Comment vous préparer à la dématérialisation des factures ?

Obligatoire à partir de juillet 2024, la dématérialisation des factures fait de plus en plus parler d’elle. Pour vous y préparer efficacement, il convient d’entamer la refonte de vos processus de facturation dès à présent.

Dans ce guide complet sur la dématérialisation des factures, nous aborderons les sujets suivants :

• Pourquoi passer à la dématérialisation des factures ?
• Les délais et obligations quant à la facturation électronique
• La différence entre la facture numérisée et la facture dématérialisée
• Les plateformes de dématérialisation

Besoin d'une solution de dématérialisation des factures ? Contactez-nous !

Pourquoi passe-t-on à la dématérialisation des factures ?

Pour plusieurs raisons. Premièrement, parce que depuis le 1er janvier 2020 les entreprises sont tenues – et obligées – d’envoyer leurs factures destinées aux services publics au format électronique. Mais aussi parce que la dématérialisation des factures présente un certain nombre d’avantages.

→ Numeria répond à vos questions !

Bientôt une obligation légale !

C’est le point majeur à retenir quant à la dématérialisation des factures pour votre entreprise. D’ici 2024 à 2026, la facturation électronique va devenir obligatoire.

Pour aider les professionnels dans la numérisation de leur entreprise, l’État a mis en place un calendrier de déploiement progressif entre 2024 et 2026 :

• 1er juillet 2024 : toutes les entreprises doivent accepter les factures électroniques / les grandes entreprises doivent transmettre leurs factures au format numérique
• 1er janvier 2025 : les ETI doivent transmettre leurs factures au format numérique
• 1er janvier 2026 : les PME/TPE doivent envoyer leurs factures au format électronique

Une baisse drastique des coûts

En dématérialisant vos factures, vous faites des économies conséquentes. En éliminant le papier, l’impression, le routage, la mise sous pli, le routage et l'affranchissement, les gains financiers sont immédiats.

Un rapport émis par GS1 France estime que le coût d’une facture papier avoisine les 9 € quand celui d’une facture électronique coûte jusqu’à 2 fois moins.

La dématérialisation des factures, une solution pratique

Terminé les factures papier imprimées au format PDF, l’ère est désormais au numérique et la dématérialisation des factures a avant tout un aspect pratique.

La digitalisation des documents légaux, dont les factures, va mettre fin à l’archivage physique et à l’accumulation de papiers, système de stockage loin d’être optimal. Avec la numérisation des factures, vous évitez des tâches fastidieuses et chronophages. Qu’importe l’ancienneté de la facture fournisseur que vous recherchez, avec une solution digitale, vous pouvez la trouver en quelques secondes.

La dématérialisation des factures est véritablement utile. Déjà parce qu’elle vous fait gagner du temps, mais aussi parce qu’elle centralise tous vos documents au même endroit, vous évitant de passer des heures à les chercher.

Optimsez votre gestion des documents comptables en passant à la dématérialisation des factures

Un système plus écologique, objectif “zéro papier”

Si le gouvernement souhaite passer à la dématérialisation des factures, c’est en partie parce que la facturation papier impacte considérablement l’environnement : on estime que 10% des arbres coupés dans le monde deviennent du papier pour factures.

La dématérialisation de la facturation entraînerait une diminution d’environ 36% des émissions de CO2 (source : Basware).

La numérisation des factures fournisseurs, en plus de s’inscrire dans la politique RSE de votre entreprise, a un avantage écologique. Elle contribue à l’objectif “zéro papier” instauré par le gouvernement et à la protection de l'environnement.

Une productivité accrue, des processus simplifiés

La dématérialisation des factures influe positivement sur la productivité de l’entreprise. En cause : vos processus sont simplifiés, en particulier des tâches autrefois chronophages et vous gagnez en efficacité.

Parallèlement, le passage au numérique garantit une réduction drastique des coûts financiers et opérationnels.

La généralisation de la facturation électronique simplifie la vie des entreprises et les rend plus compétitives. La gestion administrative est allégée, vous pouvez vous focaliser sur vos missions commerciales.

Moins d’erreurs, plus de sécurité

Les robots font toujours mieux que les humains, surtout quand il s’agit d’effectuer des tâches répétitives. Avec la dématérialisation des factures via un outil de gestion (Numeria), vos marges d’erreur sont réduites, voire complètement supprimées.

Pour ce qui est de la sécurité, tous les envois sont sécurisés, cryptés. La traçabilité du document est toujours assurée et sa conformité juridique est garantie.

Dématérialisation des factures : délais et obligations à respecter

Nous vous expliquions précédemment qu'à compter de 2024, les entreprises, qu’importe leur statut, devront se conformer à la dématérialisation des factures.

En plus de contribuer à améliorer la productivité et la compétitivité des entreprises, ces obligations sont une solution efficace pour lutter contre la fraude à la TVA.

Le passage obligatoire à la facturation électronique fait suite à la loi de finances 2020. Le PLF (Projet de Loi Finances) contient un certain nombre de mesures et instaure de nouvelles règles, notamment en matière de facturation où la dématérialisation doit tendre à devenir la norme. C’est suite à cette loi que le gouvernement a décidé de rendre obligatoire la facturation électronique, aussi appelée e-facture.

À partir de 2024, les entreprises seront donc obligées d’accepter les e-factures de tous leurs fournisseurs.

Et ce n’est pas tout.

Non seulement elles devront passer à la facturation électronique (2024 pour les GE ; 2025 pour les ETI ; 2026 pour les TPE /PME), mais les entreprises devront aussi s’aligner sur un nouveau système de transmission de données de transaction à l’administration fiscale : le e-reporting.

