez les données sensibles, définissez rôles et droits, et choisissez des solutions certifiées. La signature électronique avec différents niveaux de sécurité (simple, avancée, qualifiée) et un journal d’audit complet renforcent la sécurité juridique de vos processus RH. Côté paie et interopérabilité, l’alignement avec les référentiels et les contrôles internes améliore fiabilité et conformité .

Comment orchestrer l’intégration et éviter les silos ?

Privilégiez des plateformes ouvertes, dotées de connecteurs et d’API. L’objectif : synchroniser les référentiels et supprimer les doubles saisies. Un environnement SaaS modulaire permet d’évoluer rapidement, sans dette technique. Les gains sont accrus quand l’adoption est accompagnée et mesurée .

Comment garantir l’adoption et la valeur d’usage ?

Impliquer tôt les utilisateurs, proposer des interfaces intuitives, former et accompagner. Mesurez l’usage (taux de complétion, temps de cycle) et améliorez en continu grâce aux retours terrain. L’écoute et la transparence demeurent essentielles pour dissiper les craintes liées aux nouveaux outils .

Comment un partenaire peut vous aider à réussir

Un accompagnement expert simplifie la mise en œuvre et sécurise vos choix. Une plateforme SaaS intuitive permet de créer, envoyer, suivre et archiver vos signatures électroniques en quelques clics. Grâce à des connecteurs et des API, vous intégrez facilement vos outils métiers (SIRH, paie, ATS, ERP, CRM). La signature dématérialisée conforme eIDAS garantit l’authenticité du signataire et l’intégrité du document, tandis que l’archivage à valeur probante assure une conservation fiable et conforme. Tous vos formats (PDF, Word, Excel, contrats numérisés, factures) sont gérés dans un environnement sécurisé, avec des workflows paramétrables qui automatisent les relances et la validation.

Au-delà de la technologie, le partenaire idéal vous aide à concevoir vos processus cibles, à prioriser les chantiers, à conduire le changement et à poser une gouvernance data robuste. Vous gagnez en efficacité, en sécurité et en simplicité, tout en offrant une expérience premium à vos collaborateurs. Les entreprises les mieux préparées combinent interopérabilité de leurs outils, excellence opérationnelle et accompagnement humain de la transformation .

Tendances à surveiller

L’IA et l’analytique RH augmentent le diagnostic et l’aide à la décision ; les organisations « skills-based » reconfigurent la mobilité interne et la formation ; les écosystèmes API-first accélèrent l’innovation ; la QVT et le bien-être restent au cœur de la proposition de valeur. Enfin, la sobriété numérique et la transparence algorithmique s’imposent comme des exigences responsables .

Pour aller plus loin sur votre site

• Signature électronique : niveaux de sécurité, parcours de validation, intégration ATS.
• Archivage à valeur probante : intégrité, horodatage, conservation légale.
• Factures électroniques : conformité, automatisation, piste d’audit.
• Dématérialisation des documents : capture, indexation, workflows.
• Plateforme SaaS : sécurité, connecteurs, scalabilité.

Prêt à accélérer votre digitalisation RH ?

Que vous soyez TPE, PME, ETI ou grand groupe, vous pouvez dès aujourd’hui simplifier vos processus, sécuriser vos documents et offrir une expérience RH moderne. Parlons de vos enjeux, priorisons vos cas d’usage et construisons un plan d’action sur-mesure. Contactez-nous pour des renseignements ou pour être guidé de bout en bout.

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Signature électronique : guide complet, valeur légale eIDAS, usages et choix de solution

Vous cherchez à accélérer la signature de vos contrats, devis ou documents RH, sans compromis sur la sécurité ? La Signature électronique s’impose pour réduire les délais, fluidifier les parcours clients et sécuriser juridiquement vos engagements. Ce guide clarifie l’essentiel : définition, valeur légale (eIDAS), cas d’usage, critères de choix, intégrations et bonnes pratiques pour déployer une signature en ligne performante.

Au programme : comment adopter une e-signature conforme, mettre en place l’archivage probant, automatiser vos processus via API et connecteurs CRM/ERP, et une FAQ de 10 questions pour couvrir vos scénarios concrets. Découvrez aussi nos contenus détaillés pour aller plus loin sur la signature et l’archivage au sein de votre SI.

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Signature électronique : définition, fonctionnement et preuves

La signature électronique est un mécanisme cryptographique qui permet de signer, transmettre et valider un document numérique tout en garantissant l’intégrité du contenu, l’authentification du signataire et la non-répudiation. Elle s’appuie sur la cryptographie à clé publique et des certificats électroniques émis par des prestataires de services de confiance.

• Parcours type : invitation sécurisée (e-mail/SMS), authentification (ex. OTP), lecture et acceptation du document, apposition de la signature, horodatage qualifié, génération d’un journal de preuve (audit trail), puis archivage probant.
• Formats de signature : PAdES (PDF), XAdES (XML) et CAdES (CMS) garantissent l’interopérabilité et la vérifiabilité sur le long terme ETSI.
• Accès aux preuves : horodatages, empreintes cryptographiques, certificats, adresses IP et événements datés assurent une traçabilité complète.

Signature électronique, signature numérique et cachet : quelles différences ?

On confond parfois signature électronique (acte juridique) et signature numérique (technologie cryptographique). Le cachet électronique, lui, scelle un document au nom d’une personne morale (entreprise) plutôt que d’une personne physique. Selon vos cas (contrats individuels vs envois massifs), vous pouvez combiner signatures de personnes et cachets d’entreprise. Pour approfondir la mise en œuvre dans votre SI, explorez la dématérialisation des documents et l’intégration GED.

Valeur légale, conformité eIDAS et sécurité des données

Dans l’Union européenne, le règlement eIDAS encadre la validité des signatures. Il distingue trois niveaux, à sélectionner selon le risque et la sensibilité juridique du document.

Niveaux SES, AES et QES : quand les utiliser ?

• SES (simple) : authentification basique (ex. OTP). Adaptée aux actes à faible enjeu.
• AES (avancée) : lien univoque avec le signataire, contrôle des moyens de signature et détection de toute altération. Recommandée pour la plupart des contrats B2B/B2C.
• QES (qualifiée) : certificat qualifié + vérification d’identité renforcée. Équivalence légale à la signature manuscrite dans l’UE, exigée pour certains actes sensibles.

La conformité implique aussi le respect du RGPD : minimisation des données, conservation limitée, chiffrement et encadrement des sous-traitants. Pour les bonnes pratiques en France, consultez la CNIL.

Validité à long terme (LTV) et vérification des signatures

Pour garantir la pérennité juridique, privilégiez les signatures LTV/LTV-S intégrant certificats, chaînes de confiance et horodatages. La vérification peut être faite hors ligne dans le PDF (PAdES) ou en ligne via un service de validation. Assurez-vous que vos documents restent vérifiables même après l’expiration des certificats, grâce à des politiques d’archivage et de ré-horodatage. Pour cadrer l’archivage dans votre gouvernance documentaire, voyez l’archivage des documents et la conservation légale.

Cas d’usage et bénéfices mesurables

La signature en ligne s’applique à tous les métiers et secteurs :

• Ventes : devis, bons de commande, contrats commerciaux ; un cycle de vente plus court et une meilleure conversion.
• RH : contrats de travail, avenants, politiques internes ; onboarding accéléré, expérience collaborateur fluide.
• Achat/Finance : contrats fournisseurs, approbations, factures électroniques ; traçabilité et conformité renforcées.
• Juridique : NDA, mandats, PV d’AG ; réduction des risques et des délais.
• Immobilier : baux, états des lieux, compromis ; transactions plus rapides et moins de papier.

Les gains typiques : délais divisés par 2 à 5, coûts réduits (impressions, envois, relances), et baisse des erreurs grâce aux workflows guidés et à l’audit trail centralisé. Exemple : un contrat de travail signé en quelques minutes via OTP, preuves consolidées et archivage probant, sans impression ni rendez-vous physique.

Comment choisir votre solution de signature électronique

Votre choix doit aligner conformité, expérience et intégration SI. Évaluez :

• Conformité eIDAS : prise en charge SES/AES/QES, certificats qualifiés, horodatage qualifié, formats PAdES/XAdES/CAdES.
• Parcours d’identité : OTP SMS/e-mail, eID, KYC vidéo, justificatifs selon le niveau de risque.
• Expérience : interface claire, mobile, accessibilité, multilingue, modèles, rappels et relances automatiques.
• Intégration : API, webhooks, connecteurs CRM/ERP/RH, SSO, dépôts et exports automatisés.
• Preuves et archivage : journal d’événements complet, conservation probante, vérification indépendante.
• Coûts et ROI : à la signature, par utilisateur ou au volume, avec gains de temps et de conformité à la clé.

