Pourquoi mettre en place une solution de GED dans votre entreprise ?

Depuis 1974, le Groupe Numeria accompagne les entreprises dans leur transformation numérique. Nous avons vu les méthodes de travail évoluer, les exigences réglementaires se renforcer et les volumes de documents exploser. Aujourd'hui, vous êtes confronté à un défi simple mais structurant : comment gagner en efficacité sans perdre en rigueur ni en sécurité ?
La réponse passe souvent par une solution de Gestion Électronique des Documents, ou GED.

Qu'est-ce que la GED, concrètement ?

La GED, ce n'est pas juste un dossier partagé sur un serveur. C'est un système pensé pour centraliser, organiser, sécuriser et automatiser la gestion de vos documents, de leur création à leur archivage.
Vous gagnez en visibilité, vous limitez les erreurs, vous fluidifiez la circulation de l'information. En résumé : vous passez moins de temps à chercher, et plus de temps à décider.

En savoir plus sur la GED

Améliorer la relation client, dès le premier échange

Dans une entreprise, chaque client génère des documents : devis, contrats, factures, échanges e-mails, historiques de commandes... La GED permet de rassembler tout cela en un seul endroit, accessible rapidement par vos équipes.

Résultat : vos collaborateurs sont plus réactifs, les échanges sont plus fluides, et vos clients le ressentent. Vous gagnez en fiabilité, vous inspirez confiance. En cas de litige ou de question, vous pouvez répondre immédiatement, avec un dossier complet sous les yeux.

Mieux piloter les relations fournisseurs

Vous gérez probablement plusieurs dizaines, voire centaines de fournisseurs. Sans un système clair, les bons de commande se perdent, les factures circulent lentement, et les validations prennent du retard. Une GED bien pensée vous permet de structurer ces échanges.

Les documents liés à chaque fournisseur sont centralisés et classés intelligemment. Vous maîtrisez mieux vos délais de paiement, vous évitez les erreurs de doublons, et vous renforcez la transparence dans vos relations commerciales.

Sécuriser les données RH et gagner du temps

Le service des ressources humaines manipule des documents sensibles : contrats, paie, arrêts de travail, entretiens, formations... Sans outil adapté, ces données sont dispersées, mal protégées, ou difficilement accessibles au bon moment.

Avec une GED, les dossiers salariés sont structurés, sécurisés et disponibles à tout instant. Vous gagnez en sérénité, et vos collaborateurs RH peuvent se concentrer sur leur mission : accompagner les équipes, plutôt que gérer de la paperasse.

Archiver, mais en conformité

Archiver ne se résume pas à stocker. Un document archivé doit être accessible, intègre et lisible pendant plusieurs années. Et en cas de contrôle fiscal, social ou juridique, vous devez prouver que vous l'avez conservé dans les règles.

Numeria vous propose un système d'archivage électronique sécurisé, certifié ISO 27001, qui respecte les exigences légales françaises et européennes. En cas de besoin, vous avez accès à vos documents, avec une traçabilité complète. Vous êtes prêt à répondre, à prouver, à justifier.

Fluidifier la comptabilité, de la facture à la déclaration

Dans bien des entreprises, les factures circulent à la main, ou par e-mail, avec des validations qui prennent du temps. Une GED peut automatiser ces processus.

Dès réception, une facture est identifiée, classée, transmise à la bonne personne pour validation, puis intégrée à votre outil comptable. Vous réduisez les risques d'erreur, vous accélérez les traitements, et vous avez une vision claire de vos flux financiers.

Protéger vos données, à tous les niveaux

Aujourd'hui, la sécurité de vos documents n'est pas une option. Perte de données, accès non autorisé, faille de sécurité... les risques sont réels. Avec Numeria, vos documents sont protégés dans un environnement conforme aux normes les plus strictes.

Chaque document est horodaté, chiffré, tracé. Vous contrôlez qui accède à quoi, quand, et pourquoi. Et vous respectez pleinement le RGPD, sans craindre les sanctions.

Mettre en place une GED : comment faire concrètement ?

La mise en place d'une GED n'est pas un projet informatique isolé. C'est une transformation de vos méthodes de travail. Chez Numeria, nous commençons toujours par vous écouter. Nous analysons vos besoins, vos habitudes, vos outils. Ensuite, nous construisons avec vous une solution sur mesure, qui s'intègre à vos logiciels existants et s'adapte à votre organisation.

Nos équipes assurent l'installation, la formation, l'accompagnement. Vous n'êtes jamais seul. Et surtout, vous avancez à votre rythme, sans bouleverser vos équipes du jour au lendemain.

Une solution tournée vers l'avenir
Adopter une GED aujourd'hui, c'est faire le choix de la fluidité, de la maîtrise et de la sécurité. C'est préparer votre entreprise à grandir sereinement, sans être freiné par des processus obsolètes.

Depuis 1974, Numeria conçoit des solutions de dématérialisation qui s'adaptent à chaque organisation. Petites ou grandes entreprises, établissements publics ou privés, nous mettons notre savoir-faire au service de votre efficacité.

Contactez-nous pour discuter de votre projet GED. Ensemble, construisons une gestion documentaire simple, conforme et durable.