La facture électronique obligatoire en entreprise : ce qu'il faut savoir en 2025

La transition vers la facturation électronique n'est plus une option, mais une obligation réglementaire. D'ici 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront adopter la facture électronique pour leurs échanges B2B en France. Pour certaines, l'échéance est même fixée à 2025. Cette réforme de grande ampleur vise à simplifier les obligations déclaratives, améliorer la traçabilité des transactions, renforcer la lutte contre la fraude à la TVA et automatiser les échanges. Elle implique une refonte en profondeur des processus de facturation et de gestion documentaire.

En tant qu'acteur historique de la dématérialisation, Numeria accompagne les entreprises dans cette transition. Mais avant d'agir, il est essentiel de comprendre ce que recouvre cette obligation et ce qu'elle implique concrètement.

Calendrier de la généralisation de la facture électronique :

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques, quelle que soit leur taille.

En ce qui concerne l'émission des factures électroniques, elle deviendra obligatoire selon la taille de l'entreprise :

• Grandes entreprises et ETI : obligation à partir du 1er septembre 2026
• PME et micro-entreprises : obligation à partir du 1er septembre 2027

Toutes les factures électroniques devront transiter par une plateforme de dématérialisation partenaire agréée (PDP), assurant la conformité et la sécurité des échanges.

1. Qu'est-ce qu'une facture électronique au sens légal ?

Une facture électronique ne se résume pas à un fichier PDF envoyé par e-mail. Elle doit être émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée, via une plateforme agréée, et comporter un certain nombre de données structurées (en format XML, UBL, CII...) permettant leur traitement automatique.

Elle doit aussi garantir :

• L'authenticité de l'émetteur (via une signature électronique ou une plateforme certifiée)
• L'intégrité du contenu (le document ne doit pas être modifiable)
• La lisibilité du document pendant toute sa durée de conservation (jusqu'à 10 ans)

L'objectif est double : faciliter les contrôles fiscaux automatisés, et offrir aux entreprises une meilleure fiabilité dans la gestion de leurs flux financiers.

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2. Un calendrier progressif mais impératif

Initialement prévue pour 2024, l'entrée en vigueur de l'obligation a été reportée, mais un nouveau calendrier a été défini :

• 1er septembre 2026 : obligation d'émission de factures électroniques pour les grandes entreprises, et réception obligatoire pour toutes les entreprises
• 1er septembre 2027 : obligation d'émission étendue aux PME et TPE

Il est donc crucial de ne pas attendre la dernière minute. La mise en conformité nécessite un travail préparatoire conséquent, tant au niveau technique qu'organisationnel.

3. Qui est concerné par l'obligation ?

Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, qui réalisent des transactions entre professionnels établis en France (B2B domestique), sont concernées. Sont donc exclues :

• les opérations B2C (vers des particuliers)
• les échanges internationaux (import/export hors France)

Cependant, même les auto-entrepreneurs ou les très petites structures sont concernées à partir de 2027.

4. Plateformes, formats, transmission : comment ça fonctionne ?

L'administration fiscale a mis en place un modèle en « Y » reposant sur trois acteurs principaux :

Le portail public de facturation (PPF) : il s'agit de Chorus Pro, déjà utilisé pour la facturation vers le secteur public. Toutes les entreprises pourront y déposer ou recevoir des factures.

Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) : des opérateurs privés certifiés par l'État, qui assurent la transmission des factures en conformité avec la réglementation. Ces plateformes peuvent offrir des services complémentaires (archivage, intégration avec l'ERP, automatisation, etc.).

Les opérateurs de dématérialisation simples (OD) : ils permettent de préparer ou de recevoir les factures, mais doivent passer par une PDP ou le PPF pour les transmettre à l'administration.

Chaque entreprise devra choisir une solution adaptée : soit passer par le PPF directement, soit faire appel à une PDP, qui jouera le rôle d'intermédiaire conforme et sécurisé.

