Facture électronique : qu'est-ce que c'est ?

La facturation électronique permet l'échange et le traitement automatisés de factures entre deux entités professionnelles distinctes, par exemple un vendeur et un acheteur. Cette dématérialisation des factures va devenir obligatoire dès 2024, ce qui va obliger de nombreuses sociétés à adapter rapidement leurs processus pour passer à ce système automatisé, plus performant.

Le nouveau portail de services Chorus Pro a été mis en place le 21 février 2022 par le gouvernement. L'important, c'est de bien saisir qu'une facture électronique est une opportunité pour les entreprises, qui gagneront en productivité grâce à la dématérialisation de leurs facturations. Cette évolution technologique est une aubaine pour toutes les structures amenées à facturer des biens ou des services. Avec cette nouvelle technologie, toutes les contraintes sont éliminées. Plus besoin de photocopies, avec beaucoup de documents papiers qui prennent énormément de place. C'est un gain de temps qui permet donc de faire de réelles économies, grâce à un archivage dématérialisé, à la fois simple d'utilisation et très sécurisé, grâce au savoir-faire Numéria.

Facture électronique : les obligations légales pour les entreprises

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises qui travaillent avec le secteur public doivent utiliser des formats de facturations électroniques. Depuis 2020, l'État a rendu cette facturation électronique obligatoire pour les entreprises établies en France, sous réserve qu'elles soient assujetties à la TVA.

L'ordonnance du 15 septembre 2021 (Journal officiel du 16 septembre 2021) définit le cadre juridique nécessaire à la généralisation de la facturation électronique pour ces transactions, qui remplit les objectifs suivants :

• Simplifier la vie des entreprises : faire plus simple, plus rapide et plus efficace, ce qui fera réaliser des milliards d'euros d'économies à notre pays ;
• Faciliter les déclarations obligatoires de TVA : ces dernières seront pré-remplies, d'où moins de tracas pour les petites structures, notamment les très petites entreprises ou TPE. Ces dernières représentent plus de 2 millions d'entreprises en France, soit près des deux tiers des entreprises françaises ;
• Limiter les risques de fraude : grâce à une meilleure traçabilité, garante de la bonne foi de tous les acteurs d'une transaction. C'est une protection importante pour les petites entreprises, souvent les plus fragiles ;
• Développer un système de veille : pour suivre l'évolution des entreprises au plus près, afin de leur proposer des solutions de facturation vraiment adaptées à leurs besoins, dans des délais très rapides.

Quelle différence entre facture électronique et facture papier numérisée ?

Une facture électronique, c'est tout simplement une facture dématérialisée. Qu'on l'appelle facture électronique, numérique, digitale, ou e-facture, cela revient au même : il n'y a plus de forme physique de la facture et donc plus de papier. Ce dernier a laissé place à un système informatique, qui code, classe, protège et archive les données liées à toute facturation.

Ce système va se généraliser, afin d'augmenter la fluidité des transactions, mais aussi leur sécurité. Plus simple, moins chronophage, la facture électronique est une évolution incontournable, qui permet à tous les types de société d'augmenter leur productivité, grâce à des gains de temps notables. À l'inverse, la facture papier a un certain nombre d'inconvénients, que ce soit en termes de place, ou bien de temps passé pour faire des photocopies, par exemple. Elle disparaîtra prochainement, car devenu obsolète. En tant qu'acteur de la digitalisation et de la sécurisation des données et des documents, Numéria est à votre service pour vous proposer une solution adaptée à vos besoins de facturation. Fort d'une expérience de presque 50 ans, nous avons équipé des centaines de clients, qui ont réussi leur transition numérique grâce à notre expertise dans la gestion sécurisée des données.

Comment mettons-nous en place la facturation électronique chez Numéria ?

Mettre en place un processus complet de dématérialisation ne s'improvise pas. Toute votre organisation sera impactée par ce qui s'apparente à un changement majeur de votre mode de fonctionnement. Vos collaborateurs, vos clients, vos fournisseurs, tout le monde va devoir utiliser ce nouveau langage commun qu'est la facturation électronique.

Numéria vous accompagne dans cette transition, qu'il faut anticiper correctement, afin d'en faire un atout pour vous et vos équipes. Pour cela, nous veillons à ce que tout soit parfait pour votre société, en vérifiant les deux points suivants :

Les éléments devant figurer sur la facture électronique

Pour éditer une facture qui respecte les règles d'éditions légales, il faut répondre à plusieurs normes complémentaires.

Une norme générale : il s'agit des mentions obligatoires et du format de la facture. Ces éléments doivent être conformes à la législation, afin de donner une valeur juridique à la facture ;

Une règle spécifique : qui relève de l'utilisation d'un support informatique pour facturer un bien, une prestation ou un service. La facturation électronique répond à certaines exigences, qui doivent être respectées pour lui donner un caractère légal.