Checklist express eIDAS/RGPD

• Preuves : audit trail, certificats, horodatage, empreintes.
• Protection : chiffrement, gestion des accès, registre des traitements.
• Gouvernance : politiques de conservation, DPA, revue des sous-traitants.

Intégration et automatisation par API

Reliez la signature à vos outils métiers pour déclencher automatiquement : génération du document, envoi pour signature, relances, récupération du journal de preuve et archivage probant. Les API et webhooks synchronisent données et statuts dans votre CRM, ERP ou SIRH, assurant une traçabilité bout en bout. Côté gouvernance documentaire, centralisez les flux avec votre solution d’archivage numérique et GED.

Pourquoi choisir Numeria pour votre projet

Numeria accompagne les organisations dans la dématérialisation : archivage et GED, numérisation, impression, gestion des factures électroniques et signature électronique. Notre plateforme SaaS intuitive permet de créer, envoyer, suivre et archiver vos signatures, avec une gestion centralisée des fichiers (PDF, Word, Excel, contrats numérisés) dans un environnement sécurisé.

Grâce à nos connecteurs et API, la signature s’intègre à vos systèmes (CRM, logiciels RH, ERP, plateformes de facturation) pour automatiser les flux et gagner en efficacité. Conforme eIDAS et respectueuse du RGPD, notre solution prend en charge les niveaux SES/AES/QES, l’horodatage qualifié et des journaux d’audit complets. Nous adaptons les parcours d’identité (OTP, eID, KYC) à votre niveau de risque et accompagnons vos équipes : cadrage, templates, formation, support.

Ressources internes pour approfondir

• Signature électronique eIDAS : niveaux, preuves et valeur juridique
• Workflows de signature électronique : automatiser vos validations
• Dématérialisation des documents (GED) et intégration SI
• Archivage des documents : conservation légale et valeur probante
• Archivage numérique et GED : centraliser, tracer et restituer

Ces pages internes vous aideront à cadrer vos politiques de signature et d’archivage dans une démarche globale de gouvernance documentaire et de conformité.

FAQ Signature électronique : 10 questions fréquentes

1) La signature électronique a-t-elle la même valeur qu’une signature manuscrite ?

Oui, au niveau QES, elle a la même valeur légale dans l’UE. Les niveaux SES et AES restent valables, selon le contexte et la preuve associée.

2) Comment signer un PDF en ligne en toute sécurité ?

Utilisez une solution conforme eIDAS : import du PDF, choix du niveau (SES/AES/QES), authentification (ex. OTP), signature, horodatage et récupération du journal de preuve.

3) Quelle est la différence entre SES, AES et QES ?

SES : basique. AES : lien univoque et contrôle du signataire. QES : certificat qualifié + vérification d’identité renforcée, équivalente à la signature manuscrite.

4) Quels documents peut-on signer électroniquement ?

Contrats commerciaux, bons de commande, contrats de travail, NDA, baux, PV d’AG, avenants, et bien plus. Certains actes spécifiques exigent du QES ou des formalités notariales.

5) La signature électronique est-elle compatible RGPD ?

Oui, si la solution applique la minimisation des données, des mesures de sécurité adaptées, des politiques de conservation et un encadrement contractuel (DPA, sous-traitants).

6) Comment vérifier l’authenticité d’une e-signature ?

Via le lecteur PDF (PAdES), un validateur en ligne ou un service tiers : contrôlez les certificats, l’horodatage, l’intégrité du document et l’audit trail.

7) Peut-on signer depuis un mobile ?

Oui. Les parcours responsive permettent d’authentifier (OTP, eID), de signer et d’obtenir les preuves depuis smartphone ou tablette, sans installer d’application.

8) Combien coûte une solution de signature électronique ?

Modèles à la signature, par utilisateur ou au volume. Évaluez le ROI global : temps gagné, réduction des envois postaux, baisse des erreurs et conformité automatisée.

9) Quelle est la différence entre signature électronique et cachet électronique ?

La signature engage une personne physique. Le cachet engage la personne morale (entreprise) pour sceller des documents émis en masse (ex. factures).

10) Comment garantir la validité à long terme (LTV) ?

Optez pour des signatures LTV/LTV-S avec certificats et horodatages inclus, plus des politiques d’archivage et de ré-horodatage pour maintenir la vérifiabilité.

Être rappelé par un expert eIDAS

Conclusion

Adopter la signature électronique, c’est accélérer vos cycles, réduire vos coûts et sécuriser vos engagements. En choisissant une solution conforme eIDAS, intégrée à vos outils et adossée à un archivage probant, vous gagnez en efficacité et en confiance. Numeria vous accompagne de bout en bout : cadrage du niveau de preuve, intégrations API, déploiement et formation.

Contactez-nous pour des renseignements ou pour être guidé dans votre projet de signature électronique.

Est-ce que la facture électronique est différente de la facture papier ?

La facture électronique est devenue obligatoire pour toutes les entreprises, petites comme grandes.

Vous avez peut-être des réticences lorsque vous recevez ou envoyez une facture en ligne ?

Nous allons décrire ici avec vous la création d'une facture en ligne pour voir qu'il n'y a rien de différent avec la facture papier traditionnelle, et que celle-ci ne présente que des avantages !

Tout d'abord la facture électronique doit présenter les mêmes éléments légaux que la facture papier selon l'article L441-3 du Code de commerce :

• La dénomination sociale de l'entreprise fournisseur et de l'entreprise cliente
• Le statut de l'entreprise avec son numéro SIRET
• La date d'émission de la facture
• Le numéro de facture
• Le numéro de TVA intracommunautaire, si votre statut l'oblige
• La date d'émission de facture
• Le bon de commande s'il a été préalablement établi par l'acheteur
• Le prix unitaire et la quantité de produits ou services rendus en TTC et HT
• Le signalement du montant des pénalités si vous les appliquez

Vous pouvez également ajouter une signature électronique sur votre facture. Numéria vous propose une plateforme de coffret dématérialisé qui associera automatiquement une signature électronique pour votre entreprise.

Attention cependant, une facture électronique ne peut pas être reconnue comme telle, si c'est une simple facture papier qui a été scannée.

En effet, le process entier de facturation doit être numérisé, c'est à dire, l'édition, l'envoi et la réception de la facture. Ce process doit ainsi pouvoir attester de l'identité de l'émetteur et de la véracité du contenu (et surtout que celui-ci ne soit pas modifiable).

Sachez désormais que toutes les factures destinées aux organismes publics doivent être envoyées de façon numérique. Les petites entreprises pouvaient encore envoyer leur facture sous format papier jusqu'à janvier 2020 mais cela n'est maintenant plus possible. Alors pourquoi ne pas les envoyer aussi par mail pour les contrats privés ?

La facture électronique assure un gain de temps

Avez-vous déjà calculé combien de temps, vous mettez pour réaliser votre facture ? L'insérer dans votre système de facturation, l'imprimer, la plier et l'affranchir, et ce multiplié par le nombre de facture que vous avez à envoyer.

De plus, le temps d'envoi est réduit à presque néant, puisque la facture électronique est envoyée par mail et donc reçu en quasi simultanée par votre destinataire.

La facture électronique représente un gain d'argent également

L'état a calculé que le coût de gestion (l'archivage et la gestion des litiges est pris en compte) d'une facture balançait entre 8€ et 9€, tandis que celui d'une facture électronique équivalait à 5€. La différence de 3€ n'est pas négligeable.

Numeria se présente en vidéo

Découvrez la toute première présentation vidéo, au sujet de nos activités et entreprises.

Nous avons préparé différents autres supports pour vous présenter nos produits et nos services, afin de faciliter la compréhension des enjeux et vous aider à passer à la digitalisation de vos documents d'entreprise.

La tendance croissante à l'élimination du papier en entreprise s'accompagne de gains financiers notables. L'évolution réglementaire rendra la facturation électronique obligatoire dans les prochaines années. Chez Numeria, nous nous spécialisons dans la valorisation de l'information. Nos services de dématérialisation de documents d'entreprise répondent à l'essentiel de vos besoins, de la numérisation à l'archivage sécurisé, en passant par l'indexation et le partage d'informations.

