Archivage électronique des documents d'entreprise, comptables et RH

Quel est le délai d'archivage des documents en entreprise ?

Il n'existe pas un délai unique : chaque document a sa propre durée de conservation, fixée selon sa nature par le Code de commerce, le Livre des procédures fiscales, le Code du travail ou le Code civil. Les durées les plus fréquentes sont de 5 ans pour les documents commerciaux et sociaux, et de 10 ans pour les documents comptables. Le point de départ varie lui aussi : clôture de l'exercice, date d'établissement du document, départ du salarié ou fin d'un contrat.

Nouveauté 2026 : la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales porte de 6 à 10 ans le délai de conservation des documents que l'administration fiscale peut contrôler. Ce nouveau délai s'applique aux documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.

Ces durées sont des minimums. Une entreprise peut conserver ses documents plus longtemps, sauf lorsqu'ils contiennent des données personnelles : le RGPD impose alors de ne pas les garder au-delà de ce qui est nécessaire.

Tableau des durées de conservation des documents d'entreprise

Voici les principaux délais légaux de conservation des documents d'entreprise :

* Pour les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.

Un même document peut relever de plusieurs règles : une facture est à la fois une pièce comptable et une pièce fiscale. C'est alors la durée la plus longue qui s'applique. En cas de doute, l'administration met à disposition un simulateur sur entreprendre.service-public.gouv.fr.

Quels sont les 3 types d'archivage ?

En archivistique, on distingue trois types d'archives, qui correspondent aux trois étapes du cycle de vie d'un document, selon la « théorie des trois âges » :

• Les archives courantes : les documents actifs, utilisés au quotidien (contrats en cours, factures de l'exercice, dossiers des salariés présents). Ils doivent rester accessibles immédiatement.
• Les archives intermédiaires : les documents qui ne servent plus au quotidien mais doivent être conservés pour des raisons juridiques, fiscales ou de gestion, jusqu'à la fin de leur durée légale de conservation.
• Les archives définitives : les documents conservés sans limite de durée pour leur intérêt historique ou patrimonial, une fois leur durée légale écoulée. Les autres sont détruits.

On parle aussi parfois de trois modes d'archivage selon le support : l'archivage papier, le simple stockage numérique et l'archivage électronique à valeur probante, qui garantit l'intégrité des documents dans le temps.

L'archivage électronique facilite le passage d'un âge à l'autre : avec ProDIP, chaque document est conservé automatiquement pendant la durée légale qui lui correspond, ce qui évite aussi bien les destructions trop précoces que les conservations inutiles.

Quels sont les documents à garder 10 ans ?

La durée de conservation des documents comptables est de 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (article L123-22 du Code de commerce). Sont concernés :

• Les livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d'inventaire.
• Les pièces justificatives : factures clients et fournisseurs, bons de commande, de livraison ou de réception.
• Les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe.
• Les contrats conclus par voie électronique avec un consommateur à partir de 120 €, à compter de la livraison ou de la prestation.

Depuis la loi du 25 juin 2026, les documents fiscaux rejoignent cette liste : déclarations de résultats, justificatifs de TVA ou documents liés à la CFE et à la CVAE se conservent désormais 10 ans, pour tous les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. Ce délai de 10 ans s'appliquait déjà en cas d'activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé).

Pour aller plus loin, découvrez notre solution d'archivage des documents comptables.

Quels sont les documents à conserver pour une entreprise ?

Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans le cadre de son activité. On les regroupe généralement en cinq familles :

• Les documents comptables : livres, registres, factures, pièces justificatives et comptes annuels.
• Les documents fiscaux : déclarations d'impôt sur les sociétés ou sur le revenu, TVA, impôts locaux.
• Les documents juridiques : statuts, procès-verbaux d'assemblées, registres de titres, rapports de gestion.
• Les documents civils et commerciaux : contrats, correspondance commerciale, documents bancaires, polices d'assurance, actes immobiliers.
• Les documents RH : bulletins de paie, contrats de travail, registre unique du personnel, déclarations d'accident du travail.

Centraliser tous ces documents dans un même outil d'archivage permet d'appliquer à chacun la bonne durée de conservation et de les retrouver rapidement en cas de contrôle.

Durée de conservation des documents RH

L'employeur conserve le double des bulletins de paie pendant 5 ans. Lorsque les bulletins sont remis sous forme électronique, il doit en garantir la disponibilité au salarié pendant 50 ans ou jusqu'à ses 75 ans. Le registre unique du personnel se conserve 5 ans après le départ du salarié, comme les documents relatifs aux contrats de travail, salaires, primes et soldes de tout compte. Les documents relatifs aux charges sociales se conservent 3 ans, et le décompte des horaires des salariés 1 an. Le bulletin de paie électronique simplifie le respect de ces obligations sur le long terme.

Durée de conservation des documents pour une profession libérale

Les professionnels libéraux suivent les mêmes règles de base. Leurs documents comptables et fiscaux (registre des recettes et des dépenses, justificatifs, déclarations de BNC) relèvent désormais du délai fiscal de 10 ans. Certaines professions réglementées ont en plus leurs propres obligations : un avocat conserve par exemple ses dossiers 5 ans après la fin de son mandat. Pour les professions de santé ou juridiques, mieux vaut vérifier les règles fixées par l'ordre professionnel.

Combien de temps garder les papiers d'une entreprise fermée ?

La fermeture d'une entreprise ne met pas fin aux obligations de conservation. Les documents comptables restent à conserver 10 ans à compter de la clôture du dernier exercice, et les statuts 5 ans après la radiation du RCS. Les documents RH et fiscaux suivent leurs délais habituels, car l'administration peut encore effectuer un contrôle après la cessation d'activité. C'est en général l'ancien dirigeant ou le liquidateur qui en a la charge : un archivage électronique externalisé évite de stocker des cartons pendant une décennie.

Et pour les particuliers ?

Les durées de conservation des documents des particuliers (factures, avis d'imposition, documents de santé…) relèvent d'autres règles, détaillées sur service-public.gouv.fr. Un point concerne directement les salariés : il est conseillé de conserver ses bulletins de paie jusqu'à la liquidation de sa retraite.

Notre outil d'archivage électronique des documents :

Grâce à ProDIP, l'outil d'archivage électronique de Numeria, vous pouvez rechercher, consulter, télécharger, partager les documents archivés à tout moment.

FAQ - Durée de conservation et archivage des documents

Combien de temps faut-il conserver une facture ?
Une facture se conserve 10 ans à compter de la clôture de l'exercice : c'est une pièce justificative comptable, et elle relève aussi désormais du délai fiscal de 10 ans.

Peut-on conserver ses documents uniquement au format numérique ?
Oui, à condition que la copie numérique soit fiable, c'est-à-dire qu'elle garantisse l'intégrité et la traçabilité du document dans le temps. C'est le rôle d'un système d'archivage électronique à valeur probante.

Que risque une entreprise qui ne conserve pas ses documents ?
Ne pas pouvoir présenter les documents demandés lors d'un contrôle fiscal peut être sanctionné par une amende de 10 000 €. L'entreprise s'expose aussi à ne pas pouvoir prouver ses droits en cas de litige.

Quand peut-on détruire ses archives ?
Une fois la durée légale de conservation écoulée. Les documents contenant des données personnelles doivent alors être supprimés ou anonymisés, sauf intérêt historique justifiant leur conservation.

Note : les durées indiquées sont des minimums légaux en vigueur en octobre 2026. Cet article a une vocation informative et ne constitue pas un conseil juridique.