Les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie - E bulletin de paie

Les avantages de la dématérialisation du bulletin de paie - E-bulletin numérique

Depuis janvier 2017, la dématérialisation de la fiche de paie s’est généralisée. Le format papier tend à disparaître, au profit du e-bulletin de paie. En cas de désaccord du salarié de recevoir au format électronique son bulletin de salaire, celui-ci doit le formuler par écrit à son employeur. Que le bulletin de paie soit transmis au format papier ou au format électronique, l’employeur se doit de faire apparaître sur celui-ci des mentions obligatoires, fixées par le Code du Travail (nouvelles mentions obligatoires rentrées en vigueur en janvier 2019). 

Le bulletin de paie électronique est le résultat de la dématérialisation (c’est-à-dire, rendre numérique un document papier) du bulletin de paye. Ce procédé de dématérialisation doit garantir l’intégrité du bulletin de paie électronique, sa disponibilité durant la période déterminée par la loi et sa confidentialité. Pour assurer ses garanties, le déploiement de coffres-forts électroniques est la solution la plus sécurisée et bénéficie aussi bien aux employeurs et aux employés.

Les bénéfices du e-bulletin de paie pour les employeurs 

Les entreprises émettent, à intervalles réguliers, un bulletin de paie pour chacun de leurs salariés, au titre de pièce justificative du montant de la rémunération versée au salarié. Ce document administratif est émis par le service de Gestion de Paie, internalisé ou externalisé de l’entreprise. 

Les coffres-forts employeurs et salariés sont utiles pour regrouper l’ensemble des documents administratifs légaux des entreprises (Petites ou moyennes entreprises, multinationales…). 

Les 4 principaux avantages du e-bulletin de paie pour les employeurs sont : 

  • L’e-bulletin de paie, première étape vers l’optimisation du processus des Ressources Humaines :  l’utilisation des nouvelles technologies par la mise à disposition de coffres-forts électroniques bénéficient aux gestionnaires de paies qui gagnent du temps sur l’émission des bulletins de paie électroniques et sur leur gestion. 
  • Envoyer les bulletins de paie au format électronique permet la réduction des coûts d’impressions, d’affranchissements et de manutentions : chaque mois, l’émission des fiches de salaires au format papier coûtent à l’entreprise : impression, envoi, conservation du double du bulletin de paie, etc. Grâce à la plateforme de coffre-fort électronique, tous les documents sont dématérialisés et ainsi accessibles rapidement et facilement. Les lieux de stockage physique deviennent obsolètes : les coffres-forts digitaux garantissent sécurité et intégrité, durant toute la durée de conservation légale, des documents administratifs. 
  • L’e-bulletin électronique permet une baisse de l’empreinte carbone de l’entreprise : en diminuant les impression et son émission de papier, l’entreprise améliore son impact écologique. 
  • La dématérialisation des documents administratifs, reflet d’une entreprise moderne : la digitalisation de l’entreprise et la dématérialisation des documents administratif est un atout de modernité pour l’entreprise. La Direction de l’entreprise donne une image positive et offre la possibilité à ses salariés de disposer d’un espace digital, accessible de n’importe où dans le monde, de manière sécurisée. Ses documents ne sont plus perdus ou endommagés et peuvent-être consultés à sa guise. 


Les avantages du e-bulletin de paie pour les salariés 

Les salariés d’une entreprise reçoivent, lors du versement de leur rémunération, leur bulletin de salaire. Au moment de la retraite, chaque salarié doit être en mesure de fournir l’ensemble des bulletins de salaire perçus, durant sa période d’activité salariale. Il est primordial de conserver ses bulletins de salaires à vie, dans un espace fiable. Ainsi, la réception du e-bulletin de paie sur coffre-fort numérique, personnel et confidentiel garanti à l’employé

  • la centralisation des documents administratifs liés à son activité salariale : son contrat, ses documents comptables et autres pièces administratives, sont conservés au même endroit et accessible via un seul canal digital, le coffre-fort électronique. 
  • la simplification de consultation des e-bulletins de paie : l’accès au coffre-fort électronique s’effectue par un identifiant et un mot de passe personnel : le salarié consulte ses documents, à n’importe quel moment, depuis n’importe quel endroit. 
  • une facilité de communication des documents du coffre-fort électronique : l’envoi des pièces administratives à des organismes est rendu possible par l’interfaçage des e-coffres-forts avec les administrations. 

Mettre en place un système de coffres-fort numériques c’est garantir une meilleure productivité, une baisse des coûts de traitement et offrir à ses employés et collaborateurs, un espace hautement sécurisé. 

Numéria propose plusieurs solutions de coffre-fort salarié : DIGIPOSTE, la solution de coffre-fort numérique du Groupe La Poste, avec lequel Numéria est interfacé et MON COFFRE, disposant d’une interface ludique pour trouver le bon document, au bon moment ! 

Découvrez les solutions sur-mesure et faites-vous accompagner par nos experts.


Une question, un projet ?Contactez-nous ?
Oui
Non