Le coffre-fort électronique pour distribuer des documents en toute sécurité

Factures, bulletins de paie… La distribution des documents est une tâche récurrente au sein d’une entreprise. Afin de mener à bien leurs missions, l’ensemble des services est amené à se rapprocher de différents interlocuteurs et de se déplacer de bureau en bureau. Depuis la fin du confinement et de la mise en place du télétravail, il a fallu réinventer nos quotidiens professionnels. De nouveaux moyens de communication et d'échanges ont dû être mis en place pour s’adapter aux contraintes.

Afin de gagner du temps et de s’assurer de leur bonne réception, il est désormais possible d’envoyer des documents de façon dématérialisée, grâce au coffre fort électronique. Envoyés et disponibles sur un espace sécurisé, chacun peut ainsi consulter les documents qui lui sont adressés. Grâce à un identifiant et un mot de passe uniques, consultez vos documents RH ou comptables, depuis n’importe quel ordinateur.

Archiver, trier et conserver dans la durée légale vos documents d’entreprise

Au-delà de l’aspect sécuritaire, le coffre-fort électronique Numeria est aussi très pratique. Il vous permet de gagner du temps et de l’espace. Comment ? Le coffre fort électronique vous permet de disposer de tous vos documents, mais en format numérique. Chaque salarié pourra ainsi télécharger et archiver ses documents (bulltin de salaire, contrat de travail...). Les bureaux seront ainsi mieux ordonnés et aérés. Vous pourrez dire adieu aux classeurs d’archives qui s’entassent dans les armoires.

Au sein du logiciel, vous pourrez gérer votre espace comme bon vous semble. Dossiers, sous-dossiers… Rangez vos documents et faites du vide sur votre bureau. La fonctionnalité dédiée à la recherche est également très performante. Vous n’aurez qu’à entrer un mot-clé afin de retrouver le document correspondant. Sécuritaire, pratique et écologique… Le coffre fort électronique répond aux exigences de tous, des petites comme des grandes entreprises.

Gagnez du temps en mettant en place un coffre-fort électronique pour vos factures. Il permet un envoi immédiat et un stockage automatique et sécurisé sur votre espace. Avec le système de classement, le risque d'oubli ou de perte d’informations sera moindre. Vos factures à traiter et vos factures traitées sont classées. Le système de recherche avancée permet de retrouver une facture précise sur recherche de différents critères (date, client, montant...). Vous serez également ravis d’observer la réduction du nombre d’impressions. Cela a un impact sur la planète, mais aussi sur votre porte-monnaie. Qui dit moins de copies, dit moins d’encre et de papier… Il n’y a pas de petites économies, surtout avec les temps qui courent.

Le coffre-fort électronique pour les bulletins de paie

Le coffre-fort électronique pour vos factures

Les services achats, communications et commerciaux ont l’habitude de jongler entre différentes factures. Par la suite, afin d’assurer la bonne gestion des finances de l'entreprise, ces documents doivent être scannés, envoyés au service comptabilité, avant d'être imprimés et stockés.

Allégez les journées de vos RH grâce au coffre-fort électronique bulletins de paie. Cet espace sécurisé est idéal pour faciliter l’envoi régulier des bulletins de paie à destination des salariés. Ils ne seront plus obligés de passer de bureau en bureau pour donner mensuellement les fiches de paie, ni de les envoyer pas voie postale. Cela limitera ainsi les déplacements et l’utilisation d’enveloppes. En étant entièrement numérisés, ces bulletins de paie n’auront pas à être imprimés. Les salariés y auront accès et pourront les télécharger, les envoyer et/ou les imprimer au besoin.

Cette solution de coffre fort électronique est très pratique et permet à chacun d'accéder à tout moment, à leurs documents professionnels. Elle implique la création de coffres-fort salariés, qui seront sécurisés et protégés par un identifiant et mot de passe personnel. Ainsi, lors de la souscription d’un prêt par exemple, ils auront accès à leurs bulletins de paie en quelques clics.