Qu'est-ce que la dématérialisation de documents ?

La dématérialisation consiste à éliminer l'aspect physique, donc papier, des documents. Elle est de plus en plus courante en entreprise et inclut plusieurs étapes, bien au-delà de la simple numérisation.

En savoir plus sur la dématérialisation de documents

Une gestion documentaire numérique pour une stratégie zéro papier

La dématérialisation remplace le papier par des données numériques, réduisant ainsi les risques de perte et facilitant la recherche et le partage d'informations. Ces avantages sont essentiels à considérer.

Une gestion complète de la dématérialisation

Aujourd'hui, la dématérialisation englobe tout le processus de transformation des documents papier en données numériques. Numeria propose un service complet pour toutes les étapes via notre logiciel de GED, que ce soit pour les factures, contrats, bons de livraison, fiches de paie, etc. Nous prenons en charge la numérisation, l'indexation, l'horodatage, et offrons des outils de recherche et un système de contrôle d'accès pour garantir la confidentialité. Nous archivons les informations au format électronique pendant toute la durée légale exigée par les réglementations.

Choisir le bon prestataire en dématérialisation

La transition vers le zéro papier est essentielle pour les entreprises, surtout avec la facturation électronique prévue pour 2026 et 2027. Il est crucial de choisir un partenaire informatique fiable et qualifié. Voici les critères que nous mettons en avant dans nos processus de dématérialisation.

Un service conforme aux normes légales

Nos solutions respectent les normes en vigueur, garantissant la sécurité et la confidentialité des informations sensibles, tout en répondant aux besoins de mobilité et de disponibilité.

Un processus de dématérialisation sécurisé et accessible

Avec notre système de gestion de la dématérialisation en mode SaaS, la sécurité est primordiale. Le cryptage et le transfert des données via SSL protègent vos informations numérisées. Le stockage des données et la gestion des droits des utilisateurs assurent la confidentialité. Notre processus est simple d'utilisation et accessible partout, y compris sur mobile.

Simplifiez vos processus internes avec la dématérialisation

Autres services pour valoriser l'information en entreprise

Numeria offre une expertise en valorisation de l'information. Outre la dématérialisation, nous proposons :

• Numérisation de données papier 
• Archivage de documents dématérialisés 
• Gestion électronique de documents (GED) 
• Sécurisation des processus documentaires numériques 

Pourquoi choisir Numeria pour la dématérialisation et la gestion électronique de vos documents d'entreprise ?

En optant pour Numeria et notre solution pour la dématérialisation, vous bénéficiez d'un traitement complet du processus électronique. Nous possédons nos propres technologies de numérisation, d'indexation, de GED et d'archivage. Nos outils sur le Cloud favorisent le partage d'informations tout en assurant sécurité et confidentialité. Nous maintenons nos clients à la pointe du numérique, avec des solutions conformes aux évolutions réglementaires.

Les contours juridiques de la signature électronique à travers le monde

Dans un monde globalisé, l'utilisation de la signature électronique comme outil légal et sécurisé prend une place croissante dans les transactions internationales. Que ce soit en Argentine, en Australie ou en Allemagne, les cadres réglementaires adaptent leurs lois pour intégrer cette technologie. Cet article se propose d'explorer comment différentes législations reconnaissent et encadrent l'usage de la signature électronique, soulignant les particularités nationales et les normes internationales qui influencent ces pratiques.

La reconnaissance légale de la signature électronique en Europe : focus sur l'Allemagne

En Allemagne, la signature électronique est pleinement reconnue grâce à des directives strictes qui assurent sa validité légale. Encadrée principalement par le règlement européen eIDAS, la sécurité et la conformité des signatures électroniques sont rigoureusement contrôlées. Ce cadre permet non seulement de garantir l'authenticité des documents signés mais aussi de les protéger contre les fraudes et les utilisations illicites.

L'Allemagne n'autorise pas uniquement l'usage de tout type de signature électronique; elle distingue notamment :

• La signature électronique simple : Suffisante pour la plupart des transactions.
• La signature électronique avancée : Elle lie plus strictement la signature à l'identité du signataire.
• La signature électronique qualifiée : Offre le niveau de sécurité le plus élevé, souvent utilisée dans des cas où la loi exigence une telle assurance.

Ce système hiérarchisé optimise l'équilibre entre accessibilité et sécurité.

Exemple de l’Australie : entre innovation et prudence

L'Australie considère également la signature électronique comme un moyen légitime de contractualisation. La législation australienne sur l'e-commerce prévoit explicitement que les signatures électroniques peuvent être utilisées pour satisfaire aux exigences légales de signature, à condition qu'elles soient aussi fiables que nécessaire pour les fins poursuivies par les parties. Les principales caractéristiques incluent :

• Un consentement clair des parties à utiliser ce mode de signature;
• Des mesures appropriées pour assurer l'intégrité du document signé;
• Une méthode fiable pour identifier les signataires.

Le pays fait preuve d'une adaptation dynamique aux technologies modernes tout en conservant des normes de conformité et de sécurité robustes.

L’Argentine et la flexibilité de ses régulations autour de la signature électronique

En Argentine, la situation est quelque peu différente. Le pays a ratifié plusieurs lois visant à encourager l’utilisation de la signature électronique, surtout pour faciliter les activités commerciales transfrontalières. Les aspects notables de la législation argentine incluent :

• Une reconnaissance de la signature électronique au même titre que la signature manuscrite;
• Pas de distinction fondamentale entre les différents types de signature électronique;
• Une approche relativement libérale concernant la sécurité des technologies employées.

Cette politique favorise un environnement commercial ouvert et agile mais pose également des questions quant au niveau de sécurité offert par rapport aux systèmes plus stricts comme celui de l'Allemagne.

Besoin de plus d'information sur la signature éléctronique ? 

Impact des normes internationales et comparaison globale

Tandis que des nations adoptent diverses approches législatives, les normes internationales jouent un rôle pivot dans l'uniformisation des pratiques de la signature électronique. Organisations telles que la Commission des Nations Unies pour le droit commercial international (CNUDCI) ont élaboré des modèles de loi, comme la Loi modèle sur le commerce électronique, encourageant les pays à développer des réglementations compatibles avec des standards internationaux.

En confrontant les modèles de divers pays :

• L'Allemagne montre une forte préférence pour un cadre rigide et hiérarchisé;
• L'Australie offre un mélange d'approches pragmatiques axées sur la fiabilité;
• L'Argentine présente une méthodologie plus ouverte et flexible.

Ces variabilités reflètent non seulement des différences culturelles et économiques mais aussi des divergences dans la perception et l'acceptation des risques liés au numérique.

Analyse des avantages de la signature électronique

Plusieurs facteurs expliquent pourquoi nombreux pays embrassent la technologie de la signature électronique :

• Efficacité accrue : Réduction significative des délais pour la finalisation des contrats.
• Réduction des coûts : Moins de papier, moins d’encre et frais d’envoi réduits.
• Sécurité améliorée : Techniques cryptographiques solides minimisant les risques de falsification.
• Portée mondiale : Facilite les affaires sans se soucier des frontières géographiques.

Les adoptions légales respectives, tout en variant, reflètent une volonté commune de moderniser les procédés légaux pour mieux correspondre aux réalités de l'ère digitale.

Modèle : plan d’onboarding complet 30/60/90 jours

Comment accélérer l’intégration d’un collaborateur tout en sécurisant vos obligations et en mesurant l’impact sur la performance ? Le plan d’onboarding 30/60/90 offre une feuille de route progressive — 30 jours pour l’appropriation, 60 pour la montée en puissance, 90 pour l’impact — qui s’inscrit idéalement dans une démarche de dématérialisation et de gestion documentaire moderne. En combinant signature électronique, workflows, archivage à valeur probante et intégrations SIRH/IT, vous réduisez les frictions, standardisez les étapes et créez une expérience fluide, du préboarding à l’autonomie. Les solutions Numeria alignent précisément ces dimensions : plateforme SaaS intuitive, connecteurs et API, traçabilité bout en bout et conformité eIDAS pour sécuriser les engagements et l’archivage des preuves.

Demander un devis gratuit

Qu’est-ce qu’un plan 30/60/90 et pourquoi l’adopter ?