C’est à travers la mise à disposition de plateformes PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ou de Chorus Pro, la solution mutualisée de facturation de l’État, que les professionnels peuvent effectuer ces reportings électroniques.

Mais avant ça, il est essentiel de passer ses factures au format électronique. Des spécialistes comme Numeria sont là pour vous aider.

Quelle est la différence entre une facture numérisée et une facture dématérialisée ?

De nombreux professionnels ne font pas la différence entre ces deux formats de facture. Pourtant, une facture numérisée n’est pas une facture dématérialisée.

La facture numérisée est une facture papier qui a été numérisée afin d’être envoyée ou stockée au format numérique. C’est le mode de dématérialisation de la facturation le plus élémentaire qui soit. La facture numérisée n’a pas de valeur légale.En cas de contrôle, c’est la facture papier qu’il faudra montrer.

La facture dématérialisée, ou facture électronique, est un format qui répond à des obligations légales strictes. Avec ce type de facture, c’est tout le processus de facturation qui est digitalisé. Pour qu’elle ait une valeur légale, la facture électronique que vous émettez doit garantir l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de son contenu.

Les plateformes de dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures et d’une partie de votre comptabilité représente un enjeu clé pour les entreprises, qu’importe leur taille. Mais la digitalisation de la facturation – et de l’archivage de documents obligatoires – n’est pas toujours facile. Manque de temps, manque de compétences ou manque de personnel, pour entamer votre transformation digitale, les solutions GED, dont Numeria, sont là pour vous.

ChorusPro

ChorusPro est avant tout une plateforme à destination des fournisseurs de l’administration publique. Il s’agit d’un portail mutualisé de facturation électronique créé par l’État afin de répondre aux obligations légales de cette dernière.

La plateforme, relativement bien présentée, donne accès à un ensemble de domaines d’application, dont la facturation électronique.

Pour accompagner au mieux les entreprises concernées (les fournisseurs de l’administration), ChorusPro a mis au point une communauté et une documentation complète.

Numeria

Le groupe Numeria a été l’un des premiers acteurs à développer une solution de dématérialisation de factures pour professionnels. Depuis 1974, nous mettons au point des outils et des logiciels d’archivage et de facturation électronique. Pionnier dans le domaine, Numeria vous offre la possibilité de :

• dématérialiser ses factures
• archiver et consulter ses documents
• distribuer des documents dans un espace collaboratif sécurisé
• externaliser les impressions

Avec plus de 500 clients actifs et plus de 40 millions de documents traités chaque mois, Numeria s’impose comme une solution clé en main et accessible de dématérialisation des factures qui répond précisément aux besoins des PME / TPE, des ETI et des grandes entreprises.

Nota bene : Numeria est connecté à la plateforme Chorus Pro

Numeria : la dématérialisation des factures made in France

Entreprise française fondée en 1974, Numeria a toujours mis les nouvelles technologies au service des entreprises. Autrefois spécialisé dans l’archivage à travers l’impression de données sur support argentique, l’avènement d’Internet a permis au groupe d’être parmi les premiers à proposer des services dématérialisés aux professionnels.

Désormais experts reconnus dans notre domaine, nous avons développé un package complet pour permettre à votre entreprise de dématérialiser ses factures, mais aussi d’archiver ses documents, de les consulter à tout moment et de les distribuer en toute sécurité.

Dématérialisez vos factures… Et tous vos autres documents

La dématérialisation des documents est une de nos spécialités. Dématérialisation des factures, dématérialisation des contrats fournisseurs, des contrats de travail… signature électronique, etc. Ici, tous vos documents peuvent être digitalisés en toute simplicité et en toute sécurité grâce à nos solutions expertes pour professionnels.

Pour votre archivage comptable et RH, nous avons déployé ProDIP

ProDIP est le logiciel d’archivage en ligne développé par Numeria. Il est destiné à tous les professionnels qui souhaitent stocker et archiver leurs documents de façon 100% dématérialisée, dans un coffre-fort employeur sécurisé.

Intuitive, sa prise en main est accessible à tous. Factures, fiches de paie, documents comptables, ProDIP supporte la grande majorité des environnements informatiques (SAP, Windows, unix…) et reconnaît vos formats de fichiers (ascii, pdf, txt, ebcdic, pcl, afp…).

Ce SaaS est intégré à notre solution de dématérialisation des factures. Dans le cas de la facturation électronique, la facture est émise par ProDIP, puis horodatée et validée en tant que facture authentique par Numeria. Elle est ensuite transmise vers le destinataire qui pourra la recevoir.

Pour la distribution de vos documents en interne, nous vous donnons accès à MonCoffre

MonCoffre est un coffre-fort électronique destiné à l’émission des documents à destination de vos employés. Solution d’archivage et de stockage électronique signée Numeria, il lève les principaux freins de la dématérialisation auxquels vous pouvez faire face.

À la fois service et outil, cette solution numérique donne un accès gratuit au coffre pour chacun de vos salariés. Les documents y sont conservés 50 ans et reste la propriété de ce dernier.

Un gestionnaire électronique de documents fait pour vous

Gestion dématérialisée de vos documents, archivage de vos documents et distribution dans votre coffre-fort numérique, Numeria a mis au point une suite d’outils indispensables pour vous préparer correctement à la dématérialisation de vos factures.

Acteurs majeurs de la digitalisation et de la sécurisation des documents et données depuis 1974, nous offrons à chaque entreprise des solutions sur mesure, conformes et accessibles pour votre transition numérique.