Facturation électronique pour les entreprises : quelles solutions choisir ?

Choisir la bonne solution de facturation électronique est très important pour une société. Il existe une multitude de logiciels de facturation sur le marché, qui représentent autant de possibilités de passer à la dématérialisation de vos factures. Mais vos besoins dans ce domaine sont spécifiques, il vous faut trouver l'outil qui répondra précisément à vos exigences, ce que ne fera pas un programme standardisé. Chaque structure a en effet ses propres exigences, un travailleur indépendant n'a pas les mêmes volumes de facturation qu'une très petite entreprise (TPE), encore moins qu'une petite ou une moyenne entreprise (PME).

Numéria conçoit et intègre votre outil de facturation électronique pour qu'il réponde vraiment à votre volume d'affaires ainsi qu'aux spécificités de votre métier. Avec un système de facturation performant, réactif et sûr, vous pourrez rendre vos relations client :

• Plus fluides
• Mieux sécurisées
• Parfaitement transparentes

C'est pour vous un gage de performance économique, grâce à une productivité améliorée, des économies d'échelles substantielles et une nouvelle approche comptable, plus dynamique et moins chronophage.

Nous allons voir maintenant comment Numéria met en place un système de facturation électronique dans une entreprise.

Comment mettre en place la facturation électronique en tant qu'entreprise ?

La meilleure option pour mettre en place la facturation électronique de tout votre service comptable, c'est de la confier aux équipes de Numéria. Nous sommes en effet des spécialistes reconnus de la dématérialisation des données, domaine dans lequel nous excellons depuis de nombreuses années. Nous avons permis à de multiples entreprises de franchir le pas de la transition électronique, dans des conditions optimales de sécurité et pour des coûts d'installations vraiment abordables. Pour chacune de ces sociétés, nos collaborateurs ont procédé avec une méthodologie simple et ordonnée :

• Ils ont fait un diagnostic complet des systèmes informatiques en place ;
• Ils ont effectué un audit spécifique du service comptable ;
• Ont proposeé une solution concrète et chiffrée.

Avec l'approche Numéria, vous n'aurez pas de mauvaises surprises, nos devis sont en effet extrêmement détaillés. Ils permettent à tout dirigeant d'entreprise de connaître les forces et les faiblesses de son service de facturation, ce qui lui permet de choisir la meilleure stratégie pour réussir sa transition numérique. Voyons maintenant trois exemples de mise en place de la facturation électronique, pour des entreprises de tailles différentes.

La facturation électronique pour TPE et PME

Faire passer un document physique (en format papier) à un document électronique (en format numérique) permet d'optimiser les performances d'un service de comptabilité. Mais quand il s'agit d'une TPE ou d'une PME, est-ce si important ?

La réponse est oui, tout d'abord car la facturation électronique sera obligatoire pour les TPE et PME comme pour les autres entreprises dès 2024. Mais elle apporte aussi des avantages conséquents en termes de dématérialisation des données. A fortiori pour les très petites structures, dans lesquelles la comptabilité est la plupart du temps faite par le dirigeant lui-même. En effet, dans un proche avenir, les documents pré-remplis seront omniprésents, ce qui facilitera grandement la vie des chefs d'entreprises des petites sociétés. Un bon commerçant, un artisan consciencieux, un prestataire de service indépendant, ce n'est pas quelqu'un qui maîtrise les arcanes de la législation comptable. Cette dernière évolue rapidement, se tenir au fait de toutes les évolutions n'est pas toujours évident : la facturation électronique est donc une simplification pour toutes les TPE et PME, avec des factures expédiées au bon endroit, sans risque de perte ou de falsification. Avec un logiciel Numéria, les TPE comme les PME peuvent optimiser leurs performances en réduisant les taux d'erreurs rencontrés lors de leurs diverses facturations. Ce gain de temps et d'énergie est très profitable à ces structures légères, qui pourront ainsi consacrer plus d'attention à leur clientèle. Passons à la facturation pour les entreprises de taille intermédiaire, qui font largement appel à nos compétences.

Mettre en place un outil de facturation électronique pour votre entreprise

La facturation électronique pour les ETI

Les évolutions en cours concernant les systèmes de facturation obligent les structures intermédiaires à adapter leurs pratiques comptables. Tous les services chargés des facturations se doivent de communiquer aux services de l'État des factures structurées, cohérentes sur les plans légaux et fiscaux. Il convient de porter un regard particulier sur la législation en vigueur, qui évolue rapidement.

Avec Numéria, vous bénéficiez de la mise à jour constante des obligations légales, dans le respect du cadre réglementaire contractuel. Nous mettons à jour tous vos formulaires, sans que vous ayez à modifier les logiciels de facturation électronique installés en début de mission. Ainsi, vous êtes toujours équipés avec les outils de facturation les plus performants du marché, vos facturations sont donc toujours en adéquation avec vos besoins de trésorerie. C'est pour vous une garantie de bonne gestion, grâce à des économies d'échelle, profitables à tous les services de votre société. En effet, une ETI se doit de maximiser la performance de chacun de ses postes, pour faire face à la concurrence de structures plus puissantes. En optimisant la facturation grâce à la numérisation de vos données, vous pouvez consacrer plus de ressources à la recherche de nouveaux clients. Ainsi, vous transférez votre énergie vers le secteur de la prospection, ce qui augmentera votre chiffre d'affaires à terme. Voyons maintenant le cas des grandes entreprises, que Numéria équipe également avec succès depuis fort longtemps.

La facturation électronique pour les grandes entreprises

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues de faire transiter leurs factures via Chorus Pro. En utilisant le format électronique, les économies sont conséquentes. Mais ces processus sont très longs à mettre en place, surtout pour les grandes entreprises. En effet, ces dernières possèdent des milliers de factures, qu'il leur faut toutes transformer en données numériques. Ce changement de paradigme demande une attention de tous les instants, tant les volumes de données à traiter sont importants.

