Les 3 formats autorisés pour la facturation électronique

Quel format choisir pour réussir votre passage à la e‑facture sans rejets ni retards de paiement ? En France, la généralisation de la facturation électronique s’applique progressivement à des millions d’entreprises avec un cadre piloté par la DGFiP (impots.gouv.fr). À l’échelle de l’UE, la norme EN 16931 s’impose au secteur public depuis 2019 (Commission européenne), tandis que des standards ouverts comme UBL orchestrés par OASIS accélèrent l’interopérabilité (OASIS UBL). Voici, de façon claire et pratique, les 3 formats autorisés : UBL 2.1, UN/CEFACT CII et Factur‑X.

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Pourquoi ces 3 formats ? Le cadre légal et les enjeux

EN 16931, DGFiP, PPF/PDP : ce qui change pour votre entreprise

La réforme française impose des données structurées compatibles avec EN 16931, afin de garantir l’interopérabilité entre le PPF et les PDP, ainsi que des contrôles automatiques (syntaxe, sémantique, TVA). Concrètement : la facture doit être émise en UBL 2.1, en UN/CEFACT CII ou en Factur‑X, puis transmise via le bon canal et suivie par statuts. Pour une vue d’ensemble, explorez nos contenus “facture électronique”.

PDF simple vs facture structurée : la fin des ambiguïtés

Un PDF image ne suffit pas. Le XML structuré est obligatoire : en UBL ou CII, ou bien intégré au PDF/A‑3 en Factur‑X. Cette structuration rend la facture lisible par la machine, contrôlable, interopérable et durablement exploitable (import ERP, rapprochements, e‑reporting).

UBL 2.1 : un standard extensible et très répandu

Caractéristiques et cas d’usage

UBL 2.1 est un format XML standard largement adopté à l’international. Il s’intègre bien avec les ERP, les réseaux d’échanges et les écosystèmes qui privilégient les standards ouverts. Pour les groupes multi‑pays ou les organisations déjà connectées à des réseaux interopérables, UBL est souvent le choix naturel.

Avantages, limites et bonnes pratiques

Avantages : outillage mature, écosystème solide, interopérabilité étendue. Points d’attention : alignement sur les profils EN 16931, mapping précis depuis votre ERP, éviter les extensions “maison”. Bonnes pratiques : valider contre les XSD/règles EN 16931, harmoniser TVA/unités, tester avec vos partenaires et votre PDP.

UN/CEFACT CII : la rigueur sémantique pour les échanges complexes

Quand privilégier CII ?

CII (Cross Industry Invoice) est un XML orienté rigueur sémantique et granularité, très apprécié dans les filières industrie/logistique issues de l’EDI. Si vos partenaires opèrent déjà dans l’univers UN/CEFACT, CII minimise les frictions et fiabilise la compréhension des données de bout en bout.

Points d’attention techniques

Le mapping ERP → CII exige une expertise sémantique ; combinez validation XSD et règles EN 16931. Verrouillez les référentiels (codes devises, unités, TVA) et convenez d’un profil commun avec votre PDP/clients pour limiter les rejets. Besoin d’un accompagnement ? Découvrez notre page plateforme de dématérialisation des factures.

Factur‑X : le meilleur des deux mondes (PDF lisible + XML normé)

Profils et compatibilité EN 16931

Factur‑X combine un PDF/A‑3 lisible et un XML conforme EN 16931. Les profils (p. ex. Basic/EN/Extended) s’adaptent au niveau de détail attendu par vos partenaires et par les contrôles. C’est idéal si vous devez conserver un rendu PDF maîtrisé (branding, annexes) tout en automatisant l’intégration.

Différence avec un “PDF signé”

Un PDF signé n’est pas forcément une e‑facture conforme : sans XML structuré, impossible d’automatiser ni de contrôler. Factur‑X apporte à la fois la lisibilité et la structuration. Pour renforcer l’intégrité et l’authenticité, associez‑y signature électronique ou cachet serveur, conformément à EN 16931 et eIDAS.

Tableau comparatif des formats

Quel format choisir ? Grille de décision pragmatique

Critères : SI, partenaires, secteur, international

Le “meilleur” format est celui qui réduit la friction dans votre écosystème. Déjà connectés à des réseaux interopérables ? UBL s’impose souvent. Secteurs où la granularité prime ? CII rassure. Besoin d’un PDF de référence (contrats, pièces jointes) tout en restant conforme ? Factur‑X équilibre lisibilité et automatisation. Pour la partie acheminement/statuts, voyez notre page PDP.