Numéria vous garantit une forme et un contenu parfait pour toutes vos factures électroniques. La réglementation qui encadre ce document est très précise, la respecter scrupuleusement est pour vous une assurance de la valeur comptable et fiscale de chacune de vos factures.

Les solutions de création d'e-facture

Passer toutes ses factures au format électronique, c'est bien, mais comment fait-on ? La facturation est une étape indissociable de l'aspect administratif de votre activité professionnelle. Vous devez fournir à chacun de vos clients une facture conforme à la loi, en échange des paiements qu'ils effectuent. Cette pièce justificative contient de nombreuses informations sur vous, vos clients, ainsi que sur vos prestations de services. Pour créer une facture électronique, Numéria installera une solution tout-en-un qui vous permettra de créer des factures en un clic, mais aussi tous vos devis. Vous aurez également accès à un outil intégré de planification des factures récurrentes, qui vous fera gagner beaucoup de temps. En plus, notre logiciel est équipé d'un gestionnaire des factures impayées par rapprochement bancaire, très utile pour éviter d'inutiles contentieux. Enfin, vous avez la possibilité de payer en ligne et de signer électroniquement tous vos documents, en bénéficiant d'une plus grande sécurité juridique.

Les trois types de facture électronique Numéria

Avec Numéria, vous améliorerez au passage toutes vos relations commerciales, en utilisant notre CRM, véritable stratégie de gestion des relations et interactions de votre entreprise avec vos clients, actuels ou futurs. Voici les 3 solutions de facturation que nous installons au cœur de votre service comptable pour lui permettre de fonctionner de manière optimale.

L'Échange de Données Informatisées, ou EDI : pour une facturation sûre, simple et rapide

Idéale pour répondre aux défis de notre temps, l'échange de données informatisées va placer les résultats de votre entreprise à un autre niveau. En effet, vous allez pouvoir répondre aux exigences de vos partenaires en :

• Gagnant du temps et de l'espace : ce qui vous permettra de faire évoluer certains de vos collaborateurs, la facturation réclamant moins de temps, d'énergie et donc de personnel ;
• rationalisant vos coûts : c'est la conséquence logique de ces évolutions technologiques qui améliorent tous les processus de l'entreprise, par un effet domino très positif pour votre rentabilité ;
• respectant les contraintes réglementaires : notamment les évolutions constantes des législations françaises et européennes, qui sont de grandes productrices de normes et autres directives, qu'il faut suivre pas à pas.

La facturation électronique en PDF : oui, mais attention !

Une facture peut aussi être transmise sous forme de PDF. Elle est facilement transmissible par mail sous ce format, mais il faut prendre garde à sa forme et à la valeur juridique de son contenu. De nombreux freelances pensent, à tort, qu'il suffit de dématérialiser leur facturation pour rendre leur facture conforme à la loi, mais c'est une erreur qui peut leur coûter cher. Numéria prend en charge l'établissement de factures électroniques juridiquement et légalement valables, avec des contenus qui mentionnent toutes les informations utiles au traitement de la facture.

Les factures hybrides : un double système très performant

On parle de facture hybride quand elle comporte deux composantes à la fois distinctes et complémentaires :

• un PDF/A-3 ; dont l'avantage principal est qu'il permet d'insérer des documents de tout format, ce qui est fort utile dans le monde des affaires. Ce PDF est fait pour les humains ;
• un fichier XML : ce sont de simples documents qui utilisent des balises personnalisées pour décrire et structurer des données. C'est un langage fait pour les robots et les algorithmes.

C'est cette double caractéristique qui permet à une facture hybride d'être lisible par une personne tout en étant traitée par une machine. L'utilisateur qui reçoit la facture la comprend, la machine l'archive et la classe correctement, de manière sécurisée et traçable. La facture est parfaitement structurée.

Nos outils pour passer à la facture électronique

Numeria vous fait profiter de ses deux plateformes, ProDIP et Mon Coffre, qui fonctionnent en synergie. Voici leurs différences ;

• Pro DIP : est un système de recherche avancée, qui permet de suivre l'avancée des dossiers. La consultation en ligne est très intuitive et l'archivage se fait au fur et à mesure par l'envoi des documents vers Mon Coffre ;
• Mon Coffre : tous les documents envoyés sur le coffre-fort utilisateur (factures, contrats, bulletins de paie, lettres d'information, convocations AG…) sont sécurisés. Vous pouvez envoyer ou recevoir des documents dématérialisés, ce qui fluidifie considérablement la communication interne et externe de l'entreprise.

Numéria obtient un retour sur investissement (ROI) en moins d'un an, pour la quasi-totalité de ses nombreux clients. Nos équipes sont à votre écoute, afin de vous faciliter la vie, dans le cadre de votre développement commercial. Nous améliorons la gestion de vos accords commerciaux, qui seront plus facilement gérables. Vous pourrez ainsi affiner votre stratégie, grâce à des outils de facturation électroniques extrêmement performants.