Un plan 30/60/90 séquence les premières semaines autour d’objectifs clairs, d’indicateurs simples et de rituels d’échange. Il sert autant la productivité que l’expérience collaborateur : en orchestrant les étapes, on évite les retards d’accès, on fiabilise les documents RH (contrats, chartes, politiques internes) et on place les managers au cœur d’un parcours cadré. Côté conformité, la signature électronique conforme eIDAS garantit intégrité, authentification et opposabilité des documents clés, tout en fluidifiant les approbations à distance. Pour les bases probatoires et l’audit, l’archivage électronique à valeur probante est un pilier indispensable.

Sur le plan réglementaire, l’eIDAS encadre l’identification et la confiance numérique en Europe ; c’est le socle des niveaux de signature (SES, AES, QES). Pour approfondir, voyez la présentation officielle de la Commission européenne sur eIDAS, ainsi que les bonnes pratiques RGPD publiées par la CNIL.

Le modèle 30/60/90 en pratique

Préboarding (J-30 à J-1) : préparer, sécuriser, rassurer

Objectif : livrer les bases sans surcharge cognitive. Finalisez l’e‑contrat via une signature électronique eIDAS, recueillez les pièces justificatives dans une GED et provisionnez les accès (SSO/MFA, messagerie, outils métier). Un portail d’accueil propose guides, organigramme, politiques, charte IT et premiers modules de micro‑formation. Côté preuves, l’horodatage et la piste d’audit renforcent l’opposabilité et simplifient les contrôles ultérieurs.

0–30 jours : découverte guidée et fondamentaux opérationnels

Les 4 premières semaines structurent la compréhension de la culture, des missions et des outils. Alignez un binôme de parrainage, des points hebdomadaires, des check-lists et un parcours mobile‑first avec relances intelligentes. Suivez des métriques simples : délai de signature du contrat, time‑to‑IT‑ready, progression des modules, complétion des check-lists. La centralisation des documents et l’archivage probant assurent une traçabilité irréfutable des validations et consentements. Pour approfondir les fondations documentaires côté RH, la page dématérialisation des documents RH couvre GED, workflows et portail salarié.

31–60 jours : montée en compétences et premiers livrables

Définissez des objectifs intermédiaires mesurables, exposez votre recrue à des cas d’usage concrets et encouragez le feedback 360. Un LMS et une base de connaissances « self‑service » fluidifient la montée en puissance, tandis que les workflows réduisent les erreurs et accélèrent les validations. Les ressources API et webhooks permettent d’automatiser les étapes administratives, du dossier salarié aux approbations, avec une traçabilité complète. L’alignement avec les OKR d’équipe facilite le passage des livrables à l’impact.

Être rappelé par un expert

61–90 jours : autonomie, impact et projection

Formalisez la montée en responsabilité (périmètre, objectifs de trimestre, plan de développement) et dressez un bilan d’onboarding : satisfaction, indicateurs de délai, taux de complétion, premiers succès visibles. Branchez ces métriques à un tableau de bord simple pour nourrir l’amélioration continue et identifier les goulots d’étranglement. Les preuves liées aux étapes clés — contrats, politiques signées, validations — gagnent à être versées dans un coffre‑fort numérique pour sécuriser l’accès du collaborateur à ses documents (ex. bulletins). Vous pouvez explorer le coffre‑fort numérique salarié pour outiller cette dimension.

Variantes et cas voisins : reboarding, crossboarding, offboarding

Le modèle 30/60/90 s’adapte aux retours de congés (reboarding), aux mobilités internes (crossboarding) et à la sortie (offboarding). Les principes restent identiques : étapes claires, accès IT synchronisés, preuves consolidées et archivage robuste. À la sortie, orchestrer la restitution des équipements, la révocation des accès et la remise des documents de fin de contrat dans un cadre probatoire protège l’entreprise et valorise l’expérience employé. Les services Numeria, centrés sur la signature eIDAS, l’archivage et les workflows, facilitent ce continuum documentaire.

Outils indispensables et intégrations clés

Un onboarding sans friction s’appuie sur quelques briques : signature électronique à valeur légale, GED et archivage probant, connecteurs API, SSO/MFA, et un portail employé accessible. Côté sécurité/traçabilité, l’horodatage, le journal d’audit et la conservation légale structurent votre défense probatoire. La plateforme SaaS Numeria centralise ces éléments et s’imbrique à vos SIRH/ATS/paie/CRM/ERP pour automatiser la collecte de données, déclencher les signatures et archiver au fil de l’eau. Pour approfondir le volet usage, voyez « faire signer un document électroniquement ».

KPI, ROI et gouvernance de votre plan 30/60/90

Quels indicateurs suivre ? Délai médian de signature (contrat, chartes), part des signatures < 24 h, time‑to‑IT‑ready, complétion des modules, satisfaction NPS, rétention à 3/6/12 mois. Les bénéfices proviennent des cycles raccourcis, de la baisse des coûts papier/envoi et de l’amélioration de la qualité des données. Les mécanismes de preuve — piste d’audit, horodatage, scellement — réduisent les litiges et facilitent les audits. En pratique, des workflows bien scénarisés et une signature intégrée font gagner de précieuses heures par recrutement et limitent les allers‑retours manuels.

Questions ouvertes pour élargir le champ

Comment préserver l’humain quand on automatise l’onboarding ?

L’automatisation libère du temps pour les échanges à forte valeur : rituels d’équipe, mentorat, retours d’expérience. Les outils structurent le cadre ; la culture et le management donnent le sens. Un parcours digital doit se concevoir people‑first : étapes claires, information contextualisée, support accessible et feedbacks rapides. La consolidation des preuves au fil de l’eau renforce la confiance sans alourdir la charge.

Onboarding hybride et international : quelles bonnes pratiques ?

Standardisez un tronc commun (sécurité, conformité, politiques) et localisez le reste (langue, fuseaux, réglementation). Privilégiez des contenus asynchrones et une base de connaissances consultable en tout lieu. La signature électronique conforme eIDAS et l’archivage probant apportent un socle transfrontalier de confiance, tandis que SSO/MFA sécurise l’accès aux systèmes.

Par où commencer si l’on ne veut pas tout transformer d’un coup ?

Choisissez un périmètre à fort impact et faible risque : l’e‑contrat, la collecte de pièces, la signature et le classement probant. Industrialisez ces étapes, mesurez les gains, puis étendez au reste (parcours administratifs, demandes d’accès, consentements). L’objectif : obtenir des victoires rapides qui financent la suite, tout en posant les bonnes fondations (journal d’audit, référentiels, sécurité).

Comment Numeria maximise votre plan 30/60/90

Numeria accompagne la transformation numérique de vos documents d’onboarding : signature électronique sécurisée, gestion centralisée des fichiers, workflows et archivage à valeur probante. Notre plateforme SaaS intuitive s’intègre à vos environnements (SIRH, ATS, paie, CRM/ERP) via API et webhooks pour automatiser les étapes, fiabiliser la collecte et piloter les statuts en temps réel. Conformes aux normes eIDAS et aux bonnes pratiques RGPD, nos services s’adaptent de la TPE au grand groupe. Pour aller plus loin, explorez : Signature électronique, Archivage des documents et Dématérialisation RH.

Conclusion : faites du 30/60/90 un accélérateur de confiance

Un modèle 30/60/90 clair, des workflows guidés et une signature électronique eIDAS intégrée transforment l’arrivée d’un collaborateur en un levier mesurable de performance. Moins de frictions, plus de résultats, des preuves consolidées et une expérience durablement positive pour chaque nouvelle recrue. Envie d’aller plus loin, d’auditer votre parcours actuel ou de comparer des scénarios d’automatisation ? Contactez-nous pour des renseignements ou être guidé.

Coffre-fort employeur en Seine-et-Marne (77) : une solution sécurisée pour la gestion des documents RH

Pour les entreprises de la Seine-et-Marne (77), assurer la sécurité des documents RH et leur conformité légale est un enjeu majeur. Le coffre-fort employeur est une solution numérique qui permet de stocker, gérer et protéger tous les documents relatifs aux salariés, des contrats de travail aux bulletins de paie, en passant par les dossiers de formation. Avec cette solution, les employeurs peuvent facilement accéder aux informations tout en garantissant la confidentialité des données.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort employeur et pourquoi l’adopter dans le département 77 ?

