Comment la dématérialisation optimise la gestion documentaire en entreprise

Depuis 1974, Numeria, acteur majeur de la digitalisation et de la sécurisation des documents, accompagne les entreprises dans la modernisation de leur gestion documentaire. Dans un contexte économique en constante évolution, la dématérialisation s'impose aujourd'hui comme un levier stratégique incontournable.

Une réduction significative des coûts et des délais

La dématérialisation permet de supprimer les frais liés à l'impression, au stockage physique et à l'acheminement des documents papier. Les échanges se font en quelques secondes, réduisant considérablement les délais de traitement. Les entreprises optimisent ainsi leur productivité en automatisant des processus auparavant longs et fastidieux.

Une meilleure traçabilité et un accès simplifié aux informations

La gestion électronique de documents (GED) permet une recherche rapide et intuitive des fichiers. Les collaborateurs accèdent à l'information en temps réel, depuis n'importe quel terminal, tout en respectant les droits d'accès définis. Un système GED bien conçu facilite la classification, la recherche avancée par mots-clés, et la consultation d'anciennes versions de documents.

Une conformité renforcée

Les processus de dématérialisation intègrent des systèmes d'archivage électronique conformes aux exigences légales et fiscales, garantissant la valeur probante des documents. Cela permet aux entreprises de répondre aux obligations réglementaires en matière de conservation des données, tout en limitant les risques juridiques en cas de contrôle.

Une meilleure collaboration interne et externe

Les outils de gestion électronique favorisent le partage d'informations, améliorant la communication entre les équipes et avec les partenaires. La centralisation des documents évite les erreurs liées aux versions multiples et améliore la fluidité des processus de validation.

Une sécurité accrue des données

Les solutions de dématérialisation intègrent des dispositifs de protection avancés : chiffrement des données, authentification forte, traçabilité des accès et sauvegardes régulières. En cas de sinistre (incendie, vol, dégât des eaux), les documents électroniques sont récupérables, contrairement aux archives papier.

Une contribution à la transition écologique

La dématérialisation réduit l'empreinte carbone des entreprises en diminuant l'utilisation de papier, d'encre et en limitant les transports de documents. Elle s'inscrit ainsi dans une démarche de développement durable, de plus en plus valorisée par les clients et partenaires.

Comment Numeria vous accompagne pour la mise en place de votre solution de dématérialisation

Depuis 1974, Numeria propose des solutions sur-mesure pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. De la dématérialisation des documents entrants et sortants à l'archivage électronique sécurisé, nous vous aidons à gagner en efficacité, en conformité et en sécurité.

Nos services comprennent :

• La dématérialisation de factures clients et fournisseurs.
• La gestion électronique de documents en mode SaaS.
• L'archivage légal et fiscal de vos données sensibles.
• L'impression numérique et le routage de vos documents de gestion.
• Des solutions Big Data pour exploiter vos données archivées.

Nos équipes s'engagent à vos côtés pour construire des solutions évolutives, adaptées à vos objectifs et à la taille de votre organisation.

Découvrez comment Numeria peut optimiser votre gestion documentaire.