Les avantages de la GED pour les documents comptables

En plein essor de la dématérialisation, de nombreuses entreprises choisissent de mettre en œuvre des outils de gestion électronique de documents (GED). Ces pierres angulaires dématérialisées permettent de mieux gérer la structure dans son ensemble. Ces nouveaux processus ont prouvé leur efficacité jour après jour : les cycles de traitement des documents ont été réduits de 46 % et les coûts ont été réduits de 91 %.

N'oubliez pas que la GED est un terme désignant un logiciel de gestion de documents et comprend également le processus d'utilisation d'outils électroniques pour prendre en charge la gestion de documents. Cette gestion est axée sur quatre opérations autour de l'acquisition, du classement, du stockage et de la diffusion des documents.

La GED s'adapte aux outils comptables et est un outil indispensable pour les experts-comptables

L'intérêt de mettre en place la GED pour les documents comptables

Grâce à la dématérialisation des documents papiers, les utilisateurs peuvent accéder immédiatement aux documents, et grâce à l'indexation, ils sont autorisés à être classés. Ce procédé informatique est efficace pour le classement des documents juridiques et le bilan comptable.

Avec les outils de GED, vous pouvez accéder aux archives numériques autorisées par la loi française. C'est de cette façon que la GED va faciliter l'archivage de nombreux documents tels que les contrats, les bons de commande, les factures et tout autre document comptable. Tout cela en respectant le délai désigné pour la conservation qui est fixé selon la réglementation actuellement en vigueur.

L'utilisation d'une solution GED garantit la rigueur nécessaire au bon déroulement du traitement des fichiers. C'est un outil de gestion qui s'intègre dans les procédures des services administratifs et comptables, telles que la gestion des fichiers clients, des factures et des fournisseurs.

La GED, en tant qu'outil basé sur l'automatisation de certaines tâches de la chaîne d'édition de documents, favorise le respect des différentes exigences des normes ISO, dont la qualité, la sécurité et l'engagement envers le respect de l'environnement.

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Les avantages de la GED Gestion Électronique de Documents pour les documents comptables

Plusieurs avantages sont reconnus parmi les professionnels utilisant ces outils de gestion électronique de documents comptables :

• Référentiel de fichiers unique : chaque fichier existe dans une copie officielle. Plus de répétitions.
• Accès rapide protégé : protégez les documents des accès non autorisés. Ils sont toutefois faciles d'accès grâce aux fonctions de recherche et de navigation.
• Protection des fichiers : évitez la perte de fichiers, les accidents et les comportements malveillants.
• Contrôle d'accès : L'accès au document et sa modification sont contrôlés et enregistrés dans le journal d'activité (tracking ou log).
• L'unicité du fichier : un même fichier n'a plus de doublons ou de triplets, il n'est donc plus possible de semer la confusion.
• Gestion des versions : enregistrez la version du document, offrant ainsi un historique de révision parfait.
• Journal d'activité : tous les événements et opérations sont enregistrés dans le journal, fournissant des audits d'activité pour la qualité.
• Normalisation : La dénomination et la classification des documents peuvent être automatisées et répondre à des réglementations ou des normes, améliorant ainsi la lisibilité et la convivialité de l'information.
• Des informations toujours fiables et maintenues à jour : tout cela est possible grâce au rassemblement des données avec l'assurance d'avoir toujours les derniers chiffres en temps réel.

Comment choisir son logiciel pour la GED de vos documents comptables ?

Les logiciels de GED peuvent fournir au client des solutions axées sur le stockage des données. Mais ils peuvent aussi se centrer sur les classements électroniques et également la récupération de manière simplifiée des documents. Demander des avis d'utilisateurs peut parfois aider à faire des choix d'éditeurs, notamment en ce qui concerne le service client.

Or, il est plus important de s'assurer que les outils GED sont adaptés aux processus métiers de l'entreprise et de ses services. On peut prendre l'exemple des besoins liés aux cabinets comptables qui travaillent en ECM (Enterprise Content Management). Ceux-ci seront bien différents des entreprises travaillant dans le BTP et la construction.

De plus, l'informatique et la gestion électronique des documents sont en constante évolution. C'est pour cette raison qu'il est bien plus facile de se tourner du côté des éditeurs capables de proposer des services entièrement évolutifs et qui seront régulièrement modifiés et mis à jour.

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