Archivage électronique : quelles obligations légales pour les entreprises en 2025 ?

Archivage électronique en 2025 : Numeria, votre partenaire conformité depuis 1974

Depuis plus de cinquante ans, Numeria accompagne les entreprises dans la transformation de leurs pratiques documentaires. Acteur historique de l'archivage et de la digitalisation, nous mettons notre expertise au service des organisations qui souhaitent concilier innovation, performance et conformité. En 2025, les obligations légales en matière d'archivage électronique se renforcent considérablement. Il devient indispensable de s'y préparer.

Un environnement réglementaire de plus en plus exigeant

Le cadre juridique impose une conservation rigoureuse des documents électroniques. Le Code du commerce, le Code civil, le Code du travail et le Code général des impôts prévoient des durées minimales de conservation pouvant atteindre 10 ans, notamment pour les factures, les livres comptables, les bulletins de paie ou les contrats. Ces documents doivent rester lisibles, exploitables et intègres pendant toute cette période.

En cas de contrôle, l'administration fiscale ou les services de l'URSSAF exigent un accès immédiat et sécurisé aux documents. La simple possession de fichiers numériques ne suffit plus : les entreprises doivent pouvoir démontrer que chaque document est authentique, intègre, daté, et conservé dans un environnement sécurisé et conforme.

Garantir la valeur probante des documents numériques

Pour qu'un document électronique puisse être reconnu comme preuve en cas de litige ou d'audit, il doit bénéficier d'une valeur probante, équivalente à celle d'un document papier signé. Cela suppose une chaîne de confiance technique et juridique, comprenant :

• une signature électronique qualifiée, permettant d'authentifier l'auteur du document ;
• un horodatage certifié, garantissant la date de création ou de modification ;
• un scellement électronique, empêchant toute altération ;
• une conservation dans un Système d'Archivage Électronique (SAE) conforme aux exigences de la norme NF Z42-013.

Ces exigences s'appliquent à l'ensemble des documents de l'entreprise, qu'ils soient commerciaux, juridiques, sociaux ou administratifs. En leur absence, le document peut être contesté et perdre sa valeur en justice ou auprès d'une autorité administrative.

Sécuriser les données personnelles dans le respect du RGPD

La conformité documentaire passe aussi par le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Les documents archivés peuvent contenir des données personnelles sensibles (coordonnées, bulletins de salaire, contrats de travail, etc.). Leur conservation impose :

• une durée de conservation limitée, adaptée à la finalité du traitement ;
• des mesures de sécurité techniques et organisationnelles (chiffrement, contrôle des accès, auditabilité) ;
• une traçabilité des accès et des traitements ;
• la gestion des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement).

Un archivage conforme au RGPD protège l'entreprise contre les risques de sanction de la CNIL et contre les atteintes à la réputation en cas de violation de données.

Interopérabilité et pérennité : anticiper l'avenir

Un bon système d'archivage électronique ne se contente pas de stocker des fichiers. Il garantit leur accessibilité à long terme, même en cas de changement de système, de logiciel ou de format. Cela suppose :

• l'utilisation de formats ouverts, standardisés et documentés (PDF/A, XML, CSV, etc.) ;
• une interopérabilité avec les outils métier (ERP, GED, CRM, etc.) ;
• des procédures de migration maîtrisées pour éviter toute perte ou altération de données dans le temps.

Les documents doivent rester exploitables quel que soit l'environnement technique futur. L'obsolescence technologique ne doit jamais être un obstacle à la conformité.

Numeria, votre expert en archivage électronique certifié

Depuis 1974, Numeria s'est imposé comme un acteur de référence dans la gestion documentaire et la dématérialisation. Notre expertise s'appuie sur une parfaite maîtrise des normes en vigueur (NF Z42-013, ISO 14641, ISO 27001, RGPD) et sur une offre de services pensée pour répondre aux exigences des entreprises de toute taille.

Nos solutions d'archivage électronique intègrent :

• des infrastructures hébergées hautement sécurisées, en France, certifiées ISO 27001 ;
• des SAE à valeur probatoire, conformes aux normes françaises et européennes ;
• des connecteurs avec les systèmes existants de votre entreprise ;
• une conservation à long terme garantie et auditable à tout moment.

Nous intervenons à chaque étape du projet : audit documentaire, évaluation des risques, rédaction de politiques d'archivage, intégration technique, formation des équipes, assistance à la mise en conformité.

Des solutions adaptées à chaque secteur d'activité

Que vous soyez une entreprise du secteur privé, une collectivité territoriale, un établissement de santé ou une institution publique, Numeria adapte ses prestations à vos contraintes métier. Nos équipes vous conseillent dans la structuration de vos flux documentaires, dans la classification et la conservation de vos archives, ainsi que dans la définition d'une politique d'archivage sur mesure.

Nous accompagnons également les directions juridiques, RH, financières et informatiques pour créer un socle de confiance documentaire partagé, indispensable à une gouvernance saine de l'information.

Pourquoi choisir Numeria en 2025 ?

• Un savoir-faire éprouvé depuis 1974
• Une conformité totale avec les exigences légales actuelles
• Une maîtrise des enjeux liés à la valeur probante et au RGPD
• Des solutions évolutives, sécurisées et interopérables
• Un accompagnement humain, technique et juridique de bout en bout

Contactez Numeria pour sécuriser l'archivage électronique de vos documents et anticiper les nouvelles obligations de 2025.

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