La dématérialisation des documents Stocker au format numérique vos documents d'entreprises

Qu'est-ce que La dématérialisation des documents ?

La dématérialisation des documents consiste à stocker au format numérique vos documents d'entreprises : Factures, devis, contrats fournisseurs, contrats de travail et autres documents RH et comptables...

Vous souhaitez mettre en sécurité vos documents, réduire vos coûts d'impression, gagner en espace de stockage ? La dématérialisation des documents est la solution. Elle vous permettra à l'avenir d'utiliser d'autres solutions de GED comme le coffre-fort électronique, la signature électronique ou encore les outils de dématérialisation des bulletins de paie ou de dématérialisation des factures, bientôt obligatoires.

Les avantages de la dématérialisation pour les entreprises

Différence entre numérisation et dématérialisation

Bien que la numérisation et la dématérialisation soient souvent confondues, elles se distinguent par leurs caractéristiques spécifiques. La numérisation consiste à convertir un document physique en un fichier électronique. En revanche, la dématérialisation va plus loin en intégrant l'automatisation des processus de distribution, de classement, et d'archivage probatoire, souvent dans des systèmes sécurisés comme des coffres-forts électroniques. Ces deux processus peuvent être mis en œuvre séparément ou en combinaison pour répondre aux besoins spécifiques d'une entreprise.

Processus de dématérialisation dans les entreprises

La dématérialisation est de plus en plus adoptée par les entreprises pour optimiser leurs opérations. Lorsque les informations initiales sont sur support papier, elles sont d'abord numérisées à l'aide de scanners ou d'imprimantes multifonctions pour être converties en fichiers PDF entièrement électroniques. Si les informations sont déjà numériques, la dématérialisation consiste à éliminer ou réduire la production de documents papier, en utilisant des logiciels pour gérer la communication et le traitement des documents, tels que les factures ou les bulletins de paie générés par des ERP ou des systèmes de gestion RH. Bien que la législation permette encore la réception de documents papier à la demande, la tendance est à la gestion entièrement numérique.

La GED, un élément central de la dématérialisation