Comment se déroule l’envoi d’une e-facture via une PDP ?

Votre prochaine facture pourrait-elle être déposée, contrôlée, routée et mise à disposition de votre client en quelques minutes, avec des statuts clairs et une conformité garantie ? La généralisation de la facture électronique se précise en France, sous l’égide de la DGFiP (impots.gouv.fr), et s’appuie sur un écosystème structuré autour du PPF et des PDP. Objectif : plus de transparence, moins d’erreurs, une lutte renforcée contre la fraude TVA – un enjeu suivi au niveau européen (Commission européenne – VAT Gap). Découvrez, étape par étape, le parcours d’une e-facture via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, et comment en tirer le meilleur pour votre DAF.

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PDP, PPF, OD : qui fait quoi ?

PDP et PPF : un duo structurant

La PDP contrôle, normalise et achemine vos e-factures vers le bon destinataire. Elle gère également l’e‑reporting quand il est requis. Le PPF (Portail Public de Facturation) est l’infrastructure nationale : si votre client n’est pas raccordé à une PDP, le PPF assure la mise à disposition. Pour en savoir plus sur l’articulation entre PPF et PDP, consultez le portail officiel ppf.gouv.fr.

Où se placent l’OD et votre ERP ?

Votre ERP (ou logiciel de facturation) reste la source de vérité : produits, lignes, taxes, échéances. Un OD (Opérateur de Dématérialisation) peut servir de passerelle technique (mappings, contrôles), puis transmettre à une PDP. Selon votre maturité, vous pouvez travailler directement avec une PDP ou vous appuyer sur un couple OD + PDP pour alléger l’intégration.

Avant l’envoi : formats et données indispensables

Factur‑X, UBL, CII : cap sur EN 16931

En France, les formats alignés sur EN 16931 sont Factur‑X (PDF/A‑3 + XML), UBL 2.1 et CII D16B. Le choix dépend de votre écosystème : Factur‑X marie lisibilité PDF et données structurées, UBL et CII offrent une interopérabilité élevée avec les ERP. L’essentiel : un fichier conforme qui minimise les rejets en contrôle.

Le socle qualité à fiabiliser

Un envoi réussi commence par des données propres : SIREN/SIRET, identifiants TVA, références de commande, lignes (désignations, quantités, prix unitaires, remises), TVA (bases, taux, montants), conditions de paiement (échéances, IBAN), adresses et contacts. Standardisez vos référentiels (clients, articles, unités, devises) dans l’ERP et validez automatiquement avant dépôt.

Étape par étape : le parcours d’une e‑facture via une PDP

1) Dépôt et horodatage

Votre ERP envoie la facture à la PDP par API, EDI ou SFTP. La plateforme attribue un identifiant, horodate et engage la chaîne de contrôles.

2) Contrôles de conformité

Vérification du schéma (EN 16931), présence des champs obligatoires, cohérence des montants et de la TVA, validité des SIREN/SIRET. Au besoin, la PDP convertit votre flux vers Factur‑X, UBL ou CII pour garantir l’interopérabilité.

3) Routage et mise à disposition

Si votre client dispose d’une PDP, l’acheminement se fait en direct (PDP → PDP) avec remontée des statuts. Sinon, la facture est mise à disposition via le PPF. Dans tous les cas, vous suivez l’avancement dans votre tableau de bord.

4) Statuts à surveiller

E‑reporting : B2C, international et obligations

Certaines opérations (B2C, export, intra-UE selon cas) déclenchent un e‑reporting périodique à l’administration. Votre PDP consolide les informations (montants, TVA, devises, pays) et les transmet dans les délais. Ce dispositif s’inscrit dans la stratégie européenne de réduction de l’écart de TVA : un enjeu chiffré et suivi par la Commission (étude VAT Gap).

Intégration et automatisation : API, EDI, workflows

Choisir le bon mode de raccordement

API pour le temps réel et les retours instantanés, EDI/SFTP pour les lots volumineux. L’important : un pipeline robuste, des retours de statuts intégrés à l’ERP et des règles de réémission en cas d’échec. Pour préparer le terrain et comprendre l’écosystème, explorez nos ressources : Comprendre la facture électronique et Dématérialisation des factures.

Suivi opérationnel et pilotage du cash

Un cockpit consolide rejets, livraisons et refus, alimente le rapprochement commande‑facture et améliore vos relances. Adossés à la preuve de remise PDP/PPF, vos scénarios de recouvrement gagnent en efficacité et contribuent à réduire le DSO.

Erreurs fréquentes et bonnes pratiques

Qualité des données et règles métiers

Avant envoi, appliquez des règles de validation : mentions obligatoires, n° de commande, IBAN valide, TVA par taux. Standardisez les unités de mesure, codes devises, plans de comptes. Testez vos mappings (Factur‑X, UBL, CII) avec des jeux d’essai représentatifs (avoirs, multi‑TVA, multi‑devises).

Sécurité et archivage probant

Protégez les échanges (authentification forte, chiffrement) et mettez en œuvre un archivage électronique à valeur probante qui garantit l’intégrité et la traçabilité des factures. Pour structurer cette brique, consultez notre page “Archivage électronique” et intégrez, si besoin, la signature électronique pour vos pièces jointes (contrats, bons de commande).

Les bénéfices concrets pour votre DAF et vos équipes

Avec une PDP, vous gagnez en conformité (EN 16931, e‑reporting), traçabilité (statuts normalisés), productivité (zéro papier, moins de ressaisies), et vous accélérez l’encaissement grâce à la preuve de remise. Côté expérience client, les échanges sont fluides : une facture livrée vite, c’est moins de litiges et des paiements plus prévisibles.

Comment choisir votre PDP ?

Critères essentiels

Vérifiez la couverture fonctionnelle (formats Factur‑X/UBL/CII, e‑reporting), la qualité des APIs, la gestion des statuts, le monitoring et les SLA. Évaluez l’ergonomie, la sécurité (RGPD, traçabilité), l’archivage probant et l’accompagnement au déploiement. Vous hésitez ? Comparez vos options à partir de notre page dédiée Plateforme PDP Facture Électronique et approfondissez le rôle d’une PDP dans la réforme.

Ressources utiles pour aller plus loin

Pour un panorama complet et des pas-à-pas, consultez :

• Comprendre la facture électronique : définitions, obligations, processus
• Dématérialisation des factures : formats, canaux, contrôles
• Plateforme de dématérialisation des factures : se préparer pour 2026–2027
• Archivage électronique : intégrité et conservation légale
• Signature électronique : valeur légale, intégrations et usages

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Pour les références réglementaires, vous pouvez également consulter la directive 2014/55/UE sur la facturation électronique dans les marchés publics (EUR‑Lex).

Ce qu’il faut retenir pour agir dès maintenant

La réussite de l’envoi d’une e‑facture via une PDP tient à trois leviers : des données fiabilisées en amont (SIREN/SIRET, TVA, lignes complètes), un pipeline d’intégration robuste (API/EDI, contrôles, retours de statuts), et une gouvernance claire (tableaux de bord, gestion des rejets, archivage probant). En vous connectant à l’écosystème PPF/PDP, vous gagnez en conformité, réduisez les délais de paiement et offrez une meilleure expérience à vos clients. Prêt à structurer votre dispositif et à sécuriser l’e‑reporting ? Nous vous accompagnons de bout en bout, de l’audit à la mise en production.

Besoin d’informations complémentaires ou d’être guidé ? Contactez‑nous, nos experts vous aident à cadrer votre projet, évaluer vos scénarios d’intégration et industrialiser l’envoi d’e‑factures via PDP.