Comment dématérialiser mes documents en toute conformité ?

Numeria, acteur de la digitalisation depuis 1974, met en place des systèmes de dématérialisation des documents afin de faciliter la gestion administrative des entreprises. Que vous soyez une TPE, PME, micro-entrepreneur, ETI ou grand groupe, l’objectif est d’optimiser vos processus tout en respectant les exigences légales et sécuritaires. Cet article explore comment dématérialiser vos documents en toute conformité, en abordant les techniques, normes et pratiques essentielles.

Qu'est-ce que la dématérialisation des documents  ?

La dématérialisation des documents consiste à convertir les documents papiers en format numérique. Cette transformation vise à simplifier la gestion documentaire et à améliorer l'efficacité des processus administratifs.

En savoir plus sur la dématérialisation des documents

Les types de documents concernés

La dématérialisation touche différents types de documents au sein de l'entreprise  : les factures, les devis, les contrats fournisseurs et divers autres documents administratifs.

• Factures  : Les factures électroniques permettent un suivi plus rapide et précis des transactions.
• Devis  : Les devis numérisés facilitent leur partage et leur archivage.
• Contrats fournisseurs  : La numérisation des contrats assure une conservation optimale et une consultation facile.

Pourquoi dématérialiser ses documents  ?

Efficacité et gain de temps

Dématérialiser ses documents permet de centraliser toutes les informations dans un espace unique, accessible à tous les collaborateurs autorisés. Ce gain de temps se traduit par une réduction des erreurs dues aux manipulations manuelles et une amélioration de l’efficacité globale.

Réduction des coûts

Optant pour la dématérialisation, les entreprises réduisent leurs frais liés à l'impression, l'achat de papier et le stockage physique. Ces économies directes s'accompagnent d'une meilleure utilisation des ressources humaines, focalisées désormais sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Conformité légale et sécurité

Respecter les réglementations en vigueur est crucial lors du passage à la dématérialisation. Il s'agit de garantir la conformité légale tout en assurant la protection et la confidentialité des données sensibles traitées.

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Les étapes pour une dématérialisation conforme

Audit préalable

L'audit est une première étape clé permettant d'évaluer les besoins spécifiques de l'entreprise. Il s’agit de comprendre quels processus peuvent être optimisés et quelles sont les exigences réglementaires à respecter.

Sélection des outils et logiciels adaptés

Utiliser les bons outils est essentiel pour garantir une transition fluide. Numeria propose diverses solutions adaptées à chaque type d’entreprise, que ce soit pour la gestion des factures, des devis ou des contrats fournisseurs.

Mise en œuvre technique

Cette phase implique la conversion des documents existants en format numérique et l’intégration des nouveaux flux documentaires dans le système choisi. Une attention particulière doit être portée à la qualité des scans et à l’adoption de standards reconnus.

Les normes et régulations à suivre

Normes liées à la validité des documents numériques

Pour que les documents numériques aient une valeur juridique, ils doivent répondre à certaines normes, telles que la signature électronique ou encore l’archivage à valeur probante.

Régulation GDPR et protection des données

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des stricts impératifs de sécurité et de confidentialité. Il est indispensable de mettre en place des mesures appropriées pour garantir que les datas collectées soient protégées contre tout accès non autorisé.

Tout savoir sur le RGPD

Assurer la sécurité des documents dématérialisés

Options de sauvegarde et de recouvrement

Une stratégie robuste de sauvegarde et de recouvrement est vitale. Les options incluent des serveurs sécurisés, des solutions de cloud computing avec cryptage avancé, et des protocoles de restauration efficaces en cas de sinistre.

Contrôles d'accès et traçabilité

L’accès aux documents numériques doit être contrôlé et limité uniquement aux personnes autorisées. Les systèmes mis en place doivent permettre de tracer toutes les actions effectuées sur les documents pour garantir une sécurité optimale.

Avantages pour différents types d'entreprises

TPE et PME

Pour les TPE et PME, la dématérialisation contribue à une gestion plus agile et flexible. Réduire les tâches administratives permet aux équipes de se concentrer davantage sur les activités génératrices de revenus.

Micro-entrepreneurs

Les micro-entrepreneurs bénéficient aussi de processus simplifiés et moins de paperasse. Cela facilite la gestion courante et aide à maintenir une organisation efficace sans surcharge administrative.

ETI et grands groupes

Pour les ETI et grands groupes, la dématérialisation apporte une uniformisation des processus et une meilleure coordination entre les différentes unités de l’entreprise, notamment en termes de compliance et de reporting.

Exemples de réussite grâce à Numeria

Étude de cas  : Une PME dans le secteur logistique

Un exemple concret de réussite de dématérialisation est celui d’une PME dans le secteur logistique qui a collaboré avec Numeria pour automatiser la gestion des factures. Grâce à cette solution, l’entreprise a réduit ses coûts de traitement de 30% et amélioré son efficacité opérationnelle. Les collaborateurs ont pu se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le service client.

Étude de cas  : Un grand groupe dans l’industrie pharmaceutique

Un grand groupe de l’industrie pharmaceutique a fait appel à Numeria pour dématérialiser ses processus de gestion de contrats fournisseurs. L’intégration d’un système adapté aux régulations sectorielles a permis une réduction significative des risques de non-conformité et une optimisation des audits internes et externes.

Solutions proposées par Numeria

Logiciels de numérisation spécialisés

Numeria propose une gamme de logiciels de numérisation spécialisés, conçus pour répondre aux besoins spécifiques de chaque secteur d’activité. Ces solutions incluent des fonctionnalités de reconnaissance optique de caractères (OCR), facilitant ainsi le traitement et la recherche des documents numérisés.

Services d’archivage sécurisé

En complément de la numérisation, nous offrons des services d’archivage sécurisé garantissant la conservation pérenne des documents numériques. Nos systèmes d’archivage répondent aux normes légales et assurent une traçabilité complète pour chaque document stocké.

Accompagnement et formation

Notre équipe d’experts accompagne les entreprises durant toutes les phases de dématérialisation, de l’analyse des besoins à la formation des collaborateurs. Nous veillons à ce que les utilisateurs maîtrisent parfaitement les nouvelles technologies mises en place pour assurer une adoption réussie.