Un coffre-fort employeur est un espace de stockage numérique sécurisé, spécialement conçu pour conserver les documents des employés. Dans un département dynamique comme la Seine-et-Marne, où les entreprises recherchent des solutions de gestion modernes et fiables, le coffre-fort numérique représente une avancée significative pour la dématérialisation et la sécurité des données. Il facilite non seulement l’accès aux documents, mais assure aussi leur intégrité et leur conformité avec les régulations en vigueur, telles que le RGPD.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les entreprises du 77

En adoptant un coffre-fort employeur, les entreprises de la Seine-et-Marne bénéficient de nombreux avantages. Ce système assure :

• La sécurité des données sensibles : avec un chiffrement de haut niveau, les documents sont protégés contre tout accès non autorisé.
• La conformité légale : le coffre-fort numérique aide à se conformer aux exigences de conservation et de protection des données, en particulier avec le RGPD.
• Une gestion simplifiée : l’accès aux documents est centralisé et optimisé, permettant aux employeurs de retrouver facilement les informations nécessaires.

Le coffre-fort employeur : une solution pour la dématérialisation RH en Seine-et-Marne

Le processus de dématérialisation RH est en pleine expansion, surtout dans les entreprises de la Seine-et-Marne qui cherchent à moderniser leur gestion documentaire. Grâce au coffre-fort numérique, il est désormais possible de stocker les documents RH dans un espace numérique sécurisé et conforme. Cette solution permet aux employeurs d’alléger la gestion administrative et de réduire l’usage du papier, contribuant ainsi à une démarche écoresponsable.

Assurer la confidentialité des données RH avec le coffre-fort employeur dans le 77

En Seine-et-Marne, la protection des données sensibles est une priorité pour les entreprises. Avec un coffre-fort employeur, les documents RH sont non seulement stockés de manière numérique, mais aussi protégés par des technologies avancées de cryptage. Cette solution assure que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations, garantissant ainsi une stricte confidentialité des données.

En plus de la sécurité, le coffre-fort numérique permet de centraliser la gestion des documents RH, ce qui réduit considérablement le risque de pertes de documents et d’erreurs humaines. Les employeurs peuvent être certains que tous les dossiers sont accessibles, intègres, et en totale conformité avec les lois en vigueur.

Un coffre-fort numérique pour les TPE et PME de la Seine-et-Marne (77)

Pour les petites et moyennes entreprises du 77, la mise en place d’un coffre-fort numérique peut s’avérer être un levier important de compétitivité. Cette solution offre des bénéfices adaptés aux besoins des TPE et PME, notamment en matière de réduction de l’espace de stockage physique, d’économie de temps dans la gestion administrative et d’amélioration de la sécurité documentaire.

En effet, avec le coffre-fort employeur, les petites structures peuvent gérer leurs documents RH de manière professionnelle, tout en optimisant leurs coûts et en répondant aux exigences réglementaires de manière simple et rapide.

Les étapes pour la mise en place d’un coffre-fort employeur dans une TPE ou PME en Seine-et-Marne

• Analyse des besoins : déterminer les types de documents à stocker et les niveaux d’accès requis.
• Choix de la solution : sélectionner un prestataire fiable qui propose un coffre-fort numérique conforme aux normes de sécurité.
• Formation des équipes : assurer que le personnel soit formé à l’utilisation et à la gestion de cet outil de manière optimale.

Le rôle du coffre-fort employeur pour la conformité RGPD en Seine-et-Marne

Avec les réglementations de plus en plus strictes en matière de protection des données, telles que le RGPD, le coffre-fort employeur devient un atout essentiel pour les entreprises de la Seine-et-Marne. Ce système permet de conserver les documents des salariés dans un environnement sécurisé et d’éviter ainsi les violations potentielles de la confidentialité des données.

Le respect du RGPD implique notamment la mise en place de processus clairs pour garantir que les données sont protégées contre les accès non autorisés, les altérations ou les pertes accidentelles. En optant pour un coffre-fort numérique, les employeurs peuvent démontrer leur engagement envers la protection des données et répondre aux attentes de leurs collaborateurs et clients en matière de sécurité des informations.

Optimiser la gestion documentaire avec le coffre-fort employeur en Seine-et-Marne

Pour les entreprises de la Seine-et-Marne, le coffre-fort employeur représente une solution de choix pour rationaliser et optimiser la gestion des documents RH. En centralisant tous les fichiers numériques dans un espace unique et sécurisé, les employeurs peuvent gérer plus efficacement les ressources humaines, tout en réduisant les coûts liés à la gestion physique des documents.

En réduisant la charge de travail administrative, le coffre-fort numérique permet aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cette transition vers la dématérialisation s’inscrit également dans une démarche de développement durable, en limitant l’usage du papier et en contribuant à la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise.

Pourquoi choisir Numeria pour la mise en place de votre coffre-fort employeur en Seine-et-Marne ?

Avec plusieurs années d’expérience dans le domaine de la gestion documentaire numérique, Numeria accompagne les entreprises de la Seine-et-Marne dans la mise en place de solutions de coffre-fort numérique adaptées à leurs besoins. L’expertise de Numeria en matière de sécurité et de conformité en fait un partenaire de confiance pour la gestion des documents sensibles.

En choisissant Numeria, vous bénéficiez d’un accompagnement complet, de l’analyse initiale de vos besoins jusqu’à la mise en place et la formation de vos équipes. Nos solutions sont conçues pour répondre aux exigences spécifiques des entreprises locales, qu’elles soient des TPE, PME ou de plus grandes structures, et pour s’adapter aux évolutions des normes de sécurité et de protection des données.

Conclusion : le coffre-fort employeur, un investissement stratégique pour les entreprises de la Seine-et-Marne

Le coffre-fort employeur est bien plus qu’un simple outil de stockage. C’est une solution stratégique qui offre aux entreprises de la Seine-et-Marne un moyen de garantir la sécurité, la conformité et l’efficacité de leur gestion documentaire RH. En adoptant cette solution, les employeurs peuvent se concentrer sur le développement de leurs activités, tout en ayant l’assurance que les données de leurs salariés sont protégées et en conformité avec les réglementations.

Que vous soyez une petite entreprise ou une structure plus établie dans le 77, Numeria vous aide à tirer le meilleur parti de la digitalisation de vos documents. Avec une gestion optimisée et une protection renforcée des informations RH, vous êtes prêts à relever les défis de la transformation numérique.

Coffre-fort employeur : une solution sécurisée pour les entreprises de Roissy et ses alentours

Dans une zone économique dynamique comme Roissy et ses environs, la protection et la gestion des documents RH sont des enjeux majeurs. Le coffre-fort employeur numérique permet aux entreprises de sécuriser les informations sensibles de leurs salariés, des contrats de travail aux bulletins de paie, tout en garantissant une conformité avec les réglementations en vigueur. De Roissy à Tremblay-en-France, en passant par Gonesse et Le Mesnil-Amelot, cette solution s’adapte aux besoins des entreprises locales pour simplifier la gestion de leurs données RH.

Pourquoi opter pour un coffre-fort numérique dans le secteur de Roissy ?

Dans une région marquée par la présence de nombreux pôles économiques et zones d’activités, les entreprises locales doivent faire face à des défis spécifiques en matière de gestion documentaire. Le coffre-fort numérique offre une solution de stockage sécurisé pour centraliser les documents RH, assurer leur confidentialité, et faciliter leur accès. Cette solution est particulièrement précieuse pour les entreprises de secteurs diversifiés, présentes autour de Roissy, comme celles de Tremblay-en-France et Gonesse, où la sécurité des données est essentielle.

Les avantages d’un coffre-fort employeur pour les entreprises du secteur

Adopter un coffre-fort employeur offre plusieurs avantages pour les entreprises de Roissy et des villes voisines :

• Protection avancée des données sensibles : le chiffrement de haute sécurité garantit la confidentialité des documents RH, évitant tout accès non autorisé.
• Conformité aux réglementations : en respectant les normes RGPD, le coffre-fort numérique assure une conservation et une gestion des données RH en toute légalité.
• Optimisation de la gestion RH : la centralisation des documents simplifie les processus, permettant aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Dématérialisation des documents RH pour les entreprises autour de Roissy

Dans un contexte où la digitalisation des processus RH devient une priorité, la dématérialisation des documents représente un atout majeur pour les entreprises de Roissy, Tremblay-en-France, et Gonesse. En adoptant un coffre-fort numérique, elles bénéficient d’un espace sécurisé pour conserver leurs données RH, tout en réduisant l’utilisation de papier et en améliorant leur efficacité administrative.

