Comment sécuriser mes documents numériques ?

Avec la montée en puissance de la digitalisation, il devient essentiel pour les entreprises de protéger leurs documents numériques contre les menaces potentielles telles que le vol, la corruption des données et l'accès non autorisé. Numeria, acteur de la digitalisation depuis 1974, aide les entreprises de toutes tailles à mettre en place des systèmes de dématérialisation des documents pour faciliter leur gestion administrative. Cet article vous guide sur les meilleures pratiques pour sécuriser vos documents numériques.

Sécuriser le stockage des documents

Le stockage sécurisé des documents numériques est primordial pour éviter tout accès non autorisé ou perte de données. Il existe plusieurs méthodes pour assurer un niveau de sécurité adéquat lors du stockage des informations sensibles.

Coffre-fort numérique

Un coffre-fort numérique est une solution idéale pour le stockage sécurisé des documents. Il permet de centraliser les documents de manière sécurisée grâce à une authentification renforcée et des protocoles de chiffrement avancés. Voici quelques avantages d'utiliser un coffre-fort numérique :

• Accès restreint aux utilisateurs autorisés
• Chiffrement des données stockées et transmises
• Historique des accès et modifications
• Sauvegardes régulières et automatisées

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Serveurs sécurisés

Une autre méthode efficace consiste à stocker vos documents numériques sur des serveurs sécurisés. Assurez-vous que ces serveurs disposent des certifications de sécurité nécessaires (comme ISO 27001) et offrent des fonctionnalités telles que :

• Pare-feu robustes
• Chiffrement SSL/TLS
• Systèmes de détection des intrusions
• Sauvegardes fréquentes

Contrôler l'accès aux documents

Limiter l'accès aux documents sensibles est crucial pour leur protection. Voici quelques mesures afin de renforcer le contrôle d'accès.

Gestion des accès basée sur les rôles

La mise en place d'une gestion des accès basée sur les rôles (RBAC) permet de déterminer qui parmi les salariés peut accéder à quels documents. Cette approche assure que seuls ceux qui ont besoin de consulter ou de modifier certains documents puissent y accéder.

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Authentification multi-facteurs

L'authentification multi-facteurs (MFA) ajoute une couche supplémentaire de sécurité en exigeant plusieurs formes d'identification avant d'autoriser l'accès aux documents. Les méthodes courantes comprennent :

• Mot de passe plus code envoyé par SMS
• Mot de passe plus application d'authentification
• Mot de passe plus empreinte digitale ou reconnaissance faciale

Sensibilisation et formation des salariés

Les salariés jouent souvent un rôle clé dans la sécurité des documents numériques. Une sensibilisation adéquate et une formation continue peuvent grandement contribuer à la prévention des incidents.

Politiques de sécurité interne

Mettez en place des politiques de sécurité claires et accessibles décrivant les bonnes pratiques pour le traitement des documents numériques. Cela inclut :

• Utilisation de mots de passe complexes et uniques
• Verrouillage des sessions quand elles ne sont pas utilisées
• Interdiction de partager des informations sensibles par email sans chiffrement

Sessions de formation régulières

Organisez des sessions de formation régulières pour rappeler aux salariés les menaces actuelles et comment se défendre contre celles-ci. Vous pouvez aborder des sujets tels que la reconnaissance des tentatives de phishing et la manipulation sécurisée des données.

Archivage et sauvegarde des documents

Assurer que vos documents peuvent être récupérés en cas de perte ou de corruption est une pratique indispensable pour toute entreprise.

Sauvegardes automatiques

Implémentez des solutions de sauvegarde automatique pour garantir que vos documents sont sauvegardés régulièrement et de manière sécurisée. Ces sauvegardes doivent être chiffrées et stockées dans des emplacements redondants pour minimiser les risques de perte.

Choisissez votre processus de dématérialisation pour garantir la sécurité des documents 

Archivage légal et conforme

Il est nécessaire de tenir compte des exigences légales liées à l'archivage des documents, notamment pour les bulletins de paie et autres documents RH. Utiliser des solutions de dématérialisation comme celle proposée par Numeria assure que vos archives respectent les normes réglementaires et sont facilement accessibles en cas d'audit.

Surveillance et audit de la sécurité

Surveiller activement vos systèmes de gestion des documents et procéder régulièrement à des audits de sécurité permet de détecter et prévenir les problèmes potentiels.

Surveillance continue

Utilisez des outils de surveillance pour garder un œil sur les activités suspectes ou non autorisées dans vos systèmes. Ces outils permettent de :

• Détecter les tentatives d'intrusion
• Suivre les accès et modifications des documents
• Alerter rapidement les administrateurs en cas d'anomalies

Audits de sécurité réguliers

Procéder à des audits de sécurité réguliers pour évaluer l'efficacité de vos mesures de protection. Les audits doivent inclure des tests de pénétration pour identifier les vulnérabilités potentielles et recevoir des recommandations sur les améliorations à apporter.