Onboarding et offboarding, gérer vos arrivées et vos départs

Et si la façon dont vous accueillez vos talents et sécurisez leurs départs était l’un des plus puissants leviers de performance, de conformité et d’image employeur ? Selon Gallup, seuls 12 % des employés estiment que leur entreprise réussit un excellent onboarding, tandis que le coût moyen d’une violation de données dépasse 4,8 M $ dans le monde. Au croisement des enjeux RH et IT, l’onboarding réduit le time-to-productivity et l’offboarding diminue les risques : ensemble, ils façonnent l’expérience collaborateur, la sécurité et la conformité.

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Pourquoi ces parcours sont-ils stratégiques ?

Un onboarding maîtrisé accélère la prise de poste, structure l’apprentissage et renforce la marque employeur. À l’inverse, des débuts chaotiques freinent l’engagement et allongent la mise en productivité. De son côté, un offboarding rigoureux protège la propriété intellectuelle, assure la restitution du matériel et prévient les accès résiduels. En contexte hybride et multi‑SaaS, la coordination RH–manager–DSI devient indispensable pour optimiser la sécurité (SSO/MFA), tracer les actions et répondre aux exigences RGPD — la CNIL rappelant d’ailleurs l’importance de maîtriser les durées de conservation et les droits d’accès.

Rôles, responsabilités et gouvernance

Qui fait quoi et quand ?

RH : collecte des pièces, génération des documents, signature électronique, livret d’accueil, conformité. Managers : objectifs 30/60/90 jours, rituels d’équipe, feedback. IT/DSI : provisioning/deprovisioning, SSO, MFA, gestion des habilitations, préparation/récupération des équipements. Une gouvernance claire attribue les responsabilités, fixe des SLA et centralise la piste d’audit.

Processus transverse et check‑list unique

La coordination passe par une check‑list partagée : documents à signer, accès à ouvrir/fermer, jalons d’intégration, passation et restitution. Un référentiel unique évite les silos, sécurise la traçabilité et rend l’amélioration continue possible.

Onboarding : les étapes clés d’un démarrage réussi

Avant l’arrivée : préboarding, provisioning, signatures

Anticipez la création des comptes (IAM/SSO), l’attribution des licences, la préparation du matériel et l’envoi des documents (contrat, chartes) en signature électronique conforme eIDAS. Centraliser la collecte (RIB, pièces justificatives) et l’archivage à valeur probante simplifie l’administratif et garantit la valeur légale.

Jour J et 30–60–90 jours : parcours, rituels, formations

Le jour J, tout est prêt : badge, accès au digital workplace, agenda des rencontres, mentor dédié. Le plan 30–60–90 jours structure les objectifs, les formations, les points de suivi et l’acculturation à la culture d’équipe. En contexte hybride, une plateforme centralisée évite la dispersion de l’information.

Traçabilité, KPIs et feedback continu

Suivez un socle d’indicateurs : taux de complétion des étapes, délais de signature, time‑to‑IT‑ready, time‑to‑productivity, satisfaction NPS à 30/60/90 jours. Les workflows déclenchent relances et alertes, garantissant le respect des jalons.

Être rappelé par un expert

Offboarding : sécuriser, transmettre, clôturer

Passation et knowledge transfer

Le départ est un projet : plan de passation, transfert des dossiers, documentation des processus, clôture des tickets, exit interview pour capitaliser sur le retour d’expérience. Prévoir les échéances évite les départs “à risques”.

Deprovisioning et restitution

Orchestrez un deprovisioning simultané (SSO, VPN, SaaS), désactivez les badges, effacez les données des appareils et contrôlez la restitution des équipements. Chaque action doit être horodatée et rattachée à un responsable.

RGPD et archivage probant

La sortie implique des documents (attestation, solde de tout compte, NDA) à signer et à conserver dans un archivage électronique à valeur probante : intégrité, authentification, horodatage, journal d’audit, règles de rétention. Vous combinez sécurité probatoire et conformité.

Automatiser pour fiabiliser : plateforme SaaS et API

Intégrations SIRH, ITSM, IAM et apps métiers

Reliez les silos : la création d’un dossier dans le SIRH déclenche l’ouverture des droits IAM/SSO, la génération des tickets ITSM, l’accès aux applications (CRM/ERP), puis le deprovisioning au départ. L’automatisation limite les tâches manuelles et les oublis.

Signature eIDAS et coffre‑fort numérique

La signature électronique accélère les engagements et renforce la preuve : consentement, sceaux, horodatage. Couplée à un archivage probant, elle sécurise vos documents sensibles tout au long du cycle de vie.

Traçabilité, audit et gouvernance des accès

Des workflows versionnés et une piste d’audit complète répondent aux contrôles : qui a fait quoi, quand, sur quel document. Côté SI, adoptez le moindre privilège, auditez les comptes inactifs et cadrez les politiques de rotation des droits.

Mesurer le ROI et piloter la performance

Les gains sont mesurables : time‑to‑productivity réduit, taux de complétion en hausse, moins de relances, diminution des erreurs, meilleure qualité de données et baisse du risque de non‑conformité. Côté sécurité, la réduction des accès résiduels diminue l’exposition aux incidents (un enjeu business tangible, au vu du coût moyen d’une violation).

Erreurs fréquentes et bonnes pratiques

À éviter : processus tacites, check‑lists éparpillées, ouvertures d’accès tardives, révocations partielles, signatures “papier” non tracées, archivage non centralisé, pas de KPIs. À adopter : check‑list transverse unique, modèles par famille de postes, signature électronique conforme eIDAS, archivage probant, boucles de feedback, gouvernance des accès (SSO/MFA) et revue périodique.

Check‑list synthétique pour agir rapidement

Aller plus loin sur les leviers clés

Pour approfondir, explorez l’onboarding digital, la signature électronique conforme eIDAS et l’archivage électronique à valeur probante. Ces piliers structurent des parcours plus rapides, plus fiables et mieux audités.

FAQ — Onboarding et offboarding, gérer vos arrivées et vos départs

• Quelles étapes indispensables prévoir dans une check‑list d’onboarding ?
• Comment réduire le time‑to‑productivity d’un nouveau collaborateur ?
• Quels documents faire signer électroniquement et à quel niveau (simple, avancé, qualifié) ?
• Comment orchestrer le deprovisioning pour éviter tout accès résiduel ?
• Quels KPIs suivre pour piloter l’onboarding et l’offboarding au quotidien ?
• Comment concilier télétravail, sécurité Zero Trust et expérience fluide ?
• Quelles intégrations prioritaires entre SIRH, IAM/SSO, CRM/ERP et ITSM ?
• Comment organiser la passation et capitaliser la connaissance au départ ?
• Quelles règles de conservation appliquer pour rester conforme au RGPD ?
• Faut‑il standardiser par famille de postes et comment gérer les exceptions ?

Accélérez vos arrivées, sécurisez vos départs

Structurer l’onboarding et l’offboarding, c’est gagner en productivité, en engagement et en sécurité. Alignez RH, managers et DSI, digitalisez vos documents, adoptez la signature électronique eIDAS et renforcez vos preuves grâce à l’archivage probant. Vous souhaitez un diagnostic express, un plan d’action et un accompagnement pas à pas ? Parlons‑en et bâtissons des parcours simples, conformes et traçables.

Besoin d’un accompagnement ou d’une démonstration ? Contactez nos experts pour des renseignements ou être guidé.