Garantir la confidentialité des données RH grâce au coffre-fort numérique

Pour les entreprises basées à proximité de Roissy, la confidentialité des informations RH est cruciale. Le coffre-fort employeur protège les documents par des protocoles de cryptage avancés, assurant ainsi un accès strictement réservé aux utilisateurs autorisés. Cette solution minimise les risques de pertes ou d’accès non autorisés, offrant aux entreprises la tranquillité d’esprit en matière de sécurité des données RH.

Un service adapté aux besoins des TPE et PME de la région

Le coffre-fort numérique s’adresse particulièrement bien aux petites et moyennes entreprises des villes de Roissy, Le Mesnil-Amelot, et Tremblay-en-France. En réduisant l’espace de stockage physique nécessaire, il permet une gestion professionnelle des documents RH, tout en optimisant les coûts. Les TPE et PME locales peuvent ainsi profiter d’une solution sécurisée pour simplifier la gestion de leurs données sans engager des ressources excessives.

Les étapes pour mettre en place un coffre-fort employeur dans votre entreprise

• Évaluation des besoins : définir les types de documents à conserver et les niveaux de sécurité requis.
• Sélection de la solution : choisir un prestataire de confiance proposant un coffre-fort numérique conforme aux normes de sécurité.
• Formation du personnel : s'assurer que les équipes RH sont formées pour utiliser le système de façon optimale et sécurisée.

Le rôle du coffre-fort employeur pour la conformité RGPD à Roissy

Les entreprises de Roissy et des alentours sont soumises aux réglementations strictes du RGPD en matière de protection des données. Le coffre-fort employeur leur permet de conserver les documents RH dans un environnement conforme, minimisant les risques de non-conformité. En adoptant cette solution, les entreprises démontrent leur engagement pour la protection des informations sensibles, répondant ainsi aux attentes de leurs collaborateurs et clients.

Améliorer la gestion documentaire avec un coffre-fort employeur

Pour les entreprises situées dans le secteur de Roissy, le coffre-fort numérique offre une gestion optimale des documents RH. En centralisant toutes les données dans un espace sécurisé, cette solution permet de réduire les coûts de stockage physique et de simplifier les processus administratifs. En dématérialisant les documents, les entreprises de Gonesse, Tremblay-en-France, et des autres villes voisines bénéficient d’une organisation plus fluide et d’un gain de productivité notable pour leurs équipes RH.

Pourquoi choisir Numeria pour la mise en place de votre coffre-fort employeur ?

Expert en gestion documentaire numérique, Numeria accompagne les entreprises de Roissy et des environs dans la mise en place de solutions de coffre-fort numérique adaptées à leurs besoins spécifiques. Avec une expérience confirmée dans le domaine de la sécurité et de la conformité, nous assurons un service personnalisé pour optimiser la gestion des documents RH de votre entreprise.

En choisissant Numeria, vous bénéficiez d’un accompagnement complet, de l’évaluation de vos besoins jusqu’à la formation de vos équipes. Nos solutions sont conçues pour répondre aux exigences des entreprises locales, qu’il s’agisse de TPE, PME ou de structures plus importantes, tout en respectant les dernières normes de sécurité et de protection des données.

Conclusion : le coffre-fort employeur, une solution stratégique pour les entreprises de Roissy et des villes environnantes

Le coffre-fort employeur est bien plus qu’un simple outil de stockage pour les entreprises de Roissy, Gonesse, et Tremblay-en-France. Il constitue une solution stratégique pour garantir la sécurité, la conformité et l’efficacité dans la gestion des données RH. En adoptant cette solution, les entreprises locales peuvent se concentrer sur leur développement, avec l’assurance que leurs documents RH sont protégés et conformes aux réglementations en vigueur.

Que vous soyez une entreprise en croissance à Roissy, un acteur du secteur industriel au Mesnil-Amelot, ou une PME à Tremblay-en-France, Numeria vous aide à tirer le meilleur parti de la digitalisation de vos documents RH. Notre coffre-fort numérique vous offre une gestion optimisée et une protection renforcée pour relever les défis de la transformation numérique.

Coffre-fort numérique à Paris : une solution de sécurité pour toutes les entreprises

Dans une ville aussi dynamique que Paris, la protection et la gestion efficace des documents sensibles représentent un défi stratégique pour les entreprises de toutes tailles. Numeria propose un coffre-fort numérique conçu pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises parisiennes. Cette solution permet de sécuriser, centraliser et gérer vos documents sensibles tout en garantissant leur conformité avec les normes légales, y compris le RGPD.

Pourquoi choisir un coffre-fort numérique pour votre entreprise parisienne ?

Les entreprises situées dans la capitale, qu’elles soient dans les secteurs financier, technologique, ou encore administratif, ont besoin d’outils fiables pour garantir la sécurité de leurs informations. Le coffre-fort numérique de Numeria est spécialement conçu pour répondre aux exigences de sécurité, de traçabilité et de conformité. En centralisant les documents RH, fiscaux, juridiques ou comptables, cette solution offre une réponse complète aux besoins des entreprises parisiennes, des start-ups aux grandes structures.

Les fonctionnalités clés de notre coffre-fort numérique

Pour simplifier la gestion de vos documents et garantir leur sécurité, le coffre-fort numérique de Numeria propose des fonctionnalités avancées :

• Chiffrement des données : protection contre les accès non autorisés pour garantir la confidentialité des documents.
• Contrôle d’accès sécurisé : gestion des autorisations pour restreindre l’accès aux utilisateurs approuvés.
• Archivage conforme : conservation des documents selon les exigences légales pour une conformité totale avec le RGPD.
• Consultation en ligne : accès centralisé et sécurisé à tous vos documents pour une gestion optimisée.

Une solution flexible pour chaque type d’entreprise à Paris

Que vous dirigiez une TPE, une PME ou une grande entreprise à Paris, le coffre-fort numérique de Numeria s’adapte à vos besoins. Pour les petites entreprises, il représente une solution de sécurité professionnelle à un coût abordable, tandis que les entreprises de plus grande taille profitent de fonctionnalités avancées pour gérer un volume élevé de documents en conformité avec les obligations légales.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les entreprises de Paris

Le coffre-fort numérique est une solution stratégique pour les entreprises parisiennes souhaitant assurer la sécurité de leurs documents sensibles :

• Conformité renforcée : respectez les exigences légales et les normes RGPD pour une protection optimale des données.
• Réduction des coûts de gestion documentaire : en dématérialisant vos archives, vous réduisez les coûts de stockage physique et optimisez la gestion.
• Intégrité et traçabilité : vos documents sont protégés contre les altérations, offrant une valeur probante en cas de besoin.

Respect des normes RGPD et sécurité des données

Pour les entreprises de Paris manipulant des données sensibles, la conformité au RGPD est une priorité. Le coffre-fort numérique de Numeria est conçu pour répondre aux exigences de protection des données : chiffrement, contrôle d’accès, et traçabilité complète des actions. Avec Numeria, vous avez la garantie d’une gestion conforme et sécurisée des informations de votre entreprise.

Les étapes de mise en place de votre coffre-fort numérique

Numeria simplifie l’implémentation de votre coffre-fort numérique en prenant en charge chaque étape :

• Analyse des besoins : identification des types de documents à stocker et des niveaux de sécurité requis.
• Configuration personnalisée : paramétrage sur mesure pour garantir une protection maximale et une facilité d’utilisation.
• Formation des utilisateurs : formation pour une utilisation optimale de la solution par vos équipes.

Numeria : un partenaire de confiance pour la sécurité documentaire à Paris

En tant qu’expert en gestion documentaire numérique, Numeria accompagne les entreprises de Paris dans la mise en place de solutions de coffre-fort numérique. Nos services sont conçus pour garantir la sécurité et la conformité de vos documents, tout en optimisant leur gestion. Nous travaillons en partenariat avec chaque client pour proposer un service personnalisé, adapté aux besoins des TPE, PME et grandes entreprises parisiennes.

Conclusion : un investissement stratégique pour les entreprises de Paris

Le coffre-fort numérique de Numeria est bien plus qu’un simple espace de stockage : c’est une solution stratégique qui garantit la sécurité, la conformité et la facilité de gestion de vos documents sensibles. En adoptant cette solution, vous protégez vos informations tout en simplifiant leur gestion, pour un fonctionnement optimal.

