Logiciel de dématérialisation des bulletins de paie : pourquoi l'adopter dans votre entreprise ?

La gestion des bulletins de paie représente un enjeu clé pour les entreprises. Entre les contraintes légales, la confidentialité des données, le besoin de réactivité et la pression sur les services RH, la dématérialisation des fiches de paie s'impose comme une solution incontournable. Grâce au logiciel de dématérialisation développé par le Groupe Numeria, les entreprises disposent désormais d'un outil complet pour moderniser et sécuriser l'ensemble de leurs processus RH.

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

Depuis 2017, les entreprises peuvent transmettre les bulletins de paie au format électronique, sous réserve que le salarié ne s'y oppose pas. Cette évolution réglementaire vise à simplifier les échanges, à limiter les coûts liés au papier, et à sécuriser la conservation des documents.

La dématérialisation des bulletins de paie offre plusieurs bénéfices immédiats :

1. Gain de temps pour le service RH : plus besoin d'imprimer, plier, mettre sous pli ni poster chaque fiche de paie.
2. Réduction des coûts : moins de papier, d'encre, de timbres et de temps humain mobilisé.
3. Accès simplifié pour le salarié : chaque collaborateur retrouve ses bulletins en quelques clics via un espace sécurisé.
4. Sécurité accrue : un hébergement sécurisé et conforme aux normes en vigueur garantit la confidentialité des données.
5. Archivage conforme : les bulletins sont conservés dans des coffres-forts numériques, accessibles pendant 50 ans.

La solution Numeria : un logiciel complet pour dématérialiser les bulletins de paie et les documents RH

Le Groupe Numeria propose une plateforme de dématérialisation RH pensée pour répondre aux besoins des PME, ETI et grandes entreprises. Notre solution permet de gérer l'ensemble des documents RH de manière fluide et sécurisée, tout en intégrant des outils d'automatisation pour améliorer la productivité de vos équipes.

Les fonctionnalités clés de notre logiciel :

Dématérialisation automatique des bulletins de paie

Chaque fiche de paie est convertie en format numérique, indexée et transmise de manière sécurisée dans un espace personnel destiné à chaque salarié. Le système garantit la traçabilité, l'intégrité des données, et leur accessibilité 24h/24.

Accès instantané et sécurisé aux dossiers RH

Tous les documents RH (contrats de travail, avenants, évaluations, documents de formation, arrêts maladie, justificatifs...) sont regroupés dans une GED intuitive, avec des droits d'accès configurables par profil.

Signature électronique intégrée

Les contrats, avenants, chartes ou tout autre document RH peuvent être signés en ligne grâce à un système de signature électronique certifiée, juridiquement reconnue.

Automatisation des processus RH

Notre solution permet d'automatiser les tâches répétitives liées à l'administration du personnel :

• Transmission des bulletins de paie
• Intégration des nouveaux collaborateurs
• Gestion des campagnes d'évaluation
• Validation des absences ou congés

Personnalisation des workflows RH

Chaque entreprise a ses propres procédures. Le logiciel Numeria permet de créer des workflows personnalisés selon vos processus internes : circuit de validation, notifications, actions conditionnelles...

Une solution conforme, sécurisée et évolutive

Les données RH sont parmi les plus sensibles dans l'entreprise. Notre logiciel est conforme aux exigences légales et réglementaires, notamment :

• RGPD : protection des données personnelles garantie
• Code du travail : respect du droit du salarié à refuser la dématérialisation
• Durée légale de conservation : archivage sécurisé sur le long terme

Nous utilisons des serveurs sécurisés certifiés ISO 27001, et intégrons un coffre-fort numérique personnel pour chaque collaborateur, accessible à tout moment, y compris après son départ de l'entreprise.

Le saviez-vous ?

Un salarié conserve le droit d'accéder à ses bulletins de paie électroniques pendant 50 ans ou jusqu'à ses 75 ans, via un espace personnel sécurisé. Grâce à la solution Numeria, les bulletins sont archivés automatiquement dans un coffre-fort numérique individuel, sans action supplémentaire de la part de l'employeur.

Quels gains concrets pour l'entreprise ?

Les entreprises ayant mis en place la dématérialisation des bulletins de paie constatent très rapidement des résultats :

• Jusqu'à 80 % de réduction des coûts d'édition des fiches de paie
• Amélioration du bien-être salarié, avec un accès simple et rapide à ses documents
• Diminution des erreurs administratives
• Réduction du temps passé à la gestion papier, au profit de tâches à plus forte valeur ajoutée

Une mise en place simple et accompagnée

Le Groupe Numeria accompagne chaque client de façon personnalisée, quelle que soit la taille de son entreprise ou son niveau de maturité digitale. Nos équipes assurent :

• Un audit préalable de vos processus RH
• La reprise des données existantes
• L'intégration de votre SIRH ou logiciel de paie
• La formation des utilisateurs
• Le support technique et évolutif au quotidien

Notre approche s'adapte à vos enjeux opérationnels, pour une transformation fluide et maîtrisée.