Comment mettre en place une GED dans mon entreprise ? Numeria vous guide

Depuis 1974, Numeria s'impose comme un acteur phare de la digitalisation, offrant aux entreprises de toutes tailles des solutions innovantes de dématérialisation. Que vous soyez une TPE, une PME, un micro-entrepreneur, une ETI ou un grand groupe, nous avons pour mission de faciliter la gestion administrative à travers des systèmes avancés de GED (Gestion Électronique de Documents). Plongez dans les étapes essentielles pour intégrer une GED efficace dans votre organisation.

Qu'est-ce qu'une GED et pourquoi est-il crucial de l'adopter ?

La Gestion Électronique des Documents, abrégée en GED, est une solution informatique permettant la numérisation, le stockage, la gestion et la traçabilité des documents électroniques. Voici quelques raisons majeures pour lesquelles adopter une GED :

• Efficacité accrue  : Réduisez le temps passé à rechercher des informations grâce à un accès rapide et centralisé aux documents.
• Sécurité renforcée  : Protégez vos données sensibles grâce à des mesures de sécurité avancées et conformes aux réglementations.
• Conformité légale  : Facilitez le respect des obligations légales relatives à la conservation des documents.
• Réduction des coûts  : Diminuez les dépenses liées au papier, à l'impression et au stockage physique.
• Responsabilité environnementale  : Contribuez à préserver l'environnement en réduisant l'utilisation de papier.

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Les différentes étapes de mise en place d'une GED

Analyse des besoins

Avant de choisir une solution de GED, il est impératif d'analyser les besoins précis de votre entreprise. Cette étape cruciale consiste à identifier les types de documents à gérer, les flux de travail actuels, ainsi que les utilisateurs finaux. Voici quelques points à considérer :

1. Quel type de documents sera géré (factures, rapports, emails) ?
2. Quels sont les processus documentaires existants et comment peuvent-ils être améliorés ?
3. Qui aura accès aux documents et quels seront leurs droits ?

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Choix du logiciel GED

Avec une multitude de solutions disponibles sur le marché, le choix du bon logiciel GED peut sembler complexe. Numeria propose des outils adaptés à chaque besoin spécifique. Lorsque vous choisissez un logiciel, prenez en compte les critères suivants :

1. Fonctionnalités  : Assurez-vous que le logiciel offre les fonctions dont vous avez besoin (indexation, recherche, workflow).
2. Scalabilité  : La solution doit pouvoir évoluer avec votre entreprise.
3. Compatibilité  : Vérifiez que le logiciel s'intègre bien avec vos autres systèmes en place.
4. Sécurité  : Choisissez un outil qui garantit la protection de vos données sensibles.
5. Facilité d'utilisation  : Optez pour une interface utilisateur intuitive pour favoriser l'adoption par vos équipes.

Mise en œuvre technique

Une fois le logiciel sélectionné, la phase de mise en œuvre technique commence. Cette étape inclut la configuration du système, la numérisation des documents existants et leur importation dans le nouveau système. Chez Numeria, nous assistons nos clients tout au long de ce processus. Voici ce qui est inclus :

1. Configuration des serveurs  : Installation et paramétrage des serveurs pour héberger la GED.
2. Numérisation des documents  : Conversion des documents papier en format numérique.
3. Importation et indexation  : Importez les documents numérisés dans le système GED tout en les classant correctement.
4. Tests fonctionnels  : Effectuez des tests pour garantir le bon fonctionnement du système avant le déploiement.

Formation et adoption par les utilisateurs

Formation des utilisateurs

L'implémentation d'une GED nécessite souvent une période d'apprentissage pour les employés. Une formation adéquate est essentielle pour assurer une adoption réussie. Numeria propose des programmes de formation comprenant :

• Sessions de formation  : Cours théoriques et pratiques sur l'utilisation du logiciel.
• Tutoriels en ligne  : Accès à des vidéos et guides pas-à-pas pour aider les utilisateurs.
• Support technique  : Assistance disponible pour résoudre les problèmes en temps réel.

Adoption et résistance au changement

L'intégration d'une nouvelle technologie peut engendrer une certaine résistance parmi les employés. Pour minimiser cette résistance, impliquez-les dès les premières phases de l'implémentation et communiquez clairement sur les avantages de la GED. Quelques stratégies pour faciliter l'adoption :

1. Communication interne  : Expliquez les bénéfices de la GED pour chaque département.
2. Implication des responsables  : Les managers doivent soutenir et promouvoir l'usage du nouveau système.
3. Feedbacks continus  : Recueillez les avis des utilisateurs et ajustez le système en conséquence.

Mise en place d'une GED en entreprise : par où commencer

Optimisation et amélioration continue

Suivi des performances

Après le déploiement de la GED, suivez régulièrement les performances du système pour identifier les domaines nécessitant des améliorations. Numeria recommande l’utilisation de métriques telles que :

• Temps de recherche de documents  : Mesurez l'amélioration par rapport aux méthodes précédentes.
• Taux de satisfaction des utilisateurs  : Recueillez les retours via des enquêtes.
• Taux d'erreur  : Contrôlez la réduction des erreurs liées à la gestion manuelle.

Mises à jour et évolutions

Pour tirer le meilleur parti de votre GED, mettez régulièrement à jour le logiciel et ajoutez des fonctionnalités supplémentaires lorsque nécessaire. Numeria accompagne ses clients dans ces mises à jour pour garantir un environnement toujours performant et sécurisé. Cela inclut :

1. Mises à jour logicielles  : Installez les dernières versions pour bénéficier des nouvelles fonctionnalités et correctifs de sécurité.
2. Évolutivité du système  : Adaptez la GED aux nouveaux besoins de votre entreprise en intégrant des modules supplémentaires.
3. Formations continues  : Offrez des formations régulières pour actualiser les compétences des utilisateurs.

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