Que vous soyez une start-up en pleine croissance ou une grande entreprise établie dans la capitale, Numeria vous accompagne pour sécuriser vos données et optimiser votre gestion documentaire. Ensemble, nous relevons les défis de la transformation numérique pour soutenir la pérennité de vos informations sensibles.

Coffre-fort numérique à Taverny : une solution sécurisée pour la gestion de vos documents sensibles

Les entreprises de Taverny, qu’elles soient dans le secteur industriel, commercial ou des services, ont besoin de solutions fiables pour la protection et la gestion de leurs documents sensibles. Numéria propose un coffre-fort numérique qui permet de centraliser, protéger et gérer vos documents en toute conformité avec le RGPD et les exigences légales. Cette solution s’adresse aux TPE, PME et grandes entreprises de Taverny qui souhaitent renforcer la sécurité et la conformité de leurs informations.

Pourquoi opter pour un coffre-fort numérique pour votre entreprise à Taverny ?

Pour les entreprises de Taverny, la sécurité des données est un enjeu clé. Le coffre-fort numérique de Numéria vous aide à garantir la confidentialité et l’intégrité de vos documents RH, administratifs et fiscaux. Que vous soyez une PME en croissance ou une grande structure établie, notre solution répond à vos besoins de sécurité et de conformité.

Les fonctionnalités clés du coffre-fort numérique de Numéria

• Chiffrement avancé : protection contre les accès non autorisés pour assurer la confidentialité des données sensibles.
• Contrôle des accès : gestion des autorisations pour restreindre les accès aux utilisateurs autorisés.
• Archivage sécurisé : conservation conforme aux exigences légales pour assurer l’intégrité des documents.
• Accès à distance : accès centralisé et sécurisé pour simplifier la gestion documentaire.

Une solution flexible pour chaque type d’entreprise à Taverny

Que votre entreprise soit une TPE, une PME ou une grande organisation, le coffre-fort numérique de Numéria est conçu pour s’adapter à vos besoins. Les petites entreprises bénéficient d’une sécurité professionnelle abordable, tandis que les grandes structures profitent de fonctionnalités avancées pour gérer des volumes importants de documents.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les entreprises de Taverny

• Conformité RGPD : respect des exigences de protection des données et conformité aux réglementations en vigueur.
• Réduction des coûts : dématérialisation des documents pour optimiser la gestion et réduire les coûts de stockage physique.
• Intégrité et traçabilité : conservation sécurisée pour garantir la valeur probante des documents en cas d’audit.

Numéria : votre partenaire de confiance pour la gestion documentaire à Taverny

Numéria accompagne les entreprises de Taverny dans leur transformation numérique avec des solutions de coffre-fort numérique sécurisées et conformes aux normes. Que vous soyez une petite structure ou une grande entreprise, Numéria vous propose une solution sur mesure pour répondre à vos besoins en matière de sécurité documentaire.

Confiez la gestion et la sécurité de vos documents à Numéria pour une gestion documentaire simplifiée et optimisée à Taverny.

Les données sont hébergées dans nos datacenter situés à Aubervilliers. Ces deux DataCenter respectent entre autres les normes : ISO 27001 ISO14001 ISO45001 ISO9001. Aucun transfert hors de l’Union européenne n’est réalisé.

Tout savoir sur le coffre-fort électronique avec Groupe Numeria

FAQ Détaillée sur le Coffre-Fort Électronique

Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?

Un coffre-fort électronique est une solution numérique sécurisée qui permet de stocker, conserver et protéger des documents sensibles. Accessible via internet, il garantit la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des fichiers archivés, tout en respectant les exigences légales et réglementaires. C’est un outil essentiel pour les entreprises qui souhaitent digitaliser leur gestion documentaire en toute sécurité.

Coffre-fort employeur : un espace sécurisé pour vos documents RH

Le coffre-fort employeur est spécialement conçu pour centraliser et archiver tous les documents liés à la gestion du personnel. Il permet aux entreprises de stocker en toute sécurité des documents tels que les contrats de travail, les avenants, les attestations, les accords internes, et bien sûr, les bulletins de paie.

Pourquoi utiliser un coffre-fort employeur ?

• Sécurité renforcée : les données RH sont particulièrement sensibles. Le coffre-fort offre une protection optimale contre les accès non autorisés, les pertes et les falsifications.
• Conformité légale : il garantit une conservation conforme aux obligations légales, souvent jusqu’à 50 ans selon les documents.
• Accessibilité simplifiée : le service RH peut consulter et gérer les dossiers employés à tout moment, et facilement répondre aux demandes des collaborateurs ou des administrations.
• Gain d’espace et optimisation : fini les archives papier encombrantes, tout est stocké numériquement, ce qui facilite la gestion et réduit les coûts.

Coffre-fort bulletin de paie : l’archivage numérique sécurisé des fiches de paie

La dématérialisation des bulletins de salaire est devenue la norme pour de nombreuses entreprises. Le coffre-fort électronique dédié aux bulletins de paie assure leur conservation dans un environnement sécurisé et accessible à vie pour les salariés.

Les bénéfices d’un coffre-fort pour bulletins de paie :

• Respect de la réglementation : le coffre-fort permet de respecter la durée légale d’archivage (jusqu’à 50 ans) et garantit la non-altération des documents.
• Accessibilité pour le salarié : chaque collaborateur dispose d’un espace personnel où il peut consulter, télécharger et conserver ses bulletins à tout moment, ce qui facilite la gestion de ses documents personnels.
• Réduction des erreurs et des pertes : les bulletins ne se perdent plus, ne sont pas endommagés, et les employeurs évitent les envois postaux coûteux.
• Archivage pérenne : les données sont horodatées et protégées, assurant leur intégrité dans le temps.

Coffre-fort pour contrats, devis et factures : digitalisez et sécurisez vos documents commerciaux

Au-delà des documents RH, le coffre-fort électronique est un allié précieux pour la gestion des documents commerciaux tels que contrats, devis, bons de commande et factures. Il facilite la traçabilité, la conservation et la gestion de ces pièces essentielles à la vie de l’entreprise.

Pourquoi opter pour un coffre-fort électronique pour vos documents commerciaux ?

• Archivage légal et sécurisé : la durée légale de conservation des factures est d’au moins 10 ans. Le coffre-fort assure cette obligation tout en protégeant les documents contre toute modification frauduleuse.
• Gain de temps dans la gestion : toutes les pièces sont centralisées et accessibles rapidement, ce qui facilite le suivi des échanges commerciaux et la gestion administrative.
• Facilitation des audits : lors de contrôles fiscaux ou d’audit interne, la consultation des documents archivés est instantanée et sécurisée, évitant les pertes de temps.
• Réduction des coûts : plus besoin d’archiver physiquement, ce qui diminue les dépenses liées au stockage et à la gestion papier.
• Amélioration de la collaboration : les documents peuvent être partagés facilement et de façon sécurisée avec les partenaires, clients ou services internes concernés.

Pourquoi choisir Groupe Numeria pour votre coffre-fort électronique ?

En tant que prestataire reconnu et certifié, Groupe Numeria vous propose une solution complète et clé en main de coffre-fort électronique, répondant à tous ces besoins :

• Interface intuitive et sécurisée
• Archivage conforme aux normes légales en vigueur
• Hébergement certifié et respectueux du RGPD
• Accès simple et sécurisé pour tous les utilisateurs (employeurs, salariés, services comptables)
• Support et accompagnement personnalisé pour un déploiement efficace

Si vous souhaitez moderniser la gestion de vos documents sensibles et optimiser la sécurité de vos archives numériques, le coffre-fort électronique de Groupe Numeria est la solution idéale. Contactez-nous pour en savoir plus et bénéficier d’un accompagnement sur mesure.

Solutions GED pour la Dématérialisation des Documents Transformez Votre Gestion Documentaire avec Numéria

Signature électronique conforme eIDAS et RGPD

La signature électronique conforme eIDAS et RGPD est devenue la pierre angulaire de la confiance numérique en entreprise. Au-delà d’un simple clic, elle combine certificat électronique, horodatage qualifié, piste d’audit et chiffrement, tout en respectant la protection des données et la vie privée. Comment garantir une valeur probante robuste, une expérience utilisateur fluide, une conformité eIDAS irréprochable et un traitement RGPD exemplaire, de l’identification jusqu’à l’archivage probatoire ? Voici un panorama complet pour éclairer vos choix et accélérer vos processus.