Interopérabilité, maintenance et gouvernance

Priorisez la qualité des données : normalisez référentiels (TVA, unités, devises), validez automatiquement avant dépôt, suivez les statuts et corrigez les rejets en continu. Mettez en place une gouvernance des mappings et une veille sur les règles EN 16931. Pour une préparation structurée, consultez “plateforme de dématérialisation des factures”.

Au‑delà du format : transmission, e‑reporting et statuts

PPF/PDP, annuaire et contrôles

Émettre en UBL/CII/Factur‑X est nécessaire mais pas suffisant : il faut router via PPF ou PDP, résoudre l’adresse (annuaire), gérer les statuts et, si besoin, l’e‑reporting TVA (DGFiP). Pour maîtriser l’ensemble du parcours, démarrez par “comprendre la facture électronique”.

Réduire les rejets par la qualité des données

Déployez des règles métiers robustes (champs obligatoires, n° de commande, IBAN, TVA), un contrôle de cohérence (totaux, unités, dates), et des tableaux de bord (taux de rejet, délais d’acceptation). Anticipez les cas complexes : avoirs, auto‑facturation, multi‑TVA.

Conformité, sécurité et archivage probatoire

Signature électronique, cachet et preuves

La signature électronique ou le cachet serveur renforcent l’intégrité, l’authenticité et la non‑répudiation des e‑factures (cadre EN 16931 / eIDAS). Conservez un journal d’audit clair (horodatages, scellés, empreintes) pour simplifier les contrôles.

Archivage à valeur probante

Assurez la conservation de l’original électronique (UBL, CII ou XML Factur‑X) en coffre‑fort avec règles de rétention, horodatage et réversibilité. Pour bâtir un socle durable, voyez “archivage électronique”.

Comment Numeria vous accompagne

Du cadrage à l’exploitation

Numeria pilote votre mise en conformité : audit des flux, mappings UBL/CII/Factur‑X, connecteurs ERP/CRM, API d’émission/réception, validation EN 16931, supervision des statuts et de l’e‑reporting. Vous bénéficiez d’une plateforme SaaS pour créer, envoyer, suivre et archiver vos e‑factures.

Des bénéfices immédiats

Moins de rejets, paiements accélérés, baisse des coûts d’envoi, traçabilité bout‑en‑bout. Pour comprendre le rôle des acteurs, parcourez notre page PDP et la fiche facture électronique.

Ressources internes pour aller plus loin

• Comprendre la facture électronique et ses exigences
• Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
• Se préparer à la facture électronique
• Signature électronique : valeur juridique et usages
• Archivage électronique à valeur probante

FAQ — Les 3 formats autorisés pour la facturation électronique

• Un PDF simple est‑il autorisé dans la réforme de la facturation électronique ?
• Quelle différence entre UBL 2.1 et UN/CEFACT CII ?
• Factur‑X remplace‑t‑il UBL ou CII ?
• Quel format choisir selon mon ERP, mon secteur et mes partenaires ?
• Comment éviter les rejets (profils, codes TVA, unités, devises) ?
• Comment gérer les statuts (déposée, acceptée, rejetée) et l’e‑reporting ?
• La signature électronique est‑elle obligatoire et que garantit‑elle ?
• Quelles sont les bonnes pratiques d’archivage probatoire (durées, preuves) ?
• Comment router automatiquement selon le format attendu par chaque client ?
• Quel ROI attendre : délais de paiement, coûts de traitement, productivité ?

Cap sur une mise en conformité performante

Retenez l’essentiel : pour être conforme et efficace, vos factures doivent être émises en UBL 2.1, CII ou Factur‑X, validées selon EN 16931 et transmises via le bon canal (PPF/PDP). Le bon format dépend de votre écosystème (SI, partenaires, international) et de vos priorités (granularité, lisibilité PDF, interopérabilité). En industrialisant la qualité des données, la validation automatique et le pilotage des statuts, vous réduisez les rejets, accélérez les paiements et gagnez en visibilité.

Besoin d’être guidé pour choisir, intégrer et opérer UBL, CII ou Factur‑X ? Parlons de vos flux et bâtissons une trajectoire claire.

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