• Dématérialisation des documents
• Dématérialisation des documents comptables
• Dématérialisation du contrat de travail
• Dématérialisation du bulletin de paie
• Dématérialisation des documents RH
• Dématérialisation du dossier numérique du personnel
• Dématérialisation des contrats fournisseurs

5. Quels sont les bénéfices attendus ?

Au-delà de l'obligation légale, la facturation électronique apporte de véritables gains pour les entreprises bien préparées :

• Réduction des coûts de traitement : moins d'impression, d'affranchissement, de saisie manuelle
• Délai de paiement réduit : les factures sont transmises et traitées plus rapidement
• Moins d'erreurs : les données structurées permettent de limiter les litiges
• Meilleure traçabilité : l'historique des envois, réceptions et validations est automatisé
• Conformité garantie : chaque facture respecte les exigences légales, notamment en matière de TVA

Les entreprises qui anticipent cette transition peuvent donc y trouver un levier d'efficacité opérationnelle, en plus d'une conformité renforcée.

6. Quels sont les risques en cas de non-conformité ?

Le non-respect de l'obligation d'émettre ou de recevoir des factures électroniques n'est pas sans conséquences. Une entreprise qui ne se conforme pas à la réglementation s'expose, tout d'abord, à des litiges commerciaux, avec des risques de refus de paiement de la part de ses clients ou de ses fournisseurs, faute de factures valides. À cela s'ajoutent les risques de redressement fiscal, notamment si la déclaration de TVA s'avère incomplète ou incorrecte en raison de l'absence de transmission des données requises. Des amendes peuvent également être prononcées en cas de non-transmission des informations obligatoires à l'administration fiscale, notamment les données de facturation via les plateformes certifiées.

Au-delà de ces sanctions formelles, l'absence de préparation peut générer des effets néfastes sur l'organisation de l'entreprise : surcharge administrative, erreurs répétées, retards de traitement, perte de visibilité sur les encaissements ou désalignement entre les services comptables et commerciaux. Ces dysfonctionnements engendrent des coûts cachés qui peuvent se cumuler rapidement. C'est pourquoi il est essentiel d'anticiper la transition, plutôt que de la subir dans l'urgence.

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7. Comment Numeria vous accompagne dans cette transition ?

Chez Numeria, nous considérons que se mettre en conformité avec la facturation électronique ne consiste pas simplement à déployer un outil. C'est un projet global, qui touche à la fois les processus, les outils et les équipes. Nous vous accompagnons à chaque étape, en prenant en compte la réalité de votre organisation. Nous commençons par auditer vos méthodes actuelles de facturation, afin d'identifier les éventuels écarts par rapport aux exigences légales et les opportunités d'optimisation.

En fonction de votre profil (grande entreprise, PME, TPE), nous vous orientons vers la plateforme la plus pertinente : qu'il s'agisse du Portail Public de Facturation (PPF), d'une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée, ou d'un Opérateur de Dématérialisation (OD) simple. Nous veillons ensuite à ce que l'ensemble de vos outils de gestion — qu'il s'agisse d'un ERP, d'un logiciel de comptabilité ou d'un CRM — soient correctement interconnectés avec la solution retenue, afin de fluidifier vos échanges.

Nous proposons également des sessions de formation ciblées, pour que vos équipes maîtrisent les nouvelles règles et adoptent les bons réflexes. Enfin, grâce à notre système d'archivage électronique certifié ISO 27001, vous bénéficiez d'une conservation sécurisée et conforme de vos factures, avec valeur probante et accès pérenne.

Depuis 1974, Numeria s'appuie sur une expérience reconnue et une expertise pointue dans la gestion documentaire. Notre approche repose sur trois piliers : la sécurité, la conformité et l'interopérabilité. Ce sont ces engagements qui nous permettent de garantir à nos clients un haut niveau de fiabilité et de performance, quelle que soit la taille de leur structure.

8. Se préparer dès aujourd'hui : une opportunité à saisir

La facturation électronique obligatoire ne doit pas être vécue comme une charge supplémentaire, mais comme une opportunité stratégique. En anticipant dès maintenant cette évolution, les entreprises peuvent moderniser leurs processus, renforcer la qualité de leur gestion comptable, fiabiliser les échanges avec leurs partenaires commerciaux et réduire leurs charges administratives.

Au lieu de considérer cette réforme comme une contrainte réglementaire, il est possible d'y voir un levier de performance et de transformation. Les entreprises qui prennent le virage dès aujourd'hui auront un avantage concurrentiel certain sur celles qui attendront l'échéance. C'est dans cet esprit que Numeria intervient : pour faire de cette obligation une véritable opportunité d'évolution.