Demander un devis gratuit

eIDAS et RGPD : deux piliers complémentaires de la confiance

eIDAS établit la reconnaissance légale des signatures électroniques dans toute l’UE et encadre les prestataires de services de confiance. Le RGPD définit les règles de gouvernance des données personnelles : minimisation, sécurité, droits des personnes, transparence. Concrètement, eIDAS répond à “comment signer avec une force probante ?”, quand le RGPD répond à “comment traiter les données des signataires en conformité ?”. Les deux cadres se renforcent pour une conformité bout en bout.

Les trois niveaux de signature à maîtriser

Signature électronique simple (SES) : efficace pour les documents à faible enjeu, souvent couplée à un OTP SMS ou un lien sécurisé. Elle exige une piste de preuve claire (empreinte, horodatage, événements).

Signature électronique avancée (AES) : elle garantit un lien univoque avec le signataire, un contrôle exclusif du moyen de signature et la détection des modifications. Idéale pour les contrats B2B, achats, RH, elle concilie sécurité et UX.

Signature électronique qualifiée (QES) : équivalente à la signature manuscrite, basée sur un certificat qualifié délivré par un QTSP et un QSCD. Recommandée pour les actes règlementés ou à fort enjeu (banque, assurance, immobilier, secteur public).

Concevoir un parcours “privacy & trust by design”

Quel niveau de preuve est nécessaire ?

Le bon dosage naît de l’alignement entre risque juridique, friction utilisateur et coûts d’exploitation. Définissez des politiques de signature par cas d’usage (SES/AES/QES), avec escalade vers la QES si certains critères (montant, rôle, localisation) déclenchent des contrôles renforcés.

Expérience utilisateur vs sécurité : un équilibre gagnant

Proposez une signature mobile, des parcours multicanaux, des interfaces claires. Renforcez la sécurité par authentification forte (MFA), scellement, HSM côté serveur, horodatage qualifié et journalisation immuable. Pour les documents produits par l’entreprise, le cachet électronique (QSeal) consolide l’intégrité. Pensez aux formats PAdES, XAdES et CAdES pour une interopérabilité durable.

RGPD : minimiser, informer, prouver

Collectez uniquement les données indispensables : identité proportionnée, empreintes cryptographiques, adresses IP, événements. Déterminez votre base légale (exécution du contrat, intérêt légitime), documentez vos traitements dans le registre RGPD, anticipez l’AIPD/DPIA en cas de risque élevé et contractualisez un DPA solide. La durée de conservation doit couvrir la période probante ; au-delà, anonymisez ou supprimez.

Identification du signataire et lutte anti-fraude

Selon l’enjeu, activez un KYC adapté (vérification documentaire, liveness), une preuve de consentement explicite et des contrôles contextuels. L’objectif : maximiser la fiabilité sans sacrifier l’adoption des utilisateurs.

Usages métiers et bénéfices concrets

Contrats commerciaux, devis, bons de commande, NDA, mandats SEPA, contrats de travail, baux, polices d’assurance, dossiers de prêt, procès-verbaux : la signature numérique accélère vos cycles, réduit les coûts (papier, envois, relances) et améliore l’expérience client. C’est aussi un levier de RSE en diminuant l’empreinte carbone.

Preuves, horodatage et archivage probatoire

Consolidez votre fichier de preuve : empreinte (hash), événements datés, certificats, versions, acceptations, données contextuelles, plus un horodatage qualifié scellant la chronologie. L’archivage électronique probant garantit intégrité, pérennité et opposabilité, avec politiques de conservation, réassurances cryptographiques et audits réguliers.

Intégration IT, gouvernance et sécurité

Industrialisez avec des API REST, webhooks et connecteurs (CRM, ERP, GED). Définissez des rôles et permissions, des modèles de documents, des SLA et un monitoring temps réel. Côté sécurité : chiffrement en transit et au repos, SSO (SAML, OIDC), cloisonnement des environnements, tests de pénétration et revue de code.

Et demain ? eIDAS 2, identité numérique et EUDI Wallet

L’arrivée d’eIDAS 2 et du portefeuille d’identité européen (EUDI Wallet) annonce des parcours plus simples, une identification forte standardisée, la portabilité des attributs et une interopérabilité accrue. Anticiper ces évolutions protège vos investissements et vos processus métiers.

Comment choisir votre solution de signature électronique ?

Vérifiez la couverture des trois niveaux de signature, l’adossement à des QTSP reconnus, la richesse du dossier de preuve, l’archivage et l’interopérabilité (formats, API). Évaluez l’UX (mobile, accessibilité), la scalabilité, la souveraineté de l’hébergement, la sécurité (HSM, journalisation), les SLA et le support.

Ce que Numeria met à votre service

Numeria conçoit des parcours de signature électronique eIDAS respectueux du RGPD, intégrés à votre GED et à vos applications. Nous vous aidons à :

Cartographier vos cas d’usage et définir la bonne politique (SES/AES/QES) ; mettre en place des preuves solides (horodatage qualifié, audit trail) ; intégrer via API et déployer des workflows performants ; gouverner vos données (minimisation, conservation, sécurité) ; accélérer ventes, achats et RH avec un parapheur électronique intuitif.

Des résultats concrets

Nos clients observent des délais de signature divisés par 3 à 5, une réduction des coûts (papier, affranchissement, archivage physique) et un taux de complétion en forte hausse grâce à une expérience mobile et des relances automatisées.

Être rappelé sous 24h par un expert

Ressources associées pour aller plus loin

• Signature électronique eIDAS : guide complet, formats PAdES/XAdES et cas d’usage
• Qu’est-ce que la signature électronique ? Valeur probante et conformité
• Signature électronique des factures : conformité et automatisation
• Dématérialisation des documents : méthodologie, GED et ROI
• Archivage électronique probant : conservation légale et traçabilité

Conclusion

Prêts à déployer une signature électronique conforme eIDAS et RGPD qui rassure vos clients, accélère vos processus métiers et protège vos données personnelles ? Nos experts Numeria conçoivent avec vous un dispositif clé en main, évolutif et sécurisé, du KYC à l’archivage probatoire, en passant par l’intégration API, la piste d’audit et la gouvernance RGPD. Contactez-nous pour des renseignements, un diagnostic ou pour être guidé pas à pas.

Signature électronique - Devis

La gestion des devis est un aspect essentiel de votre activité commerciale. Chez Numeria, nous vous proposons une solution sécurisée et efficace pour simplifier et accélérer le processus de signature de vos devis : la signature électronique.

Simplifiez et accélérez la signature de vos devis avec la signature électronique

Avec la signature électronique des devis, vous pouvez dire adieu aux échanges de documents papier, aux envois postaux et aux délais de traitement. Notre solution vous permet de signer vos devis en ligne, de manière sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur.

Les avantages de la signature électronique des devis

• Gain de temps et d'efficacité : En utilisant la signature électronique, vous pouvez réduire les délais de traitement et les retards associés à la signature des devis. Vous pouvez ainsi conclure les transactions plus rapidement et satisfaire vos clients.
• Simplicité et praticité : Notre solution de signature électronique est conviviale et facile à utiliser. Vous pouvez envoyer les devis par voie électronique à vos clients qui peuvent les signer en ligne, sans avoir besoin d'imprimer ou de renvoyer des documents.
• Sécurité et intégrité des données : Nous accordons une grande importance à la sécurité de vos données. Grâce à nos mesures de sécurité avancées, vous pouvez être assuré que les devis signés électroniquement sont protégés contre toute altération ou accès non autorisé.
• Conformité légale : La signature électronique est juridiquement reconnue dans de nombreux pays, y compris la France. En utilisant notre solution, vous respectez les exigences légales en matière de signature des devis.

Facturation électronique : quelles obligations pour les TPE ?

À compter de 2024, la facturation électronique deviendra obligatoire pour les TPE, les PME et toutes les autres entreprises en France. Le calendrier prévisionnel de cette obligation légale s'étend de 2024 à 2026.

Numeria, acteur de la digitalisation et expert des solutions de GED(gestion électronique des documents), a mis en place un outil de facturation électronique ergonomique et conforme aux contraintes légales bientôt imposées aux entreprises. Vous garez une TPE et souhaitez tout savoir sur la mise en place de la facturation électronique ? Nous vous guidons.