C'est à ce moment que Numéria intervient, afin de mettre en œuvre cette transition numérique dans des conditions optimales. Il faut en effet restructurer des services entiers de comptabilité, sans perdre les données précédemment stockées sous forme de factures en papier. Il s'agit d'un travail d'orfèvre, que nous confions à nos meilleurs collaborateurs, qui possèdent une réelle expertise dans la transition numérique.

Toutefois, les transactions inter-entreprises restent faiblement dématérialisées, ce qui génère des surcoûts dommageables pour les entreprises, qui mettent parfois du temps à se mettre en conformité avec toutes leurs obligations légales. Le rôle de Numéria, c'est d'être auprès des entrepreneurs pour leur éviter de passer à côté de cette formidable opportunité : la digitalisation de toute leur facturation.

Pourquoi la facturation électronique devient-elle obligatoire ?

Le gouvernement incite toutes les entreprises basées en France et soumises à la TVA à se mettre en conformité avec les dernières lois de transition numérique. Voici les raisons pour lesquelles l'État rend ces transformations obligatoires :

Renforcer la compétitivité des entreprises

L'objectif premier de cette réforme est d'alléger la charge administrative des entreprises, quelle que soit leur taille. La facturation électronique va permettre de simplifier les processus de facturation. Elle va égelement pemrettre de raccourcir les délais de paiement. C'est un point capital, car beaucoup de sociétés courent après leur argent, ce qui met leur trésorerie en difficulté. En diminuant les coûts de facturation, un premier pas est franchi, le coût d'une facture électronique est même inférieur à celui d'un simple timbre-poste. La comparaison est encore plus frappante avec les frais engendrés par une facture papier, qui est de plus de dix euros : il s'agit donc bien de gains conséquents, qui améliorent vraiment la compétitivité des TPE, tout en leur simplifiant les tâches liées à leur facturation.

Simplifier les obligations déclaratives des entreprises

Une déclaration de TVA est une opération complexe, qui peut se révéler difficile à remplir. Grâce à un pré-remplissage des déclarations, il sera bientôt possible de satisfaire automatiquement à ce document, sans risque d'erreur majeur. Avec un système aussi sûr, les entreprises seront à même de proposer leurs biens, services ou prestations au prix le plus juste, grâce à une meilleure connaissance de leur tissu économique. C'est donc un réel bonus compétitif qui avantagera les entrepreneurs les plus prompts à se mettre en conformité avec les nouvelles normes comptables en matière de facturation dématérialisée. Ils auront accès à un système simplifié de facturation qui fonctionnera par divers canaux :

• L'envoi par pdf : qui transite par les mails. Très rapide, ils ne dispense pas d'une présentation de facturation correcte, afin d'être juridiquement valable ;
• L'e-facture : qui est pré-éditée, conforme aux dernières évolutions comptables et qui évite un stockage physique des documents ;
• L'e-invoicing : qui permet de suivre l'ensemble du processus de suivi de paiement à la fois pour l'émetteur de factures (le fournisseur) et son destinataire (le client) ;
• Le format Factur-X : un nouveau format de facture dématérialisée « mixte » basé sur un fichier PDF (norme PDF/A3) représentant la facture originale couplé à un fichier de données structuré (XML). C'est très pratique car n'importe quelle personne comprend cette présentation, qui rappelle les factures papiers.

Quel que soit le format d'envoi choisi, la facturation électronique doit être parfaitement structurée. Le caractère mixte ou hybride de la facture est secondaire, c'est un moyen de dématérialiser les données liées à l'édition des factures d'une entreprise.

Pour limiter les risques de fraudes

Une facturation dématérialisée est une arme très efficace contre les fraudeurs. En effet, ces derniers ne pourront plus spolier aussi aisément les honnêtes commerçants et les entrepreneurs sincères. Ainsi, les opérateurs économiques de bonne foi seront protégés plus efficacement, grâce à un pilotage quasi-automatique de leur facturation. C'est un élément important de sécurité financière qui peut éviter à toutes sortes d'entreprises de mettre en danger ses actifs. En effet, avec le développement du commerce en ligne, les entreprises sont devenues de véritables proies pour les prédateurs numériques. Il s'agit de menaces à prendre très au sérieux, car toutes les sociétés sont concernées par ce fléau. Mais là encore, Numéria dispose d'une solution, afin de mettre à l'abri vos données.

Protéger vos données avec Numéria, c'est facile

Nous avons mis au point un système de protection à double entrée, particulièrement efficace. Avec notre solution d'archivage ProDIP, vous facturez simplement toutes vos prestations et ensuite, MonCoffre les protège définitivement en les plaçant dans son coffre-fort numérique. Cette ingénieuse combinaison fonctionne de manière simultanée et automatique, ce qui vous garantit une protection complète de toutes vos informations liées à la facturation.

Vous gardez la main en permanence, grâce au suivi de dossier, consultable en direct. Ainsi, vous pouvez surveiller l'évolution de chacun de vos contrats, au fur et mesure de son avancement. C'est un point capital, qui permet de raccourcir les délais de paiement grâce à une traçabilité instantanément accessible. Plus besoin de recherches fastidieuses ou de demandes répétées à un service comptable injoignable. En tant que chef d'entreprise, vous pouvez garder un œil sur tous vos documents, grâce à un accès unique et protégé à votre espace. C'est cette adaptabilité et cette simplicité d'utilisation qui ont permis à Numéria de conquérir de nombreux marchés liés à la transformation numérique. Avec nous, votre facturation électronique est entre les meilleures mains : les vôtres !